财务信息化管理在高校财务内控中的运用

2022-11-13吴海燕吉林警察学院

财会学习 2022年23期

吴海燕吉林警察学院

引言

高等院校的发展，离不开资金的支持，而高等院校的财务管理水平，对整体的财务内控能力具有重要影响。为了保证高校资金安全，促进高校持续发展，需要利用现代信息技术，对高校的财务管理模式进行更新，提升财务管理效率，加强对财务风险的控制，促进高校的进一步发展。

一、财务信息化管理在高校财务内控中运用的价值

（一）降低高校财务风险

高校建立财务信息管理系统，可以利用强大的互联网技术对财务数据进行搜集、处理、分析和审核，对高校各机构的财务信息进行科学有效的管理。由于信息技术强大的查询功能，所以在查询财务信息时，可以快速获取全面的信息数据，并根据要求筛选出需要的数据信息，方便财务管理人员进行管理。而且财务信息管理系统对内部是开放的，财务信息更新时，能够迅速公开，方便各方进行检查和监督。所以在应用财务信息化模式进行高校财务的管理，可以降低账户不足或者账户信息错误等问题，有效防止高校不按照国家规定的标准进行收费等现象的存在，有利于各机构人员严格执行学校的规章制度，按照法律规定进行高校基础设施建设，减少经营风险。而且在财务信息化管理模式中，对财务管理人员的操作规范提出了更高的要求，加强财务人员的培训，提前准备各种应急预案，提高解决问题的能力，保证财务核算的准确性，提高高校资产运行的效率。

（二）优化财务内控环境

应用信息化技术进行财务内控管理，有利于优化高校的财务管理内控环境，保障高校财务安全。由于传统的财务管理模式的影响，高校的财务管理较为复杂，随着时代的进步，高校的财务活动更加多样，财务管理能力并没有随之提升，管理效率仍然较低，对高校财务管理内控环境有不利的影响，从而提高财务风险概率，对高校的项目发展产生制约。由于高校财务管理内控环境较差，所以无论应用何种财务管理模式，制定多么完善的内控管理制度，提拔多么高水平的管理人员，财务管理活动都会受到阻碍。应用财务信息化管理模式，有利于优化财务管理的组织结构，财务管理人员可以及时、完整地获得高校内部的各项财务数据，为管理和决策提供科学依据。同时，普通的财务人员在执行财务工作时，可以加强沟通，对财务的各项内容有更详细的了解，互相之间密切配合，构建良好的财务管理内控环境，推动财务工作的顺利展开。例如A高校应用财务信息化管理模式后，财务管理工作人员的管理能力稳步提升，各级财务人员的职责明确，各个岗位的工作人员有序开展工作，有利于财务管理人员及时发现问题，避免出现重大经济损失，增强了高校财务内控管理的效果。

（三）促进财务信息交流

由于高校组织结构的复杂性，以及财务内容的多样性，所以各个机构的财务状况都会对高校总的财务收入和支出产生重要影响。对此，高校要加强不同机构间的信息交流，财务管理部门要及时准确地掌握各个机构的财务收支情况，建立起完善的财务管理信息系统，在信息系统中及时更新各机构的财务状况，方便高校管理层根据财务信息进行科学决策。财务信息化管理有利于财务部门与其他机构的交流，还可以加强财务管理上级人员与下级人员的交流，实现财务信息共享，提高高校财务管理的效率。因为财务管理效率提升，所以管理层的各项决策都能得到有效执行，提高财务内控管理水平，财务人员的各项活动都处于各方面的监督中，有利于提升财务管理人员的专业技能。而且对财务管理的上级人员也可以进行有效的监督，对于违法乱纪行为绝不姑息，提高高校的内控管理力度。例如，A高校采用财务信息化管理模式，拓展了高校不同机构之间的沟通渠道，使财务信息的获取更加高效，为管理层的决策提供有效的信息支持，促进决策的科学性，为高校的发展作出了重要的贡献。同时加强财务管理人员上下级之间的交流，促进上下级之间互相监督，促进财务数据的准确性和财务信息的科学性。

（四）完善财务监督机制

因为财务信息化管理模式的应用，高校财务内控能力逐渐提高，有利于加强对财务管理工作的监督，提高财务监督的能力和水平。高校积极引进信息化技术优化财务管理模式，可以对各项财务数据进行有效的监管，提升财务管理的科学性和严谨性，有利于高校财务安全，避免财务损失以及财产纠纷。传统的人工监督方式由于工作效率低、工作中容易出现错误，所以在进行财务管理监督时，常出现监督不力的情况，不能及时发现高校财务管理中出现的问题，增加财务风险的同时影响高校的建设和发展。应用信息化技术，有利于弥补人工监督的不足，促进财务监督的全面展开。因为信息化技术的应用，各项财务数据都要及时上传到财务数据信息系统中，方便对财务信息进行集中管理和分析，提高财务管理效率的提升，及时发现财务活动中存在的问题并解决。由人工进行财务数据的审核，可能会出现失误，但是财务管理信息系统却能够通过数据进行对比和分析，从而保证财务数据信息的正确性。同时，应用财务管理信息系统，可以对财务数据进行科学的管理，方便财务信息溯源，在出现财务问题时，能及时找出原因，还可以对各项财务收入和支出进行跟踪，保证财务收入和支出的合法性。

二、财务信息化管理在高校财务内控中运用的现状

（一）财务管理水平较低

高校的财务收入主要是学费和住宿费等事业性费用，有的时候学生会举行一些大型的活动收取一些经营性费用，收入内容较为简单，所以在财务人员进行管理时，不会深究其中部分收入项目。很多高校在进行财务管理时都采用分级管理的办法，由各个部门负责费用的收缴工作，虽然可以提升费用收缴的便利性，但是不利于财务部门对各项费用进行及时的跟踪和监督，导致费用的来源不明确等问题，不利于财务管理部门对财务进行有效的管理。

（二）财务预算管理方法落后

高校在办学的过程中，离不开资金的支持，学术项目的开展、教学设备的添置、基础设施的建设和管理维护、教师工资的分发等都需要资金，所以高校财务内控管理，就是要确保财务预算的科学性，从而保证高校经费得到合理利用，避免出现经费紧张的问题。但是很多高校在进行财务管理时，由于管理观念落后，导致在进行预算时没有充分考虑自身的实际发展状况以及经费情况，编制出的预算结构不合理，需要后期根据实际情况不断进行调整，从而浪费了更多的时间和资源，导致预算管理的难度加大。

（三）财务管理人员水平低

高校财务管理人员在工作时容易受到传统的工作模式的影响，难以提升财务管理的效率。而高校对财务管理人员的培训工作不重视，没有建立完善的人员选拔制度，在招聘环节没有结合实际的工作需要，选择具有专业知识的人才，而且在新员工上岗时，没有全面的岗位培训机制，只是由老员工进行简单的经验传授，就会导致新员工在进行工作时的能力不足。随着信息化技术的应用，如果不进行系统的培训，高校财务管理人员在面对新设备和新技术时，不能有效发挥出其作用。由于财务管理人员的技术水平有限，不能及时对财务信息管理系统进行维护和更新，就会导致系统漏洞一直存在，对财务信息安全产生一定的威胁。

（四）财务内控激励机制不足

高校在进行财务管理时，由于缺乏相应的内控激励机制，表现优异的财务管理人员与表现差的工作工作人员获得的工资和待遇相同，就会影响财务管理人员的工作积极性，对待工作的态度也会改变。由于财务管理部门缺乏竞争，财务管理人员提升自己的意识不强，就不会主动进行财务管理相关知识的学习、促进财务管理人员的专业技能提升，对高校的财务管理效率提升产生了不利影响。

三、财务信息化管理在高校财务内控中运用的策略

（一）建立信息化管理体系

高校应建立完善的财务信息化管理体系，推动财务管理的可持续发展。传统的财务信息管理办法是利用纸张记录财务数据，但是由于流程烦琐，容易出现记录错误，导致财务档案信息准确性较低。而且通过纸张记录财务信息容易出现财务信息的丢失，如果某一部门调取信息，那么其他部门就不能同时进行查阅，严重威胁了财务信息的完整性和安全性。很多高校意识到了这种情况，逐渐开展信息化建设，但是由于没有和内控需求相结合，建立完善的财务信息管理平台，所以财务人员工作效率提升困难，难以实现财务数据信息共享，还会引发风险隐患，严重影响财务管理的高质量发展。高校建立信息化管理系统，为财务人员的财务管理活动提供便利，可以提升财务管理效率，促进财务管理高质量发展。例如，A高校建立了智慧校园信息化财务管理平台，平台内包括基础层、管理控制层、业务处理层等部分，基础层是各项财务数据信息库、操作系统以及硬件平台，业务处理层是员工进行工作的地方，可以对基础层的信息进行加工和处理，根据各项财务报表的模板，将财务数据信息生成报表的形式，方便财务人员进行管理，使高校的财务管理活动更有针对性，财务内控管理更加完善。管理控制层则对高校的财务情况进行集中的管理，根据内控管理情况，推行相应的管理制度，从而整合财务资源，确保高校财务安全。

（二）提高防范财务风险的能力

应用信息化管理模式对高校的财务管理工作进行优化，同时还要重视财务内控管理工作，提高风险防范能力。通过财务信息化管理，对高校财务状况进行全面的掌控，了解财务管理过程中可能出现的风险，通过风险类型进行风险发生原因的分析，并建立风险防范的应急预案，提高财务管理人员应对风险的能力。首先，高校要培养财务管理人员的风险意识，建立科学合理的财务预算，并保证财务预案的执行，控制财务收支平衡，降低高校财务危机发生的概率。当发生债务危机时要能够对引发的问题进行分析，根据提前设计的应急预案进行有效解决。其次，高校利用信息化管理系统对内部财务收支情况进行掌控，根据各部门的实际情况进行资金的合理分配，整合部门正常活动的同时提高资金的利用率，避免资金浪费和流失。最后，应用互联网技术进行财务管理，不可避免地要面对互联网技术的弊端，如黑客攻击和病毒攻击导致的财务信息丢失，所以高校要重视信息系统的安全，定期检查财务系统的安全性，应用杀毒软件进行杀毒，还要建立有效的防御系统，阻挡黑客的攻击。

（三）加强内控管理人员的综合素质

随着时代的发展，信息化技术的应用给各个行业的发展都带来了巨大的便利，高校应重视信息化人才的培养，为财务内控管理体系输送高质量的信息化人才。首先，高校应制定完善的人才选拔制度，在选聘人才时重视信息化人才的选拔，根据高校自身的发展情况，满足高校建立财务信息化系统的需要，选择合适的人才。其次，随着信息化技术的应用，高校应制定相应的人才培训方案，定期对财务管理人员进行培训，加强信息技术的理论知识的学习，根据具体的工作实践，提升应用信息技术处理财务工作的能力。高校还应借鉴企业的信息化管理系统流程，和社会上的软件公司进行合作，从高校的实际出发共同开发适合高校应用的信息化财务管理软件，并对财务人员进行培训，保证他们熟练掌握软件的使用技能。最后，高校还应鼓励财务管理人员自主学习，提升管理人员的学习积极性，利用好微信公众平台，提供大量的线上学习资源，方便财务管理人员自主选择，针对自身的不足，全面提升自己的综合素质。

（四）完善内控管理的激励机制

高校应该建立相应的激励机制与绩效考核机制，提高财务管理人员的工作积极性。根据工作人员在日常工作中的表现，以及在培训中的学习情况、专业技能的掌握情况，根据绩效考核标准，对财务管理人员的工作情况进行科学的评价。将工资与日常的表现挂钩，从而调动财务管理人员的积极性，提高工作人员的工作质量。对于日常表现较好的财务管理人员，要给予一定的资金奖励，让他们感受到被关注，从而更加认真努力地进行工作，提高财务人员的整体工作效率。对于那些在工作中存在明显的失职行为的财务人员，要根据规定对他们进行处罚，一方面是警示失职人员，避免他们在以后的工作中继续犯错；另一方面也是提醒其他人员，不在工作中犯同样的错误，使财务人员在工作时能恪尽职守、主动自我约束，确保高校内控水平有效提升。