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日本高校档案馆调查研究职能的特点及启示

2022-07-11卫晨筱

现代职业教育·高职高专 2022年27期
关键词:启示特点日本

卫晨筱

[摘要]日本高校档案馆拥有较大的自主权,各高校档案馆发挥职能的方式也不完全相同,但都非常注重调查研究成果的展示。经过精心策划和长期坚持,取得了突出的效果。不仅展示了一个档案馆的治学精神和调查研究成果,还体现了院校档案馆的社会价值。以京都大学档案馆为例对调查研究职能的特点进行研究,为我国高校档案管理提供一个新的探索思路,充分激活高校档案管理的潜在价值。

[关键词]日本;京都大学档案馆;调查研究职能;特点;启示

[中图分类号]G717[文献标志码]A    [文章编号]2096-0603(2022)27-0128-03

日本作为亚洲高等教育发达程度较高的国家之一,在高校档案事业中虽起步不算早,但其档案馆调查研究成果显著,为社会提供了档案的宝贵价值。由于多方面的因素,我国文献关于日本高校档案馆的相关研究极少,部分研究也都出版于多年前,丧失了时代参照性和现实参考价值,本人依靠语言和专业兴趣,结合两年多从事档案管理工作的经历,翻阅大量日本文献,首先回顾日本高校档案发展,再以京都大学档案馆为例,对档案馆调查研究职能的特点进行分析,通过抛砖引玉,提出自己的看法。

一、日本高校档案馆的发展进程及工作职能

说起日本高校档案馆的发展进程就不得不先了解一下日本国家档案馆的历史发展进程。

根据日本历史学家高埜利彦的《回顾日本档案制度》一文可以了解到,受德国历史学家影响,日本1887年在帝國大学(东京大学前身)创立历史学科,此后便开始展开史料的收集、研究和编纂工作。从1887年至1945年,日本对史料的重视程度并没有体现在对近代国民相关的社会和生活环境上,而是仅仅停留在皇宫、国家相关的历史上,这一时间段几乎无法看到与日本国民相关的史料。随后在野村兼太郎等96名历史学专家的推动下,在1951年成立了文化教育部史料馆,在1971年成立了国家档案馆。比中国国家档案馆的成立(1925年)晚了46年,这也间接刺激了日本高校档案馆的发展。

至于大学档案馆,虽然早在1963年日本就在东北大学建立了第一所专门的大学档案机构“东北大学纪念资料室”,但由于发展缓慢,直到2000年才建立起日本第一所真正意义上的档案馆——京都大学档案馆。信息公开法(1999年5月14日)的出台、公文管理法(2011年4月1日)的实施及校史编纂工作都推动着档案馆向“机关档案机构”发展,既有作为大学内部组织档案室的性质,又有国家档案馆类似的永久保存档案的职能。这些进一步推动高校档案馆向更正规、更全面、更完善的方向发展。

日本高校档案馆的工作职能主要体现在以下四个方面。

信息公开职能:向社会大众说明法人文件相关信息及资金的使用去向。

档案管理职能:对本校保存期满、重要的法人文件及本校历史相关的各种资料进行接收、整理、保存并提供利用、查询服务。

调查研究职能:对大学史、高等教育史及大学档案馆相关历史进行调查研究,将调查研究成果以出版等形式展现。

宣传教育职能:围绕校史宣传开展主题展览、新职工培训、档案学教育等。

信息公开职能和管理职能都属于档案基本职能,调查研究职能和宣传教育职能属于社会职能。尤其是调查研究成果,不仅直接反映了档案馆的资源整合能力,还体现了一个院校的学术研究水平和社会价值的贡献能力。

二、京都大学档案馆调查研究职能的特点

调查研究职能是基本职能的扩展、提升。只有调查研究职能得到充分的发挥和展现,才能体现档案的更高价值和真正意义,才能更好地为国家发展、为社会叙事提供史料支撑。下面就从三个方面考察京都大学档案馆的调查研究职能。

(一)出版档案工作简报

档案馆的基础工作首先是记录、整理、总结档案馆日常工作内容,对发现的问题及时反思和改进,并及时公布整理发掘的结果。

对档案馆日常工作的记录、整理,不仅为定期工作总结确立工作路线,还可以传播档案文化,提升档案馆的知名度和利用率,为今后的档案检索提高命中率,为深入调查研究扩展思路。京都大学档案馆每半年推出一期的《京都大学档案馆简报》,详细记录了档案馆半年内的主要工作内容(由于篇幅原因不一一赘述,仅列举了主要事件类型)。

从表1中我们可以看到京都大学档案馆半年内的工作内容中除了记录了来自校内外的查询、利用、捐赠和采访外,对档案馆开展全体教职工会议及培训也都记录在内,直接反映出京都大学档案馆对日常工作内容的记录和整理的重视程度,为之后的档案馆总结提供了参考依据。

《京都大学档案馆简报》中除了记录日常工作外,每期简报还会讲述京都大学相关历史事件、名人轶事等。如《京都大学档案馆简报》第41号中涵盖的两篇文章及报告。

1.《京都大学建筑学100年历史变迁》的代表人物——西山夘三

该文作者为西山夘三在本科与研究生学习阶段的学生,以他的视角来观察老师的为人处世及功绩。文章首先简单介绍了2021年出版的《京都大学建筑学100年历史变迁》与《京都大学工学部建筑学60年史》中的创作背景不同之处。随后讲述老师西山夘三的主要成就。西山夘三作为京都大学建筑学史上的第三代教授代表,提出的“生活空间计划学”为基础的“食寝分离论”观点,对战后日本重建、日本国土和住宅复兴起到了关键性的作用。其对待工作一丝不苟,对待学生创作则采用放任式的态度。详细地介绍了西山夘三不同时期的代表作品,展示了西山夘三的工作手稿。通过作者的描绘,栩栩如生地还原了一个建筑学大师的形象,既充分展现了真实性,又感受到其亲和感。

2.建筑学部创立初期的教职工们的生活实录

该文作者为京都大学档案馆教授西山伸,西山教授发现对大多数发行的期刊而言,以大学历史沿革为主线的文章居多,大学教职工相关的文章极少,基于这种情况的存在,西山教授就以创立初期(1897—1907年)的10年间京大教职工的岗位类型、薪资待遇为主题,进行了详细的介绍。从这些档案文献中,可以看出京都大学早年间教职工分为以年薪结算的正式员工和以月薪结算的非正式员工,非正式员工中不同类别薪资也差别极大。整体而言,正式员工年薪在2300日元左右,非正式员工年薪最多是144日元,相差甚远。

这两篇文章都是围绕京都大学展开的,从京都大学历史长河中选取具有代表性的历史片段、人物,挖掘档案材料史实,展示给教职工,公开于社会,既体现了京都大学档案馆精益求精的工作态度,又弘扬了京都大学悠久的历史文化。

从一个特定学校内部档案记录的史料折射出当时日本高校的状况,既有趣味性、亲切感和真实性,又体现出档案工作对还原历史的重要性。

3.档案检查和自我评价报告

如果说简报是记录档案馆日常工作内容并得以延伸的产物,那么《京都大学档案馆自我检查及评价报告书》《京都大学档案馆外部评价报告书》就是京都大学档案馆对自身不足之处进行深刻反思并提出改进方向的产物。自我检查及评价报告书(2016—2019年)中详细地对档案馆现有的人员配备、经费、设施设备、资料收集整理、查询利用、调查研究、教育宣传普及等做了说明解释,并指出相应不足,为今后档案馆工作的调整指明了改进的方向。

(二)特定历史事件深度挖掘

由于档案馆常有一手的历史资料,因此成为特定历史事件探究、还原事件真相、理清历史脉络的重要手段。如京都大学档案馆在2010年出版的《解读大学生冲突事件相关资料》中,从该事件相关资料的获取来源、资料构成、研究意义做了阐释。对相关资料的名称、馆藏编号、资料作者、资料生成时间等进行了详细的解读,列举其中小部分如文末表2所示。

《解读大学生冲突事件相关资料》中还包含该事件(1969—1973年)从发展到结束的年表,年表中具体到年、月、日,对所发生的事件内容主体进行了详细的整理,使社会大众对该事件的前因后果有更客观、清晰的认识。

(三)及时公开研究成果

大学档案馆普遍注重内部刊物的公开出版,基本所有大学档案馆网站以及类目中都标有“发行物”一栏,并且可以做到及时更新。以京都大学档案馆为例,调查研究成果中,除部分历史事件调查报告、京都大学校史外,其余调查研究成果都已更新至近三年。

结合表1和表3,可以看出京都大学档案馆简报更新到2021年9月,简报日志中体现了档案馆日常工作内容,为校外乃至海外人员提供查询、利用服务,其他调查研究成果也都及时向社会公开,并提供在线PDF全文阅览及下载服务,体现了日本档案馆为社会大众服务的理念和价值观。

三、对我国高校档案工作的启示

(一)重视档案馆日常发掘记录,及时反思改进

档案馆工作记录、整理、总结看似不是核心工作,但其作用不可小觑。日本大学档案馆之所以可以在起步较晚的情况下将调查研究职能发挥到极致,与注重档案馆基础工作的记录、整理、总结和反思有着直接的关系。不应忽视日常工作记录,及时将工作记录及总结反思整理成报告书,为其他工作奠定基础。

(二)树立大档案观念,扩大档案使用受众

不仅为校内师生提供查询、利用服务,还应积极为校外及海外人士提供查询、利用服务。

由于政策等原因,我国高校档案馆的对象主要是校内师生及毕业生,校外及海外人士查询、利用较少。应该完善相关制度,在不涉及国家安全政策及个人隐私的情况下,积极为校外提供档案服务,这样不仅可以提升档案馆的地位和知名度,深化档案的社会价值,还对本馆档案的完整性也提出了更高要求,为今后档案征集工作提供了方向,可以促进档案完整性,提高档案的历史价值。

(三)提升特定历史资源的整合分析水平

原件档案是历史事件的真凭实据,特定历史事件的相关原件资料会隐藏于不同时间、不同地点、不同人群,如何能够将历史事件客观、清晰地呈现在社会公众面前,考验着档案馆对资源的整合分析能力。

可以借鉴京都大学档案馆资料整合分析的经验,将来源不同的原件资料根据年份、作者等情况一一整理编号记录,提取主要内容,按照历史事件的时间线予以还原。对原件资料有不明作者、不明时间等地方也要标注出来,给档案史料的研究者和开发者提供方便,让沉睡的历史资料焕发新的生命。

(四)深入研究并及时公开成果

可以说,开展档案的编辑和研究工作,是档案整理和利用工作的一种高级形式,也是开放历史档案的基础。日本高校档案馆研究成果包括档案简报、特定历史事件研究报告书、校史、专题展览报告书、档案馆自检及外部检查报告书等多种类型,并及时更新。我国大学研究成果普遍更新较慢。如某大学档案馆网站在“专题编研”的下级类目中有“历年馆刊”仅更新至2016年。可以借鉴京都大学档案研究成果的形式,除校史等汇编类型外,研究成果还可以进行“解读特定历史资料”“历史事件报告书”等深度研究,并及时通过学校网页予以公开,除揭示档案本身承载的历史事件外,还展示一个大学的学术水平和治学精神。

四、结语

檔案包含丰富的历史和学术价值,如何便捷利用和深度发掘,是档案发挥价值的基础,通过本文分析,希望借鉴国外的相关经验,逐步提升我国高校档案管理和研究水平,促进我国古老的档案事业在新的形势下为社会做出更大贡献。

参考文献:

[1]吴广平,向阳.档案工作实务[M].北京:北京大学出版社,2008:219.

[2]浙江大学档案馆.历年馆刊[EB/OL].http://www.acv.zju.edu.cn/page.html?m=xsby&sm=N604.

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