王力

摘要：随着网络信息技术的发展，档案数据化管理势在必行，这是档案管理适应时代发展步伐的需要，也是档案管理自身改革发展的要求。当前，一些部门单位的档案数据化管理面临一些问题，影响了档案管理工作的正常发展。本文着重研究档案数据化管理实现路径，以期推动档案管理向前发展。

关键词：数据化;档案;实现路径

在大数据时代，随着网络信息技术和人工智能技术的不断发展，推行档案数据化管理是经济社会发展的必然趋势，也是时代进步的标志。做好档案管理工作，不仅要做好传统档案管理工作，同时也要做好档案的数据化管理工作，使两者相辅相成，提供多元化的档案管理服务方式，提升档案管理水平和服务质量，促进档案管理工作可持续发展。

1档案数据化管理的意义

1.1提供丰富的档案信息资源

随着网络信息技术的不断发展，其在日常工作、生活中的运用日益普及，档案信息的来源也不再是单纯的纸质档案信息资料，还有很多数据档案信息也需要纳入档案管理范围。如OA无纸化办公系统所产生的各种电子文件、领导在电子文件上的审阅、批复，各类电子文件档案等，都属于档案的范筹。进行档案数据化管理，就是通过计算机信息技术和人工智能技术将档案信息整合成多元化、数据化的综合信息材料，使档案信息的内容和形式更加丰富、多样。实现档案文档管理和数据化管理“一体化”，档案管理对象和档案管理模式相匹配，推动档案管理工作高质量发展，进而为档案信息利用者提供更加方便、快捷的服务。

1.2满足档案管理改革发展需求

随着网络信息技术的发展，人们获取信息的习惯、方式逐渐转变到了现在通过手机智能化、网络信息化技术获取，这是时代发展必然趋势。档案管理工作要想顺利发展，发挥应有的作用，必须顺应时代的发展，推进档案数据化管理。任何一项技术的改革都必须审时度势，坚定决心和勇气，才能不断推动新技术、新理念的运用和发展，档案管理也不例外。只有坚持新管理理念，不断地去钻研新的管理技术，摸索新的管理模式，档案管理工作才能不断走向新的高度，国家档案事业的发展才会有新的希望。

1.3有效提升档案服务质量

随着经济社会的不断发展，人民群众的各项权益也逐渐得到了保障，面向社会大众的档案服务工作的作用日益凸显，服务需求也日趋多元化。为社会大众提供精准的定制化档案服务，不断提升档案服务能力，便成为社会大众对档案服务提出的新的现实要求。档案数据化管理能借助多媒体、信息化技术手段，对大量的档案数据信息进行整合、编辑，为档案利用者提供高效、丰富、便捷的档案查询、利用服务。档案数据化管理不同于传统的档案管理模式，传统的档案管理模式只能根据档案查询者的需求在海量的档案信息中进行单一信息的查询、检索，然后自行进行档案信息的整合分析。档案数据化管理可提供全文、全库检索，也支持关联信息的推荐，生成满足用户需求的特殊定制化的精准信息数据。同时档案数据化管理能实现载体和信息的分离，有效保护许多珍贵的档案文献的安全，也能节省大量的人力、物力和财力，提高档案服务效率和效能。

2档案数据化管理存在的主要问题

2.1档案数据化管理意识薄弱

一些地方、单位档案数据化管理工作起步晚，一些基层事业单位未意识到档案数据化管理工作的重要性，未将档案数据化管理工作纳入日常管理工作内容，档案管理人员在开展档案数据化管理工作时得不到足够的人力、物力、财力支持，使档案管理部门及人员的工作十分被动，看不到职业未来的发展前景，不愿意积极主动创新性地开展档案数据化管理工作，直接影响了档案数据化管理工作的发展。因此，首先要从思想上转变认识，才能做好档案数据化管理工作。

2.2档案管理信息化技术落后

有的单位出于某种工作的需要，在早期开发推进了档案数据化管理，但忽视了后期计算机网络设备、信息技术维护和升级工作。档案数据化管理工作，更多的是依赖计算机网络信息技术和人工智能技术。随着科学技术的不断发展进步，早期的一些信息技术功能单一、网络安全漏洞多已经不能适应时代的发展需求，阻碍了档案管理工作的发展。

2.3档案数据化管理制度不完善

复杂、繁琐的档案管理流程应以一定的管理制度作为保障和依据。随着档案数据化管理的逐步推进，需要制定、完善与之相匹配的档案管理制度，使档案数据化管理各个环节的工作有章可循，避免因为某个环节的疏漏导致档案信息的丢失、损毁。然而，档案数据化管理在当下发展还不成熟，很多单位仍处在摸索、起步阶段，缺乏相关制度建设的经验，档案数据化管理制度建设存在一定的局限性。

2.4档案管理人员专业素质偏低

无论多么先进的管理理念、技术，都离不开人的执行。一项管理制度是否能够发挥其该有的作用，一个技术的进步能否为工作带来的便利，都需要人的贯彻执行才能充分体现。因此，档案管理人员的素质高低，决定了档案数据化管理工作的水平高低。然而，在档案管理工作中，普遍存在档案管理人员配备不足，多是兼职，其综合素质和能力不高，档案专业水平无法满足档案管理工作要求等问题。

3档案数据化管理的实现路径

3.1加强电子文件档案的收集、整理

要提高档案利用率，提升档案价值，就要保证档案信息资料的全面性、真实性和有效性。特别是电子文件、网络平台档案信息资源数据的收集，应尽可能全面、无疏漏。当前，由于信息数据爆炸式增长及其类型日益多样化，通过制定相应的档案数据化管理办法和规定，加强对电子档案信息数据的归档管理，明确规范数据信息的收集归档范围，可以实现档案资源覆盖范围更广泛、结构更优化、内容更丰富、形式更多样，确保档案数据信息的齐全完整。应划分档案归档整理职责，将具体工作落实到相应的责任人，避免工作职责不清晰出现责任推诿，从而影响档案数据化管理工作的顺利开展。

3.2落实档案数据的安全保存档案数据化管理依赖的是计算机网络信息技术，因此网络信息安全就成了档案数据化管理必须重视的一个问题。信息技术不断发展，如安全应对措施滞后，就存在档案数据泄露的安全风险。如果计算机网络信息安全得不到保障，那么档案数据化管理工作也将前功尽弃。加强档案數据化管理安全防范，应确保信息设备和信息技术安全。应投入必要的设备和人力，配备档案数据化管理工作所需要的软、硬件设备，为档案数据化管理提供可靠的物质基础和技术保障。在档案数据化建设初次完成投入使用后，应建立相应的档案数据化管理制度，24小时不间断地关注信息化软件的安全问题，定期对软件系统进行升级，提升档案数据化管理技术的防护力，确保一旦出现任何网络漏洞或病毒攻击，能第一时间进行相应的防御性工作，避免档案数据信息泄露等安全事件发生。后期在使用中，及时对档案数据化管理技术进行升级，使档案数据化管理体系更加完善、安全。

3.3提升档案数据化服务水平

应在做好档案数据信息“收、管、存”的基础上，重点做好档案数据信息“用”的文章。一些单位开展档案数据化管理只注重“存”，而忽视“用”，只有“用”好档案数据信息，档案数据化管理工作才有实际意义。应根据档案信息利用者的需求和权限，提供相应的档案服务，做到“应知可知”“应知尽知”，在一定的权限范围内为查询者提供全面的数据信息，以帮助信息利用者进行智能信息整合和综合分析。同时档案数据化管理是借助计算机和多媒体为媒介，能为查询者提供更为丰富、形象、生动、翔实的数据，提升利用成效。档案数据化管理者应充分利用好数据信息优势，在保障档案信息数据安全的前提下，建立开放的信息数据共享平台，为档案信息数据的开放利用提供更多便利。

3.4优化档案管理人员配备

关注人才的成长和发展，为单位未来发展提供源源不断的人才储备，是一个单位发展的必要保障。档案数据化管理，同样需要人才队伍建设的保障。档案管理人员除了要不断加强档案专业技能知识的培训和更新，还要掌握一定的计算机网络信息技术和信息化建设需要的基础知识储备。当然，有条件的单位可以引进高素质专业技术人才，建立一支复合型专业技术人才队伍，配备相应的专业技术人才进行档案信息化建设工作。应经常开展相关专业技能培训、学术交流活动，积极了解掌握当下最新的档案数据化管理业务态势、专业知识和技术，启发和提升创新能力，形成良性的竞争互动，促进档案数据化管理工作的高质量发展。

4推进档案数据化管理的创新措施

4.1创新档案管理理念

在信息化时代，应不断创新档案数据化管理理念，为档案数据化管理工作的发展奠定新的理念基础。在日常档案管理工作中应认真贯彻党的新发展理念，构建新发展格局，深入推进档案治理体系和档案资源体系、利用体系、安全体系建设，引导档案管理工作朝着现代化、数字化及标准化方向发展。管理人员应以科学思想作指导，高度重视档案数据化管理，充分认识档案数据化管理对推进档案管理工作现代化的意义。通过实践创新、理论创新、技术创新、制度创新等方式，全面提升档案数据化管理工作的质量和效益。同时，管理人员应大胆创新，提高档案管理工作的实效性和价值性，提供更好的档案服务。

4.2完善网络安全技术，优化资源共享平台

档案数据化管理的最终目的，是搭建档案信息资源共享平台，为单位和公众提供便捷的档案信息服务。而档案数据化管理离不开计算机网络安全技术的保驾护航，只有完善的网络安全技术，才能保障档案信息管理系统及共享平台的顺利运行。因此，档案管理部门及人员既要时刻关注档案数据化管理的网络安全技术问题，又要与时俱进，积极学习、更新理论知识和技术，提升档案数据化管理的能力。档案数据化管理是为了提升档案管理效率和服务能力。在提供日常档案服务的过程中，档案管理人员应经常关注档案利用者的需求，不断优化档案资源信息共享平台模块，改进档案业务管理流程、内容等，为档案信息利用者提供实时的智能综合整合的檔案信息，使档案信息数据更加全面、专业、丰富，更有针对性。

4.3实现多样化的档案信息资源利用方式

高效科学利用档案资源能够为单位的可持续发展提供科学的理论支撑和依据。由于传统的档案利用方式单一，只能利用现有的单一的纸质信息资源，不但效率低，而且获得的信息资源有限，无法适应当今社会信息数据化需求。开展档案数据化管理，使档案信息资源变得丰富，形式多样，不再局限于传统的纸质档案信息。因此，开展档案数据化管理应充分利用网络信息技术，对各种形式的档案信息资源进行整合，为档案利用者提供更加丰富、立体的档案信息服务。应科学优化档案利用环节，有效满足档案利用需求，提升档案服务水平。不断优化、改进档案信息共享平台机制，对档案信息进行全面分析，准确提取检索关键词，对使用者的档案使用记录进行深入分析，为其提供更有针对性的档案信息搜索结果，提升档案检索效率。充分发挥档案数据化管理的网络技术优势，推动档案信息资源共享。档案利用者可根据自身权限和需求，实现对档案信息的远程查询和调用，有效提升档案资源利用效率。

综上所述，开展档案数据化管理是经济社会发展的必然要求，可以满足高要求高标准档案服务的现实需求。大数据时代，应提高对档案数据化管理工作重要性的认识，建立健全本部门、本单位的档案数据化管理制度体系，加强对档案数据化管理安全隐患的防范，加强对有关设备安全和信息技术安全的维护和管理，为档案数据化管理提供物质、技术和安全保障。我们应通过多方努力，做好档案数据化管理工作，促进档案事业的发展。

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