管先海 李兴利

摘  要：数据与档案不是一个概念，但归档数据即是档案。对于数据的管理，数据管理部门的重点是“管”，而档案管理部门的重点则是对归档数据的“存”和“用”。数字时代，数据管理部门与档案管理部门应当和谐共处，加大档案资源数据化建设力度，加强人工智能、数据挖掘推送等新兴信息技术在档案数据化建设中的探索应用，扎实做好档案数据安全保障工作，从而更加安全有效地发挥档案数据服务党和国家工作大局、服务人民群众的作用。

关键词：数字时代;数据;档案;数据管理部门;档案管理部门;和谐共处

Abstract： Data and Archives are not the same concept， but archived data is Archives. For the data management， the data management department focuses on the 'Management'， while the Archives management department focuses on the 'storage' and 'use' of the archived data. Digital age， data management departments and Archives management departments should coexist harmoniously， strengthen the intensity of Archives resources data construction， strengthen artificial intelligence， data mining push emerging information technology in Archives data construction application， solid job of file data security， so as to more safely and effectively file data service the party and state work， serve the role of the people.

Keywords： Digital age; Data; Archives; Data management department; Archives management department; Harmonious coexistence

李興利（焦作市档案馆）：岁末年初，在中国改革开放前沿阵地的上海，有两件与档案工作相关的大事发生。一是新修订的《上海市档案条例》自2021年12月1日起正式施行，这是1995年《上海市档案条例》颁布以来的一次全面修订，有很多亮点。二是作为地方立法的率先探索，《上海市数据条例》自2022年1月1日起施行。有趣的是，《上海市数据条例》全文没有一次出现“档案”字样;《上海市档案条例》也仅在第五条、第三十八条、第四十九条三处，分别出现了“大数据”技术、红色档案专题目录和“数据库”“公共数据资源”，对我们业内认为是电子档案或数字档案的“数据”用的是“档案数字资源”字样。数据与档案，在这里颇有点老死不相往来的样子。本期沙龙，请各位同行结合实际，谈谈在已经或者即将全面进入的数字时代，数据管理部门与档案管理部门怎样才能更好地和谐共处。

孙大东（郑州大学信息管理学院）：我认为数字时代数据管理部门与档案管理部门和谐共处需要加强顶层设计和业务协同。在顶层设计方面，应在制定各项法律法规以及条例时明确数据管理部门与档案管理部门的职责范围，并促进两者间法规条文的互通，从而为两管理部门间的和谐共处提供法律法规依据。值得注意的是，当前相关法律法规在数据与档案的互通性上有所欠缺，如《中华人民共和国数据安全法》仅在第五十三条提及“在统计、档案工作中开展数据处理活动，开展涉及个人信息的数据处理活动，还应当遵守有关法律、行政法规的规定”，使得数据管理部门与档案管理部门在数据安全处理方面存在一定的隔阂，需要进一步深入研究和加强法律法规的对接工作，使两者间合乎法理地和谐共处。在业务协同方面，应推进数据与档案部门在业务活动中的交流融合，提升业务协同和资源共享能力，从而提高资源复用性和业务处理效率。随着数字转型升级的推进，档案管理部门也逐步走向数字化，运用大数据、云计算等对档案资源进行整合开发，在这一过程中存在与数据部门重复或相近的业务工作，因而需要将两部门间的业务协同，包括文档数据前端控制、平台业务流程对接、数据库共建共享等，通过增进两部门间的业务协同与交流实现更好地和谐共处。

刘东斌（濮阳市档案馆）：我认为只要档案部门不要想多，清晰明白一些基本的概念，就能和谐共处。其一，数据与档案的概念。数据不是档案，《上海市数据条例》（以下简称《数据》）第二条规定：“数据，是指任何以电子或者其他方式对信息的记录”。对于《上海市档案条例》（以下简称《档案》）没有具体限定，按照新《档案法》第二条规定：“本法所称档案，是指过去和现在的机关、团体、企业事业单位和其他组织……直接形成的对国家和社会具有保存价值的……历史记录。”这里并没有提及数据。如果非要将数据纳入档案的范畴的话，那么按照新《档案法》第三条规定：“直接形成的对国家和社会具有保存价值的下列材料，应当纳入归档范围……”，比照档案学通俗的说法，那么就是归档的数据才是档案，而不归档的数据则不是档案。显然，《档案》“大数据”技术、“数据库”中的数据与档案就不是一个概念。其二，数据与档案的本质。数据的本质是办事的工具，而档案的本质是记事备忘的工具。其三，数据可以买卖而档案不能买卖。《数据》第二节“数据交易”专门系统地规定了数据交易的方方面面。而新《档案法》第二十三条规定：“禁止买卖属于国家所有的档案。”对于非国有档案，第二十二条规定：“严禁出卖、赠送给外国人或者外国组织。”至于哪些数据应当归档，则是档案部门应当探讨的问题。但是无论如何是不可能将《数据》所说的数据全部归档的，归档的只能是其中的一小部分，而且即使数据归档了，也不能按照《数据》规定的模式运行管理，而只能按照记事备忘的工具模式运行管理。

郭东升（临清市档案馆）：数据管理部门与档案管理部门怎样才能更好地和谐共处呢？我想，最重要的是档案管理部门如何认识数据，如何对待数据。数据是什么？我赞同刘东斌“数据与档案是两个概念”的观点，虽然数据可以向档案转化，但它必须满足踏入档案门槛的完全必要条件：一是直接形成的;二是有保存价值的;三是历史记录。档案管理部门如何对待数据呢？关注数据的形成、管理和归档，让直接形成的对国家和社会具有保存价值的数据归入到档案中来。数据转化为档案，必须有归档关口的鉴定。

王凤珍（台前县档案馆）：档案与数据是同属于信息领域的两个不同的概念，在没整理归档之前的数据其实就是电子文件，并非是电子档案，只有对那些有参考利用价值的数据整理归档后才能称之为档案，所以没必要过分纠结数据条例中有无“档案”两个字。如从双方更好地和谐共处方面考虑，档案部门要做的应是考虑如何与数据形成部门沟通，明确数据归档范围、归档要求、归档方式、归档时间、保管期限，以及如何利用档案管理利用平台提供利用等问题。

余厚洪（浙江丽水学院）：关于数据与档案的关系，我非常赞同王凤珍的观点。毋庸置疑，在大数据背景下，在档案数字化与数字化档案并行不悖之时，数据与档案密不可分。数字化改革进程中，数字赋能无疑给予档案融入数据洪流极好的机遇。让档案作为一种最可靠的数据，让档案在新时代建设进程中焕发生机与活力，应作为档案管理的核心目标。

程媛媛（焦作市檔案馆）：我认为两个部门和谐共生的根本要领就是依法履行各自的职能，有两个概念需要厘清：一是职能。数据管理部门与档案管理部门是两个职能完全不同的部门。在大数据环境下应运而生的数据管理部门，其主要业务就是数据管理。而这些数据中就包含了档案部门以往不曾涉及的，而现在不可回避的“数据”档案。因此，对于数据管理，根据职能分工，数据管理部门的重点是“管”;而档案管理部门的重点则是对归档数据的“存”和“用”。二是共建。数据管理部门与档案管理部门的和谐共建是当下亟须解决的问题之一。具体说，就是解决两个部门的对接问题。如数据归档、移交、存储、利用等电子化管理的衔接;如政务数据的归档范围、存储格式、利用方式等相关的规范标准的共建;如政务管理系统与档案管理系统、数字档案馆系统的对接等等。

梁艳丽（新乡市档案馆）：我很赞同程媛媛的观点，数据管理部门与档案管理部门应该相向而行、共同履行好各自职责。首先，档案资源体系向数字转型要求档案部门重视数字档案资源。《“十四五”全国档案事业发展规划》指出，档案工作基本实现数字转型;完善档案主管部门与行业主管部门协同配合的专业档案管理体制，强化各类专业文件材料、电子数据归档监督指导;加强国家档案数字资源规划管理，逐步建立以档案数字资源为主导的档案资源体系。其次，在大数据监管综合服务平台建设应用和推进政务服务“一网通办”、社会治理“一网通管”、政务数据“一网通享”大背景下，数据管理部门重视数据归集、事项办理监管、部门协同、数据接口设置等工作，基于政务数据资源的管理和监管必然要求重视数据的归档和管理工作。最后，实践层面，《浙江省公共数据和电子政务管理办法》规定“各级档案行政管理部门负责本行政区域内公共数据和电子文件归档统一平台建设”。浙江省档案馆积极为“政府数字化转型”改革提供基础支撑和技术保障，通过“无纸电子化归档”倒逼各厅局政务服务事项全流程在线办理。2018年《政务服务事项电子文件归档规范》从省标上升为国家标准，浙江省档案馆实现数字档案馆建设和电子政府发展、政府数字化转型同部署、同推进。

李宗富（郑州大学信息管理学院）：当前，社会全面数据化的加速发展正推动档案资源从“模拟态”“数字态”向“数据态”加速转型变革。加快推动档案资源数据化转型发展建设，亟须做到以下四方面。一要尽快树立“数据是档案”的意识和观念。数据即记录，而记录皆档案，所以数据也是档案。档案工作者必须尽快认识到数据都是档案，尽早地把数据看作档案，并把数据当作档案去收集管理和服务。二要加大档案资源数据化建设力度。智慧档案馆是我国档案馆建设的新方向和新目标，档案数据化是智慧档案馆建设的核心和要义。智慧档案馆建设首先就是要把档案资源数据化，其中最重要的就是充分运用各种技术手段等尽快地把档案资源从“模拟态”“数字态”转变为“数据态”资源，即档案资源的数据转化工作。三要加强人工智能、数据挖掘推送等新兴信息技术在档案数据化建设中的探索应用。这不仅体现在既有档案资源的数据态转化、新形成档案数据资源的收集整理等环节，而且还应包括对所有档案数据资源的挖掘、开发、管理、利用、服务等各个环节。四要扎实做好档案数据安全保障工作。要千方百计采取各种方法技术手段措施制度等及时建立起有效的“防火墙”“安全盾”和“生命线”，扎实做好档案数据安全保障工作，确保档案数据绝对安全。

吴雁平（开封市档案馆）：要回答这个问题，需要对档案工作中数据工作的来龙去脉有一个了解。其一，数据工作是档案工作的基础性工作之一。数据早期的理解就是数字，而档案工作中一直有一项叫作“基础数字汇集”的编制工作。档案与数据并不是“老死不相往来”，数据工作也不是凭空出现的新鲜“玩意儿”，而是档案工作长期以来的基础性工作之一。其二，档案数据工作从档案中的数据开始。档案统计是典型且具有起点意义的数据工作。1987年开始的《档案工作基本情况统计年报》则将档案统计工作纳入国民经济和社会发展的统计指标体系，成为具有法规性的，全国统一的综合性年度档案数据工作。其三，档案数据工作从档案数据与数据档案两个方向共进。一方面馆（室）藏档案开始数据化，即由档案到数据的档案数据化;另一方面，巨量原生电子数据中出现了大量具有对国家和社会具有保存和利用价值的数据，这部分数据归档，则是由数据到档案的数据档案化，形成了档案数据工作的双向共进特点。其四，大规模全领域的“数据归档”，标志着数据已经成为继文件（文书）、科技资料（材料）之后的第三大来源。档案数据工作一直是全国档案事业发展“五年计划”中的重要内容，循着数据库→档案数据→数据档案的规律推进。中办国办印发的《“十四五”全国档案事业发展规划》涉及数据工作的任务有14项，其中7项是数据归档，在实践层面标志着数据已经成为档案的第三大来源，在理论层面标志着档案的属概念由文件（文书）和科技资料（材料）扩展到数据。

南燚（安阳市社会福利院）：对于档案管理部门来说，做到数据管理部门与档案管理部门和谐共处没那么复杂。首先捋清数据和档案的从属关系，其次解决好数据管理部门与档案管理部门分工和职责，找到部门之间的平衡点即可达到和谐共处的目的。单从档案定义看，可以理解为除了电子信息档案外，其他载体形式的档案与数据没有任何关系，只有档案记录的信息可以称之为数据。而且从数据的保存价值来讲，有些数据集合对国家和社会没有永久的保存价值，不需要永久保存，甚至有些数据根本没有归档的价值。真正与数据有直接联系的，只有电子档案一种形式。也可以理解为数据是资源、是基础，档案是从基础资源中提取有价值的资源后形成的产物。数据管理部门做好基础和资源管理，档案管理部门做好价值整合管理即可。这样在基础方面分工无冲突，在管理方面又能加强合作，和谐共处共同发展指日可待。

王旭（湖北民族大学档案馆）：无论档案工作者焦虑与否，数据为王的时代已经到来，档案工作者对于庞大的数据已经力不从心。相对数据而言，档案是人为选择下的数据，有的数据可转化为档案，有的则不能，这种不能受人的智力和能力限制。比如对网页的归档管理，在目前国家有网页归档管理相关标准情况下，又有多少网页按标准归档了呢？在数据时代的档案工作者，能做到的是择选能成为档案的数据，对于人力、技术和财力均不能实现有效管理的数据，只能任其存在。数据时代，应分层级、分行业、分能力管理档案，档案与数据并不一定老死不相往来，数据管理部门与档案管理部门也可以相互为鉴、相融互济。

马双双（郑州大学信息管理学院）：我认为数据管理部门与档案管理部门和谐共处应注意解决以下两个问题：其一，健全职责分明的协作机制。一方面，要注重建立数据管理部门与档案机构的协调沟通机制;另一方面，要将档案和档案机构纳入地方大数据、政务信息资源管理等各类协调机制中，建立健康有序的大数据生态圈。其二，保证部门职能体系的协调性。档案部门和数据管理部门存在职责交叉且分别隶属不同系统，应结合实际增强两部门之间的职责分工和具体工作的协商与协同，优化新兴的数据管理部门与传统的档案部门职能关系，从而不断提高国家对信息资源的统筹管理能力。

黄琥（中原油田分公司档案管理中心）：大数据时代，我认为数据即档案。很多人质疑的有两点，一是数据是否“直接形成”;二是并不是每个数据都“具有保存价值”。现在很多工作已经大部分或者全部在网上办理，大家在同一个系统、同一个平台作业，可以在网络上实现无缝对接。弱弱问一句：工作环节已经全部嵌入系统，哪个流程都在平台留痕，请问哪项工作形成的资料不是直接形成？有人质疑：只有鉴定了有价值的记录，才能称之为档案，对数据也要进行鉴定。问题是什么是有价值？以什么为依据？我们已经无数次或正在碰到的那些鲜活的事例还不够多吗？档案人员认为没有价值的，无需归档的，若干年后，却真的有人查;我们认为特别重要的，在库房里放了二三十年，几乎没有人来摸过。纸质档案一统天下的时代，考虑到库房容量，我们必须做出取舍，尽可能把借阅量大、与企业和职工利益密切相关的文件列为有价值一类，要应归尽归。但面对汹涌而来的大数据，大势所趋的单套制归档，以前需要一间库房才能容得下的资料，现在一块硬盘就搞定了，档案部门已经不用再为增加馆库大费周章，那么还有必要鉴定吗？全流程归档，把反映各个环节的数据信息都归档，是最佳、最稳妥的选择。不知大家有没有想过：为什么很多档案馆借阅量逐年下降。库藏逐年增加，借阅为何下降？很重要的一个原因是各行各业都在搭乘互联网的东风，建系统、建平台，走办公自动化之路，所有数据在系统里都可以查到，以前必须去档案馆才能查到的文件资料，现在只要在系統里一搜索就可以调阅了。所以档案人要有危机感，要主动融入各行各业，在数字经济、数字社会、数字政府建设中与大数据部门联起手来，既能打“组合拳”，又能拥有自己独特的位置。如此，档案部门才能走上可持续健康发展之路。

注：本文系根据“档案专题沙龙微信群”中的跟帖发言整理，观点仅供有兴趣者作进一步研究参考。

（整理者单位：管先海，濮阳市档案馆;李兴利，焦作市档案馆 来稿日期：2022-02-02）