金丽双

摘要：地勘单位在电子文件管理过程中应主动适应时代发展趋势，积极推进地勘单位电子文件单套制归档与管理，不断总结经验，明确注意事项，提升地勘单位电子文件单套制归档与管理水平。本文以山东省第六地质矿产勘查院为例，结合国家档案管理相关要求，对地勘单位电子文件单套制归档与管理相关问题进行探讨，供参考。

关键词：地勘单位;电子公文;单套制;归档管理;问题

地勘单位电子文件是地勘单位在从事地质勘查和地质灾害治理等相关工作时产生的的真实记录，是地勘单位在地质勘查工作中取得各项成果的真实反映，是地质矿产勘查后期工作开展的重要依据。山东省第六地質矿产勘查院主要进行矿产勘查、地质实验测试、地质灾害治理、水文地质、环境地质勘查、探矿工程等多方面工作，在地质勘探过程中形成了大量丰富的科技成果档案电子数据资料。在网络信息技术快速发展的新时代，积极探索推进地勘单位电子文件单套制归档管理，对实现地勘单位档案管理现代化具有重要意义。本文围绕相关问题，以该院为例作一探讨。

1地勘单位电子文件特点与单套制归档管理的基本要求

地勘单位电子文件单套制归档是指归档文件仅以电子形式进行归档。过去，由于信息技术能力有限，即使地质勘探单位想推进电子档案单套制归档也存在着一定的保存风险。因此，在一定时期，国家要求电子档案实施“双套”制管理，既要保存纸质文档，又要保存电子文档。但随着网络信息技术的发展，特别是在大数据、云计算、人工智能等技术支持之下，电子档案能够实现长期安全保存，为地勘单位电子文件单套制归档管理提供了条件。要做好这项工作，应先明确地勘单位电子文件归档的特点和电子文件单套制归档管理的基本要求。

1.1地勘单位电子文件归档管理的特点及现状

一是地勘单位电子文件归档管理所涉及的电子文件门类众多，专业性强。二是地勘单位电子文件档案范围比较广泛，类别复杂。三是在电子文件归档过程中对地勘单位档案管理人员提出了较高的专业要求，既需要对地勘单位相关工作内容和工作范围有所了解，又要具备专业档案知识，这样才能对地勘单位电子文件进行正确的收集归档和管理，确保档案能够分门别类、有序管理。

但目前地勘单位在电子公文单套制归档和管理过程中出现了管理水平不一，管理人员能力素质参差不齐等问题，部分地勘单位在电子文件档案归档管理过程中缺少专职档案管理人员，兼职人员对档案管理软件并不熟悉，在实际工作中出现部分档案资料收集不全，档案分类不准确，档案管理不标准等问题，在一定程度上影响了地勘单位电子文件单套制归档管理。

1.2电子文件单套制归档管理的基本要求

新修订的《档案法》规定，电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用，这为电子文件单套制归档管理提供了法律依据。由于很多电子文件保管期限不长，如在管理过程中实行双套制模式，不仅会占用大量资源，影响工作效率，也会加大档案管理人员的工作压力。当前我国部分领域已经开始实施电子档案单套制归档，并成功积累了相关经验，这些经验可以在其他工作领域进行推广和完善，并形成各类电子文件单套制归档管理的一般模式。当然，并不是所有业务系统都具备电子文件单套制归档管理条件。电子文件单套制归档应满足两个方面的要求，一是业务系统中的电子文件必须是单套制流转。二是确保归档电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性。

2地勘单位电子文件单套制归档管理的主要做法

新形势下，地勘单位在电子文件单套制归档与管理过程中应主动采用现代信息技术，明确地勘单位电子文件单套制归档的相关要求，确保电子文件及档案单套制归档齐全完整和安全。近年来，山东省第六地质矿产勘查院在电子文件单套制归档方面做了积极的探索，积累了一些经验。

2.1健全档案管理制度

地勘单位应结合电子文件单套制归档管理的相关要求，建立健全档案管理制度，为电子文件单套制归档管理及开发利用创造有利条件。山东省第六地质矿产勘查院经过六十多年的发展，积累了大量的纸质档案，包括文书类、地质资料类、基建工程类、会计类、人事类等八大类，室藏档案资源达到五万余卷。随着业务和档案信息化的发展，该院日常工作中持续形成大量的电子文件，也出现了进行电子文件单套制管理的需求。为此，2020年，该院根据《档案法》以及相关档案管理要求，对原有的《档案管理办法》等相关制度进行完善，明确电子文件单套制归档范围、保管期限、统计流程、交接手续、档案信息化建设、档案安全管理等相关内容，为电子文件单套制归档管理相关工作的开展提供了制度依据。

2.2规范电子文件归档管理流程

应根据中办国办《电子文件管理暂行办法》和国家标准《电子文件归档与电子档案管理规范》，规范地勘单位电子文件单套制归档管理流程。应规范地勘单位业务系统电子文件归档功能，同步收集电子文件及其元数据，内置电子文件分类方案、保管期限表，能按标准生成电子文件及其元数据归档数据包，能对电子文件的所有操作进行跟踪、审计。配备与电子文件档案管理系统及管理要求相适应的系统硬件、基础软件和存储、备份等设备。应明确并落实电子文件归档范围，凡是反映单位职能活动、具有查考和保存价值的各门类电子文件及其元数据都应收集、归档，具体归档范围按各门类电子文件档案归档范围的业务规定、规范、细则执行。应规范电子文件的收集与整理，齐全、完整地收集电子文件及其组件。应规范电子文件归档与电子档案编目，电子文件形成或办理部门、档案部门应在归档过程中基于业务系统、电子档案管理系统完成电子文件及其元数据的清点、鉴定、登记等主要归档程序。还应规范电子档案的管理、处置等项工作流程。

2.3加强档案管理人员队伍建设

当前地勘单位在电子文件单套制归档管理过程中之所以会出现问题，很大程度上由于地勘单位没有注重档案管理人员队伍建设。针对这种情况，应要求档案管理人员加强对档案学相关理论的系统学习，根据《档案法》及其有关规定要求，深入了解和掌握相关制度机制，明确地勘单位电子文件单套制归档管理的范围和技术标准，切实将相关技术运用到实际工作之中，进一步提升地勘单位电子文件单套制归档管理水平。为了更好地适应当前地勘单位电子文件单套制归档管理相关要求，山东省第六地质矿产勘查院要求档案管理人员积极参加省档案部门组织的各种专业技术培训，进一步提升档案管理人员的工作能力和业务水平，按照相关流程对电子文件进行系统管理，收到了较好的效果。

3地勘单位电子文件单套制归档管理应注意的事项

地勘单位电子文件单套制归档管理对于后续档案信息资源的开发利用起着至关重要的作用。为此，地勘单位在电子文件单套制归档与管理过程中应确保电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性，为后续档案信息资源的开发和利用创造有利条件，更好地发挥地勘单位电子文件档案信息的价值。

3.1确保电子文件的真实性

电子文件本身具有易修改、隐蔽性等特征。因此为了确保电子文件的真实性，地勘单位在电子文件档案管理过程中应按照国家相关法律规定，保留电子文件修改稿，及时标注修改痕迹，并主动地运用区块链技术对修改痕迹进行数字签名或密钥安全验证，切实保障归档文件来源真实、准确。此外，在电子文件单套制归档管理过程中还应该利用电子签名、哈希值校验、区块链、时间戳等多种技术手段，对所收集上来的电子文件的真实性进行验证。地勘单位档案管理部门还应该通过CA认证体系或身份认证体系，确保地勘單位电子文件在流转过程中的真实性。

3.2确保电子文件的完整性

电子文件完整性是电子文件真正发挥作用的重要前提。为此，地勘单位在电子文件收集之前应与电子文件生成部门取得联系，要求所形成的电子文件必须真实、完整、准确。档案管理部门也要对收集上来的电子文件内容进行重新确认，确保文件内容符合电子公文收集标准、齐全完整。地勘单位在电子文件单套制管理过程中应定期对电子文件进行筛查，对出现的不连续、不完整问题，及时与相关部门取得联系，补齐相关内容。

3.3确保电子文件的可用性

电子文件只有可查找、可利用才能真正发挥其价值。根据电子文件长期保存格式相关要求，电子文件不能以特殊格式打开，不能依赖特殊阅读器或软件。因此，地勘单位在电子文件单套制归档与管理过程中应与档案管理部门密切配合，在其指导下制定更为严格的电子文件标准格式，保证其格式符合国家统一的标准或者业务规范。由于地勘单位档案资料数量巨大，后期档案资料开发利用频率高，地勘单位应在总结电子文件单套制归档管理相关经验的基础上，对电子文件格式和程序及时进行优化和完善，确保所有地勘单位保留的档案资料能够使用普通的读取工具打开查看，保证相关档案信息能够在工作中得到有效的利用和开发。3.4确保电子文件的安全性

随着网络信息技术的不断发展，地勘单位电子公文单套制归与管理工作面临的内外部情况已经发生了深刻变化，特别是在电子文件生成、传输和管理过程中，很容易受到外部的病毒侵袭和内部软硬件漏洞和系统风险的影响。因此，应从地勘单位档案信息资源的特殊性角度考虑，完善档案信息安全保障机制，并严格按照国家相关法律法规强化对涉密档案的管理，确保地勘单位档案信息资源安全，更好地维护地勘单位和国家利益。

总之，新时代，网络信息技术的不断发展，为地勘单位电子文件单套制归档管理创造了可行条件。地质矿产勘查部门和单位及档案管理部门应适应时代发展趋势，完善电子公文单套制归档与管理的相关制度机制，加大对档案管理人员的教育培训，确保电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性，更好地开发利用地勘单位的档案信息资源，促进地质矿产勘查事业的发展。

参考文献：

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（作者单位：山东省第六地质矿产勘查院）