陈安子

（南阳医学高等专科学校 河南省南阳市 473061）

现阶段，我国高校图书馆空间的设计规划与合理利用研究已经逐渐成为重要话题之一。在信息化时代背景下，我国各高校图书馆都在加紧信息技术的合理应用，并逐步实现了图书馆管理工作的网络化与智能化发展。在原本的图书馆管理工作当中，主要的管理形式就是人工管理，因此经常出现各种漏洞和失误，管理效率也无法保障，特别是在人员流量较大且人员结构较为复杂的情况下，原有管理模式显然不再适用于当前的高校图书馆管理工作。为此，就需要开发一个完善的图书馆管理系统，针对信息共享空间进行全方位、多层次的管理，并通过不断的系统功能开发与测试，力求实现更多可行性的系统功能。

1 系统总体架构设计

1.1 系统框架设计

本系统总体技术架构如图1 所示。在该系统整体开发过程中，采取分层设计的基本理念，为更好地实现前端位置多平台展示以及未来的进一步扩展提供了有力支持，系统可划分为五个主要层次，分别为数据存储层、业务逻辑层、表现层、数据访问接口层、适配层。其中，数据访问接口层的主要功能就是实现对多种平台当中数据库的统一化数据访问；在业务逻辑层当中，则封装了基本的系统业务流程，借助于数据访问接口，能够有效降低系统对数据库产生的依赖程度；为更好地适应当前条件下的学生和教师用户过于依赖手机与平板设备的问题，系统还设计了一个适配层，主要应用于对前端设备的处理以及对接技术的实现。

图1： 系统技术架构图

1.2 业务流程设计

按照共享信息空间管理系统当中的用户类型，可以着手于两方面对系统功能需求进行分析：其一为读者，其二为管理人员。读者对该系统的应用主要就是预约学习室，包括增加、删减、查找和自己有关的预约内容；管理人员对该系统的应用主要是进行读者、读者预约、房间、管理人员等管理工作。在该系统当中，包括预约、用户、前台管理以及后台管理四个子系统。预约子系统主要发挥用户使用功能，其中包括预约查询、预约管理和冲突处理三大模块。用户能够在其中的预约查询模块当中查找自己的预约业务，也可以随时查看被占用空间与空闲房间。冲突管理模块则属于被动式的一个模块，在用户预约空间发生冲突时调用该模块，能够有效处理冲突。用户子系统在该系统当中也属于用户个人空间，用户们借助于该模块可以对个人信息进行维护，并申诉系统对信誉事件的判定结果。用户子系统功能如图2 所示。

图2： 用户子系统功能

1.3 系统设计目标

1.3.1 完全自助

实现图书馆服务的完全自助，要求在使用整个场馆期间尽可能减少人工参与，从开始的使用申请发起直至最终的读者使用，全部流程都应当由用户利用系统在线完成。

1.3.2 随时随地

图书馆随时随地的服务，能够让读者们实时完成各项事务，只要读者能够具备互联网环境，他们便能够在宿舍、图书馆、健身房、教室等任何地方完成业务，满足自身需求。

1.3.3 灵活感知

在读者进入图书馆后，系统能够对读者位置进行自动识别，结合读者预约需求，为其提供路线指引和设备布局等服务。在读者离开图书馆时，对违反系统使用规则的人员进行及时的提醒。

1.3.4 个性化服务

个性化服务属于体现智能化服务的一种形式，系统结合读者需求，为其提供多种个性化服务。比如在读者发起使用申请后，系统能够结合读者上次使用习惯，优先提供常用场馆。

1.4 公共流程设计

1.4.1 登录流程

用户登录与权限是系统设计不可或缺的一部分。为此，本系统结合上海交大提供的JAccount 系统接口，实现了自动化的身份认证登录。应用该登录方式具有明显优势，比如用户能够采取统一口令和用户名登录多个系统；稳定性和安全性更高；不需要进行频繁维护等。JAccount 登录流程如图3 所示。

图3： 登录流程设计

1.4.2 通知发送流程

不论何时，在系统需要发送邮件或者短信时，都需要向application_sms 数据表当中录入一行数据，而短信平台则会对该表进行定时查询，及时发送通知内容。通知发送流程如图4 所示。通知状态的设计主要包括新增预约、预约成功、预约未成功、按期使用、按期结束、黑名单列入、黑名单解除等通知内容。

图4： 通知发送流程设计

1.5 用户使用流程设计

1.5.1 预约场馆流程在学生预约时，系统设置最少有三人才能够预约学习室，在申请人成功发起预约之后，其他两位读者也需要加入预约。所以学生预约流程也可叫做申请人预约或加入者预约。

1.5.2 教师预约流程

持有教师身份的图书馆用户只需要一个人便能够完成所有预约流程，在预约完成之后，系统将自动通过审核，因此预约完成后不能够随意更改预约信息，只能够删除预约操作。

1.5.3 读者预约流程

持有学生身份的用户，需要三人一同预约才能够完成所有预约流程，第一人在系统当中负责提出预约申请，而后由系统随机生成验证码，此时第一人应当将验证码传送给其他同学。在完成申请之后不能够随意修改，但是可由第一预约人删除预约。

1.5.4 预约表单设计

预约表达主要包括开始与结束的日期和时间、茶水服务是否包含、参与人数、特殊要求、所需设备、所在院系等等。在具体预约期间，还包括冲突提醒功能，能够有效防止出现重复申请的问题。

1.6 房间预约信息浏览功能设计

浏览信息模块能够为读者提供高效查阅现阶段大部分场馆预约状态与使用情况的功能。针对不同状态下的预约情况，可以在表现层当中通过不同颜色标示出来，比如空闲状态、审核通过状态、正在使用状态等。在场馆外部的信息屏幕设备当中，读者们能够随时了解当前场馆内的使用状态。针对正在使用的场馆，读者们能够了解现阶段场馆的具体用途以及自己是否能够同时加入使用。通过这些信息的全方位展示，能够更好地提高图书馆场馆利用效率，同时也能够在一定程度上促进读者之间的交流与互动。在预约开始之前，读者能够借助于列表形式根据分馆方式，对所有房间的预约申请状态进行一次性查看，而不再需要逐个查询，因此能够有效提高读者查询效率。通过图形化界面的提供，展示当前的场馆空余情况。

1.7 管理模块功能设计

管理模块主要分为四大部分，分别为场馆信息管理、黑名单管理、预约审核以及管理人员信息管理。

（1）预约审核流程。系统能够自动针对部分符合预约需求的请求完成空间资源的高度匹配，并自动审核通过匹配成功的请求。如果预约人或参与人当中存在过低等级的人员，则系统能够自动判定请求与处理。在审核管理界面当中，预约请求信息能够实现即时刷新、即时更新以及翻页等功能，以便于管理人员能够及时了解当前的最新预约请求，不需要再进行人工手动刷新；

（2）授权管理流程，为满足部分特殊需求，在该系统当中还设计实现了批量预约这一功能。该功能直接由管理人员负责操作，管理人员对操作人员进行授权，在授权之后由管理人员和操作人员一同制定该房间内的特定时段预约周期。通过这一功能的设计，能够有效解决课程占用等各种特殊需求频繁预约房间的问题，同时也避免了该类需求受时间冲突而不能够对房间预约进行稳定性管理的尴尬局面。

1.8 统计功能设计

统计模块主要是供管理人员利用，能够针对场馆当中的使用信息开展综合性的整理，从而为场馆管理人员提供有效的数据统计与分析功能，帮助管理人员进行更加合理的调整与决策。为更有助于管理人员实时查看各个房间当前的使用状态以及资源占用情况，在系统当中还设计了统计功能模块，在统计模块当中，操作人员可以根据日期、月份、房间类型、审核结果类型、区域、读者类型以及学院分类等，完成对预约情况的全方位检索，操作人员则能够结合检索结果，针对制定时段或者房间当前的预约情况开展全方位的分析。通过统计功能的设计，能够在学习室数据统计当中实现学习室预约审核、学习室管理人员设置、学习室系统设置、学习室数据统计、学习室管理列表、会议室预约审核、黑名单管理、会议室管理人员设置、会议室系统设置、会议室数据统计等功能。

1.9 门禁功能设计

门禁模块最主要的功能就是为门禁系统进行授权信息的同步与取消。在正式预约时间开启之前的一段时间之内，系统结合现阶段的预约情况，为门禁中央系统当中发送需要进行授权的读者卡号与房间号等相关信息。门禁中央系统在收到这部分授权信息之后，将其发送至对应场馆当中的门禁设备内，此时读者便可以在预约场馆门禁设备当中刷自己的一卡通，便能够开启门禁，进行场馆的自助使用。当预约时间结束之后，门禁模块会将对应房间号与读者卡号发送到门禁中央系统，以此通知系统取消门禁授权。中央系统将接收到的对应授权信息撤销之后，会及时同步到对应场馆当中的门禁设备上，此时读者就无法再次使用一卡通来开启对应场馆门禁。

2 系统应用成果

2.1 实现一体化预约服务

结合图书馆当中提供的场馆列表，能够完成对不同场馆空间的一体化统一服务，其中可包括图书馆内部的培训教室、会议室、学习室等多个空间场所。在创客空间建设完成并开始正式服务之后，本系统也能够提供一体化的自助服务功能。在自助服务框架当中，即便是不同场馆内的负责部门与使用要求各不相同，也能够为读者们提供更加一致化的系统应用体验。总的来看，该系统当中关键模块的设计，真正实现了高校图书馆的全方位服务，实现了该系统的一体化预约服务，能够大大提高图书馆信息共享空间使用的规范性与高效性。

2.2 降低了人力资源成本

在正式推行图书馆自助服务系统之后，管理人员便不再是图书馆服务工作的关键性角色，除了进行基本的收费、监督与咨询等工作之外，场馆当中应用的大部分任务都是由读者与系统共同完成的，因此能够充分释放出图书馆当中有限的人力资源，进行更加高效化的学科服务和咨询服务，让人力资源能够更多投入到其他价值更高的图书馆工作当中。除此之外，在推行自助服务之后，还能够有效节约管理人员针对场馆预约与使用工作当中付出的时间成本，从而减少图书馆整体的人力资源成本。

2.3 延长了场馆服务时间

在推行自助服务之前，场馆当中所有的使用都应当由管理人员负责进行人工登记，针对申请人与使用人的信息进行详细记录，同时按时开启场馆内的门禁。场馆具体的使用时间可以和管理人员的工作时间保持同步。在推行自助服务功能之后，场馆的使用时间可以由以往的一周5 天或6 天延长至一周7 天全部投入使用，真正实现了只要场馆开放，便可即时预约使用。

2.4 简化了读者操作流程

借助于场馆当中的自主服务，让读者们不再受限于地理环境与时间环境，不论在何时何地，读者们都能够便捷的借助于各种通信设备连接互联网，完成线上预约。在使用过程中，读者们不再需要等待图书馆管理人员开启门禁，而只需要在对应时间内，刷卡便能够直接进入对应预约房间。借助于自助服务，能够实现七天24 小时的不间断图书馆预约服务，相较于传统模式当中的人工服务来说，读者们只能够进行五天或六天14 小时且依靠于管理人员的预约服务，更加高效高质量。

2.5 提供了便捷统计界面

结合读者们的不同预约信息，场馆自助服务系统能够按照管理人员的具体需求，随时产生相关数据信息，并生成实时的报表，从而能够极大的便利管理人员开展每月与每年的读者数据统计。这样一方面能够有效降低统计工作的复杂性与难度，另外也能够进一步提高数据一致性与可靠性。借助于自助服务平台的设置与应用，在完成统计需求设置之后，往往只需要一分钟左右，管理人员便能够获取其所需的相关统计数据，十分方便且快捷。

2.6 提高了场馆利用效率

根据某高校图书馆内学习室的使用和预约情况来看，在自助服务系统上线正式投入使用之前，该图书馆全年范围内的学习室使用预约次数大约为400 次左右，而在正式推行使用自助服务系统之后，平均每年的学习室使用预约次数都会增长，并达到了15000 次左右。其中，该校图书馆当中在学习室调整了原有的预约使用规则，在正式推行自助服务系统之后，每次预约使用的时间不能够超出4 小时，并且每一个人每天最多可预约两次，而在之前并没有这种限制。排除因这种规则导致的额外预约使用次数之外，依旧不难发现自助服务系统的应用能够有效提高图书馆场馆的利用效率。

3 结束语

综上所述，在高校图书馆信息共享空间管理过程中，设计开发一个完善的管理系统，通过自助服务的实现，能够有效提升高校图书馆信息共享空间的管理水平，为大学生提供更加优质的图书服务，从而丰富大学生的学习生活，扩展他们的知识视野。