□ 江苏徐州 王 巍

企业档案是企业在生产、经营活动中直接形成的保存备查的原始记录，其构成是以科技档案为主体，企业档案记述和反映了企业的经营管理、行政管理、组织管理、生产技术管理、财务审计、人事劳资以及会计及产品生产、科学技术研究、基本建设、设备仪器等重要内容，在企业生产经营活动中起着不可估量的重要作用。近年来，笔者公司累计利用档案材料创直接经济效益达2亿元，而且还以翔实的资料性和权威的原始凭证性，解决了多起经济纠纷，创造了良好的社会效益。

企业档案的检索，是指将企业档案的各方面信息，利用一定的方式和途径，从馆（室）藏中索取出来，向利用者提供服务的一项工作。这项活动的进行，要建立在企业档案检索体系的基础上。通常包括两方面的工作内容：其一，企业档案信息检索体系的建立，即按照一定的标准和规则，将企业档案内含的信息进行加工并存储起来，组成各种检索工具；其二，企业档案信息检索体系的利用，即根据用户的利用需求，采用一定的检索工具，从多途径、多角度查找利用企业档案。

一、企业档案检索系统

企业档案检索系统是为了存储、查找和得到企业档案文件而建立的一种逻辑检索系统。按照企业档案信息检索的途径，可以分为人工检索和电子计算机检索两大体系。

1.检索工具。是指企业档案信息检索利用的工具。通常是在对企业档案内含信息经过系统整理后，编制而成的一种档案信息有序存储的载体，包括各种目录和数据库。

2.检索设备。是指用于从事检索活动的设备。包括计算机终端设备、缩微品检索系统、各种目录卡片柜等。

3.检索软件。是指从事档案信息检索活动所利用的各种标准和语言性工具。包括著录标引规则、检索语言等。

二、企业档案的检索工具

企业档案的检索工具是指揭示企业档案内容与特征、指引查找索取与报道交流企业档案信息的工具，它是实行企业档案科学管理的重要手段。任何检索工具必须具备两项基本功能：其一，档案信息的存储功能，即按照著录标引规则，将有关档案的特征，包括案卷（或文件）的内容提要、作者、形成时间、档号、存放地址等著录下来，组成一条条可以查找档案的线索体系；其二，档案信息的检索功能，即按照一定的查询要求，确定需要查找的主题、作者、主题词、档号和存放地点，以便迅速、准确地从馆藏中找出所需要的档案。此外，利用检索工具还可以进行企业档案信息的宣传报道与交流，将企业馆藏档案的内容、范围、种类、成分和存放地点等通过适当的方式向外报道和介绍，推荐给企业广大员工加以利用。

1.检索工具的分类方式。企业档案的检索工具，种类和形式繁多，可以按不同方式进行分类。①按检索工具的用途。可以分为查验性、馆藏性、报导性检索工具，查验性检索工具是为解决从多种角度和途径检索档案而专门编制的，指导利用者索取企业档案的工具；馆藏性检索工具是揭示企业档案馆（室）藏情况，反映实体整理和排架顺序的，主要用于保管、统计的检索工具；报导性检索工具是为了报道和介绍馆（室）藏情况，开展企业档案信息交流而编制的工具，它也可以为企业档案信息进入技术市场，实行有偿转让提供服务。②按检索工具的载体形式。可以分为书册式、缩微式和机读式检索工具。书册式检索工具采用簿册作为载体，著录格式多为表格，编排紧凑、体积小、成本低，多为查验性、馆藏性、报导性检索工具所采用；缩微式检索工具采用缩微胶片作为载体，体积小、存储密度高，但要利用专门的阅读器才能检索利用；机读式检索工具是利用计算机进行检索利用的工具。

所谓完备的档案检索体系，不仅包括传统形式的案卷目录、全引目录、专题目录等等，而且包括高覆盖率的计算机目录检索系统和全文检索系统。计算机目录检索系统主要通过建立目录数据库来实现，即将案卷目录、卷内文件目录输入数据库，实现档案目录的自动化管理；而计算机全文检索系统则是将检索和利用合二为一，通过建立全文数据库，将所收集的档案全文（包括文字、图像、数据、代码）进行数字化处理，并把档案全文信息输入数据库，利用者只要通过检索即能更加方便快捷地直接查找到所需要的所有相关档案信息。利用者只需点击鼠标便可以了解到综合档案室的馆藏情况。将原先书本形式的案卷目录、全引目录或专题目录通过网页的形式发布；将档案目录数据库或档案全文数据库通过电子档案管理系统与局域网相连接，可以进一步满足利用者的档案利用服务需求，通过这一方式延伸档案服务渠道，一方面使得利用者可以不受时间和地域的限制，及时获取自己所需要的档案信息；另一方面也可以使得潜在的利用者进一步了解综合档案室的馆藏情况。

笔者公司投资购置了清华紫光电子档案管理系统，清华电子档案管理系统是一个功能齐全的综合档案管理系统，是一套处于领先地位的优秀的档案管理软件，它采用客户机/服务器方式，实现计算机对信息管理的网络化。更主要的是它能与电力系统现行的基于LOTUS NOTES的档案管理系统无缝的连接，避免了档案人员对现在管理系统中已有数据的再次输入。该系统以光电扫描为主要输入手段，将不同载体的档案信息通过光电扫描仪转换成电子图像，经过净化处理压缩后存入光盘，充分利用笔者公司现在使用的“OA”办公自动化LOTUS NOTES档案管理子系统数据库中已输入的数据，与此电子图像自动对应，网络用户在WINDOWS环境下，应用浏览器方便灵活的实现档案的全息查询和检索。笔者公司在公司内部网页上挂接了清华紫光电子档案检索系统，公司员工只要输入自己的姓名和密码就可方便地利用电子档案检索系统进行档案的全息查询和检索。

由于公司计算机检索工具和纸质检索工具互相补充、配套使用，能够迅速、全面、准确地查到所需档案信息，主动为企业、为生产、为一线服务，取得了显著的成绩，创直接经济效益达2亿元。按检索工具的编制方法分为目录、索引和指南。目录是针对一批文件或案卷，按照一定的排检顺序揭示企业档案内容和成分的一种检索工具；索引是按照一定的顺序，揭示文件或案卷的某一内容或某一项目的档号和存储地址的检索工具，通常由档号、出处和排检顺序组合而成，如文号索引、地名索引、人名索引等；指南是以文字叙述方式，综合介绍和评价档案内容和成分的一种检索工具，常以文章或小册子的形式出现，如全宗指南、专题指南等。

2.常用手工检索工具。现代企业实行集中统一管理原则下的企业档案的综合管理，建立一套系统完整的常规检索工具势在必行，下面介绍几种常用的手工检索工具。①案卷目录。以全宗为单位登录案卷的题名及其他特征并按案卷号次序编排而成的一种档案目录。②卷内文件目录。登录卷内文件题名和其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷内文件之前。③案卷文件目录（全引目录）。以全宗为单位将案卷目录与卷内文件目录相结合按一定次序编排而成的一种档案目录。④分类目录。依据分类表按照分类标识以一定次序编排而成的一种档案目录。⑤专题目录。按照特定专题以一定次序编排而成的一种档案目录。此外，还可以根据需要，编制底图目录、特殊载体档案目录等。

三、企业档案的著录、标引

1.企业档案的著录。档案著录就是对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程，也就是指根据一定的著录规则，将档案文件的内容和形式特征记录下来，构成著录条目的工作。内容特征是指从档案文件正文中直接获得的特征，如内容提要、主题词、分类号等；形式特征是指从档案文件的正文以外直接获得的特征，如文件形成时间、文件标题、文件编号、档号、作者、文种、载体等。

档案著录的意义体现在它是编制检索工具的基础和前提，著录质量直接影响着档案信息检索的效率。档案信息检索的全过程包括档案信息的存贮和检索两个具体过程。存贮是指将档案中具有检索意义的特征（内容特征和形式特征）标示出来，然后编制成检索工具，建立检索系统的过程；检索是指利用检索工具和检索系统查找所需档案信息的过程。档案著录的过程是“录以备索”，将能够揭示档案特征以备检索线索的信息录入检索工具中去，以备利用者“按需检索”。可见，档案工作者的著录工作和档案利用者的检索活动正好是一对相反的活动。

档案著录的质量决定着档案信息检索的效率，较高的查全率与查准率要靠著录的高质量来保障。要高度重视档案著录工作。档案著录要遵循以下原则：用最简明的文字，按照统一的方法和规则进行著录，做到著录格式一致，著录符号一致，著录项目一致。档案著录的总的要求是：在内容方面，要有较高的科学性，依据著录原则，正确地运用著录方法，准确分析并记录档案资料的内容和外形特征；在形式方面，著录的文字应与档案资料所用的文字一致且要求便于识别、语言简明扼要，通俗易懂，标识符号一致。

2.企业档案的标引。标引，是通过对企业档案的主题内容的分析，给予其规范化检索标识的过程。依据《中国档案分类法》，用分类语言对企业档案赋予分类号的标识，称为分类标引；依据《中国档案主题词表》，用主题语言对档案给予主题词标识，称为主题标引。

企业档案的分类标引，常通过分析标题，浏览正文，查阅档案文件的标记等，明确其主题内容，查阅分类表后，找到与其确实相符的类目，再给出分类号。企业档案的主题标引，是通过仔细阅读档案文件，明确其主题类型和具体结构，经过主题的认真分析后，从主题词表中选取相应的主题词作为标引词，再从其中选择出该档案文件的主题标识词，登录在著录卡片上。

四、检索语言

目前，企业档案的检索语言有两大类：分类语言和主题语言。分类语言是以反映档案内容职能特性的类目为基础，用分类号进行标引和检索的一种语言，检索词汇是分类号。主题语言是以反映档案主题内容的规范化语言为基础，采用主题词进行标引和检索的一种语言。它依据《中国档案主题词表》进行规范化，检索词汇是主题词，这种方法可以通过对档案内容、特征的分析，做出较为灵活和深入的标识。在检索时，由于主题词组配可以按照档案内容的有机联系来进行，比较直观和方便易行。