城乡居民养老保险档案的特征及管理优化路径

2022-11-15黄晗

大众投资指南 2022年11期

黄晗

（安徽省潜山市城乡居民社会养老保险局，安徽潜山 246300）

信息技术、大数据技术等在城乡居民养老保险档案管理中的介入，是我国养老事业创新发展和数字化建设的必然，更是提高管理质量的重要工具。相关单位要通过合理引进与应用现代信息技术，进而达到优化与完善城乡居民养老保险档案管理路径与方法的目标与效果。同时要在管理制度和服务机制等方面进行动态优化，在制度和技术要素的协同推进下，能对参保人员档案信息进行动态管理，对管理过程和质量进行有效控制。

一、城乡居民养老保险档案的主要特征

（一）管理周期长

城乡居民养老保险档案管理，是一个动态性、持续性、一贯性的行为过程，其中涉及的内容会跟随社会成员的一生。无论是青年群体的养老保险金额的缴纳，还是面向老年人提供保险发放服务，都需以养老保险档案为依据践行各种工作行动。从这个层面反映出档案管理的周期性较长，伴随社会公民的一生，随着时间的推移其中的内容会不断更新与增多。只要参保人员继续享受相关权利和服务，相关单位和人员就必须持续采集和存储相关的信息数据，由此可见该项工作的时间跨度很大，要对档案进行长期的存储。

（二）内容广泛且复杂

城乡居民养老保险档案管理工作，与居民个体晚年生活品质、国家治理能力体现、政府财政管理水平等有着密切关联性，因此必须保证相关信息具备极强的可靠性与完整性，将所有具有关联性的信息数据进行统一收录与管理。即一切与养老保险相关的信息都会录入档案中，关联的文件和数据都是城乡居民养老保险档案管理的范畴，由此导致其内容极其广泛和复杂，在存储和分类等方面会产生一定难度。

（三）安全性高

城乡居民养老保险档案关乎中国社会大众的切身利益，必须对其中的重要信息进行严格录入和安全存储。相关单位会采用纸质和电子相结合的形式，对城乡居民养老保险档案进行规范化管理，体现出较高的安全性和隐私性。档案管理必须做到高精准，对纸质档案进行妥善和安全存储，杜绝人为改动问题，要从源头处处理威胁档案安全的各种因素。尤其对具有一定不可替代性的档案内容，如个人手册必须提升管理的安全性与可靠性。

（四）数字化属性凸显

城乡人口增长与迁徙，以及城市化进程加快等，成为影响城乡居民养老保险档案管理质量提升的重要因素。因此必须采用技术手段优化工作流程与过程，以此才能全面提高管理质量和服务效率。目前，我国城乡居民养老保险档案数字化属性凸显，形成较为完善和科学的数字化管理体系和机制，但仍处于探索与实施的初级阶段，未达到极高的现代化管理水平和效果。大部分城乡都已推进数字化建设工作，即将传统的纸质档案进行数字化处理，以电子和数字格式进行存储与共享。

二、城乡居民养老保险档案管理路径优化的现实意义

（一）养老保险事业现代化发展的必然行动

养老保险是有关国计民生的大事，需根据科学技术和经济发展趋势进行重新布局。我国养老保险事业必须快速实现现代化发展，需对最基本的城乡居民养老保险档案管理进行全面创新与改革，生成更具有时代特征的发展路径。档案管理要扎实推进信息化及数字化建设，构建先进的信息管理系统。根据城乡居民养老保险档案的特征，有科学依据地对管理内容和方法进行优化。而对档案管理全面优化与整改，是支持养老保险事业现代化发展的必然行动，并对中国公民的切身利益产生深远和直接影响。

（二）整体提升城乡居民养老服务质量

信息化时代背景下，对城乡居民养老保险档案管理路径的优化，主要目的是为了增强信息内容检索速度与使用质量，能利用制度和技术手段，增强档案管理的安全性与可靠性。工作内容与方法优化的主要手段，包括现代信息技术的引进与使用，以及对现有管理制度和规范的优化与完善，结合各项重要工作内容，全面开展管理模式创新和改革工作。基于层次分明、公开透明的管理与服务机制，整体提升城乡居民养老服务质量。只有真正利用先进的管理模式和手段，提高大众满意度与认可度，才能真正体现城乡居民养老保险档案管理优化的现实意义。

三、城乡居民养老保险档案管理优化的新思路

（一）全面推进城乡居民养老保险档案管理信息化建设

全媒体时代下，社会大众对信息查询效率和服务质量提出更高要求。城乡居民养老保险关乎大众切身利益，是提升大众幸福感和安全感的重要保障。因此，大众对个人信息存储与保管的安全性提出质疑的语境下，要扎实和科学推进城乡居民养老保险档案管理信息化建设工作，设计和开发更加安全和现代的信息管理系统。具体的工作安排是，以纸质养老保险存储与管理为主，信息管理系统作为整个养老保险管理系统的子系统。围绕保险金缴纳与查询，养老保险发放与一次性赔付，信息更新与优化等多项重要的工作内容为依据，开发多模块的信息管理系统，同步生成科学和便捷的业务档案流程。同时，系统必须具备档案管理、信息登记、关系转移等内容，利用信息化工作平台提高保险金额发放的质量和效率。要将信息技术、大数据技术等科学融入城乡居民养老保险档案管理优化工作中，以此为思路构建信息化工作平台、信息化管理制度，利用技术手段逐渐实现管理与服务一体化。

（二）注重培养管理人员信息素养和职业能力

新的工作环境与语境下，既要对工作模式和方法进行全面升级，还要有效提高工作人员的信息素养和职业能力。管理者要明确“人”是具体践行与开展工作的第一要素，需保证他们形成与时俱进的管理理念和现代化作业能力，能适应城乡居民养老保险信息化管理背景和具体要求。相关单位具体推进城乡居民养老保险档案管理优化工作的过程中，要制定科学和规范化的教育培训方案与计划，有步骤有层次性地对档案管理人员进行职业培训。组织相关人员系统和深入学习现代信息化工作平台的操作方法，掌握传统纸质档案数字化转化的必要技能，熟练操作信息管理系统和平台，以此才能提高管理质量和服务效率。

（三）科学和合理引进群众监督和反馈机制

城乡居民档案管理是一项复杂和系统性工程，涉及所有利益相关者一生的保障与生活品质。而对档案内容进行管理的不同时期和背景下，由不同的人经手与接办，会出现不同程度的信誉风险。因此为了有效提升管理质量，以及信息存储的安全性和可靠性，应适当引进群众监督和反馈机制，根据大众提供的意见，动态和科学优化工作内容和管理。养老金发放上，要虚心听取与接纳大众意见，并将其作为创新与改革管理模式重要依据，逐渐形成更加公正和透明的管理与服务机制。

四、城乡居民养老保险档案管理优化新路径

（一）基于信息化管理平台实现分类管理

城乡居民养老保险档案管理的难度由本身特性与特征决定，只有通过不断完善和优化管理方式方法，才能达到更高的服务水平。城乡居民养老保险管理的内容较为繁杂，需结合人类智慧与现代信息技术的力量，将海量的信息数据进行分门别类存储，以便于更高质量和高效的查询与使用。管理人员需对纸质档案和电子化档案分别进行分类管理，实现归档的差异性对待，所有信息内容进行规范化和标准化的整理与存储。根据档案的年限和重要程度，专业化和科学化的进行分类管理，既要便于信息的查询与共享，还能充分保证档案信息的完整性与连贯性。档案管理人员要根据分类依据，对各类信息进行精准与科学的分类，做到主次分明，井然有序，不能因内容分类而影响信息阅读的完整性。针对政策性文件档案进行分类管理时，尽量根据文件的出处、类型、文号进行分类归档。对经办机构的档案信息进行分类时，按照部门、时间进行分类。普通城乡居民的养老保险档案进行分类，结合账户的特点进行分类存储与管理，保证能快速查询用户需求的信息内容。管理人员要对所有档案性质与类型了然于胸，秉承高效服务和安全存储的原则，对档案信息进行分类存储与管理。

（二）根据城乡居民养老保险档案特征建设现代化数据库

城乡居民养老保险档案存储的周期较长，存储与保管的内容较为复杂和多样，随着时间的推移而加剧信息管理与筛选的难度。因此在新时代背景下，大数据、互联网等现代信息技术的蓬勃发展下，要能根据城乡居民养老保险的特征，全面推进现代化数据库建设工作。要将所有类型的档案都正式存储到数据库中，利用技术手段进行智能分类与内容优化，将人从繁杂和机械化的工作中释放出来，更深入地参与到智慧型的服务工作中。将日常信息采集、归纳、存储等工作，利用现代化的管理系统和技术手段完成。因此，要首先建成现代化的数据库，将内容广泛和复杂的档案信息录入系统中，并能对系统进行多重的加密处理，进一步增强信息存储的安全性与可靠性。结合数据管理、数据查询、数据筛选、数据更新等内容，分别开通相应的管理与服务功能，保证快速的追踪与定位目标信息，并智能标注可疑信息，方便工作人员有针对性地进行查询与审核。相关部门要与科技企业进行深度合作，根据城乡居民养老保险档案的特征，以及数字化建设的具体需求和要求，设计与开发具有前瞻性和引领性的数据库系统，并为24小时不间断服务提供更多技术支持。

（三）实现现线上和线下协同推进档案服务工作

城乡居民养老保险档案管理路径的优化，以提高服务质量为重，以全面优化服务流程为主，对具体的工作进行重新安排。信息技术需深度渗透档案管理全过程，既要对纸质文档进行数字化应对，还要充分考虑群众利益，能在线上和线下协同推进档案服务工作。一方面，要凸显传统管理模式的优越性，对既定的工作内容与手段进行优化与升级。利用扫描系统和设备对纸质档案进行电子化处理，制定具体的电子档案服务规章制度。充分做好电子档案和纸质档案归档工作的前提下，要科学设计易于调取和查询的目录，为有需求的大众提供精准和高效的服务。同时，要对纸质档案进行科学和安全化存储，即电子文本进行科学备份，在开展管理与服务工作的过程中，尽量使用档案的副本。另一方面，依托城乡居民养老保险档案管理的信息化工作平台，在线上开展保险费用征缴、查询、报销、信息查询、个人用户信息更改等服务，并能开通预约和提醒功能，避免基层群众出现过长等待时间。

（四）加强档案信息化管理制度体系的完善与优化

城乡居民养老档案的内容较为复杂，需注重管理模式和方法优化，进一步加强档案信息化管理制度体系的完善。构建规范化的管理流程和标准，透明化和高效化的推进档案整理工作。科学和完善的规章制度，要作为提高档案管理质量的重要手段，并在档案采集、整理、入库、查阅等方面都能实现规范化和制度化管理。根据线上线下开展工作的异同性，分别设定相应的管理制度和工作标准，以高质量服务群众为原则，制定员工管理规范和服务大众的具体机制。管理层需对在线服务与线下管理的具体范畴和职责进行科学设定，保证相关岗位人员能在档案管理和大众服务方面做好衔接与分工，以此根据具体内容制定管理制度和考核机制。尤其，要加强线上服务过程的监管与督导，要全面推进便民服务，真正体现城乡居民养老保险档案管理优化的现实意义。对城乡居民养老保险档案管理制定具体的实施办法、总体要求，利用制度手段规范化推进档案的电子化管理和信息化管理。如要求工作人员将管理类、待遇类、稽查类等档案，正式纳入信息化管理系统中，在访问权限上进行科学设计，要按照规定和流程进行档案的使用与调取。在互联网时代下，传统纸质管理与信息化档案管理要协同推进，生成现代化信息管理系统，并充分体现内容的原始性、可靠性、精准性，安全性。即以统一标准与格式录入档案信息，适当引进审核与校对机制，保证系统中的档案内容具备极高的可信度和准确度，并对内容进行多媒介存储，避免系统受到外部干扰与侵袭而造成信息损毁或丢失的问题。