摘 要：OA软件系统作为一种信息化技术手段，对现代办公具有重要作用。文章主要研究了中小型企业OA软件系统建设的应用价值，经研究发现，OA软件系统可以辅助员工进行数据的规范填写，有效控制企业运行成本的非必要消耗。基于此，提出了中小型企业OA软件系统开发利用措施，以期为企业管理提供参考。

关键词：中小型企业;办公自动化;建设;开发利用

引言

OA软件系统即办公室自动化软件系统，是基于现代网络通信技术和PC机设备而形成的一种新的办公方式。OA软件系统可以代替办公室职员完成一些重复性业务活动，能够实现最大限度地提高工作效率，同时还能保障工作质量。

一、中小型企业OA软件系统建设的应用价值

（一）减轻工作人员负担

中小型企业职员基于OA软件系统进行数据的规范填写，可以保障数据信息的便捷化查询。OA软件系统中，企业经营活动相关的电子表单可以按照关键字进行自动化检索。并且OA软件系统针对错误填写或者漏写的表单信息，会向用户提示操作失误[1]。除此之外，OA软件系统还能实现永久性保存，减低工作人员的业务负担。

（二）降低企业运行成本

中小型企业使用OA软件系统后可以实现无纸化办公，从办公材料消耗、人工成本等方面缩减运行成本。OA软件系统会推动中小型企业电子化办公建设，所有的文件审批和打印、发放都可以在线上完成。文件档案只需要经过扫描上传就能通过OA软件系统进行线上阅览和流转下发。OA系统不仅操作简便还能减少打印费用，有效控制企业运行成本的非必要消耗。

（三）提升内部工作效率

OA 软件系统辅助下的业务流程审批方式更为简单，并且在线上审批过程中，办公室职员可以在申请节点完成规范填写，减少咨询和查询流程。OA软件系统的流程图查阅板块还支持在任意节点上显示，很大程度上缩减了工作人员详细观察审批路径所需的时间。同时，基于OA系统的线上审批不需要申请人将纸质表单送往院区，审批活动不受时间和空间的限制，进一步提高了办公室工作效率。

二、中小型企业OA软件系统开发利用措施

（一）模式选择

中小型企业开发OA软件系统时需要满足以下几个需求：第一，OA软件系统要选择具有一定移植能力的，不会对企业固有的网络设施和系统产生影响，或者需要企业硬软件进行大范围改造[2]。第二，技术人员要根据OA软件系统设计其专用的应用服务器，以及数据库服务器，对OA软件系统的数据管理和日常办公事务处理进行优化。第三，企业要构建稳定的网络系统，防止企业内外交流出现数据误差、网络不稳定等情况。同时，企业要配置开放性基础网络服务，避免网络信号分流影响OA 软件系统运行环境。第四，OA软件系统的设计开发要满足市面上多数网络协议的要求，并且能够符合中小型企业内部网络结构的需要，为业务对接创造有利条件。第五，OA软件系统的操作界面设计要简单明了，兼顾便利性、美学性和实用性，从而降低OA系统内部推广应用的难度。

（二）软件设计

根据中小型企业生产经营的特点，建议将OA 软件系统的结构体系设计成三层结构：数据储存层、业务层和WEB表示层。其中，在数据存储层选用Mysql 数据库，在此基础上增添Model层，以此提高数据库技术和对象技术之间的适配性。针对OA软件系统的功能模块设计上，企业可以结合自身日常经营管理的实际需求进行配置。例如，企业根据业务范围配置前后台管理模块，针对OA软件系统的操作、演示好后台管理进行专项管理，增强企业管理流程的安全性。另外，企业还可以向基于OA软件系统设计的公告系统融入论坛系统，支持用户在该系统中浏览各类主题活动，为员工、合作对象和目标客户群体提供深入了解企业相关信息的机会。

（三）权限管理

中小型企业基于OA软件系统设计用户身份并设置相关权限，通常需要与企业的管理架构相适配，对用户的访问权限、执行权限及功能权限进行划分。所以企业要基于OA软件系统的用户身份的设计标准，按照用户的工作范围、岗位特点和工作权限调整其使用OA 软件系统的权限。例如，OA软件系统的数据处理权限一般包括：数据和档案录入、数据浏览与下载、数据修改与删除等权限。企业基层员工账号的OA软件系统使用权限一般在固定范围，管理层则拥有数据下载、OA软件系统管理等多项权限。因此，企业要进一步完善OA软件系统的用户权限设置板块，对管理层同等职位的用户，要求对用户权限修改时需要获得两个以上的同级管理人员或高层管理人员的许可。

结语

综上所述，OA软件系统可以发挥提升管理效能和协作办公能力的作用，有利于提高企业员工办公的工作效率。因此，中小型企业要结合自身发展设计和构建OA 软件系统，进而推动企业内部经营生产的信息化建设，不断提高企业管理水平。

参考文献

[1]周积，吴丰铭，杨小剑，朱建平. 一体化协同办公OA系统的架构分析[J]. 电子技术，2022，51（01）：128-129.

[2]张振. 浅谈中小企业中OA系统的设计及应用思考[J]. 数据，2021，（11）：65-67.

作者简介：刘晓东，男，1968年1月21日;江西宜春;汉;大专;信息技术技术开发。方向：企业管理類软件开发运维。