高校行政管理人员胜任力模型构建及提升策略

2022-10-18刘春燕

经济师 2022年10期

●刘春燕范琦

高校行政管理是高校管理工作的重要组成部分，在高等教育高质量发展和“双一流”建设背景下，高校行政管理发挥着重要的引领、支撑、保障、协调和参谋等作用。因此，以胜任力模型为基础，探讨高校行政管理人员职业价值观、知识素养、心理特质、管理技能等工作胜任力因素的提升策略，对构建科学有效的高校行政管理体系具有重要的现实意义。

一、胜任力与胜任力模型

（一）胜任力的概念与内涵

胜任力概念起源于管理学家对产生优秀工作绩效原因的探讨和研究，1973年哈佛大学戴维·麦克里兰（David McClelland）教授在《测量胜任力而不是智力》（Testing for Competency Rather Than Intelligence）一文中提出“胜任力是指与工作绩效直接相关，并能有效预测实际工作绩效的因素，包含特征与动机、知识与技能或者能力等”。1994年他进一步指出，“胜任力具备两个维度，即能够可靠测量和区分卓越与一般绩效者，主要包含动机、知识或能力、态度或价值观、自我认知与特质等在内的个体特征。”

众多学者后续研究表明，胜任力是判别绩效优秀与否的关键条件和重要因素，并鼓励各类组织以胜任力概念来测定员工未来工作绩效。同时，学者们也在麦克利兰胜任力内涵基础上进行了相应拓展，指出胜任力可能包含特质、动机、自我概念、社会角色、态度、价值观、知识、技能等；也可能包含员工对任务、岗位或职务要求胜任的含义；胜任力与绩效高度相关，且具有可度量性，其指标可以作为区别员工绩效高低的有效尺度。

此后，胜任力概念及其模型得到了广泛应用，为各类组织的岗位分析与设计、人才选拔与评估、员工培训与职业发展、绩效考核、素质提升等人力资源管理问题提供了一个有效工具。

（二）胜任力模型

一般而言，学术界通过胜任力模型在胜任力的研究和应用中体现胜任力概念，胜任力模型主要描述组织员工为有效履行组织角色所需的一系列有关态度、知识、技能以及个人特质方面的胜任力要素组合。通常使用冰山模型和洋葱模型来构建胜任力模型。

1.冰山模型。冰山模型由戴维·麦克里兰（David McClelland）提出，他将员工胜任力描绘为海洋上漂浮着的冰山，同时将胜任力划分为露出水面的显性特征和沉没于水下的隐性特征。显性特征是构成胜任力的基础，主要包括知识、技能两个部分，比较容易观察和测量，能够通过后期的模仿、培训而习得；隐性特征是构成胜任力的关键，主要包括社会角色、自我认知、特质、动机四个部分，这些特征既难以观测，也不易被外界各种影响改变，但却是鉴别绩效优秀者和绩效一般者的关键。如图1所示，显性特征容易发展和评价，隐性特征深层且持久，最能体现、影响和预测员工在多样复杂动态情境时行为表现和工作绩效。

图1 胜任力冰山模型

2.洋葱模型。Richard Boyatzis在对冰山模型进行深化研究后提出了胜任力的洋葱模型，认为胜任力特质犹如洋葱，由表及里、由外到内依次为知识与技能、自我概念与态度及价值观、动机与特质。如图2所示，越接近里层越稳定，越不易观察与测量；越接近表面，越容易通过模仿、培训而习得。两个模型一脉相承，都反映了胜任力各要素之间的递进层次，相应要素由两个维度构成，即表面与潜在、内在与外在。

图2 胜任力洋葱模型

二、高校行政管理人员胜任力模型

随着高等教育综合改革的推进，国内学者对高校行政管理人员胜任力的关注逐渐增多，不同学者从不同角度描述了高校行政管理人员的胜任力概念、要素和模型，并强调了高校行政管理人员在管理服务能力和水平，以及目标达成的努力程度和完成程度等方面的胜任力内涵与一般人员的不同及独特特征。本文以国内学者研究成果为基础，利用人力资源管理中ASK模型，即态度（Attitude）、技能（Skills）、知识（Knowledge）来构建高校行政管理人员的胜任力模型（见表1）。

表1 高校行政管理人员胜任力模型

（一）态度（Attitude）

对于高校行政管理人员，面对的一方面是高学历的教师群体，另一方面是思想活跃、心理正在成型的大学生，因此态度是其胜任力的深层次因素。美国普林斯顿大学研究成果证明，管理者的态度对取得管理绩效具有重要的作用，尤其是合作精神、敢于负责、敢担风险、尊重他人、品德高尚等，我们进一步分为政治素养与原则、敬业与担当精神、自我认知与自我控制、正直感与责任感、自信心与进取心、灵活性与纪律性。

（二）技能（Skills）

技能主要指高校行政管理人员履行其岗位职责必须具备的处理岗位工作、解决问题、产生绩效等方面的管理和工作技能，这是其胜任力要素的中心特征。按照美国管理学家卡茨的观点，管理人员至少应该具备技术技能、人际技能和概念技能，依据高校行政管理人员的岗位特性，可以细化为决策与计划能力、服务与执行能力、应变与解决问题能力、组织管理能力、情境领导能力、结构化程序化工作能力、变革与创新能力、沟通与协调能力、构建人脉网络能力。

（三）知识（Knowledge）

如果说技能是高校行政管理人员胜任力的中心，那么知识就是胜任力的基础，也就是履行岗位职责必须具备的岗位基本知识或者说高校行政管理人员自身拥有的知识水平。具体来说，一般应包括高等教育知识、行政管理知识、组织管理知识、心理学知识、高校管理制度与流程、法律知识、高校现状与发展知识、办公软件知识等，通过对上述知识的学习，为岗位职责履行和职业发展储备知识，奠定基础。

三、影响高校行政管理人员胜任力的因素分析

影响高校行政管理人员工作胜任力的原因众多，而且各因素之间相互影响、互为因果，交织在一起共同影响其岗位胜任力及完成工作的能力。通过对影响高校行政管理人员工作胜任力因素的分析，结合上述胜任力模型，实施相应的胜任力提升策略，从而提高高校行政管理效能。

（一）制度与机制因素

1.绩效考核制度。目前大部分高校对行政管理人员的绩效考核制度使用的是传统的年度总结报告和现场述职相结合的方式，由于岗位绩效定量评价的难度，导致对行政管理人员的绩效评价往往基于上级和同级的印象，也掺杂着轮流优秀、职称职级需要、近因效应、晕轮效应等因素，和工作表现、工作完成度和努力程度的正相关度较弱。在这种考核制度下，高校行政管理人员缺乏责任担当意识，缺乏上进和创新，对职业认知较为模糊，从而导致胜任力不足。

2.激励机制。在高校管理中，对行政管理人员的激励措施很多，不管是货币薪酬还是非货币薪酬，其目的都是为了调动高校行政管理人员工作的积极性和主动性，提高其工作投入度，并产生良好的组织公民行为和职业行为。当前高校对行政管理人员的激励不充分或者激励有效性不足或者激励机制不合理现象依然存在，没有从根本上引导及强化其正确行为，很容易导致挫伤情绪，这种消极的挫伤情绪虽然较普遍但是不易被察觉，从而造成工作消极、拖沓、推诿等情况。

3.职业发展与晋升。高校如果为行政管理人员提供更多职业发展机会和更全面的晋升通道，并关注其职业发展前景，那么高校行政管理人员就会感受到制度的公平性和职业幸福感，同时就会加大对职业的投入和努力程度，给高校带来相应的回报。只是长期以来，高校十分重视专任教师的培训进修、职业发展和晋升通道，对行政管理人员需要缺乏系统考虑，在职业发展方面的经费、时间、渠道、机会等缺乏制度保障，影响了他们对组织公平和心理契约的主观感受。

（二）岗位与个人因素

1.职业认同感。职业认同一般指组织成员在实施具体职业活动过程中，对其所从事职业的价值判断、外部反馈及其他因素的肯定性评价。相关研究显示，职业认同会影响员工的忠诚度、向上力、成就感和事业心，同时与工作胜任力呈正相关关系。由于上述制度与机制因素影响，高校行政管理人员很容易出现“可有可无”“无关紧要”“边缘人”“局外人”等职业认同危机，很难形成积极的自我评价和岗位评价，消极、被动、无助等工作情绪时有出现，进一步降低工作胜任力。

2.职业倦怠。在现代职场中，职业认同感的危机，往往导致理论界和业界高度关注的职业倦怠现象。研究表明，职业认同与职业倦怠的整体水平和各个维度之间存在显著相关，工作单位认同、服务对象认同、社会认同等对职业倦怠有预测作用。大多数高校行政管理人员工作机械、繁琐、枯燥，其特点表现为程序性、重复性、事务性强。在人员编制紧缺、工作任务繁多的双重挤压下，往往产生身心疲劳与耗竭的状态，工作缺乏动力和激情，职业倦怠随之产生，进一步导致胜任力变弱。

3.人岗匹配。岗位设置是高校根据教育教学需求，按岗位职责、岗位的基本条件聘请专业的人员到对应岗位的职务。目前高校行政管理人员整体职业化素质不高，由于上述职业发展与晋升的因素影响，高校行政管理人员比较缺乏系统的管理知识、现代管理技术与方法，对高等教育新时代高质量发展等形势了解不深，同时，高校行政管理人员队伍的构成一般为“双肩挑”干部、转岗教职工、教职工家属或子女等，出现岗位设置不合理降低职业期待、人岗不匹配的现实困境。

4.职业创新与推动。推进高等教育高质量发展，关键是通过管理和制度创新提升高校治理体系和治理能力现代化。国内学者调研证明，创新能力影响个人工作胜任力，创新与工作胜任力呈现显著正相关关系，这也就说明高校行政管理人员的职业创新与推动能力的高低是评价其工作胜任力的重要因素。当前高校管理中，由于受管理体制机制和流程程序的制约，常常出现因循守旧、效率低下、思路保守、“程序优先”“流程走完”等现象，导致创新能力和推动发展意愿缺乏。

四、提升高校行政管理人员胜任力的策略

在上述高校行政管理人员胜任力模型构建基础上，通过分析影响其胜任力的因素，可以梳理出提升高校行政管理人员胜任力的相关策略，并以此为主导，将胜任力提升贯穿于高校行政管理人员的职务分析与岗位设置、培训与开发、绩效考核、职业发展等过程，促进高校行政管理人员更好的立足学校战略发展目标，服务于学校高质量发展。

（一）基于胜任力态度维度的提升策略

1.重建高校行政文化准则。高校行政文化长期以来都是基于科层制建构的，行政管理人员的态度认知、价值观念、行为准则等都依托于高校行政文化的约束力，高校要提高行政管理人员态度维度的胜任力就要构建以支持感、公平感、包容失败、鼓励创新为主体的文化准则，以更加柔性化、人性化的方式，在共同价值观指引下，树立行政管理人员内生的职业信仰，从而形成在胜任力提升方面的思想自觉和行动自觉。

2.推行员工认可计划。员工认可计划是对员工出色的工作表现给予关注、赞扬和感谢。其表现形式多种多样，正式方式如树立先进典型、拔尖员工、实施员工积分制度、开展认可奖励等，非正式方式包括各种口头祝贺、各种书面祝贺、公开表扬、“小恩小惠”等，总之通过认可并尊重高校行政管理人员在深化综合改革、制定管理制度、提升治理方式等方面努力和成效，强化其好的行为重复发生，从而带来绩效改善和态度转变。

3.重视职业发展与晋升。在提升高校行政管理人员态度维度胜任力方面，高校还必须建立多种形式的行政管理人员职业发展与晋升通道，通常的策略包括职员职级制与职务晋升双轨制通道、行政管理的职称评聘通道、科学有效的定期管理岗位轮换发展通道、与薪资待遇挂钩的职能专家制通道等，通过拓展高校行政管理人员职位发展与晋升空间，引导和鼓励其做好职业生涯规划，避免因职数受限导致的态度困惑。

（二）基于胜任力技能维度的提升策略

1.优化职务分析与设计。高校行政管理岗位设置偏重于稳定而简单的组织环境，面对高校快速发展的新时代，常常出现职责界定不清、边界模糊、责任分散、胜任力因素不明确等问题。因此，高校应该加强人力资源规划工作，通过优化行政管理人员职务分析与设计，具体确定出高校内各项行政业务和管理活动开展所需设置的职务类别与数量，以及每个职务所拥有的职责权限和胜任力特征，进一步激发行政管理人员提升技能的积极性。

2.强化员工内在激励因素。综合激励理论认为，真正对员工产生激励并带来良好绩效和技能维度胜任力提升的因素是内在激励因素，包括自我存在及社会认可意义、工作成就感与挑战性、认可与赞美、发展前途等。鉴于此，高校可以借鉴人力资源管理中的工作特征模型，通过强化行政管理人员技能多样性、任务完整性、任务重要性、工作自主性、工作反馈等五个核心内在激励维度，提升行政管理人员技能和满意度。

3.改善高校绩效考核制度。前述影响高校行政管理人员胜任力因素的分析指出，高校绩效考核制度是非常重要的制度与机制因素之一，而且行政管理人员绩效考核是高校管理工作薄弱环节之一。所以，高校应通过设置绩效目标、实施绩效考核、强化沟通反馈、推行绩效辅导、调整激励手段、重视持续改进等一系列网络化环节，构建基于技能维度的绩效考核制度，以及相应的绩效标准和指标体系，促使其不断提高工作技能和职业能力。

（三）基于胜任力知识维度的提升策略

1.做好胜任力测试与评估。伴随着高校高质量发展进程，高校在优化行政管理人员岗位分析与设计的基础上，要定期对胜任力模型进行动态调整，定期对行政管理人员岗位胜任力进行动态测试与评估，以便及时掌握各类岗位对行政管理人员胜任力要求的变化，发现其知识维度的现状与胜任力模型之间的差距，从而找准知识维度的短板和弱项。胜任力测评工具很多，比如心理测验、情景模拟、笔试与面试、360度评价等，高校可以根据不同类型不同岗位的行政管理人员选择相应的合适的测评工具。

2.注重员工培训与开发。高校行政管理人员在工作技能维度的培训一般是通过“干中学”的方式来解决，目前高校对行政管理人员知识维度的培训与开发还没有建立有效的系统的体系。由此高校需要引入现代人力资源培训与开发理念，将胜任力动态测评发现的短板与弱项融入行政管理人员培训系统，通过开展岗位职责、知识体系、个体特征相结合的培训需求分析，合理设置培训内容与课程，选择合适的培训方式，形成基于知识维度的适合不同类型不同岗位的培训方案，并做好培训效果评估及培训方案的动态调整。