宋百千

一、合同档案的特点

合同档案是指由合同签订至合同终止的整个过程中所形成的相关文件，这类文件体现出合同签订方的意志，具有对应的法律效力;合同档案还包括与之相关的其他文件材料，这类文件材料同样具有保存价值。基于法律角度分析，合同档案同样具有法律效力，在合同签订、合同变更、合同终止等环节都有与之对应的法律性特征。与普通的档案文件不同，合同档案具备几个独有的特点：

首先，依据凭证性更为突出。合同档案的依据凭证性是其最突出的特点，即合同对当事人双方都具有法律约束力，从订立合同开始，到后续的合同生效、履行合同、合同变更及对应权利义务的履行等，合同当事人都必须完全执行合同内容，否则需要承担与之对应的法律后果。因此合同档案就是维护合同当事人合法权益的重要凭证，所以合同档案的管理至关重要。其次，更高程度的规范性。合同文件对于当事人具有法律效力，如果合同不具备法律所要求的特定形式，就会失去法律效果，合同无效。因此与普通的档案文件不同，合同文件无论是内容还是形式都有着极高的规范性。再次，合同档案具有显著的时效性特点。在合同文件中时效性是一个贯穿于合同始终各个环节的法律术语，即时间在法律上的效力，在合同文件形成过程中时间就是一种法律事實，其所对应的是一定的法律后果，无论是《合同法》还是《民法》，均会针对合同不同阶段需要承担的法律效力做出明确规定，合同中也会明确不同阶段当事人权力、义务的存在与消除，而这种特性同样体现在合同档案中。最后，合同档案管理具有特定要求。合同档案是合同履行过程中形成的所有文字资料，企业组织针对合同管理也制定有完善的管理制度，因此合同档案管理是合同管理制度的重要组成部分。针对合同档案管理的主要内容包括档案保管期限、管理部门、归档与借阅规定、档案的利用、档案管理责任等等，每个环节均有特定的要求。

二、合同档案管理工作存在的问题

首先，企业组织对合同档案管理工作不够重视。企业组织往往更加重视能够为企业带来直接经济效益的工作，而合同档案管理这类工作为企业创造的价值是间接的、隐形的，因此很多企业管理者对于合同档案工作还不够重视。很多合同档案管理人员都是由兼职人员担任，这类人员不仅缺乏专业性，而且不了解相关的标准制度，对合同档案管理工作还存在认知偏差，直接影响到合同档案管理工作效果。其次，合同档案管理制度有待完善。部分企业管理者还意识不到合同管理的重要价值，因此在组织内部还未形成完善的合同档案管理制度，导致合同档案管理无法可依、无章可循。最后，合同档案利用率低。合同档案资料往往涉及到多个部门，在实际合同档案管理中未充分落实合同档案信息的整理、收集与归纳，导致合同档案信息不完整，尤其是一些工程建设企业，其项目所在地分散，合同档案信息收集存在一定困难。合同档案信息不完整会直接影响到合同档案的利用价值。

三、合同档案管理工作创新实践策略

针对合同档案管理工作存在的问题，建议从以下几个方面进行创新：

（一）建立完善的合同档案管理体系

企业管理者要充分认识到合同档案管理工作的重要价值，建立完善的合同档案管理体系。具体工作中可以采用“统一领导、分级管理”的模式，合同档案管理工作由专门的领导负责监督管理制度的落实，档案管理人员则负责具体职责的履行。在专职档案管理人员履行管理职责的基础上实行档案管理二级管理体系，即每个专业部门、单位再设置一名档案管理员，主要针对本部门的合同档案资料进行整理、收集，再移交至上级专职档案管理人员进行归档、管理、应用。多层级档案管理体系能够最大程度上保证合同档案信息的完整性。此外，还要进一步完善合同档案管理制度，结合企业组织的实际情况细化合同档案管理制度，保证合同档案管理工作有据可依、有章可循，提高合同档案管理制度的针对性与可操作性。具体而言，针对合同档案的管理制度包括合同档案的收集、保管、查阅、保密及鉴定等多个方面。

（二）完善合同档案管理流程

合同签订周期不同，经办人员也分属于不同的部门，因此必须建立一个完善的合同档案管理流程，才能保证合同档案信息的完整性与归档的及时性。首先，合同档案的收集。合同档案管理部门在收集相关信息时要严格检查合同文本本身及附件的完整性，保证合同签署的规范性、完整性，包括盖章签字、日期签署等，如果合同执行周期较长，则要注意对应变更类文件的归档。其次，合同档案的整理。根据合同的编号遵循由小到大的原则进行排序，单个合同号中的文件则按照主体在前、附件在后的原则进行整理排序。由于不同类型的合同其办理时间存在差异，收集时先不确定件号，只确定案卷号，年度合同统一移交归档后再确定件号，后期应用时通过档号查找即可。针对不同业务内容、不同金额的合同设置差异化的保管期限。最后，合同档案的录入。一般情况下合同类档案的录入按照档案著录规则进行即可，不过如果采用多层级合同档案管理体系，则需要进行集中管理，合同档案录入时需要建立合同及相关的关联关系，既保证合同档案的完整性，又保证后期利用时查找的高效性。

（三）建立完善的合同管理网络体系

针对一些涉及工程建设的企业，其工程项目存在跨地区、跨省市 、施工点多、范围广、施工地频繁迁移等特点，因此合同档案的管理也存在诸多实际困难。为保证合同档案收集的完整性，就需要建立一个完善的合同档案管理网络体系，并保证该网络体系的完整性、稳定性及畅通性。在具体的管理工作中，首先，要求合同档案管理人员定期查看、咨询各级合同档案管理的实际情况，定期与各级合同档案管理员进行沟通。其次，各级合同档案管理员将收集到的完整的合同档案移交至合同档案集中管理部门，由其进行留存、集中保管。最后，合同档案集中管理部门在收到合同档案后，要及时查看合同档案信息的完整性，对其进行分类后，再按照文档名称、时间、保管期限、文件字号、档案号等录入档案管理系统。

参考文献：

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