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基于订单的智能对账系统的研究与设计

2022-05-10吴景龙

国际商务财会 2022年7期
关键词:货款商业自动

吴景龙

【摘要】文章以某商业公司营销系统提供的订单数据为基础,结合具有银企直连功能的资金管理系统中的销售货款进账数据,分析不同结算方式下销售货款入账数据的特点和规律,搭建销售货款智能对账系统,切实解决了手工对账数据量大,核对时间长、易出错的现实问题,确保销售货款核对的准确性和及时性,降低销售货款核对风险,减轻核对工作量,有效提升了工作效率。

【关键词】商业;货款;自动;对账

【中图分类号】F832

随着互联网技术在企业经营中的广泛应用以及客户支付渠道的不断丰富,越来越多的客户采用移动终端网络平台进行支付,从而导致商业公司销售货款的收款方式也随之发生变化,网上支付、银行转账、聚合码收款等方式成为最新的的收款方式,再加上传统的现金收款、POS机收款形成了多种收款方式并存的态势。在方便客户结算的同时也给商业公司传统的对账方式带来了挑战,如何确保资金安全、方便客户、清晰对账是此类型企业财务部门需要思考的三个重要问题。

一、销售货款核对的现状

Y公司的销售货款核对工作按照“四分清”(分清日期、分清对象、分清方式、分清银行)的要求开展,从营销系统平台获取销售数据,再从资金管理系统银企直连中获取收款数据后,填入事先设计好的EXCEL表格中逐一进行核对。由于从两个系统记载的数据信息不同,收款的时间及入账方式不同等因素,给对账人员的核对工作带来诸多不便。从收款的方式上看,Y公司销售货款入账方式可以划分为线上收款和线下收款两种类型。

(一)线上收款与对账

线上收款是指通过公司与客户、合作银行签订的三方协议并绑定客户固定的银行卡,客户在营销平台订货成功后,采取由银行批量代扣或客户主动付款的结算方式,并由合作银行每日在固定的时间点将销售货款汇总转入公司银行账户。其中,银行批量代扣方式称之为电子结算收款,客户主动付款称之为网上结算收款。

1.电子结算收款

电子结算收款是在公司与客户、合作銀行签订三方协议后,客户在Y公司的营销平台提交订单,由合作银行在送货日从零售户绑定的银行卡中划转销售款项。这种方式下,对于客户来说是被动付款及延迟付款,而Y公司收款时间与送货时间是一致的,但与订单时间存在一个周期的时间差异。

2.网上结算收款

网上结算收款是客户在Y公司营销系统提交订单成功后,主动通过网上银行将金额进行支付,合作银行每日汇总后定时汇入Y公司账户。该收款方式对于客户来说是主动、及时付款,对Y公司来说,其销售订单时间与收款时间是一致的,与送货时间往往存在1~2天时间差,就需要财务人员按照送货时间的不同分别与收款时间进行核对。

在目前的核对方式下,财务人员从营销平台获取线上收款的应收数与各合作银行定时汇总转入的入账数进行核对。在核对过程中,财务人员按照销售货款入账时间及银行方汇总转入时的固定信息作为判断依据,若入账总额与应收金额不一致时,则需要花费大量的时间核对当日的明细销售数据及明细入账数据。

(二)线下收款与核对

线下收款是指线上收款不成功后,已经订货成功的销售订单会转为线下收款,由送货人员在送货时当场收取客户资金的收款方式,主要类型有POS机收款、银行转账、聚合码收款、现金收款等几种类型。

1. POS机收款

POS机收款是送货人员按照客户订单金额将应收取的金额录入POS机后,从客户银行卡划款的收款方式,存在送货人员将应收取金额录入错误的风险。

2.聚合码收款

聚合码收款作为一种新型的收款方式更方便客户支付销售货款。客户可以通过微信、支付宝、网银APP扫描公司静态聚合码实现资金支付,也支持信用卡、花呗等信用支付。这种方式存在客户在使用移动支付时将金额录入错误的风险。

3.银行转账收款

银行转账收款是客户通过网上银行将销售货款转入该公司银行账户的收款方式。但也存在客户的转账信息与客户在营销平台信息不一致的情形,比如:客户张三订单金额为1000元,实际用李四的银行卡转入1000元,就需要核对人员与送货人员进行再次确认后才能核对清楚,如果存在多个类似情况,就会增加核对的难度。同时,也会出现转账金额与订单金额不一致的情形,如王五订单金额为2000元,实际转入2001元,那么也需要核对人员花大量时间进行核对。

4.现金收款

现金收款是指送货人员从客户手里收取现金,并待当日送货结束后缴存该公司银行账户的收款,会存在收款尾差问题。比如:应收取客户的货款金额是567.37元,实际客户交给送货人员金额为567.40元的现象,增加了货款核对的难度。

与线上收款相比,线下收款的主要特点是与订单的紧密性不强,不能与订单直接匹配,在收款时也需要送货人员进行现场确认收款。在核对时,需要财务人员与送货员以及银行入账数据逐笔核对,确保货款金额一致。

二、构建智能对账系统的目标及基本思路

(一)智能对账系统的目标

通过信息化的手段,及时预警提醒货款收取中不规范行为,确保实现销售货款的日清日结;支持在多种支付渠道下,实现销售货款的电子化自动对账和销售货款的统一管理;通过流程化管理,实现销售货款核对闭环管理和流程化审核,确保核对信息的准确性;向财务系统提供销售货款数据服务,实现销售货款与财务资金的统一,保证销售货款入账及时准确。

(二)智能对账系统的基本思路

由于Y公司营销平台中的销售订单编号具有唯一性,智能对账系统的设计思路是通过提取销售订单及银行入账信息中的订单编号作为对账的基本依据,实现营销平台交易记录与收款记录的自动对比,将营销平台销售的应收款数据、银行反馈的交易数据以及银行账户的实际入账数据之间的差异,依据订单交款内容进行分析匹配,按线路显示出差异内容,具体精准到每一条线路每一户。其中:对于能够提供订单级别的线上销售记录可直接与营销平台销售记录进行订单级别的对账,无法提供订单级别的线上销售记录,则需根据订单支付数据和进账规则自动生成进账数据;对于线下收款的销售货款可采取设置关键字匹配对账信息进行对账(如图1所示)。

通过智能对账系统,在实现基础对账功能的同时,还可实现数据报表分析功能。如:按结算方式提供线上收款、线下收款核对报表;按核对时间提供货款核对日报表、月报表等多维度反映销售货款的情况;能够枚举差错类型。对差异账目进行自动备注包括交易日期时间差、应收未收(备注未收原因)、重复收款等差异说明。同时对异常信息能够生成汇总表,并按责任不同推送至各责任人,进一步降低财务风险。

1.提取销售数据

通过该公司营销平台提取销售数据信息,包括订单编号、零售户信息、销售日期、商品信息、销售总金额及明细金额、结算方式等数据信息,生成分区域、分线路、分结算方式的数据总表,将数据传输至智能对账系统,解决应收款数据信息的真实完整的问题。

2.提取货款进账信息

通过该公司搭建的具有银企互联功能的资金管理系统提取分收款银行、分结算方式的银行入账信息,包括:入账时间、银行汇总汇入金额的标识(分笔入账金额)、对方户名、对方账号、入账金额、备注信息等银行入账信息,并设置一定的屏蔽规则,对于银行账户中经常发生且不属于销售货款的其他资金以一定的关键字规则予以屏蔽,解决银行入账信息数据的一致性。

3.智能核对货款的主要方式

从智能对账平台下载各收单银行的资金入账单汇总及明细数据,由对账平台统一对账单及明细进行解析,并保存到统一的对账单、明细表中,形成最终对账结果。具体的核对方式为:线上收款中的电子结算方式由业务系统发起支付请求,调用营销平台的委托代扣扣款请求处理功能,营销平台通过专线连接银行的前置机,发起委托代扣扣款请求,并接受银行返回的扣款结果。网上支付统一作为客户主动结算方式,客户通过网上银行的直连或银联跨行进行支付,营销平台获取银行扣款交易结果数据。线下收款中的POS刷卡、聚合码收款、银行转账、现金付款等付款方式,对账平台请求银行把客户支付流水或现金存款数据返回给结算平台,由对账平台按照支付方式进行资金对账(如图2所示)。

三、构建智能对账系统需要解决的问题

(一)实现系统衔接

由于智能对账系统需要从两个不同的系统中分别提取营销数据和银行入账数据,二者的数据内容、数据结构的架构各不相同,在提取数据时就需要打通两个系统数据之间的壁垒,统一数据信息,构建统一的数据转换方式,实现两个系统数据之间的衔接。

(二)完善银行提供汇总入账的数据信息

由于营销平台中生成的订单编号具有唯一性,那么银行方汇总入账的文件中如增加订单编号的关键信息,则可以通过订单编号进行核对,能够精准定位数据。因此,需要完善银行方提供该公司汇总入账的数据信息文件中增加订单编号这一关键信息。

(三)完善入账信息

采取单笔转入的订单金额均需要送货人员在收款时完善相关入账信息。如:客户采取银行转账时,送货员应提醒督促客户在转账的备注信息中填写订单编号的后6位编码信息;采取现金收款方式的送货人员在到指定银行缴存货款时也要填写好订单编号的后6位编码信息,在智能对账平台中以这些备注信息进行筛选和匹配。

(四)加强制度建设

在搭建智能对账系统平台的同时,必须对该公司对账制度予以修订,明确对账流程、对账的时间要求、对账人员的权限设置,尤其是对账后差错的处理流程及预警机制等,实现了对销售货款管理的全过程控制,确保销售货款及时回笼。

四、结语

运用智能对账系统固化对账流程,可将交易、对账及差错处理在系统的支撑下形成有效的闭环管理。对于降低资金风险,减轻对账人员工作量,提升工作效率有着积极的作用。

主要参考文献:

[1]代立松.一种营财对账智能监控分析方法的研究与设计[J].电工技术,2019(08).

[2]孫逸,董志强.RPA:财务智能化的必经之路[J].新理财,2017(11).

责编:杨雪

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