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会计信息化条件下软件企业内部控制优化措施探讨

2022-06-27李孟达

中国民商 2022年5期
关键词:软件企业会计信息化内部控制

李孟达

摘 要:在会计信息化条件下,软件企业要高度重视并有效加强内部控制,深入剖析自身的运营情况,对会计部门各项工作实施严格有效的监督,并采取有效措施对内部控制进行优化,促进内控水平实现大幅度提升,增强企业综合效益,保障企业实现长远的良好发展。本文简述了会计信息化对软件企业内部控制的影响,浅析了会计信息化条件下软件企业内部控制存在的问题,探究了会计信息化条件下软件企业内部控制的优化措施,以期为软件企业内部控制提供借鉴。

关键词:会计信息化;软件企业;内部控制

会计信息化,是指对会计基础相关理论和信息技术相融合,集中企业财务、管理以及各方面信息,并通过计算机技术手段收集整理和加工运用信息的管理思想。会计信息化实现了对会计核算基本职能的有效加强,并增强了会计的计划职能、控制职能以及决策职能。会计信息化注重依托信息技术,对数据信息进行采集加工,并为企业经营管理提供高效全面的信息决策。在会计信息化条件下,软件企业尤其要重视优化自身的内部控制。

一、会计信息化对软件企业内部控制的影响

(一)有助于企业实现战略目标

会计信息化整合企业信息的能力较强,能帮助软件企业科学制定切实可行的发展计划,促进战略目标的良好实现。例如,软件企业在开展成本管理的实践过程中,会计信息化能帮助软件企业对战略成本进行科学规划,促进企业资源实现最大化的利用成效。软件企业成本管理涉及多项生产环节,在会计信息化条件下,管理者可将实际需要作为依据,对所需的各项成本数据进行准确获取,为实现高效有序的战略成本管理夯实数据基础。软件企业在实施战略成本管理的实践过程中,依托会计信息化平台,能加强各项管理办法之间的联系,并统领各部门相应的成本预算,进而促进企业战略目标的良好实现。

(二)有助于对经营管理进行优化

会计信息化对软件企业内部管理发挥作用,其外在表现在于对企业部门的科学设置。会计信息化能实现对有用数据的高效抓取,能为软件企业分析内外部环境提供信息依据。软件企业通过信息化技术准确获取客户和部门业绩等经营信息,并据此对企业管理、运行相关机制进行优化调整,有助于拓展各项业务,并为客户提供优质体验。软件企业在开展日常运营的实践过程中,会计信息化能从技术层面为全面预算管理的高效良好开展提供保障,促进对财务预算各项活动的细化,并科学规划成本支出,能实现对经营风险的有效降低,促进管理效率实现大幅度提升。软件企业在会计信息化条件下,科学安排内控机制,对各部门工作人员实施科学分工、有效控制、充分协调和严格考核,确保各部门员工明确自身承担的具体任务,保障高效有序的生产经营。软件企业全面预算管理涉及较为广泛的内容,会计信息化能促进全体员工对全面预算管理的主动配合和积极参与,能有效监督财务流程。

二、会计信息化条件下软件企业内部控制存在的问题

(一)缺乏清晰的岗位职责划分

在会计信息化条件下,软件企业需通过人工方式向计算机系统输入各项会计数据,由计算机对会计数据进行自动处理,并自动生成财务所需的各项资料、表格。如果相关人员在输入初始数据时出错,势必导致运行结果出错。在会计信息化条件下,软件企业撤销部分会计职务,并兼容了部分会计职务,导致原有的会计职责发生变动,而尚未根据会计信息化现状制定清晰明确的岗位职责划分,这就影响了软件企业内控运行效率。

(二)内部控制安全风险增加

在会计信息化条件下,软件企业自身的会计系统直接连接互联网,软件企业以电子数据存储各项资料。网络黑客以及不法分子可凭借黑客技术,对软件企业内部资料进行窃取,导致其会计信息和相关数据外泄,对软件企业造成严重的经济损失。网络环境日趋复杂,也导致软件企业内控难度增加,各类安全风险增多。

(三)缺乏有效的内部审计监督

在内部控制中,内部审计是重要措施。内审人员秉持严谨求实的态度开展内部审计各项工作,才能有效保障内部控制的成效。部分软件企业现有的会计信息系统缺乏高效完备的内审监督制度,内审人员缺乏良好的专业素质,对信息化的会计系统不够熟悉,难以对信息化会计系统实施有效的内部审计监督。

(四)难以有效控制徇私舞弊

在会计信息化条件下,软件企业运用计算机技术有效简化了会计工作,很多会计工作仅由一两人即可完成,在此情况下,软件企业难以有效控制徇私舞弊的行为。软件企业过去实施手工会计时,对于纸质会计资料存在的登记错误,仅能采用错账更正方法实施规范更正,不易被人篡改。在会计信息化条件下,软件企业各类会计数据在计算机中存储,对会计数据进行增删篡改较为方便,且不易被发现,进而产生徇私舞弊现象。

三、会计信息化条件下软件企业内部控制优化措施

(一)建立健全会计控制规范和相关制度

軟件企业要建立健全会计控制规范和相关制度,保障高效良好的内控建设。软件企业要科学制定内控目标,并借鉴参考先进的治理经验,构建契合自身实际,且具有较强操作性的内控体系。软件企业要实施强有力的组织控制,形成有效的内部制衡,对岗位进行科学设置并清晰明确地划分其职责权限。软件企业要遵循不形容职务分离的原则,对数据维护管理和电算化审核两类职务进行分离,对数据录入和审核记账两类职务进行分离,对系统操作与系统档案管理两类职务进行分离,对于此类职务,要慎重分工,避免职责过于集中,构建系统完备的内控权责体系。

(二)对内部审计监督机制进行完善

软件企业要对内部审计监督机制进行完善,促进对内部控制的有效加强。软件企业要定期审计各项会计资料,确保会计原始资料与计算机数据库存储的资料保持一致;严格遵循会计法和相关法律法规的具体规定对会计账务进行处理;对费用签字进行审核,确保其符合财务控制相关制度;要确保凭证附件的完整性和规范性;对会计数据进行监督,采用安全合法的保存方式;禁止对会计数据进行非法修改;对系统运行涉及的各项环节进行监控审查,确保账表相符,若账表存在疑点,要及时对之进行处理。软件企业要增强审计部门的独立性,确保审计部门对财务工作的有效监督。软件企业要灵活运用信息化系统,根据自身经营管理的各项需求,结合法律法规,对各部门进行科学设置,明确各岗位职责分工,实施岗位责任制,督促各部门人员警惕防范徇私舞弊现象;加强内外部审计的有效结合,促进监督机制充分发挥其作用,综合开展询问、检查、重新执行、函证等程序,对数据库资料进行定期审查,与原始信息进行比对,最大化降低徇私舞弊风险。

(三)对会计信息化档案管理制度进行完善

软件企业要对会计信息化档案管理制度进行完善,具体可从如下方面着手:一是软件企业要契合自身实际,借鉴先进经验,科学制定会计信息化档案管理方法,确保对会计数据资料进行安全存档。二是严格执行保密制度。负责保管档案的人员要严格执行保密制度,切实履行职责,对档案数据有效加密,保障档案数据安全。对于档案备份相关工作要加强监督,调用会计档案必须遵循规范的手续。三是加强会计档案人才培养。软件企业要充分考虑会计档案呈现出的信息化、技术化发展方向,加强对会计档案人才的培养,实现对会计档案的高效管理。

(四)加强网络安全管理和系统操作控制

在会计信息化条件下,软件企业要加强网络安全管理。软件企业要针对会计信息化系统构建高效的安全措施,配备专职人员负责网络安全,对计算机运行环境实施定期检测,有效抵抗黑客攻击。软件企业要强化防火墙建设,对操作员权限进行严格设置,经常更新登录密码,对信息系统加强审计。软件企业要强化数据库建设,增强其安全保障性。在对信息化软件进行使用的过程中,要定期检查维护,避免数据遭到篡改。要尽量缩短数据备份的间隔时间,并增强数据恢复功能。软件企业要增强识别风险的能力,促进对信息安全的有效保障。软件企业在风险识别和风险评估的重要阶段,要增强识别各项技术风险,保障网络安全的能力,对网络系统和各项应用程序开展定期检查和有效维护,消除系统设置、程序设计以及后台运行中潜在的各类安全隐患;针对信息泄露等危害网络安全的风险事件,要制定科学的应急处理方案,增强应对风险的能力。软件企业要依托信息技术科学分析内外数据,实现对内外部风险的精准识别,提前做好针对性和有效性较强的风险预案,促进对信息安全的有效保障。另外,软件企业要加强系统操作控制。软件企业要对系统用户身份识别和安全级别进行明确规定,并定义访问对象,要求岗位人员严格遵循自身权限实施系统操作,禁止越权使用系统。要实时监控和详细记录运行系统的参数状态、敏感资源、操作时间、用户身份等,定期对日志文件实施安全评估和检查。软件企业要严格控制会计数据的输入输出。对会计核算软件而言,控制会计数据输入过程,要加强授权控制,对输入数据进行授权,否则输入无效。要保障准确的数据输入,利用各种手段控制输入过程。要控制会计数据输出,对输出数据进行授权,控制用户的访问范围。可通过顺序编码对处于传输过程的数据进行控制,记录数据发送和数据接收的具体时间,便于查询。

(五)提高会计信息化人员的综合素质

软件企业要从整体上提高会计信息化人员的综合素质。软件企业要重视选择培养高素质的管理人员,要引导管理人员对各项会计业务进行熟悉,并培养其观察、反应能力,确保其能灵活处理和有效应对各类突发事件和问题。要通过企业培训,培养管理人员的价值观和全局观要引导管理人员树立良好的内控观念,培养其道德品质,加强对管理人员的道德法制教育,督促管理人员严格遵守各项内控制度,并构建绩效评价和约束激励机制,从人力资源的层面保障内控系统实现良性运转。

(六)引入数据分析师

对数据进行收集分析是会计信息化的核心,仅凭会计人员难以高效完成此工作。对此,软件企业要引入数据分析师,由数据分析师对统计数据进行分析,并着眼于软件企业整体运行,采取有效手段开展高效良好的业务操作,整合相关数据,为决策者提供参考信息。由数据分析师依托大数据技术对数据进行精准的分析汇总,归纳总结企业实况,促进企业形成科学决策,规避风险难题,实现价值增值。

(七)加强财务控制

软件企业要加强财务控制,在开展各项工作前,要制定科学规划,依托信息技术获取准确的基础数据,保障各项工作的高效良好开展。软件企业财务管理主要涉及筹资、投资以及业绩管理等内容。软件企业在实施筹资控制的过程中,要统一规划調度企业资金,从全局视野对最优筹资方案进行选择,从融入、支出两方面着手,实现对资金控制的有效加强,规避潜在的筹资风险。软件企业在实施投资控制的过程中,要严格审批项目支出,对资本支出加以限制,在信息系统上预设内控关键节点,实现对投资风险的有效降低。软件企业在实施业绩控制的过程中,要通过现金流量、净资产、利润等指标对各部利润中心相应的财务业绩进行监管,并通过修正、指引,良好实现预期目标。会计信息化能从技术层面上有效保障财务强管控,软件企业通过对集权与分权进行预设,将财务强管控与弱管控协调起来,据此实现高效良好的财务控制。

四、结语

综上所述,会计信息化有助于软件企业实现战略目标,并实现对经营管理的优化。会计信息化条件下软件企业内部控制存在的问题主要体现在缺乏清晰的岗位职责划分、内部控制安全风险增加、缺乏有效的内部审计监督、难以有效控制徇私舞弊。对此,在会计信息化条件下软件企业要通过建立健全会计控制规范和相关制度、对内部审计监督机制进行完善、对会计信息化档案管理制度进行完善、加强网络安全管理和系统操作控制、提高会计信息化人员的综合素质、引入数据分析师、加强财务控制等措施有效优化内部控制,有效提升内控水平,规避各类潜在风险,增强企业的综合效益,实现长远的良好发展。

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