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试析信息化背景下的行政事业单位档案管理科学化

2022-06-30温妍

兰台内外 2022年16期
关键词:科学化行政事业单位档案管理

温妍

摘 要:目前,人们的生活越来越离不开大数据,合理运用互联网所带来的便利,在行政事业单位档案管理中运用显得尤为重要。行政事业单位档案记录着国家政治经济建设的重要信息,对国家发展具有决定性影响。因此,迫切需要加强行政事业单位档案管理的信息化和科学化改造。如何提高档案管理水平,实现档案管理的科学性,确保档案管理高效、有序、协调运行,成为亟待解决的问题。在此背景下,本文介绍了行政事业单位档案管理的现状,提出了有效、科学的档案管理建议,以支持行政事业单位档案管理的科学化。

关键词:行政事业单位;信息化;档案管理;科学化

近年来,我国社会经济发展迅速,人们已经进入信息时代,这对各行各业的发展既是机遇也是挑战。行政事业单位的档案管理非常复杂,具有行政性、服务性和管理性特点。在信息化背景下,档案管理科学化是行政事业单位改革和发展的重要保障,是国家现代化建设的需要。然而,由于受传统管理方式和管理理念的影响,行政事业单位的档案管理仍然存在困难。从行政事业单位档案管理的现状来看,信息资源已成为各方面重要的战略资源。在实际的档案管理过程中,负责人对其重视不够,对档案管理工作缺乏科学管理。我们必须意识到,虽然文件管理看起来非常简单,但实际上需要应用各种先进技术,为确保档案管理的有效性,切实提高本单位的整体管理水平,有关人员应认真研究和分析档案管理的科学化,确保档案管理高效有序顺利地开展。

一、信息化环境中事业单位档案管理科学化的重要意义

1.推动事业单位改革深化

我国积极推进事业单位改革,政务公开、财政公开、事业单位人员公开已成为新时代的要求。要想更好地公开这些内容,必须通过系统、科学、民主的档案管理制度来实施。社会各界都可以通过查阅这些机构的档案,全面了解其历史发展,可以起有效的监督作用,也可以选择优秀的机构进行合作,实现共同发展。

2.促进事业单位高效、有序、协调运行

档案管理的内容很好地反映了事业单位的发展历史,记录了本单位以往的工作。单位负责人和决策者可以从档案管理工作中全面、科学地了解本单位的基本情况,并在此基础上调整和制定本单位的发展战略。部门负责人和决策者还可以通过查阅档案找到优秀人才,有效提高人员选拔效率。档案管理对于本单位员工来说,他们的个人成长都记录在档案中,员工可以结合档案进行分析,充分了解自己过去的工作,及时调整目标,进行自我提升。

3.促进社会健康可持续发展

随着网络信息技术和媒体设备的日益发展,人们的生活发生了巨大变化,档案管理正朝着系统化、网络化、标准化方向发展。相关人员要积极研究和关注社会科技发展的新趋势,积极创新,逐步提高档案管理的科学化水平。

二、信息化背景下的行政事业单位档案管理科学化发展作用

管理机构要结合国内实际,合理制定档案信息化管理方案,适应国家发展,确保档案管理有序发展。然而,行政事业单位档案信息化管理中还存在许多问题,管理者必须详细分析问题产生的原因,并对存在的问题及时采取相应措施。行政事业单位的档案管理具有以下特点:一是管理;二是服务;三是政治性。如今,行政机构发展迅速。如何提高档案管理水平,科学性地提高档案管理的有效性,已成为行政事业单位急需解决的重要课题。行政机关科学管理档案的重要性体现在以下几点:第一,档案科学化管理是国家发展的必然要求;第二,档案科学化管理是行政机关发展的关键保障;第三,档案科学化管理是行政机关改革的保障。

三、行政事业单位档案管理的现状

新中国成立初期,档案都是纸质的,需要人工查找和整理,需要大量人力、时间以及留出专门的空间进行囤积,可以满足早期的工作需要,但随着社会经济发展,档案也呈现多样化。传统的纸质档案靠手工分拣,已不能满足需要,因此逐步实现了自动化办公、无纸化办公和网上办公,并逐步发展成为信息化办公。现在,随着信息爆炸时代的到来,信息办公开始了档案管理工作,档案管理软件也应运而生。由档案信息生成的电子文件占用的空间很小,数字搜索引擎直接到达目的地。档案的转移和调取只需几秒钟,既快捷又方便。

1.档案管理不重视,相关制度不够完善

目前,我国大多数行政事业单位缺乏系统的管理制度。究其原因,是对档案管理重视不够,对档案管理投入时间和精力不足。目前,我国大部分档案管理工作在实施时缺乏深度和广度,监督部门处于松懈状态,没有对相关事务进行现场管理。因此,档案管理制度本质上是以一种形式存在的,没有发挥实际作用。一些高管和员工认为档案管理的政治影响不明显,因此认为它是一项不重要的行政内容。从长远来看,档案管理被忽视了。

2.档案管理技术水平落后

随着信息技术的发展,越来越多的技术和设备被用于档案管理。然而,由于我国行政机关对档案管理的重视程度太低,相应档案管理部门的资金投入低,许多部门还没有引进新技术和设备。档案管理所需的许多工具和电子设备长期以来远远落后于当今信息社会的管理,即使引进了新设备,许多单位在文件管理方面做得还不够,许多新设备的利用率也很低。因此,导致档案管理工作中断,盲目性、随意性严重,档案管理目标不明确,手段不够科学有效。

四、行政事业单位档案管理存在的问题

1.管理制度不完善

隨着行政机关的不断改革,虽然大多数行政机关都建立了档案管理制度,但由于在实际工作过程中缺乏重视,档案管理制度难以发挥有效作用,在实施和监测方面仍然存在许多问题。有些部门负责人认为档案管理工作是后勤工作内容之一,只是对档案记录和存储。同时,一些行政事业单位的档案管理人员对档案管理的重要性认识不足,致使现行管理体制存在诸多弊端,档案管理工作流于形式。

2.必须增加资金投入

随着科学技术不断发展,许多先进的管理设备和技术被应用档案管理中,但行政事业单位在档案管理科学架构上投入的资源较少,没有及时更新和配置新的档案管理设施,导致档案管理现代化水平未能有效提高。部分档案管理设备简单,管理人员仍采用纸质档案管理模式,不适应现代计算机管理以及网络和电子档案管理技术的应用。65BC64D1-6AC5-4892-A4B2-7B759E6CC883

3.对档案管理重视不够

目前,我国行政事业单位档案管理信息化的整体水平较低,与发达国家相差甚远,这主要是由于行政事業单位对档案管理缺乏了解,在具体工作过程中缺乏的因素和内容多种多样,使得整个管理层面难以满足实际需求。

4.计算机化程度低

档案管理网络化是信息时代的发展要求。一些行政机关没有建立专门的档案管理体系,档案管理信息化水平较低。虽然一些管理机构采用了适当的管理系统,但没有熟悉计算机技术的人员进行管理,影响了文件管理效率。

5.管理人员素质有待提高

行政事业单位档案管理是一项复杂的系统性工作,对档案管理人员的综合素质和专业素质提出了很高要求。在计算机科学背景下,档案管理科学化对管理人才提出了更高要求。然而,许多行政机构的档案管理部门缺乏计算机科学和信息技术领域的高素质人才。同时,相关人员的培训不足,导致档案管理团队整体素质较低。

6.档案管理创新意识不足

档案管理虽然有比较严格的管理制度,但在实践中,在创新意识和信息建设两方面都存在许多不足。特别是在档案管理本身,档案管理不能明确每个职能人员的职责,使管理更加复杂,必须提高档案管理工作效率以及优化档案管理创新意识。目前,档案管理者在信息建设创新方面的意识或技能普遍存在不足。

五、信息化背景下的行政事业单位档案管理科学化发展路径

1.领导思维应全面创新

在行政事业单位档案管理信息化过程中,要不断强化相关管理者的信息化思想,同时要高度重视档案的信息化管理。组织领导只有具有超前的思想意识,正确认识科学档案管理的重要性,才能实现档案的信息化管理,为其提供充足的人力、物力和财力。管理者的思维意识一旦落后,就无法适应信息技术的发展趋势,制约档案管理的信息化发展。在这种情况下,行政机关的组织领导必须积极创新思想,认识信息管理的现实重要性。以档案信息化管理为出发点,将档案信息化建设内容纳入工作计划,严格检查行政事业单位档案信息化建设情况,协调解决存在的矛盾。

2.全面培训专业人员,明确职责

行政事业单位要积极树立档案信息化人才观。培养专业的人才是档案信息化、科学化的重要条件之一。因此,我们应该高度重视档案队伍建设,提高管理人员的整体素质。同时,要加强实践创新,把档案管理与信息知识有效结合起来,不断提高自主创新意识。此外,还要培养档案管理人员的责任感,注重定量评价的作用。将档案工作纳入目标管理考核,确定各业务部门兼职档案人员,并组织专业负责人,加强审核。在此基础上,在档案信息管理过程中,特别是在检查、开箱等多个环节,也要有相应的人员负责,确保检查及时、纠错及时,进一步提高档案完整性,使档案管理的数据内容更加完整、规范。因此,单位应该定期组织培训、网络学习等活动,并与其他单位进行沟通,以获得更丰富的档案知识,提高工作能力,为行政事业单位档案管理科学化、规范化发展提供有力保障。

3.加快档案管理的硬件建设

首先,事业单位要更加重视档案管理,积极推广和引进先进科学的档案管理设备和工具,并积极组织相关档案管理人员开展学习培训,确保档案管理人员掌握新技术,充分利用新设备,更好地推进档案管理科学化。其次,不断完善档案管理硬件设施,做好设备的定期清洁和维护工作,定期检查设备,避免档案丢失。因此,行政机关必须加大档案管理硬件设施的资金投入,完善档案管理部门所需的硬件设施建设,充分发挥电子存储和计算机应用的现代优势,使档案工作更加有序、方便、高效,促进事业单位档案管理科学化、信息化发展。

4.加快档案管理数字化建设

在计算机科学的背景下,行政事业单位应在短时间内实施档案管理数字化建设,完成纸质档案的数字化处理,以图像存储数据详细记录档案信息。通过扫描功能,可以将档案上传互联网,并进行电子注册,确保档案管理的科学化和数字化。数字档案系统的运行可以为档案的数字化管理提供强有力的保障,需要对传输的文件进行有效分类和排序,并在扫描仪处理后将其包含在系统中。在此基础上,管理部门和个人可以查阅数字电子档案,可以登录电子档案管理系统,使用关键字检索和打印原始档案。与手工检索相比,档案数字化可以显著提高档案工作效率,提供优质服务。同时,要充分保护档案安全,充分发挥档案自身的价值和作用。

5.执行数字功能和信息服务

在档案数字化过程中,要践行以人为本的实践理念,确保公众对档案信息查询的实际需求得到满足。档案在维护人民群众利益和社会稳定中发挥着重要作用。推进行政事业单位档案数字化管理,实现资源共享和远程访问,全面收集相关资料,丰富档案,实时更新档案状况,真实反映档案价值。

6.加强档案管理的安全意识

要加强档案管理安全的重要因素和重要性的培训,培养员工的责任心,避免因信息泄露或档案管理不善而造成损失,通过宣传教育提高员工对档案的兴趣,为员工提供更强的精神动力,提高工作效率和质量,使档案工作更加愉快。一方面,在管理机制中增设科学的绩效考核机制,对员工采取必要的奖惩措施,加强管理,提高管理效率。另一方面,要加强档案分类跟踪不同类型文件的汇总方式,切实做好档案管理工作。

六、结语

行政事业单位档案管理的质量直接影响国家档案管理的质量。在信息化环境下,行政事业单位的档案管理科学化至关重要,要保证档案管理的正常运行,有效提高工作效率和工作质量,降低劳动成本,达到事半功倍的效果。在计算机科学的背景下,对行政事业单位档案管理的科学化研究,将为今后行政事业单位档案管理的改革提供有力的参考。综上所述,在互联网大数据时代,我国行政事业单位档案管理的现状令人担忧,工作中还存在许多不足之处。面对这种情况,各级机构必须认识到档案管理科学化的重要性,充分利用现代信息管理技术,结合本单位的实际发展,不断完善管理体系,加强人才培养,创新科学管理方法,切实落实到各岗位,进一步提高档案管理科学化水平,为行政事业单位持续健康发展奠定坚实基础。

参考文献:

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(作者单位:柳州市行政审批服务中心)65BC64D1-6AC5-4892-A4B2-7B759E6CC883

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