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新形势下行政事业单位内部控制财务管理的探究

2022-05-18周强

中国民商 2022年3期
关键词:行政事业单位内部控制财务管理

周强

摘 要:新时代,财务管理的内部管理为行政事业单位管理提供基本遵循,切实保证了行政事业单位财务的高效运作,为行政事业单位长远有效发展提供了可靠保证。目前,行政事业单位的内部控制财务管理仍有缺陷,因此必须加紧完善财务内部控制系统,以实现政府事业单位财务管理长远稳健发展。

关键词:行政事业单位; 财务管理; 内部控制

一、行政事业单位财务管理的内部控制概述

行政事业单位内部控制财务管理提高了行政事业单位内控制度与经营决策的科学化水平,财务工作内部控制机制直接反映在对行政事业单位的财务工作进行情况,同行政事业单位财务的发展有直接的管理性,突出表现在行政事业单位财务的行为决策、后期监督管理环节,涵盖行政事业单位发展的各项综合业务及项目管理。内部控制的原则主要有四种,一是全面性原则,是指行政事业单位内部控制管理充分运用于各项工作环节,覆盖面较广。二是重要性原则,行政事业单位在进行各项工作中,面临风险与挑战,行政事业单位内控管理较为精准的规避财务风险。三是制衡性原则,依据时代发展以及市场的变化,及时调整行政事业单位的相关决策,切实维护行政事业单位整体利益,内控管理制度要时刻与行政事业单位各项工作开展状况相适应。四是适应性原则,行政事业单位工作的各项机制体系较多,联系存在依存性,在财务管理结构、以及权责分配等方面需要提高控制能力,建立内部监督制约有效机制,提升整体工作效率。五是成本效益原则,行政事业单位要注重工作开展成本,内部控制要以工作开展成本为工作准则,综合平衡各方成本需求,实现综合效益。

行政事业单位内部控制的构成要素包括:内部环境,是行政事业单位管理制定的基础依据,内含部门职责分配、审计核算、绩效考核、人才管理等。风险评估,在涉及重大资金使用时,要系统分析业务开展过程中的挑战风险,依据专业评估机构,及时制定应对风险策略。控制活动,针对业务工作的风险评估结果,采取有针对性的内部控制措施,将风险控制在合理范围之内。信息沟通,准确及时了解单位内部管理信息,做好信息共享、信息传递相关工作,确保行政事业单位管理相关信息可以在单位内部进行合理有效沟通。内部监督,行政事业单位管理要及时对单位业务工作进行全过程跟踪督导检查,确保内部控制发挥作用,及时改进内部控制系统与单位业务工作不相适应的地方。

行政事业单位内部控制分为:一是工作开展事前防范,出台财务管理法律法规,合理设置行政事业单位不同部门的工作职责,建立制度性的财务审理流程,通过授权审批的方式,精简财政开支,对于行政事业单位业务工作,要预先划定财务资金使用范围,做到账目明确。二是事中控制,表现在财务资金使用的安全控制,包括财务资金使用安全、合规合法、完整高效,也包括内部资金拨付、收款支出票据等,做到账目清晰可查、账实盘点准确。三是事后监管,对财务管理进行有效规范监督,审核行政事业单位经济业务进展情况,资金支出是否有明確用途,严查私自挪用资金等违法违规情况,做到财务资金使用和财务预算相符合,人、财、物使用情况合法合规。保障资金管理使用科学合理。

二、建立事业单位财务管理内部控制的必要性

(一)建立事业单位财务管理内部控制的目标

实现对事业单位财政资金的规范化管理,必须明确财政资金内部控制的目标。财政资金内部控制是财税改革的基础,加强财政资金内部控制体系建设,能够确保事业单位财政资金使用合理,能够切实提高事业单位财政资金的使用效益。比如事业单位在进一步对财政资金内部控制机制进行创新的过程中,需要专门针对不适应现代财政管理的机制体制进行改革,将提高财政资金使用效益作为根本目标,能够更好的将财政政策的引导作用发挥出来。

(二)建立事业单位财务管理内部控制机构

事业单位在对财政资金进行内部控制的过程中,通常会设立专门的部门或机构,专门负责财政资金的管理工作。在传统财政资金内部控制中,该项工作主要由事业单位的财务部门负责,因为财务部门需要同时负责多项工作,使得财政资金内部控制的力度得不到保障,无法实现提高财政资金使用效益的目标,在这样的情况下设立专门的部门或机构负责财政资金内部控制工作是很有必要的。

(三)建立事业单位财务管理内部控制机制的保障

事业单位想要建立财政资金内部控制机制,制度与人员是重要的保障。只有在完善的财政资金内部控制制度的保障作用下,才能够更好的引导内部控制机制的建设,才可以充分将财政资金内部控制机制的作用发挥出来。而人员是推动财政资金内部控制工作开展的主要因素,人员的专业水平、个人素质直接决定了财政资金内部控制工作的实际开展情况。因此各大事业单位在建立财政资金内部控制机制的过程中,应当加强相关制度的完善以及人才的引进和培训,进一步提高相关制度的执行力度,在优化人才的保障作用下更好的推动财政资金内部控制工作开展。

三、行政事业单位在财务内控体系建设中存在的不足

(一)内部控制财务管理模式有待完善

一是缺乏较为完善财务风险管理体系。财务风险管理体系制约行政事业单位财务管理的发展,行政事业单位内部控制直接影响单位发展。目前,行政事业单位偏重于财务管理内部控制流程,忽视对风险性财务项目的关注。行政事业单位财务部门简单认为仅按照财务管理规定办理相关业务,就可以规避财务管理漏洞,但是内部环境和外部环境带来的挑战逐渐增加,疾控中心在行使财务职能时,面临各种风险与挑战,急需制定完善的财务风险管理体系以强化内部控制财务管理的作用。二是缺乏完备的财务内部审计。内部审计部门发挥独立监督检查作用。从行政事业单位目前情况看,很多行政事业单位缺乏财务内部审计部门,财务专业人员缺乏内部审计部门岗位设置,并与财务专业人员重合,监管有漏洞,多数为事后监督,缺乏全过程审计监督。行政事业单位财务管理中审计监督缺乏独立性,内部控制财务管理无法发挥应有的效能,内部控制财务管理人员的综合素质与专业水平不高,制约内部控制财务管理专业化发展。

(二)内部控制认识较为薄弱

目前我国部分事业单位缺乏对财政资金内部控制正确、全面和深入的认识,在他们看来内部控制就是简单的制定相关规章制度,也正是由于这种认识上的缺陷导致事业单位在执行内部控制过程中的效率比较低下,内控工作人员缺乏积极性和主动性,对相关规章制度的执行情况缺乏有效、及时的反馈和监督。此外,一些事业单位没有将财政资金内部控制与绩效考核进行有效对接,导致单位内部缺乏内控氛围,从而影响了内部控制理念的普及,增加了财政资金内部控制执行过程中的难度。

(三)财务内控流程运行受到限制

缺乏合理有效地内控流程运行机制,行政事业单位的财务内部管控结构不完善,则具有导致行政事业单位财务管理权或内控流程存在漏洞,从而无法保障行政事业单位的财务内部管控工作顺利进行,甚至由于不健全的组织结构而无法履行行政事业单位内部控制财务管理和风险管理的相关流程,从而无法发挥其使用价值和應用效果。缺少有效的财务风险管控机制,行政事业单位面临决策管理,制度缺陷、资金短缺等各种各样的风险。面对风险,行政事业单位要充分发挥主观能动性,建立合理的内控管理机制,采取必要的管控措施,以化解行政事业单位存在的潜在风险。

(四)财务内控系统有待健全

制定财务内部控制财务管理系统依托专业机构,极大浪费了国家资金。给行政事业单位造成了负担,行使过程中有 “形式主义”,内部控制停留在文字层面,内控意识薄弱。行政事业单位内控制度残缺,内控机构缺乏独立性,涉及重大事项的集体决策和审批制度执行不到位,重要事项范围和职责权限没有明确界定。另外,缺乏高水准内控管理人员,行政事业单位日常业务运行与财务管理脱节,资产管理环节存在缺陷,不能及时为内控部门提供资产、资金的使用数据等第一手资料。

(五)财务内控监督管理有待加强

行政事业单位缺乏合理的财务预算管理。因行政事业单位的财务预算管理体系发展不完善,制定流程不规范,导致现有机制存在财务预算管理方面问题。行政事业单位财务预算在制定时,科学化、精细化程度不高,财务预算管理程序和绩效管理不完善,行政事业单位在制定财务预算管理时往往根据以往财政收支情况及单位本身业务等,制定内部控制财务管理制度,却因财务预算监管不严,导致财务预算管理在推进过程中与制定的财务目标相脱节,因此财务内控监督管理有待加强。

(六)岗位职责有待优化

行政事业单位负责人缺乏内控意识,职责岗位不清,伴随行政事业单位改革进程不断加快,大部分行政事业单位面向市场化发展,越来越多行政事业单位加强内部控制财务管理,明确各自岗位职责。由此可见,目前我国行政事业单位不只面临着外部环境竞争,更迎来更多内部经济问题,促使行政事业单位需要迎接更为困难的风险考验,但是我国部分行政事业单位对于风险防范的意识不够强烈,其工作重心向财务管理环节倾斜。此外,结合我国行政事业单位企业内部控制财务管理结构相关调查,行政事业单位内部控制机制结构尚未健全,岗位职责互相牵扯,工作相互推诿扯皮。行政事业单位负责人在企业经营中,缺乏牵头抓总意识,完全依赖行政事业单位的工作人员,容易引发人员离职等潜在风险,某些行政事业单位员工因为自身私利,利用行政事业单位各种资源招揽单位业务,一旦离职资源也随之受到损害,行政事业单位负责人往往缺乏专业技术人员预判,如发生拥有资源性的专业技术人员流失,则严重损害行政事业单位利益。

四、新形势下优化行政事业单位财务内控体系策略

(一)构建理想的财务内控管理环境

一是贯彻落实内部控制财务管理的实施方案,边治理、边规范、边完善,构建一个科学合理、层次清晰、岗位责任明确、覆盖全面的内部控制财务管理体系,建立一个健全的长效机制。要重点完善行政事业单位工作人员工作经费使用流程,以及财务收支审批和资产管理等各项财务管理制度。要深化行政事业单位财务预算改革,按照“收支两条线”规定,加强行政事业单位财务账户、现金、发票等管理,防范财务管理出现违法违规问题。二是构建科学的财务内部控制体制机制。严格把控行政事业单位专项资金审核。按照规定财务审批流程以及相关手续,办理财政专项资金的申报、分配及拨付,确保财政资金各项程序真实可靠、合法、正当。

(二)健全财务内控制度, 明确各部门职责权限

一是优化行政事业单位内部控制财务管理流程,内控规范主要是根据行政事业单位的管理体系制度和实际操作的流程,在征求有关责任部门的基础上进行研究制定,所以使用的内控规范主要是为了明确部门执行者的本分,严格遵守内控规范,每项工作都得到正确的处理,极大地提高了其工作效率,又合理地保障了行政事业单位的整体目标顺利实现。及时适应市场经营环境的骤然变化,提升行政事业单位自身在市场中发展壮大的竞争能力,提高自身的市场风险防范与应对能力。二是建立行政事业单位内部控制审核机制和奖励机制。将所有内耗成本均设定标准全员执行,重复和浪费的资源进行重组合,集中优势将自己的长板优势变得更长成为某一领域的行业翘楚。实施扁平化管理将责任分摊到人,所有行政事业单位奖金和员工来共享。做到人单合一,设定好退出机制,打造高标准的行政事业单位内部控制财务管理体系。

(三)优化财务内控制度监管机制的建设

一是完善行政事业单位内控制度宏观设计,全面把握行政事业单位内控系统的管理模式,建立行政事业单位内部信息,完善对接管理系统平台,对较为重要的行政事业单位业务工作,适当采取工作轮换的工作方式,持续加强行政事业单位负责人对主要工作的直接控制。二是要加强对行政事业单位内部控制工作的监督和管理。健全有力的内部控制监督系统是确保财务内部控制高效的关键,行政事业单位内部风险控制应充分结合行政事业单位的内部组织和管理现状,建立合理的内部风险控制考核评价体系,通过外部风险审计和内部风险评价体系的建设,强化对整个行政事业单位的风险评价和监督管理。在内部风险控制与监督工作的具体推行过程中,应当把内部风险审计工作作为内部风险控制与监督工作的重要手段。三是在行政事业单位内部建立内部审计服务机构,进一步扩大内部审计的涵盖范围,加强对行政事业单位的财务资料、业务文案管理、绩效考核评价的相关审计工作,完善审计工作制度流程,尽快实现行政事业单位制定的管理目标。对于行政事业单位内部控制财务管理系统的薄弱环节,要由行政事业单位专职工作人员负责,及时对薄弱环节进行优化,提升行政事业单位综合管理水平。

(四)实现与大数据系统的有效结合

大数据系统和信息技术为事业单位财政资金内部控制工作的开展提供了有效的方法与手段,因此需要结合大数据系统构建内控风险防控体系,在对流程进行优化的基础上充分发挥数据的核心驱动力,以智能IT系统作为载体,构建并完善内部控制风险防范体系,实现对风险数据的准确获取,制定可量化的风险评估标准,充分发挥风险分析模型的作用,减少人为控制因素,以此来切实增强大数据系统对内部控制和风险防范的实际作用,为事业单位财政资金的高效运用打下坚实基础。

五、结语

行政事业单位内控管理是行政事业单位经营发展的必备要素,为国家长期发展建设保驾护航,本文从新时期行政事业单位实际情况的角度出发,点明行政事业单位的问题所在,并对进一步完善行政事业单位内控制度提出意见建议,促进提升行政事业单位内部管控水平,确保行政事业单位实现经济社会综合效益。

参考文献:

[1]丁军艳.行政单位财务内控建设现状及策略[J].中国乡镇企业会计, 2017(2):88.

[2]郎思.新常态下行政事业单位财务内控问题及对策研究[J].行政事业资产与财务, 2016(21):49.

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