马媛媛，贺 群，顾佳丽

(金陵科技学院，江苏 南京 211169)

0 引言

当前，大数据、人工智能与云计算技术正在快速发展，传统的高校财务管理手段和方法已经无法适应信息化发展的需要。智能感知、光学字符识别等新兴信息技术的普及应用使得财务管理体系正朝着智能化方向快速推进。因此，建设一个高效的智能财务管理体系[1]，达到有效整合高校业财数据资源，提供统一准确、高度集成、综合完整的数据信息，支持高校充分合理地进行财务分析与科学决策，就成为当前高校财务管理工作的主要研究内容。

1 高校传统的财务服务体系存在的问题分析

在传统的财务管理体系下，多数高校师生在任何一项经费进行处理时，都需要经过烦琐的报销流程。而在传统财务服务流程下，由于信息不对称的原因，会导致在报销过程中需要多方审核人员进行审批，财务部门的人员连续超负荷工作，报销人员产生扎堆现象，使得报销效率低下[2]。综合分析，传统的财务服务体系主要存在着以下问题。

1.1 财务信息的沟通交流不够及时充分

教职员工和学生遇到财务问题时大多通过到财务处现场咨询或拨打财务处电话进行咨询。这些信息传递的模式会让财务信息的沟通交流不够顺畅、及时和充分。目前，多数高校财务处信息发布的方式主要为校园官网，或财务处与各部门通过社交通信工具进行公布，虽然各种渠道信息发布比较便捷，但师生主动获取信息的积极性不够。每日社交工具消息量繁多且复杂，财务处发布的各种信息可能会被忽略。此外，财务工作的消息通知只发送至各部门负责财务处理的人员，信息受众成员比例较小，导致在全体师生中信息传递的速度较慢。因此，师生可能无法及时获得必要的财务信息，以致财务处获得的正向信息反馈不多。

1.2 财务报销的流程烦琐，服务效率低

财务处是高校财务管理的直接承担者。在国家大力扶持教育事业发展的大环境下，学生大幅扩招，教职工人数迅速增加，高校财务处的业务量剧增，且财务报销业务处理的流程烦琐，导致财务人员工作压力大，服务效率也逐渐降低。

(1)在传统的财务服务体系中，报销人员需要人工填写纸质报销单据，粘贴各种业务票据，逐级找相关人员和领导签字盖章。报销人员必须通晓各个环节才能尽量避免错误的发生。因此，报销人员经常需要在财务部门进行多次确认。若财务人员在已经签字盖章的票据审核中发现错误，则需要重新修改并再次找上级领导签字盖章，重复上述流程。

(2)由于每天的报销业务量大且烦琐，报销人员需要取号排队等候财务审核，财务人员在人工审核纸质报销单据时，需要确定报销单据的真实性与合规性，查验报销缘由、各项经费的数额、报销的经办人、证明人以及各级领导的签字等报销要素是否完备，这其中不仅增加了报销过程中的风险，还需要花费很多时间和精力与报销人员进行沟通了解情况，大大增加了财务人员的审核工作量。

1.3 业财系统互联性差，数据共享程度低

鉴于软件系统的差异性和独立性，想要实现财务管理系统与这些业务软件系统之间的数据互联互通和信息实时共享，难度系数大大提高。具体而言，高校业务部门较多，包含人力资源、学生管理、科研管理等众多业务，这些部门的业务管理软件均由部门按需采购并且独立管理。例如，平时各业务部门都是手工录入信息数据，当信息发生改变时，由于数据共享程度低下，单个部门信息的修改变化无法同步到其他业务部门，导致各部门统计数据无法一致，则需人工重复审核，而这些状况严重影响企业财部门之间的工作效率。

1.4 财务管理系统存在安全隐患

财务管理系统在运行过程中会存在诸多的安全隐患，网络的安全性至关重要。具体而言，由于大量的财务数据都在网络上进行传递，数据信息泄露的风险就会始终存在，工作中的人为疏忽，或使用了不安全的存储介质、服务器硬件上的漏洞与缺陷，以及各种软件程序上的BUG、专业数据爬虫软件、病毒程序等各类安全隐患均使得财务管理系统遭到破坏，财务处理就不能正常运行。对于日益庞杂的财务数据信息而言，财务系统受到破坏会给高校带来巨大的经济损失，对于在电脑上安装硬件防火墙和网络防护软件，也只是提高电脑系统的部分安全性。

2 高校智能财务管理系统的构建

随着各种新兴信息技术的迅速发展，高校财务管理工作已经从起初简单的电子记账、财务分析转变到大量利用人工智能等新技术进行智能财务信息化处理[3]，进而实现业务处理流程高度信息化、自动化、数据资源实时共享、系统安全可靠的目标。

智能财务管理系统应该具备以下特征：一是要以智慧校园网络为基础建设高度信息化的财务体系；二是要建设以精细预算为基础的财务管理体系；三是要实现24小时全天候自动化与学校各业务部门系统实现业财数据信息完全互联互通、实时共享；四是要实现高效的银校互联支付系统；五是要建设高度可靠、实时监督的财务管理安全体系。

2.1 设计原则与思路

智能财务管理系统的设计应该基于大数据与云计算、人工智能等新科技，采用当前主流的软硬件技术标准，以数据资源实时共享、应用高度集中、管理体系安全可靠、资源方便扩展、数据信息可移植性为原则，实现业财资源信息利用效率最大化，最大限度地满足学校各类业务部门的用户需求。建设思路应以智慧校园网络为基础，构建高度信息化的财务管理体系。在建设中，应以财务数据资源为关键核心，与校内各业务部门，如人力资源、学生管理、教务管理、科研管理、后勤服务、国有资产管理、一卡通、招生管理等业务系统实现业财数据信息完全互联互通、实时共享，同时要提前预留好能够与后续其他业务系统相关联的财务数据服务接口。

2.2 构建智能财务共享系统

智慧校园环境下的高校智能财务共享平台建设采用分布式与并行计算技术，综合网络存储、虚拟化与智能化等技术，实现共享系统中计算机软硬件资源、数据信息资源统一管理、统一分配、统一部署及全方位监控与预警，为各业务部门用户提供云端数据资源的实时访问和存储、信息使用和数据分析等各类服务。基于智慧校园环境下的高校智能财务数据共享平台架构，如图1所示。在此架构下，校内众多部门的业务管理系统与财务系统之间数据资源实时同步、交互共享，真正实现业务系统24小时全天候全流程高度信息化、自动化集中控制和处理，能够有效地实现数据信息资源互联互通。

图1 智能财务数据共享平台与各业务部门关系

2.3 构建智能财务报账系统

智能报账系统以预算申报为控制源头，形成项目预算编制为起点，到项目立项完成，再到项目执行的一体化综合管理体系[4]。基于智慧校园环境下的高校智能财务报账系统，如图2所示。教师或学生在票据报销时，可以通过PC客户端、移动App智能终端直接选择预算科目中已立项项目，在精细化预算基础上严格管控，利用网络和智能技术，将财务报销业务由线下转移到线上。这种多端口、多渠道的报销方式，使报销人员可以利用空闲时的碎片化时间进行报销单据的拍照处理，填写待报销票据的数据信息，通过智能财务系统中的影像管理系统，完成光学字符识别并结合OCR技术扫描单据获取电子化数据并存储，作为电子数据档案。相关业务部门负责人和分管领导可以实时审批，大幅降低了审批时间，优化了报销流程，简化了报销程序，极大提升了报销效率。在支付共享阶段可以通过高效的银校互联支付系统实现经费结转，并将相关经费结算信息实时发布到智能财务账务处理子系统，自动形成电子发票，有效解决了传统财务服务体系下报销往返跑、消耗时间长而且效率低下的问题。同时，财务审核人员通过智能报账系统，将预算报销精准控制在事前。项目没有立项或无预算科目就无法进行报销，不仅实现了预算执行的精准化管控，而且为后续的财务核算积累了准确详实的数据信息。学校的管理者也可以通过智能财务的信息化管理，按需要生成不同维度的数据报表，为科学决策提供精准数据支持，合理规划学校未来的发展蓝图[5]。

图2 智能报账流程

2.4 构建银校互联支付系统

构建银校互联支付系统就是将高校财务系统和外部银行资金结算系统实时互联，实现无现金结算的服务模式，是一种操作上更加安全可靠、方便快捷、高效合理的财务结算工作方式。银校互联支付系统可以大大减少人工操作，大幅度地减轻财务人员与报销人员工作上的负担，确保在资金结算与支付过程中不会发生错误，极大地提高了财务工作效率，保障了资金的安全双向流动，无论是对财务部门还是报销人员都是双赢模式。

2.5 智能财务管理系统安全建设

高校智能财务管理系统的健康有序运行离不开计算机系统与网络的安全性与稳定性，财务数据信息的存储、数据信息的录入、数据信息的处理与传递更是离不开互联网络。因此，加强计算机系统与网络的安全性就非常重要[6]。具体方法和措施如下：(1)为智能财务管理系统购买安全可靠的计算机与网络硬件设备，安装硬件防火墙，尽可能避免硬件系统漏洞带来的安全风险。(2)把智慧校园网络划分为不同层级，包括校园局域网、财务专属局域网与外部银行专网等。安装专业杀毒软件和网络防火墙软件，在实现各级网络互通互联的条件下，由专业维护人员实时监测，升级杀毒软件和网络防火墙软件，积极防范可能的病毒破坏和网络攻击，最大限度地保证和维护财务专属网络的数据信息安全。(3)进行数据分布式多地备份并加密存储，财务管理系统中的核心资源就是数据信息，对财务数据进行安全完整的备份是在数据信息出现问题后唯一可靠的恢复补救方法。(4)加强业财系统使用人员的身份认证管理，提高各类业务软件操作上的安全性，定期更改密码。同时加强财务系统工作人员的网络安全意识。财务系统只能在内部专属网络中运行，财务系统内外网的使用要根据财务人员的岗位与职责设置不同的操作权限，形成严密的、层层管控的内部控制管理体系，确保财务管理系统安全稳定运行。

3 结语

综上所述，建设智能财务管理系统，实现业务处理流程高度信息化、自动化、数据资源实时共享、系统安全可靠，可以有效地减轻财务人员的工作负荷，提升财务工作的效率，更加合理地使用预算资金，改善财务经济状况，资金使用更加安全，财务数据更加准确翔实，管理者的分析决策更加科学化，资源的使用效率得到提高，有利于高校加快科学发展，合理规划学校未来的发展蓝图。