陈枫

（内蒙古自治区赤峰市喀喇沁旗就业服务中心，内蒙古 赤峰 024400）

前言：劳动就业档案作为劳动保障档案重要部分，在社会劳动力就业率以及就业服务工作中有着关键性价值。据国家统计局公布的结果：截至2021年，我国就业人数高达7.7603 亿人，且技能劳动者占比25%。面对如此庞大的就业规模，社会保障部门应加强就业档案管理，以此给予针对性就业指导服务，符合介绍就业方式的实施要求，为更多劳动者打造有利的就业服务条件，提高就业成功率。

一、新时期劳动就业档案管理的作用

（一）实现档案高效管理目标

劳动就业档案中记载的信息多以劳动者从业经历、工作成果为主。对于此部分具备参考价值的历史记录，若能在新时期实施强化管理，有利于提高管理效率。往日对于劳动者的关注点在于缴纳失业保险，而对于从业者就业期间产生的文本数据未进行充分整理。而处于新时代背景下，应用档案管理系统，与传统意义上的管理方法比较，整体工作效率得以提高。对于就业者而言，他们的档案信息能够真正应用在就业市场中，无论从管理流程还是管理方法上，都更加简明，最终保证就业档案管理工作达成高效管理目标。

（二）提高劳动力就业成功率

我国劳动者就业方法主要有部门介绍、组织介绍、高校介绍。随着我国经济水平的飞速发展，其就业人数有所提高。其中2010 年就业人数仅有700万人，而在2020 年城镇新增就业人数为1186 万人，城镇登记失业率4.24%。就业服务中心作为影响我国从业者就业率的重要部门，若能积极转变就业档案管理模式，能够提高就业档案的利用率，促使在依据就业者技能、特长为其提供就业指导服务时，其成功率将得到大幅度提高。因此，就业档案管理工作是推动劳动力成功就业的核心基础。

（三）培育劳动者法律意识

在新时期下开展的就业档案管理工作，能够进一步扩大劳动法规的宣传范围，由此保证从业人员在就业期间能够切实得到安全保障，而且在经济层面上也能学会借助法律手段保障个人权益。另外，就业服务中心工作人员也能充分结合劳动者特点，为其带来完善的就业指导服务，使之顺利获得就业培训机会，协调就业者与用人单位关系基础上，也能激发劳动者的法律意识，以免出现人才流失问题，造成劳动市场缺乏就业活力。随着劳动者法律意识的增强，在自身处理就业难题时，也能依靠仲裁部门、就业服务部门的力量妥善处置就业环节的种种问题，促使就业档案管理工作取得更卓越的成果[1]。

二、新时期劳动就业档案管理存在的问题

（一）档案管理制度不完善

新时期背景下，劳动就业档案管理工作亦有些许待改进的问题。其中较为常见的是就业档案管理制度不够完善，特别是在档案管理系统逐步推进阶段，传统管理制度缺乏适用性。在一改往日劳动就业承包制度后，劳动部门介绍就业已然成为当前劳动者就业主导方向。一方面，在当前执行的就业档案管理制度中，对于新系统以及新方法提出的制约要求未给予充分保障。另一方面，制度缺乏与时俱进性，未能及时跟随着就业服务中心的改革举措做出调整，长此以往势必削弱制度的权威性。此时，应及时对照就业服务中心的工作流程不断优化制度内容。

（二）管理方法不先进

在就业档案管理过程中，仍有许多部门以人工管理模式为主。而随着我国逐步进入信息化时代，传统管理方法显然不够先进。若一味依赖传统管理方法，将加大管理难度。同时，对于就业服务中心的工作人员而言，也会在档案数量不断增加时承担更繁重的工作量，既会影响工作效率，又会加大工作量，从而导致管理风险有所变化。就业者在此环境下也不易得到优质服务。所以，应当根据时代发展进程，及时创新管理方法，保证劳动就业档案获得全方位管理。

（三）档案管理随意化

在就业档案管理阶段，档案管理工作存在过于随意的问题。它的随意性主要体现在两个部分：第一，重视度不大。就业档案管理工作常在就业服务中心中缺少高关注度，源于部门领导未能意识到劳动就业档案的重要性，甚至未在劳动者与用人单位之间发挥出档案效用，导致档案成为无用资料，不但不利于劳动者获得可靠的就业保障服务，而且还会对我国劳动力整体就业率的上升产生抑制效果；第二，业务水平不高。就业服务中心人员在日常管理事项上未能表现出岗位优势，并且存在一人多职现象，促使工作人员无法合理分配精力用在档案管理事务上。随着档案工作流程的繁琐性，就业档案管理工作也将无法形成规范性标准。

（四）管理环境待优化

对于保管在就业服务中心档案室的劳动就业档案，在其管理环境上仍有待优化。考虑到档案数量的增加，档案室的保存空间有限，部分纸质版档案会随着积压而出现局部破损问题，而且更易增加霉变风险。纸质版档案资料的不完整更容易影响就业服务指导以及就业培训工作进度。此外，档案室内用于处理档案整理归档事宜的管理设备也存在配置不足等不良情况，这样必然会削弱档案管理效果[2]。

鉴于此，面对新时期劳动就业档案管理工作中的多项不足之处，应立足于管理现状及时予以优化，以便改进后就业服务中心的服务质量得以提升，劳动就业档案也将拥有更高的利用率，为我国就业者带来可靠的就业服务保障。

三、针对新时期劳动就业档案管理问题提出的改进对策

（一）健全就业档案管理制度

基于新时期背景，劳动就业档案管理工作中应当先行在管理制度上做出相应的改进，便于为工作人员指明创新方向，也能就此保证劳动就业档案处于良好的保障环境下。对于管理制度，它既能够制约工作人员的管理行为，又能在约束条件下，增加档案管理过程的规范性。因此，应充分结合当前就业档案管理问题，对现下执行的管理制度内容展开优化。

首先，相关人员应当明确工作重心。管理者对于劳动就业档案除了需要承担归档分类责任外，还需要对其进行整理利用，联合用人市场主体，切实做好档案转接工作，而且还需参照制度中的具体要求履行工作职责。

例如某部门在专门出具了详细的档案管理制度，其中规定档案管理者在出现工作调动时，应当先行完成移交手续办理任务后，才能离岗，并且对于档案保管职责的归属与追责问题，也在制度中给出了规定，即保管不当者引起档案丢失损毁后果，需依照档案法追责。至于档案登记工作，相关人员也要实现档案室目录同档案清单的一致性。无论是档案销毁还是保管，都要严格执行管理制度。因此，在档案管理制度中要想进行改进，应从制度条例上实施细致化规定。

其次，在档案管理制度中还需标明工作时间以及借阅要求。就业档案中涵盖着就业者全面的就业信息。一旦外泄将对就业者带来一定损失，使其无法正当获得就业保障服务。所以，就业档案管理也要在有限时间内完成管理任务，以免因管理时效性，导致就业档案管理无法表现出应用优势。如在档案管理制度中规定档案管理业务需在年底前予以完成，且对于档案登记信息的整理，需注重清晰化，不可直接无类别存放。对于借阅者，需获得上级许可后，凭借借阅凭证获得查阅权限。就业档案管理制度本身需要充当制约依据，杜绝档案管理工作中的违规操作行为。

最后，档案管理制度中提出的多项规定，应保持与时俱进特性。特别是在多数就业服务中心等有关部门应用档案管理信息系统后，管理者还需从制度内容上新增条例，以此应对管理系统实操环节的各种风险。好比某单位以Powerbuilder 工具开发管理软件，依托C/S 模式，对档案管理工作中的城镇劳动力档案、流动劳动力档案进行便捷化管理。于制度规定中要求系统维修以及系统管理职责应由专人负责。对于恶意破坏档案管理软硬件设施者，需追究具体责任，更要设定系统检修时间，保证在全面的档案管理制度中，劳动就业档案管理工作可以符合新时期管理要求，为递增的档案数量创造有利的管理条件。随着档案管理制度内容的日益细化与更新型的体现，劳动者档案资料在就业市场中也将实现高效利用。

（二）推行数字化管理模式

由于就业服务中心中除了涉及劳动就业档案外，还包含劳动合同档案以及养老保险档案，这就导致工作人员在档案管理工作中面临较大的管理压力。此时，若能积极创新管理方法，以数字化管理模式，既能提升档案管理便捷性，而且还能适当消除人工管理模式下的不良影响，增加档案管理正确度。结合数字化档案管理模式的实践经验，数字化档案管理本身具备交互性特征，可以借助大数据技术、磁盘技术以及软件技术，为管理者与管理系统之间建立交互关系。管理者仅需在档案信息管理系统界面上输入指令，就能够快速完成管理任务。尤其对于后期档案资料的补充、转接以及查阅环节，能够带来更周到的保障服务。此外，数字化管理模式与传统管理模式比较，无论是存储空间，还是档案资料类型上，都有着一定的优势。管理者在应用数字化管理模式时，可凭借管理系统，实现音频、影像以及图片等多样档案信息的安全管理，而且可以对其进行加密处理，防止加密档案被窃取或损毁，影响档案管理工作效果。

在数字化管理模式实践操作阶段，它要求管理者从市面上购入先进的管理系统，而后同档案管理事项建立互通关系，保证每个管理步骤都能进行数字化转型，从浅层管理方向实现深层次管理的递进。常见的数字管理档案系统有万能管理软件、超易软件、会博通档案管理软件等。管理者在应用数字化管理档案选用管理软件时，还应当从软件功能上，判断软件与劳动就业档案管理工作的匹配度[3]。

以会博通档案管理软件为例，此软件具备实践价值，它能够实现纸质版档案的电子扫描，快速将文字档案信息纳入系统中，以文件进行保存。同时，此软件还可以同就业服务中心的自动化办公软件达成无缝集成关系，在接口连接中可以实现就业档案信息的自动化整理，甚至能够自动生成档案清单表格，保证管理者清晰掌握档案名目及其时间，防止因集成化管理，促使就业档案无法运用在招聘市场中。同时，此款软件还具备安全管理功能，它可以对管理者身份以及查阅者身份做出精准识别，而后分析用户是否具有操作权限，对于就业档案的查阅以及利用具备促进作用。于档案存放管理过程中，可建立虚拟库房，以不同排列形式对档案进行定位，从而指引管理者立即准确掌握纸质版档案存储方位，在电子档案与纸质版档案两者间建立了互动关系。对此，管理者若能随时根据信息技术的特征，对当前采用的管理模式予以创新，可以避免因管理方法落后等问题，促使我国劳动就业档案处于不规范的管理状态下。数字化管理模式是优化管理成效的重要途径。

（三）增加档案管理重视度

新时期对劳动就业档案的重视度，也将直接影响管理水平。要想提高管理者及其部门负责人对档案管理工作的关注度，应从管理思维与管理技能上予以强化。

于管理思维上，可以先行转变管理者对劳动就业档案管理工作理念，只有从思想层面上有所突破，才能促进档案管理工作的良性运作。在创新劳动就业档案管理工作机制的过程中，还可以通过思政教育活动，促使管理者能够体会到数字化管理模式以及新制度的现实意义。好比可以引导档案管理者参与就业指导服务与就业培训服务项目，在加深对就业劳动服务工作内容的理解后，才能领会到档案对就业率的提高与劳动者就业问题的处理产生的深远影响，自此从实际感知期间，转变固有工作观念[4]。

于管理技能上，就业服务中心领导可以定期组织管理者参加职业培训活动，以便在提高业务水平的基础上，快速完成就业档案管理转型任务。在职业培训中要求管理者深刻掌握信息管理系统操作技巧，而且还要利用绩效考核方式，督促管理者自觉履行业务培训职责。

以某就业服务中心的工作成果为例，在档案管理培训中，专门引进了“第三方绩效评估”模式，对管理者的工作表现进行评估，而后从中选出优秀人员作为重点培养对象，将其列为典型，引领其他从业人员学习其工作态度，确保经过培训后，就业档案管理者能够对自身工作产生更高的重视度。随着重视度的提高，劳动就业档案管理工作，也将在未来档案利用等部分发挥出显著效用，确保就业者在就业服务中心人员辅助下成功就业，以此妥善处理就业难问题[5]。

（四）完善就业档案管理设施

劳动就业档案管理工作还需要从完善管理设施进行密切关注。实际上，无论是传统管理模式还是数字化管理，都要求档案室具有完善的设施条件。此处提及的设施多指的是硬件设施。由于在档案管理阶段需要针对纸质版档案实施编录、保存，而且对于电子档案还要针对建档者、建档单位以及时间、数量、时限的信息进行汇总，依照此标准管理好就业档案。因此，如若档案室缺乏计算机设备、局域网设施，很难推进数字化管理改革进程，甚至在档案信息共享上也会遇到阻力。面对劳动就业档案的管理要求，相关部门应及时安排人力采购硬件设施，而且还需要设立专项基金，用于支持档案管理工作，防止在设施采购环节缺少资金保障，无法顺利购进基础上设施。为了创造最有利的档案管理条件，在资金充足且设施配置齐全的前提下，还需要实现人力充足。特别是在毕业季或者市场经济波动大的情况下，劳动就业档案更要表现出实际价值，指引城镇劳动者以及农民工获取专业的就业指导。就业档案作为劳动者的信息证明，在用人单位开展招聘会或者发布招聘公告时，就业服务中心人员可以及时调阅档案，为用人单位找到匹配的员工，促使劳动者借助档案获得心仪岗位。

结论：综上所述，劳动就业档案管理工作的优化改进，是目前就业服务中心主要的发展方向。为了进一步提高我国的就业程度，应从管理制度、数字化管理模式、档案管理重视度、就业档案管理设施等方面着手，便于优化就业档案管理环境，为档案信息的高效管理给予保障，由此满足我国劳动者就业服务需求，促进我国经济水平的稳步提高，加强现代化建设，改善民生问题。