| 陈晓华 赵汉荣 周冰清

注册会计师执行函证程序的重要性以及面临的困境，得到了财政部门和行业协会的充分重视，财政部制定的《会计改革与发展“十四五”规划纲要》中提出“大力推进函证数字化工作，加快推进函证集约化、 规范化、数字化进程。积极推进函证数字化试点工作，制定、 完善函证业务、数据等标准，加快函证电子化平台建设并规范、有序、安全运行，利用信息技术手段解决函证不实等问题，以提升审计效率效果、防范金融风险”。中注协制定的《注册会计师行业信息化建设规划（2021-2025）》提出“会计师事务所根据自身情况，加快函证集中处理系统的自主研发或直接采购。会计师事务所函证集中处理系统应遵循《关于进一步规范银行函证及回函工作的通知》和配套操作指引的要求，实现制函、收发函、统计分析和函证管理等功能，采取安全可靠方式实现与第三方函证平台对接，提高函证工作质量和效率。”。本文主要介绍中汇会计师事务所（以下简称“中汇”）在函证业务数字化转型方面的一些工作经验，希望能够抛砖引玉，为行业信息化建设尽绵薄之力。

一、中汇函证数字化转型发展历程

函证是注册会计师执行审计工作常用的一项审计程序, 独立发出并独立取得的有效回函，是项目工作底稿重要组成部分。注册会计师通过直接向第三方取证，可以获得相对被审计单位内部更加可靠的审计证据，对于注册会计师在审计工作中识别财务报表错误与舞弊行为至关重要。但在实际的审计过程中，审计人员实施函证审计程序的情况并不乐观，面临诸多痛点，主要表现在以下几个方面：企业基于利益的驱动，各种造假手段层出不穷，事务所防不胜防，需要设置统一策略识别造假风险；企业回函比例低是行业共同的痛点，审计人员外勤期间无法回所收集掌握回函动态，无法及时督促企业去催函，导致函证率不高；由于审计人员工作经验不足，导致收发函证工作程序不到位，影响函证程序质量，甚至出现函证发送对象错误而导致严重后果；审计期间审计人员一般在外地出差，无法及时回所收集函证，导致收函处理不及时，严重的情况下会发生函证遗失情况。近几年诸多资本市场丑闻都跟函证程序执行不到位密切相关，行业监督对函证质量关注度非常高。

中汇一直关注函证业务风险对审计业务带来的挑战，2018年开始尝试自主研发数字函证平台，2019年底中汇数字函证系统正式上线运营，由函证中心将审计线（包括税务、评估线项目组）的函证数据集中起来，独立对项目组的函证进行收发控制，通过建设函证系统贯彻《中汇执业质量控制制度》，有效降低了函证过程中易产生的函证被替换、函证丢失等风险；同时也充分考虑解决一线员工函证业务痛点，实现了数字函证平台与审计系统信息协同，员工可以从审计系统掌握函证实时动态，提高收发函证效率，从整体上控制函证风险。

2021年是银行电子函证推广的元年，中国银行业协会牵头研发了银行区块链电子函证平台。因区块链技术天然具有不可篡改、加密等特性，所以基于区块链建设的银行电子函证平台可以很好地保证函证的安全性，降低函证风险。电子函证全部通过线上流转，不需要纸质函证通过快递投递，节省时间、环保，节约快递费，也是未来的趋势。电子函证不再经过快递员、业务人员等，规避了因为人为原因带来的函证调包的风险。基于以上优势，此平台一经推出，中汇积极准备、第一时间接入银行区块链电子函证平台，亦是首批接入该平台的八家事务所之一。截至2022年6月，中汇支持招商银行、平安银行、宁波银行、光大银行、华夏银行（北京分行）、苏州银行、民生银行（全行除上海自贸区分行）、广东华兴银行、湖南三湘银行等九家银行的区块链函证业务。

二、中汇函证数字化转型运营模式

（一）基于交付模式的函证中心改变传统函证收发模式

在函证业务数字化转型道路上，中汇首先在业务组织形式上做了大胆尝试，2018年中旬中汇组建了自己的函证中心，并为函证中心设计了一套严格的分工和内部控制流程，通过自研建设函证数字化平台（图1），一方面搭建起项目组使用函证的数据中台，另一方面标准化了函证中心员工的工作流程。与传统的函证收发模式相比，基于交付模式函证中心函证业务质量得到了较好的控制，独立于项目组的函证处理工作可以为项目组提供强有力的保障，为发现和防范被审计单位舞弊提供有效的线索或证据。

图1 中汇数字函证平台

（二）函证中心与项目组职责分工

项目组主要职责包括区分往来款项账目和货币资金账目，选择函证模板导入系统，根据填写被函单位收件地址、联系人情况等信息生成未盖章询证函；下载打印询证函交付被审计单位签章后寄送函证中心；查看结果并针对回函核对异常事项作出说明。

函证中心主要职责包括接收盖章函证并核对扫描录入系统、函证中心发出函证、跟踪并反馈函证流转过程中的异常情况；接收回函、对回函情况进行核对扫描并再次录入系统；负责回函的统一归档工作。

三、中汇数字化函证的平台建设

（一）中汇数字化函证平台功能建设

1.函证系统的基本流程。项目组发函准备阶段包括函证清单导入、函证上传、信息校验、函证生成及审批；函证中心发函阶段包括自动生成快递寄送单、函证分拣、发出函证扫描上传、基础快递单电子存根（结构化数据）保存；动态追踪方面包括系统函证状态日志、函证状态查询、数据一键化导出功能；函证中心收函阶段包括回函扫描上传、回函快递信息自动化录入、回函快递信息自动化分析、回函快递面单电子存根（结构化数据）保存；函证结果处理包括异常函证提醒、异常函证管控、及函证结果控制表。

2.函证系统的主要功能。函证系统根据用户权限分为项目组和函证中心两个角色。项目组操作角色包括：系统支持建立相关项目基本信息，包括项目成员的添加，适用的会计准则，快递费用的结算方式，项目所审计的年度和期间选择等；支持项目组根据函证类型的不同选择对应的往来交易模板，或银行函证模板。函证中心操作角色具体包括：可查询并负责修改项目的函证基本信息，收发函、核对、归档工作的具体处理。

3.回函信息汇总。函证系统开发了回函统计的功能，主要分为函证过程统计表与回函明细统计表两方面。函证过程统计表具体记录被函单位联系信息、函证基本信息、地址核查程序、独立发函证据、回函过程控制、函证结果核对等方面。回函统计明细表具体包括往来交易询证函、银行询证函、自定义询证函三个回函比例统计表。

4.函证的归档。2021年5月函证系统开发完善了函证归档的功能。具体由函证中心对收到的每一份回函按照按月连续编号的要求首先在系统中给予每份回函一个新的归档编号，同时自动生成每一份回函的归档文件，具体包括系统流程处理日志、发函物流信息、回函物流信息、回函核对情况、函证附件内容、发函面单、回函面单等七大块内容，再由函证中心统一下载打印，将每一份归档文件分拣至对应的纸质询证函，根据按月连号的原则装订成册。

（二）中汇数字化函证平台智能化应用

1.流程智能化。首先在各个环节对函证进行数据校验和智能提醒，同时通过参与各环节的智能管控，包括审批人权限、函证信息比对、发回函过程监控、异常事项的提醒，逻辑上对函证的收发形成一个完整的闭环处理。

2.功能智能化。中汇函证系统的主要智能化应用包括系统对接天眼查接口，对被函单位名称及地址（包括邮箱地址）信息自动进行校验，节省人工核查地址、邮箱等的时间；快速批量生成、下载函证，包括支持电子银行函证的收发；对接顺丰、EMS物流接口，自动永久保留物流信息，实现动态跟踪函证的流转过程；同时实现自动生成打印快递面单的功能，实现半自动化发出函证；自动反馈发函签收异常信息；支持自动生成回函统计表，方便项目组一键导出函证结果；自动生成归档文件，完整记录函证从发出到回函的所有操作流程、物流面单，动态的流转轨迹，回函核对情况等信息。

3.函证系统的邮件提醒功能。函证系统与项目组成员的工作个人邮箱相联结。主要监控对项目组未回函、预期时间段内未处理等，需要提前预警或定期汇总反馈给项目负责人和函证中心相关人员的，以邮件、短信通知的方式告知相关工作人员。

4.智能在线互动。项目组成员可以在系统中输入意见内容，函证中心可以通过文本输入和附件上传两种格式回复项目组的问题，形成项目组成员与函证中心同事的智能在线互动窗口。

四、中汇数字化函证建设成效

1.优化了函证收发程序。函证中心将项目组的函证数据集中起来，按照流水线的操作方式，在管理上将函证分为盖章、发函、封装、回函录入、核对、归档等几个环节进行规模化、作业化、流水式处理，极大地优化了函证收发程序。

2.通过控制函证收发过程，控制函证风险。函证中心通过函证系统实现前端对被函单位地址等的控制，并且隔离了项目组、发函单位和被函单位的直接联系，后端对函证结果进行独立的处理，有效控制了函证的收发过程。

3.实现动态追踪函证流转记录。函证系统通过接入快递公司的数据，实现及时反映函证物流状态的功能。项目组只要登录函证系统，即可随时查看函证的动态流转过程。且系统自动显示发函签收异常的情况，方便项目组一键化追踪。

4.极大方便了项目组对函证结果的查看。函证系统的存在使得询证函由纸质文件转化为电子文档的永久保存，函证中心收到回函，一般在当天或者次日就将扫描件录入系统，项目组成员无论身处何处，只要登录函证系统，都可以随时查看到回函结果。所以函证中心的设立，亦是通过函证的“集中化”处理来更好实现项目组的“分散化”。

5.按月连续编号对回函归档，科学存储回函。函证系统开发了回函电子归档功能，实现了纸质询证函像会计凭证一样，按月连续编号归档，纸质的凭证号与函证系统的归档号具备唯一的对应关系，且装订过程中按照会计凭证的装订要求，一人归档，一人复核，完成回函的归档工作，达到了纸质凭证的科学存储，极大地增加函证中心的公信力度。

6.银行电子函证降低成本，提高效率。实现银行函证业务的电子化，提高银行函证流转效率，缩短银行函证流转进程，降低成本。以中汇函证使用情况为例，在系统中从企业完成电子授权至收到回函，抽样统计电子回函为24至48小时内完成，最快仅2小时；而纸质函证从发起到收回抽样统计时间为5至7天。

7.银行电子函证规范流程，提高安全度。以国家政策为依据，银行区块链服务平台搭建了项目组与银行直接电子化沟通的平台，严格执行模板约束与流程约束，增加了银行函证收发的安全性。

五、数字化函证建设的思考

1.建议行业协会组织各事务所函证中心与函证产业链里的重要服务商进行商谈。目前国内自建函证中心的大型会计师事务所，均存在函证平台通过API接口连接顺丰等快递机构的业务需求，需要自动获取回函地址、联系人及电话等信息，期望实现自动化来替代目前的人工查询，以提高回函处理的效率。如果行业协会能牵头各大型事务所函证中心与顺丰等快递机构进行合作商洽，那么商洽的成果无论是在合作质量方面还是降低快递成本方面，都会给事务所函证中心带来极大的便利。

2.现阶段银行电子函证业务还存在改进的空间。接入银行区块链电子函证平台开展区块链函证业务的银行家数相对总体还不是很多，希望各方能够继续努力让更多的银行接入银行区块链电子函证平台；试点银行区块链电子函证平台的事务所应积极采取电子化方式进行银行函证收发，提高电子银行函证的使用率，提升银行区块链电子函证平台的价值；目前电子银行函证提供两种询证函格式，格式不统一，各家银行支持选择的格式不同，在使用过程中需要项目组成员准确了解，增加了信息沟通成本；电子银行函证模板固定格式约束内容严格，且未包含全部的业务类型，格式不对，无法有效发回函，如模板二格式的函证，银行借款项利率只能填写数字，实际业务情况中，还有阶段性利率等，是无法用数字描述的，但这种情况模板不支持填列，无法有效发回函；还有电子银行函证的环境下，如某公司在该银行仅有外币户，则会因无法完成扣款而无法有效发回函，纸质函证则可以现金支取费用。

目前电子函证方面仅在银监会牵头促进区块链银行函证的发展方面取得了突破，而往来款项的函证目前尚未出现一个权威的平台。未来可以尝试将电子签名技术引入数字化函证平台，开发电子签章认证系统，将电子签章认证系统与函证系统结合，被函单位登录给定的网址后，将u盾插到电脑就可以完成函证任务。技术上，平台上的函证电子文件内保留第三方身份认证数字证书（CA文件），可以在确保电子文件的法律效力的同时便于调取采证，以此进一步实现往来函证数字化的转型。