公路建设项目电子文件元数据标准构建研究

2022-05-27郭留红高爱民齐云飞朱兰兰郝伟斌

档案管理 2022年3期

郭留红高爱民齐云飞朱兰兰郝伟斌

摘要：本文基于公路建设项目电子文件元数据标准的建设背景、设计原则和构建方法，重点阐述了元数据方案的设计思路和核心内容，为确保公路建设项目电子文件真实有效性提供基础支撑。

关键词：电子文件;元数据;公路建设项目

Abstract： Based on the construction background， design principles and construction methods of electronic document metadata standards for public road project， it focuses on the design ideas and core contents of metadata schemes in order to provide the foundation support for the authenticity validity of the public road project electronic records.Keywords： Electronic records; Metadata; Public road project

1 引言

目前，在电子文件管理领域国家档案局和住建部制定了《建设电子档案元数据标准》《文书类电子文件元数据方案》等国家和行业标准，为建设项目电子文件元数据规范提供了一般的指导，但是对于能够满足特定领域电子文件管理需要的元数据标准仍然较为匮乏。对此，本文以河南省“公路建设管理业务系统电子文件归档”试点任务为依托，详细论述公路建设项目电子文件元数据方案的设计过程与核心内容。

2 建设背景

2.1 国家法规政策的支持。早在2009年，中办、国办印发了《电子文件管理暂行办法》。2016年11月，国家档案局、国家发展和改革委员会联合下发《建设项目电子文件归档和电子文件管理暂行办法》。各行业也在此基础上制订了相关制度，如2017年河南省交通运输厅下发《关于进一步规范交通建设项目电子文件归档和电子档案管理工作的通知》，进一步确立了原生电子文件在公路建设项目管理中的行政效力和业务有效性，并把电子档案管理工作纳入建设项目档案专项验收内容。电子文件档案替代纸质文件档案成为公路建设项目档案管理的主体。2020年3月，按照《国家档案局国务院办公厅电子政务办公室国家电子文件管理部际联席会议办公室关于开展电子文件单套归档和电子档案单套管理试点工作的通知》（档发〔2020〕2号）的要求，河南省交通运输厅公路管理局承担了“公路建设管理业务系统电子文件归档”的试点任务。

2020年新修订的《档案法》第三十七条明确规定：电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规。电子档案与传统的载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。现有的信息技术发展能够充分满足档案法要求的三个条件，为建设项目电子文件单套管理提供了法律依据。其中“要素合规”中的要素就包含元数据，元数据标准研究是建设项目电子文件单套管理重要支撑。

2.2 现有标准的不适用性。目前，国内外尚未有公路建设项目电子文件元数据标准，现有相关标准（如表1）不太适用和指导全过程的公路建设项目原生电子文件管理。现有相关的两个元数据标准中，一是DA/T 46-2009文书类电子文件元数据方案，只面向公务活动中产生的文书类电子文件元数据归档问题;二是CJJ/T187-2012建设项目电子文件元数据标准，主要规定了工程施工阶段电子文件的元数据，较少规定项目前期阶段的元数据。而公路建设项目现代化管理、信息化治理势在必行，建设项目电子文件元数据亟待深入研究制订标准规范。这就需要基于全程管理框架对公路建设项目电子文件分类与数字档案资源分类进行关联分析之上，构建公路建设项目电子文件元数据方案。

2.3 标准建设的研究实践。自2017年始，河南省交通运输厅公路管理局、河南鼎智工程咨询有限公司、郑州航空工业管理学院开展了“公路建设项目业务与档案流程一体化管理信息系统”项目，并在充分试验论证的基础上在“S312线郑州境改建工程”“G311线许周界至许昌西改建工程”等公路建设项目上进行了示范应用，取得了良好效果。但是在应用过程中发现，缺乏相应的规范、指南等指导性文件指导，对此，根据前期实践基础，2019年公路建设项目电子文件元数据标准研究批准立项并列入了河南省地方标准制订计划。

3 公路建设项目原生电子文件元数据标准构建

3.1 构建原则。公路建设项目原生电子文件元数据标准构建原则包括一致性、一体化、专业化、模块化等四个原则。一致性原则就是与国家、行业标准保持一致;一体化原则就是公路建设项目电子文件和电子档案的一体化管理;专业化原则就是面向公路建设项目领域，突出元数据信息描述的专业性;模块化原则就是将元数据划分成多个模块，提高元数据对不同类型实体、不同侧面属性的描述能力。

3.2 元数据设计。在元数据实体设计方面，采用《建设电子档案元数据标准》《文书类电子文件元数据方案》和《照片类电子档案元数据方案》等国家和行业标准的实体分类方法，将元数据元素划分为：文件实体元数据、责任者实体元数据、业务实体元数据和关系实体元数据四种类型。标准共制定文件实体元素58项，業务实体元素9项，责任者实体元素4项，关系实体元素4项。

在元数据描述方法方面，采用《文书类电子文件元数据方案》等国家标准做法，从编号、中英文名称、定义等十五个方面对元素进行描述，其中编号、中英文名称是该元素的身份标识，定义和目的说明了元素的含义和作用。约束性说明了该元素的强制性使用程度，分为“必选”“条件选”和“可选”三种类型。可重复性用于定义元素是否可以重复出现。元素的结构具有层次性，根据电子文件描述需要可以将元素拆分为多个子元素，实现对该元素更进一步的描述和限定。为了区别元素和子元素，本标准将元数据元素分为“简单型”和“容器型”，其中“简单型”元素指不具有子元素的元素，“容器型”元素指具有多个子元素且本身不能被赋值的元素类型，本标准共制定了10个“容器型”元素，62个“简单型”元素。值域和缺省值用于定义该元素的取值情况，信息来源用于说明元素取值的获取方式，相关元素用于显示与该元素有密切关系的元素，注释用于对元素的进一步说明。

4 公路建设项目电子文件元数据标准的特色分析

4.1 基于工序质量节点的电子文件元数据标准构建。河南省公路局研究出台了《公路工程工序质量节点实时监控规程》（DB41/T 1164-2015），并配套工序质量节点管理信息系统在公路建设项目管理中应用。

研究应用中发现，工序质量节点不仅是工序的转换点，工程质量的控制点，也是电子文件的创建点。在此基础上，后续研发了公路建设项目业务流程与档案一体化系统，为保障所形成的电子文件的真实完整和系统规范性，公路建设项目电子文件类目和代码、元数据方案成为两大核心问题。[10]

因此，首先是基于公路建设项目工序质量节点理论，其次是公路建设项目电子文件类目与代码体系，使得本标准更侧重于公路建设项目电子文件形成至归档阶段的元数据方案构建，在元数据实体元素选取和描述上与一般建设项目电子档案元数据有明显不同。

4.2 赋予电子文件形成过程中元数据实体元素集唯一性标志。基于档案化理念和满足关系型数据库管理需要，每个实体元数据都需要具有能够标识其唯一身份的元素。例如，对于文件实体元素集，本标准采用电子文件号元素进行唯一性描述，用于描述公路建设项目业务流程与档案一体化管理系统为电子文件赋予的唯一身份标志;对于业务实体元素集，采用建设项目、项目阶段和业务层级三个元素作为唯一标识。为了更清楚描述公路建设项目、实际业务之间的树型结构关系，本标准则依据《公路建设项目电子文件类目和代码》指导业务元素的取值;对于责任者实体和关系实体元素集，采用责任者名称和关系标识进行唯一性标识。

4.3 面向公路建设项目管理业务特征的实体元素描述。本标准基于公路建设项目及管理信息系统的实际情况，创新使用了组件、文件联、业务层级、业务事项、表单标识码等实体元素并描述。但总体上本标准仍借鉴一般情况下的元数据描述框架，分文件实体、业务实体、责任者实体和关系实体四部分进行描述，以体现标准研制的规范性和实用性。

4.3.1 文件实体描述。本标准主要涉及组件、文件和文件联三种类型资源，针对每种资源类型本标准设计了不同的元数据元素进行描述。

关于原生电子文件的描述。由于公路建设项目电子文件管理验证系统内嵌了多种表单结构，能够自动生成项目所需的表单、目录和文件，对此本标准设置了组件元素用于描述系统自动生成的原生电子文件。为描述原生电子文件的内容信息，本标准参照《文书类电子文件元数据方案》设置了内容描述元素，该元素负责对电子文件题名、主题、编号等内容特征进行描述，作为容器型元素，其包含题名、文件编号、主题词、关键词、人名、摘要、责任者、文种八个子元素，其中除题名为必选元素外，其他元素均可由使用者决定是否使用。

关于非原生电子文件的描述。对于非原生电子文件，本标准参照《文书类电子文件元数据方案》设置了数字化属性元素。数字化属性元素指电子文件数字化的一组关键特征描述，作为容器型元素，其包括数字化对象形态、扫描分辨率、扫描色彩模式、OCR标准、压缩、存储标准六个子元素，它们详细记录了传统纸质档案数字化过程中采用的载体形态、扫描参数和生成文件格式等背景信息，对于追溯电子档案的数字化过程发挥着重要作用。该元素为条件必选型元素，只有面对非原生电子文件才需要填写。

关于电子文件集合的描述。在公路建设项目归档过程中，经常存在多个电子文件生成一个信息包的情况，对此本标准提出了文件联这一资源类型，并通过文件联元素对其进行描述。文件联指依照公路建设项目电子文件类目体系构成的电子文件管理单元，主要由多个电子文件构成，文件之间存在特定的业务关系。

4.3.2 业务实体的描述。电子文件与具体业务之间存在着必然联系，二者存在着一一对应关系。为了清楚描述公路建设项目、子项目与具体业务之间的层次关系，在对公路建设项目实施过程进行全面、系统调查的基础上，依据《公路建设项目电子文件类目和代码》明确公路建设项目、项目阶段和业务层级三个元素的取值范围和编码方案，构建了可以系统描述公路建设项目不同阶段业务活动的树型结构，提高了系统对业务信息的自动识别能力。

4.3.3 责任者实体的描述。责任者实体元素集负责描述电子文件相关人员的背景信息，包括责任者层级、责任者名称、建设单位、勘察设计单位、施工单位、监理单位、责任者许可、责任者手机号八个子元素。责任者层级元素反映了责任者的类型，对于公路建设项目电子文件，其责任者可以是参建单位、具体部门或是个人。

4.3.4 实体之间关系的描述。文件、业务和责任者是与电子文件密切相关的三种实体类型，为了进一步描述三者之间的关系还需要构建关系实体元素集。关系实体元素集包括关系标识、关系类型、关系和主实体标识和相关实体标识，其中关系标识元素是关系实体的唯一标识，通过该元素可以定位实体间关系，为针对特定实体关系的检索提供支持。

5 结论

本文阐述了公路建设项目电子文件元数据方案的建设背景、设计原则和构建方法，对元数据方案中关键指标的设计思路和核心内容进行了系统阐释。其成果已发布为河南省地方标准，并在公路建设管理业务系统中应用，取得了良好的应用效果。

*本文系河南省交通运输厅科技项目“公路建设项目电子档案分类办法与元数据方案研究”的阶段性成果。

参考文献：

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