朱元尽

人事档案资料详细记录了事业单位内部所有员工的基本信息，不仅便于人们快速准确地了解事业单位员工信息，也为事业单位制定决策、组织培训活动等提供了重要依据。受各方面因素的影响，有些事业单位在人事档案管理方面还存在很多问题，比如人事档案管理不受重视、档案管理方式单一落后等，严重影响了事业档案管理水平的提升，也在一定程度上制约了事业单位日常工作的正常开展。所以，有必要探讨一下新时代发展环境下事业单位如何提升档案管理水平问题。

2018年，为了加强各级党和国家机关、人民团体档案工作，推进机关档案科学、规范管理，丰富国家档案资源，为各项工作提供有效服务，根据《中华人民共和国档案法》《机关档案工作条例》等法律法规，我国制定了《机关档案管理规定》，明确表示机关档案工作是档案工作开展的基础，是国家档案事业的重要组成部分。人事单位在发展过程中加强人事档案管理，既有助于提高内部档案管理水平，也能够促进人事单位规范化建设。所以，要正确认识加强人事档案管理的重要性，将其视为提高党人事单位建设水平的有效途径。

一、人事档案管理概述

（一）人事档案管理简介

人事档案管理简单来讲是对人事档案进行搜集、整理、保管及利用等各种活动的统称。作为人事管理活动的产物，人事档案是记录一个人主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用，在个人转正定级、办理养老保险等相关证明时都需要使用档案，其具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据[1]。

（二）加强人事档案管理的意义

1.事业单位档案管理服务水平的高低直接关系着甚至决定了社会公共服务水平。众所周知，事业单位是为社会提供公共服务的机构，作为事业单位管理的重要组成部分，档案管理在社会服务方面意义重大，其管理水平的高低既关系到事业单位的业务管理成效，也直接关系到社会公共管理资料能否得到妥善有效的保管，从而对全社会公共服务水平产生深刻影响。

2.加强人事档案管理能够提高事业单位的行政效率。如今，很多事业单位都通过合同制的形式面向社会、高校吸纳人才，人员调动相对比较频繁，此时，人事档案资料的重要性就会充分彰显，人事档案会清晰规范地记录内部人员的基本信息，比如受教育情况、年龄、性别等，为快速便捷地调动资料提供了极大便利，有助于事业单位行政效率不斷提升[2]。

此外，加强人事档案管理有助于优化人才管理结构。由于自身性质比较特殊，因此事业单位在人员招聘方面尤为谨慎，不仅制定了比较严格的流程与规定，还需要通过查询人事档案工作记录的方式快速准确地查询单位人员的受教育情况、工龄等，负责招聘的人员可通过现有信息初步分析内部员工的优势与不足，基于此制针对性培训方案，促进单位人员的专业技能、综合素质全面提升，从而使人才管理结构得到有效改进。

二、 事业单位人事档案管理存在的问题

（一）人事档案管理缺乏高层的重视和支持

在事业单位的发展中，人事档案管理发挥着极其重要的作用，表现出较强的专业性。同时，在单位管理中，人事档案管理是一项比较专业的基础性工作，若此项工作效率较低，势必会影响单位整体管理水平的提升。但是，在现实工作开展过程中，无论是事业单位的高层人员，还是普通职工，都未深刻认识到加强人事档案管理的必要性，片面地认为人事档案只是对内部人员基本资料、工作情况的简单记录和管理存储，鲜少按照规定对人事档案进行及时整理归档，引发人事档案管理滞后、材料缺失等一系列现象，造成人事档案难以在第一时间得以搜集、整理与归档，无法为人事单位管理工作的高效开展提供重要依据，使得人事档案管理工作不尽人意。

（二）人事档案管理方式落后

人事单位在档案管理工作开展过程中存在着管理方式单一的情况，主要表现为下述两点。

1.人事档案管理工作主要通过人工收集资料、人工归档等方式完成，未紧随时代发展积极引入先进强大的信息技术，不利于保证资料收集的全面性和档案管理的高效性。

2.人事档案管理工作一般只有一名或者两名人员负责，管理理念滞后，管理手段也比较单一，内部缺乏严谨合理的考核制度，无法对工作者的档案管理情况进行评估与考核，不利于激发工作人员的档案管理积极性，切实影响了人事管理工作的正常开展。

（三）档案管理制度不完善，且缺乏信息技术的有效支撑

虽然很多人事单位都制定了较为健全的医院管理制度，但没有制定档案管理制度，没有统一的管理标准和模式。在实际工作开展过程中，档案管理人员多根据自己的理解和实践进行档案管理，造成档案管理工作不统一，缺乏规范性，这也是导致人事档案管理工作成效不理想的主要原因[3]。

另外，在当前的互联网时代，信息技术日臻成熟，且在各个行业得到了大力推广和积极应用，对于人事单位而言，人事档案管理信息化是必然的发展趋势。但受各种因素的制约，很多人事单位在档案管理信息化建设方面存在资金投入不足、数字化程度低、软硬件设施均较为滞后等问题，在很大程度上影响了档案管理工作的高效化、规范化、自动化，不利于人事单位相关工作的顺利开展。

（四）人事档案管理人员水平有待进一步提升

人事档案管理是一项涉及多个方面的烦琐工作，工作人员首先需要通过各种手段广泛收集资料，而后根据国家政策、内部规章制度对所有内部人员的学历、工作年龄等资料进行梳理、分类和归档，最后将资料进行妥善保管。任何一关都需要严谨认真，保持端正的工作态度，特别是在资料收集方面，工作人员需要加强协调，确保档案资料的全面性与完善性。但很多工作人员并非档案专业毕业，未接受过系统专业的学习，缺乏对档案管理工作的正确认识，难以胜任档案管理工作。

（五）人事档案管理利用价值有限

加强人事档案管理的主要目的是通过对各类人事档案资料的梳理与分析为人事部门调配人才、制定人事决策等提供重要依据，促进各类人才得到合理分配，实现真正意义上的人尽其用，促进人才的潜能与价值得到深入挖掘和充分发挥，从而使得企业战略目标顺利实现。但受管理理念滞后、管理方式单一等一系列因素的影响，人事档案管理只侧重对事业单位人员基本信息的采集与梳理，将其以档案的方式进行记录与管理，大部分时间，这些档案被尘封于柜子里，只有在人事岗位调动、人员晋升时才会查阅档案，造成人事档案管理的自身价值未得到充分利用。D8F880EF-4499-42E8-9EC6-0C655B59D683

导致此问题的原因是多方面的，比如人事档案材料简单空洞，只是对内部人才的个人经历、受教育经历、工作经历等进行简单粗略的记录，并未对人才的优势、不足进行准确客观的评价;另外，部分人员出于某种目的擅自伪造档案，造成档案内的资料与实际情况不相符，加之，人事单位的档案管理分类不统一、划分不明确，难以在需要查阅资料时无法快速准确地获取所需档案，从而档案资料的应用价值大打折扣。

三、事业单位人事档案管理能力提升策略

（一）增强档案管理意识，推动支部持续发展

事业单位应从思想上深刻认识到加强人事档案管理的重要性，能够本着对历史负责、为现实服务、为未来着想的理念，加强对人事档案管理的组织与支持。

1.实施人事档案管理领导机制。构建人事单位集中领导、办公室主任主管、档案人员负责具体工作、各职能部门积极配合的人事档案工作体系，保证每项人事档案管理工作都有人管、有人负责。

2.人事单位应积极支持档案管理。从资金、人力、基础设施等多方面入手给予大力支持，及时发现并妥善处理问题，促进人事档案管理工作稳步高效的开展。

3.加强责任考核，将人事档案管理工作纳入绩效考核范畴，凡是未严格按照要求归档、及时处理的情况，都应与人事单位绩效挂钩，将其考核结果和档案人员的晋升、薪资等紧密联系，激发他们的工作积极性。另外，坚持定性考核与定量考核相结合的考核方式，根据考核结果制定成熟合理的档案管理工作计划，保证人事档案管理工作始终在人事单位的正确领导下规范有序的开展，尽可能地满足人事单位建设工作需求。

（二）健全档案管理制度，促进人事档案管理规范化发展

建立完善严谨的档案管理制度是提高人事档案管理水平的重要前提。人事单位在发展过程中，要保持与时俱进的发展精神，善于汲取其他单位或者机关机构的档案管理长处和优势，立足于自身实际情况，针对性地弥补自身不足和缺陷，构建并健全内部档案管理制度。比如，制定《人事档案保管制度》《电子文件归档管理制度》等，保证档案管理的各个流程、各个环节有章可循，促进各项工作稳步有序的推进，获得良好的档案管理成效，为人事单位规范化建设与发展提供可靠支持。

（三）引入先进信息技术，推进人事档案管理数字化发展

隨着互联网、大数据等一系列新兴技术的形成及发展，我国进入了信息化发展时代，各大事业单位也着力推进信息化建设，积极引入并应用一系列先进成熟的信息技术，构建专门的档案管理系统，促其人事档案管理效率和质量全面提升。按照档案业务、队伍和信息化“三位一体”的工作要求，投入大量资金和人力推进信息化建设，将其视为人事档案工作提质升级的重要切入点。

1.扩大资金投入规模，完善人事档案管理基础设施，配置打印机、电脑、多功能扫描仪等，促进硬件设施水平全面提升。

2.逐步完善软件设施，为档案管理工作高效开展夯实重要基础。

3.以先进强大的数字技术为支撑实现无纸化档案存储及管理，不断更新数据库内容，支持对各类档案资料的清晰打印、实时查询，便于人们快速准确地获取所需数据资料。

4.引入最新检索工具、创建功能完善的数据库，完成对人事档案资料的全面存储和实时精准查询。

（四）打造专业管理队伍，提高档案管理水平

人事单位应增强人才培养意识，同时，负责人事档案管理的工作人员也要树立与时俱进和终身学习的观念，加强对各类先进管理理念、管理模式以及管理技术的学习，在日常工作开展过程中，能够借助新一代信息技术对人事档案资料进行全面收集、合理分类，确保整理、归档、立卷、保管和利用等每一个环节都规范有序的开展。

1.人事单位需要加大新人引入力度，面向社会、高校等扩大招聘力度。提高招聘门槛，加强对应聘者的严格把关，唯有专业基础扎实的人方可进入人事单位，杜绝任何形式的“关系应聘者”，从源头上保证人才质量，为后续人事档案管理工作的稳步开展提供可靠的人才保障。

2.人事单位应加强对内部工作人员的专业培训，通过培训学习的方式促进负责人事档案管理工作的人员及时更新归档理念和归档模式，带领他们统一学习先进的专业知识与技能，促其档案管理技能和管理水平大幅提升，从而获得良好的人事档案管理成效。

（五）丰富人事档案管理形式，提高档案资料的利用价值

互联网技术、信息技术等一系列新兴技术的诞生与应用使得人事档案的管理形式发生了显著变化，基于存储及保管形式的不同，可将人事档案管理形式粗略地分为两种：一种是纸质管理模式，一般会以日期、档案内容等为准对纸质档案进行科学合理的分类，促使不同时期、不同内容的人事档案得到妥善管理。另一种是电子化管理模式，即通过扫描技术、信息技术等将各类纸质档案录入到数字库或者保存至指定文件夹中，由此形成电子档案。电子档案同样需要以日期、档案内容等为准进行合理分类，促进电子档案得到妥善保管，并促进档案管理效率和质量全面提升，便于人们快速准确地查阅档案资料，使档案资料的利用价值得到充分发挥。

在丰富人事档案管理形式的基础上，档案管理人员应保持严谨的工作态度以及较强的责任意识，紧抓档案资料的真实性、客观性以及完整性，注重对档案资料的严格把关和妥善保管，避免别有用心的人擅自涂改、篡改档案资料，保证档案资料真实准确，促进档案资料的应用价值得到深入挖掘和充分发挥。

四、结束语

在新时代发展环境下，人事单位开展过程中应重视并强化对人事档案管理的规范化、现代化管理，促进自身规范化、专业化建设，着力构建起完善的考评机制、制度健全的人事档案管理体系，推动人事档案管理工作取得明显改善，促使人事单位的职能及作用得到充分发挥。

参考文献：

[1]王媛媛.机关事业单位人事档案信息化管理问题及策略研究[J].企业文化（中旬刊），2020（8）：13-15.

[2]周远波.机关事业单位人事档案信息化管理问题及策略研究[J].城市建设理论研究：电子版，2019（10）：2-3.

[3]刘宏杨.机关事业单位人事档案信息化管理问题及策略研究[J].幸福生活指南，2019（20）：1-2.D8F880EF-4499-42E8-9EC6-0C655B59D683