张静

◆摘  要：随着社会不断发展进步，信息海量增长，从而对档案资源开发和利用也提出了新的挑战。本文从档案信息资源开发的涵义、特点和现状进行分析，提出了做好档案资源开发利用工作的对策和建议。

1 档案不仅仅是记录 也是一种资源

1.1档案资源涵义

档案是一个人、一个单位、一个地区甚至是一个国家在发展过程当中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。原始记录性是它的本质属性。它是一种重要的信息资源，具有历史再现性，对后人具有很强的参考和研究价值。这就好像石油、煤炭等能源将其开发后可以转化为电能、热能，从而可以制造更多的有价值的物品。因此这些档案资料的珍贵记录都是具有丰富开发利用的资源。

1.2档案资源开发利用的意义

具有佐证参考价值。档案是人类发展史上的珍贵财富，涉及范围广泛，具有重要的信息价值，在历史沉淀中扮演着重要的角色。档案是社会实践最原始的资料，是积累的宝贵经验，它记录的信息数据在满足广大群众对信息的需求同时，也为科学决策研究提供有价值的参考资料。比如一个人的人事档案，对确定其工龄、身份等有重要佐证作用。某个地区档案承担着记录和传承的职责，对于研究这个地区的文化经济等有重要的参考作用。还有天文、气象等方面的档案，一方面能够提供大量的数据以供后世借鉴，吸取其中正确的经验，避免重复的错误。

潜在的内涵价值。档案的形成有极大的偶然性、随意性和离散性。不同的时间和空间中，所呈现的价值会有所区别。比如一些建设老照片，可能在短期时间内它的价值不太明显，但是随着时间的延长，30、50年甚至时间更长，它展现出的是不仅仅是时间的变迁，更是一个时代的缩影，对其建筑学、经济学、地域文化等都具有很强的参考价值。

因此需要尽可能的全面展示档案资源丰富的价值内涵，要充分利用好档案价值的时效性，让其在一定的时期内发挥最大的价值。

2 新时期档案资源开发和利用的特点

不同时期，档案工作呈现出不同的特点。新时期随着科学技术地不断发展，社会大环境也发生着巨大变化，档案资源也呈现出速度快、形式上向电子化迈进等不同的特点。

2.1速度和形式不断更新

现代社会日新月异，各项事业发展迅猛，传播速度加快，信息量增大， 变化加快，技术含量增大，复杂性增加。在这样的社会环境下，产生的档案资源也随即跟增长，从而对档案资源开发也提出了新的挑战。档案在形式上由原来的纸质、实物照片等扩展为电子档案。目前档案信息化数字化成为档案工作发展的主流，它的出现让档案信息覆盖面实现扩大化、共享化和快速传播化。推进数字化工作，通过互联网实现档案资源的整合和互动，改变信息“孤岛”状态，打破地域行业壁垒、地域限制，从而实现让群众享受档案电子信息网络化带来的便捷。

2.2功能扩大化

进入21世纪后，为贯彻“以人为本”的执政理念，档案工作则提出了实现“两个转变”、建立“两个体系”，简而言之就是转变档案工作重事、物轻人，重机关团体利用服务，轻个人利用的观念，建立为人民群众利用、覆盖全民的档案资源体系。档案馆开展的历史档案展览、通过网络向群众展出史时资料等，说明了档案由原来的记录存储功能向宣传教化功能延展。现在很多单位实施的政务公开，将一些文书文件置于本单位网站上，以方便群众查询。目前档案的服务功能呈现出不断扩大化的趋势，特别是民生档案的出现，有些地区已经实现通过网络信息帮助群众查找诸如出生、房屋、婚姻等与个人密切相关的信息。服务人民大众成为档案工作新职能。如何整合档案资源、保障共享过程中的数据安全，使档案工作更好地服务人民大众已经成为档案工作新的发展趋势。

3 档案资源建设开发和利用的现状

3.1开发内容不够广泛。随着档案事业的发展，各级档案部门通过征集整理大量的档案信息资源，多为企事业单位、历史资料等档案 这些档案往往一入馆内就“束之高阁”，而储藏保管“以备不时只需”仿佛成为其最大的价值。由于受档案部门自身因素影响，档案资源信息发展缓慢，究其原因一是没有将现有的档案信息进行有效地整合，编研材料内容单一，存在着重文书、轻科技的现象，二是档案征集途径还不够广泛和有效。

3.2利用方式不灵活。为民所用是档案存在的最终价值，查阅档案、知晓佐证成为实现其价值的路径之一。随着档案事业的发展，很多档案馆开办网上查阅功能，笔者浏览了几个不同地区的档案馆网站，发现很多地方网站输入想查询的内容后却什么也查找不出来。进入“河南省档案全省数字档案信息资源共享系统”，网站整体设计看上去分类完整，打开“开放档案”，各个地市的档案馆数据基本上都是空的。“户籍档案”没有任何信息，令使用者感觉比较迷茫。目前现场查档仍是档案利用的主模式，从而限制了利用者获得档案信息的时间和空间，也致使一部分接收的档案尘封，这必然导致档案资源的闲置和浪费，使不少有价值的档案资料成为沧海遗珠。

3.3宣传和知晓程度不够。就档案部门来说，对馆藏资料的宣传不够，对外宣传的手段和方法途径都跟不上形势，致使群众根本就不知道档案馆内究竟有什么有价值的资料，从而导致馆藏资料被搁浅。就群众来说，部门群众还停留在档案馆是一个比较神秘的部门，馆内主要是历史资料，供展览用的思想上面，没有将个人需要查证的档案资料和档案馆联系在一起。

4 档案资源建设与开发的对策

4.1档案资源开发要多渠道重质量

4.1.1加大现有档案资源的整合工作。首先要轉变观念，树立由档案保管向服务人民转变的意识，根据当地的政治、经济、重大活动等实际需要，开展档案整合编研工作，可以以三年或者五年为时间间隔，有计划地将现有档案资源进行再加工，不能只顾资料积累贮存而不重视利用和推广。其次将档案进行分门别类整理。可以以学科类进行分类，比如文化类、音乐类、时政类、科研类等。密切结合社会需求，特别注重民生档案的整理和收集，将民生档案的开发利用作为新时期档案资源开发利用工作的重点，及时将涉及民生档案的医疗、保险、户籍、婚姻等信息资料积极整合，为民所用。第三要注意调研分析研判。定期开展调研活动，了解社会上各个单位、各行各业对档案信息的需求和发展方向，从而有针对性的调整档案资源建设工作的重点。

4.1.2档案接收和征集工作注意渠道和质量。首先加强单位之间的联动机制。创建单位档案工作联动制度，定期交流研讨，及时将有价值有深度的档案共享归档。创建档案征集小组，调动各个单位积极性，建立合作关系，充分发动单位的合力，共同进行档案资料的收集，促进档案价值的发挥。其次重大事件资料收集要及时。以新乡市为例，7月17日至22日，新乡市经历了有历史记录以来的特大暴雨灾害，暴雨中气象资料、救援资料等是当时的真实记录，具有珍贵的保存价值，要及时深入灾情指挥部、医院、灾民收置点等收集相关的文字、图片、影音的记录。第三偏重档案质量。注重在浩瀚的档案资料中，深挖出具有价值和意义的资料，针对不同类别的档案，可聘请此领域的专家学者给予指导，从而能够更容易找出亮点。

4.1.3建设优质档案资源服务平台。一是推进电子档案精细化。目前各个单位档案基本实现了电子化归档，内容大致上是当年资料电子化的储存，没有细致的纵向横向分门别类的整理。可以将一些内容比如精神文明建设、党建、妇女工作专门列出，将文字、照片等档案资料进行延续性整理，从而为充实档案资源作准备。二是运用新媒体征集档案资料和线索。微信利用广泛，成为群众获取信息的重要途径之一。档案部门可以借助微信进行档案资料的收集和线索征集。但是一些档案线索征集的公告一般都发布在档案部门自己的微信或者网站上，知晓率较低。可以同新闻媒体部门联合，通过新闻媒体传播广和快的特点推广档案信息的征集。

4.2增强服务意识 提升档案利用率

4.2.1加强行业间沟通融合，构建信息利用一体化。十九大报告中指出，我国社会的矛盾已经转化为人民日益增长的美好生活需求和不平衡不充分之间的矛盾，新时期人民群众对档案信息的需求也变得越来越多，越来越细化。因此要将重心转入满足人民群众对更多档案信息的需求上来。信息时代，档案工作已经渗透至各个领域，因此要树立“大档案”工作意识，将社保、医疗、住房等各行各业的信息进行联合联动，能够相互查证、互相给予信息支持，从而实现档案资源共享和便捷利用。

4.2.2不断优化电子数字化建设，方便查阅。一是打造档案部门优质电子查询系统。目前多数档案部门都拥有自己的网站，应该加强自身网站的建设，要本着服务的理念开展业务工作，除了自我日常工作的展示，把工作重点放在档案信息开放目录的更新维护及线上档案的查阅功能上。网站专门设置查阅服务功能频道，同时将该频道再细化，比如婚姻信息查询、企业信息查询、文化信息查询等，将可以开放的档案电子文档及时录入，借助科技手段，群众只要输入想查询资料的关键字即可看到想查阅的档案信息，用电子化手段逐步代替群众“跑腿”查档案。比如安阳市档案馆网站中，设置了档案查阅、馆藏介绍、查档预约、数据中心几个大项。在数据中心中，上传了历年开放的档案目录，方便群众利用网络查阅。二是展示特色档案资源。档案具有教化的功能，要注重红色档案资料的利用，可以在门户网站上建立网上展厅，要注重做出特色，比如利用3D技术、角色扮演等形式，弘扬革命文化。各个地区有各个地区的特色，比如河南新乡的牧野文化、比干文化、南太行山水风光等都可以设置专栏进行展示，推动传统文化更好地得到关注保护和加以传承。三是打造上下联动查档系统。“集大成”的档案资源共享系统是实现档案数字化、提升档案利用率的重要途径，要通过不断充实档案内容、完善技术手段，有效提升该系统的利用率。重点是做好二级档案部门的信息收集、整理和分类工作，最终让群众通过“母舰”级的查询系统迅速找到想要查找的信息內容。

5多渠道做好宣传，提升公众参与度

一是不仅仅对档案主题内容进行宣传，要对档案存在的意义、档案发挥的社会作用进行宣传，可以通过实际案例来宣传。二是抓住重要时间节点。利用档案宣传日、建党百年、“9.18”等特殊的时期，策划一些主题鲜明、极富特色的宣传活动。三是与群众互动。可以通过微博、微信等新媒体平台，运用形式活泼的录段子、展示可开放的档案资料等喜闻乐见的形式进行宣传，可以专门制作一个“档案说”的系列连续节目，使得宣传更具持续性。设置一些群众趣味答题等活动，提升大众的关注度。

6结语

总之，新形势下，档案工作要牢固树立服务创新意识，强化“大档案”工作格局，加强行业间沟通融合，构建信息利用一体化，在自身数字化网络化建设上下足功夫，不断深入推进档案资源共享系统的建设，拓宽档案工作宣传渠道，才能有效做好档案资源的开发和利用工作，提高档案服务现代化水平。

参考文献

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[2]王娟.新形势下如何做好档案信息的开发利用工作[J]办公室业务，2013（23）.

[3]赵联弟，唐弢红.论档案资源的开发利用[J]中国医学理论与实践，2002（02）.