新形势下小区物业企业内部控制策略分析

2022-11-14黄雪群北京金辉锦江物业服务有限公司福州分公司

财会学习 2022年18期

关键词：物业工作企业

黄雪群北京金辉锦江物业服务有限公司福州分公司

引言

近些年来，我国社会经济水平平稳增长，人们对于物质生活的要求逐渐上升到了一个全新的高度，在这一时代背景下物业管理工作发生了极大的变化，但从目前来看，部分小区物业企业在内部控制工作的开展上依然面临一定的不足，基于此，有必要展开深入的探究。

一、新形势下小区物业企业强化开展内部控制建设的重要性

（一）提高财务管理水平

针对物业企业而言，积极落实内部控制建设能够在原有基础上促进财务管理水平的提升，物业企业当前的财务管理工作包括核算管理、税务管理、预算管理、票据管理和台账管理等，而应收账款和前台收费管理等工作的实际情况直接影响其资金安全。结合当前企业的发展进程进行分析，现如今其最主要的任务便是要强化内部控制建设，以帮助企业更高效把控财务各方面情况，继而为小区公共收益和大修基金方面管理工作的顺利开展创造良好的条件。基于此，小区物业企业务必要将内控建设作为其财务管理工作的重要手段。与此同时，内控建设还是财务核算和监督至关重要的组成部分，所以需要在物业企业中构建起切实可行的内控系统，以便于进一步提升财务管理水平以及高质量开展财务管理工作，从而推动企业长效平稳发展。

（二）高效落实资金管理

高质量的内部控制建设工作可以提升物业企业在资金管理方面的科学性和有效性，最大限度实现物业企业自身资金利用效率的不断提升，确保各项资金都能够在实际工作中得到科学应用，尽量减少资源浪费问题。对于物业企业的日常运营来说，资金管理是最为关键的核心部分，也是推动企业持续发展的重要动力之一，而内部控制建设成效的提升能够为资金的科学管理提供必要条件，继而提高物业企业的整体运营成效。物业企业在不断加大内部控制建设力度的过程中可以充分调动起公司领导层的主观能动性，促使其在后续工作中针对资金管理工作的实际情况展开更加深层次的探讨，与此同时还能够着眼于全局对当下资金管理的各方面情况进行全方位研究和分析，以便于第一时间妥善掌控资金的实际应用和管理情况，更加科学有效地实现资金的合理配置，使得资金的应用能够发挥出最大的价值。

（三）科学预测市场发展趋势

内部控制建设工作的进一步落实能够帮助小区物业企业更加全面地实现对于市场未来发展趋势的分析和预测，并在预测结果的基础上对其未来财务计划进行制定，由此可见内部控制建设的重要性。近些年来我国社会经济不断发展，建筑领域较之以往也实现了迅速进步，小区作为城市建设中的重要组成直接影响着城市发展，在这一时代背景下，物业企业应当在实践过程中持续推动其自身竞争力的提升，以便于扩大企业影响力最终赢得市场竞争，而良好的内部控制建设可以为企业针对其财务计划展开相应的优化调整工作奠定坚实的基础，促使物业企业在复杂的环境条件和激烈的市场竞争中对未来的发展方向进行精准定位，从根本上为物业公司的发展提供不竭的动力。

二、新形势下小区物业企业内部控制建设的路径分析

（一）提升意识水平

若想切实提升物业企业所开展的内部控制工作的实际成效，企业应当从意识层面着手提升企业的认识水平，实现内化于心、外化于行，逐渐在实践中进行落实，为后续的工作奠定坚实的基础。具体来看，物业企业应当从以下两方面着手促进企业整体内部控制意识水平的提高。

一方面，物业企业应当在现有的基础上提高企业领导层的意识，结合各项工作开展的具体情况进行分析，领导层在物业企业中有着决定性作用，而其本身意识水平的提升能够起到一定的榜样带头作用，进而激发企业整体的积极性，促进内部控制工作的全面持续推进。基于此，政府部门应当有针对性地提供培训机会，以保障其能够通过对于各种案例和知识的深度学习意识到内部控制工作的价值和必要性。与此同时，企业的领导层还应当针对当下企业各项工作开展中所面临的问题进行精确有效的划分，切实明确内部控制工作不合理会产生哪些隐患和危害，以便于在后续工作中能够自觉主动地投入到内部控制建设工作当中去，保障工作的高质量完成。另一方面便是针对企业员工展开意识建设工作，员工是小区物业企业开展各项具体工作的执行者，直接关系到内部控制建设的成效，所以应当强化落实对于员工思想意识的规范和约束。具体来看，物业企业需要定期开展对于全体员工的培训和教育工作，安排专门的培训师或企业内部讲师就内部控制相关知识及内控典型案例对其进行针对性培训和宣导，以便于全体员工提升自身内控意识以及能够充分了解各方面实际情况，为后续工作的高质量落实创造良好的条件。

（二）优化内控环境

针对小区物业企业的内部控制而言，良好的控制环境是其各项工作高效落实的基础，直接关系到企业未来能否健康运转。基于此，企业应当高度重视内控环境的优化，进而搭建起更加科学有效的内控制衡体系，确保能够全面覆盖到物业企业的全体员工，并可以与当前现代化的企业治理要求相适应。

首先，物业企业应当着重开展人力资源管理工作，在未来发展的过程中需要从相关制度以及计划的实际情况出发大力开展人力资源引进工作，与此同时，企业需要在现有的基础上对人力资源的激励、绩效考核以及培训等机制进行健全和完善，高效推行能够实现人力资源可持续发展的政策，助力员工本身专业能力和综合素质的不断提升。

其次，物业企业需要确保其内部控制能够始终坚持以战略目标为导向，在发展过程中制定明确的战略目标，并科学确定其未来所要采用的盈利模式，若想保障企业内部控制工作的高效开展则势必要使其所制定的计划和所采取的措施能够高度符合企业未来的战略目标。例如，若是小区物业企业采用的是差异化战略，其便需要在后续工作中从服务品质这一根本要求出发进行技术创新、组织结构优化以及人员配置工作，但若是小区物业企业在战略目标的规划上更加注重成本，便应当将服务成本的内容深层次地融入其所采取的内部控制措施当中。

最后，企业需要注重开展文化建设，在企业内部构建起反舞弊机制，进而形成全方位覆盖的良好文化氛围，使员工置身于这样的环境内部，在潜移默化中促进自身内部控制意识的形成和发展，形成良好的社会责任感以及正确的价值观，确保内控工作的权威性与实效性。此外，企业还应当建立起妥善的举报投诉机制，对其现行的处理程序进行有效调整和约束，最大限度为监督控制工作的开展提供必要支持。

（三）完善内控组织机构

完善的内控组织机构可以在极大程度上助力小区物业企业内部控制成果的提高，以A物业服务有限公司为例，其在发展过程中为了能够有效冲破以往存在于各个专业条线之间的束缚，继而充分调动起各个专业条线之间的协调合作，最终构建起切实可行的内部控制体系。公司研究决定构建起相应的内控领导小组和执行小组，其中内控领导小组由总部总经理、副总经理和总经理助理构成，其作为内部控制工作的决策机构，主要负责内部控制体系建设的统一部署，确定内部控制目标和执行计划；内控执行小组由总部总经理助理、总部各职能条线负责人、内控专职人员和其他业务动态人员（根据具体工作任务安排相应业务骨干）构成，其作为开展并协调内部控制日常工作的执行者，主要负责制定并组织实施公司内部控制制度，提出和落实公司内部控制目标。此举能够有效保障内部控制工作的执行力度，不断促进经营管理的优化改善，从源头上减少业务管控风险的产生和扩大，给予公司利益充分的保障。其具体的执行方式如下：

其一，内控综合性巡检。内控执行小组需要从年度内控工作计划出发，针对各条线业务的开展情况展开全方位的检核工作，确保各项工作的开展都有着相应的要求和原则约束，积极探究当前现行标准的合理性，并在实践中科学审查其落地执行效果。内控执行小组应当通过分析、观察以及测试等多个手段的应用验证相关制度设计的合理性和有效性，促使企业能够针对那些难以同当前发展相适应的制度和机制进行第一时间的更新和升级，确保其能够充分发挥出应有的规范作用。而在偏差度层面，内控执行小组需要将侧重点放在制度的执行上，保障业务测试和分析的科学性，一旦发现执行偏差，就需要及时修正或制止，这样便能够进一步促进内控工作成效的提升。同时，在此过程中内控执行小组需重点关注普遍性问题，并对其进行相应分析和探讨，明确其产生的具体原因，进而从机制层面着手实施调整，逐步向全国各地方物业公司进行更加广泛的推广。

其二，专项审计。主要包括以下两部分内容，一方面内控执行小组需要结合总部领导层所提出的要求，针对重点事项专门制定审计方案，并负责审计方案的实施；另一方面则是由地方物业公司管理层提报审计事项以供内控领导小组进行决策，再由内控执行小组对领导小组决策审批通过的审计事项制定专门的审计方案并负责实施。同时，内控执行小组还要向内控领导小组提交专项审计报告，以便于其根据报告最终所呈现出的内容以及审计结果判断后续是否需要由内控执行小组继续对所有地方物业公司全面开展进一步审计或者是要求各地方物业公司自行开展自查自纠工作。

其三，整改闭合。严格按照相关原则，第一时间针对那些限期整改的环节进行回访工作，全方位监督其整改情况以及意见的落实情况，逐步减少存在于各个环节内部的隐患和问题，降低其后续再次出现的可能性，以便于真正起到规避风险的作用。

（四）落实内务活动控制

1.收费与坏账风险

在内务活动中，强化开展对于收费与坏账风险的控制工作是至关重要的内容之一，首先，小区物业企业应当合理进行收费环节的控制，保障不相容岗位之间能够相互分离。若是受到资源以及项目规模等各项条件的限制难以高效落实职务分离，企业便需要合理采用定期盘点资产以及不相关员工兼职等措施，同样能够达到替代的效果。其次，小区物业管理企业在收费的过程中需要切实保障其工作能够符合合同要求以及相关标准，明确业务数量，与此同时，企业还应当有针对性地构建起科学有效的审批流程，进一步提升审批程序的合理性。若是不可避免地涉及物业费或其他收费减免的问题，便需要合理执行相应的审批流程，只有在相应审核、审批节点的人员通过之后，方可执行。最后，通常情况下来说，小区物业企业所面临的客户群体在构成方面具有相对较高的复杂性，所以其常常面临极高的坏账风险，所以企业需要对科学合理的客户信用评价制度进行完善，结合日常服务沟通的具体情况第一时间获取客户本身的信用情况，与此同时还要针对性地建立起清欠存缴的制度，从客户信用评价出发采用适宜的催缴手段。

2.资产管理

在资产管理方面，小区物业企业需要结合现有条件建立起资产定期抽查和定期清查制度，以便于在制度层面为资产的安全性提供充足的保障，与此同时，企业还应在资产的管理工作方面加大落实力度。

首先，存货方面的各种物理条件需要能够充分同存货管理的实际需求相适应，与此同时，还应当注重其能够有效符合成本效益原则，在实际开展各项工作的过程中应当加大力度落实对于采购工作的计划性管理，保障存货不会产生短缺或者是积压等现象，深入到现场进行全面盘点，及时对其中的差异进行调查，进而采取科学有效的应对措施。

其次，在固定资产的管理方面，小区物业企业需要建立起相应的固定资产台账，与此同时还要在实践中确保固定资产维修计划的高质量执行，定期实施维护保养工作，并全面评价其当前的具体应用情况，在此过程中进一步展现出固定资产清查制度的实质性作用，确保全面清查工作的常态化落实。

最后，企业需要加大力度开展相关物业设施设备的管理工作，设施设备本身有着基础性作用，是充分展现物业价值和功能的必要条件，尽管其本质上是归于业主，但其在日常的运作管理上则是由小区物业企业进行负责，物业企业需要按照相应的计划开展日常的维修以及养护工作，深层次分析各个设施设备当前的能源消耗情况，针对那些能源消耗较高、经济效益较少的设备需要从节能降耗的角度出发进行合理改造，尽管这一措施会在短时间范围内增加成本，但从长远的角度来看，有助于推动企业运营成本的进一步减少。