宋香宇

（湘潭医卫职业技术学院，湖南 湘潭 411100）

在档案管理中应用计算机技术可以实现数字化管理、网络化信息检索，保障档案资料的完整性、安全性，提高档案信息的利用率。在信息时代背景下，档案资料的存在形式也变得多元化，除了以文字为主的档案资料之外，还包括音频、视频、图片等多种形式的档案资料，利用计算机技术可以对不同类型的档案进行准确分类，提高管理效率，加强企业的现代化管理水平。

一、计算机技术在档案管理中的应用意义

（一）计算机技术能够实现数字化档案信息管理

随着科学技术和网络技术的不断发展，计算机技术、数字技术被广泛应用于各个行业的档案管理工作中，有效提高了档案管理的。效率和质量。众所周知，档案管理工作涉及到地数据信息量庞大、工作范围广，需要管理人员与不同部门建立沟通和交流，确保数据信息收集整理的及时性和完整性，利用计算机技术可以实现数字化档案管理，将各类纸质形式的档案转化为数字管理之后利用计算机系统实现准确的分类，在降低管理人员工作量和工作难度的同时能够有效提高。档案管理水平。档案管理是企业组织管理工作的重要组成部分，也是企业管理水平的具体体现，领导层应该意识到建立数字化、信息化、智能化管理系统对于企业长远发展所起到的重要作用。利用数字化管理系统，可以降低档案管理成本和费用，保证档案管理的准确性。同时利用网络技术可以实现资源共享和信息共享，加强不同部门之间的业务联系，确保企业的经济效益和社会效益，提升行业竞争力。

（二）计算机技术能够实现网络化的信息检索

档案管理工作是为档案资料后期查询、翻阅和档案调动提供保障的，利用计算机技术和网络技术，可以实现高效信息检索，简化档案查阅的流程。同时将各类档案进行分类汇总，并且通过计算机的自动化程序能够实现档案查阅过程中的及时信息检索，这就避免了档案管理员由于不能够清晰的记忆档案储存位置而丢失资料或者不能够及时准确的查找到需要的资料，同时计算机技术的检索功能不仅在档案管理过程中应用还可以推广到各个行业领域，在最大程度上实现数据信息的共享。

（三）保障档案资料的完整性、安全性

在计算机技术尚未应用到档案管理工作之前，档案管理都是以人工录入、纸质管理的形式为主，这种管理模式工作效率低，需要投入的人力成本大。众所周知，档案管理工作涉及到的信息量大、重复性高，对管理人员的专业技能、责任意识和沟通协调能力较高。不同领域的档案管理工作具有相似性，档案管理部门需要保证数据更新的及时性、数据信息保存的完整性和安全性，随着网络技术和计算机技术迅速发展，也促进档案管理工作的创新发展，很多行业都意识到了建立信息化、数字化、智能化档案管理系统的重要性，传统以人工录入为主的档案管理模式已经无法满足档案管理工作地发展需求。实时档案管理要为后期的档案查询、查阅提供便利，纸质版档案在调用、查询过程中会发生损耗、丢失等问题，给档案信息的完整性造成不利影响，管理人员的查阅工作难度高。在档案管理工作中引入现代化、信息化计算机管理系统，可以弥补人工录入方式带来的诸多不足，计算机管理系统有着强大的信息储存能力和数据处理能力，在档案的收集、整理、录入、分类、储存过程中，只需要利用相关系统输入相应的数据信息即可，可以大大提高档案管理工作的效率，保证档案信息的完整性和安全性。也能为档案后期的调用和查询提供便利，在需要查询时，只需要输入相关人员的信息，就可以在极短时间内查询到相应的档案资料，该方式能有效降低纸质版档案的使用频率，避免造成档案丢失、信息遗漏等问题。

（四）提高档案信息的利用率

档案管理为档案调用、查询提供保障，如上文所述，纸质版档案管理模式存在很多弊端，除了在管理过程中容易发生信息遗漏、丢失等问题之外，纸质版的管理方式会导致档案利用率不高、数据更新不及时等问题，档案管理工作具有一定的系统性和综合性，管理人员需要和其他部门乃至全体工作人员建立良好的沟通和交流，才能保证档案资料更新的及时性和数据信息的完整性。纸质版档案管理模式的不足还体现在无法实现相关资料、数据、信息的实时分享，这一问题会严重降低档案资料的利用价值，影响利用率，当构建计算机管理系统之后，管理人员可以利用计算机系统和网络系统实现档案信息的线上管理，当部分人员的资料出现更新时，可以在线上轻松完成，同时对一些公开资料和档案也可以利用计算机系统实现共享，该管理方式可以大大提高档案的利用率，充分发挥档案管理的价值，与此同时也能提高管理人员的工作效率和工作质量，在节省人力成本的同时也提高了企业、组织单位的整体管理水平。

二、计算机技术在档案管理中的应用策略

（一）制定完善的档案管理制度

档案管理工作开展过程中计算机技术的应用离不开完善的制度支撑，档案管理部门要结合档案管理工作的特征确立合理的管理制度才能充分发挥出计算机的应用优势，通过建立完善的管理制度，可以规范档案管理工作流程，对相关工作人员的行为进行约束，对于爱岗敬业、恪尽职守的工作人员要给予物质和技术层面的奖励，对于玩忽职守、责任意识差、管理意识薄弱的人员要按照制度所规定的给予相应的惩罚，规范其工作行为。众所周知，档案管理工作信息量大、工作内容重复性高，对管理人员的责任意识、专业技能、综合能力要求较高，建立相应的制度可以让管理人员明确工作中的重点、难点、要点，提高其责任意识。档案管理部门通常要与其他部门建立良好的沟通和交流才能确保档案信息的档案信息录入、收集、分析、整理的及时性和完整性，通过相关制度可以让管理人员明确自身的责任和权利，同时也可以规范档案管理部门内部不同岗位工作人员的职责，使组织管理水平得到进一步提高。与此同时，管理人员要对市场发展趋势和行业发展变化有一个正确的认识，在实际工作中要保持创新意识，加强对现代化、信息化、计算机技术的了解和掌握，能够熟练运用相关设备开展档案管理工作，为组织的发展和决策提供数据支持。

（二）建立档案信息数据库

建立档案信息数据库可以对企业、组织历史发展财务数据、人员调动数据、业务发展情况展开全面的分析，为组织的决策提供有力的数据支撑。建立数据库可以对不同类型的信息数据展开精细化分析，明确行业发展现状和发展趋势，及时发现对企业组织管理工作开展过程中面临的问题和不足，缩短解决问题的时间。在企业、组织管理工作开展过程中管理层人员可以结合历史信息数据和当前发展现状做出科学合理的决策和发展规划，利用庞大的信息数据库为决策提供有力的支撑，全面提升企业和组织的管理水平。与此同时可以帮助工作人员按照工作需求来检索想要查找的答案资料，能够简化档案翻阅的流程，加强组织内部各个部门之间的沟通，促进企业组织的健康、长远发展，提升行业竞争力。

（三）提高管理人员的综合素质

档案管理是一项长期性的工作，对管理人员的专业水平、综合素质要求较高，传统管理模式下以人工录入、纸质管理的形式为主，管理人员工作效率不高，工作质量无法保证。在相关资料查询、翻阅过程中流程比较繁琐。将计算机技术、现代化、信息化、智能化信息系统应用于档案管理工作中，可以有效提高管理效率和管理质量。结合档案管理工作地发展现状来看，很多管理人员学习能力不强、专业水平不足、责任意识差，制约了计算机技术在档案管理工作中的应用。针对以上问题，企业和组织应该结合档案管理工作的发展趋势，在积极引进现代化管理设备的同时要提高管理人员的综合素质和专业技能，通过相应的培训工作从理论知识和实际操作中加强对管理人员的培训，要求相关人员必须熟练操作计算机设备，提高其安全防范意识，针对不同类型的档案数据应该建立用户权限，避免工作人员越权查阅档案资料，造成机密性档案的泄漏，随着信息技术、网络技术的迅速发展，网络安全问题也是管理人员要重视的问题，通过设置网络安全防火墙来提高机密性档案资料的安全性是信息化档案管理系统建设过程中的重点工作内容，只有保证档案资料的安全性才能确保其能够正常使用，保证企业、组织的健康发展。

（四）计算机压缩技术的应用

计算机技术在档案管理工作中的运用完全打破了传统的工作模式，在档案数据管理过程中需要对海量的信息进行传输和备份，有些资料内存过大，为了节省储存升空间、提高储存效率，需要对相应的文件进行压缩处理，实现对不同类型的档案的系统化管理，有效提高档案管理的效率，简化管理流程。随着网络技术和信息技术的迅速发展，档案出现了不同的类型，除了以文字资料为主的形式，常见还有图片，但是面对海量图片，必须要经过压缩处理才能提高储存效率，

常见的压缩技术主要有以下几种形式第一、jpeg格式：压缩对象为对比较灰以及彩色的照片；第二、group4 格式：压缩对象为黑白颜色的图像，此格式的特点是压缩速度比较快速；第三、jpeg2000 格式：压缩对象为对各种各样的照片，此格式的特点是清晰度较好；第四、mpeg1、mpeg2 格式：压缩对象为音频以及视频数据；

（五）数据恢复技术

档案管理工作持续时间长，面对海量的文件、图片、数字资料时，计算机内存有限，必须要在相应的时间内按照规定对多余的档案资料进行删除处理，而档案管理工作是以企业组织的业务开展、人事调度、财务变化中发生的数据变更为基础实现管理，在一段时间之后。由于业务的开展可能需要使用到历史数据，此外一些档案管理工作人员对现代化、信息化计算机技术了解不够全面，在管理工作中可能会出现误删、遗漏等失误。对计算机系统维修维护工作不到位也会造成计算机系统故障，导致数据信息丢失等问题。在面对以上情况的时候必须要对数据进行恢复，降低因档案资料丢失造成的经济损失，给企业组织的发展造成不利影响。熟练掌握计算机数据恢复技术可以及时止损，避免因问题进一步扩大给企业、组织的发展造成不利影响。计算机数据恢复技术发展比较成熟，常用的有以下两种方式，第一，数据系统在一定时间内和相关条件下可以自动对档案数据进行备份，在数据处理过程中对原文件资料误删，或者造成原文件的丢失、遗漏之后可以使用备份资料。第二，计算机系统具有u n d o 功能，着也是一种恢复功能，在档案管理工作中应用word 文档以及wps 文档时，出现资料的误删后可以利用这一功能进行恢复。

（六）音频及视频处理技术

随着网络技术和计算机技术的不断发展，档案资料类型变得多种多样，不再局限于传统以文字为主的档案形式，在档案管理过程中管理人员可能会涉及到音频、视频、图片等多种形式的档案资料，而传统的管理模式，无法实现该类资料的有效管理。因此加强音频及视频处理技术可以有效提高管理效率，保证各类档案资料的完整性和准确性，管理人员在熟练掌握计算机操作技术的同时要通过创新和积极学习提高自身的专业素质，加强对不同类型档案资料的管理，提高管理效率，对不同类型的档案做到准确分类，为后续各类视频、音频资料的提取提供保障。

三、结语

综上所述，想要加强计算机技术在档案管理工作中的应用，必须要制定完善的档案管理制度、提高管理人员的综合素质、建立档案信息数据库，同时针对档案管理工作中的存在问题和发展现状，要合理应用计算机压缩技术、数据恢复技术和音频视频处理技术来确保档案管理工作的顺利有效开展，为企业的发展决策和发展规划提供数据支撑，保障企业的经济效益和社会效益。