大数据时代高校档案管理问题及对策

2022-04-07孙振霖周墨林杨思炜

延安职业技术学院学报 2022年5期

孙振霖，周墨林，杨思炜

（陕西中医药大学，陕西咸阳 712046）

高校的档案管理机构是高等院校教育、人文、科学等历史资源的汇聚部门。档案管理工作作为大学各部门开展工作的基础力量，承担着传承学校文化和发展重任。在大数据时代的背景下，迫切需要高校档案管理工作者对新时期档案工作有新的认识，改变原有的档案管理策略，制定新的指导方针。

一、大数据的内涵和特征

大数据并不是简单的数据堆积，它是海量信息的集合，是要运用新的处理技术和模式对巨大数量的各类信息进行捕捉、处理，从而发现和分析出多种类别的信息资产。对于高校档案管理工作来说，要适应大数据时代这个新环境，更好地推进档案信息化、数字化进程，就要首先认识到大数据在收集、管理、处理数据时的复杂程度要成倍高于传统单一模式收集档案信息的模式。

大数据的特点可以总结为4 个V，即数据种类多（variety)、巨大的容量（Volume)，生成处理急速（Vel city)，高价值且密度低（value)。同时，大数据还拥有可追踪挖掘、可量化解析等特征。

当前高校在学生管理、教学改革、机构设置、开展校企合作等各类繁杂多样的管理工作中，产生着大量的应归档的文件材料，同时需要利用大量的档案资源去更好的分析和解决遇到的种种问题。因此，如何全方位、多形式地将原本高校档案中的静态资源转化为利于高校档案管理的动态信息，这就需要及时转变思想观念和调整工作模式，从而适应大数据时代带来的变革。

二、大数据背景下高校档案管理现状

高校档案长期以来的管理方法，是通过对纸质文档查阅、整理、保存、使用等形式来实现统一化的档案管理，主要着重保管完好，对于档案信息的分析较少。大数据时代的档案管理，更侧重于对电子化、数字化信息的收集和服务，这就要求高校要对原先的纸质档案做数字化的扫描工作，将原本的纸质档案资料集中收集录入电脑系统，运用新的科学技术来检索和分析档案数据，达到更好的利用效果。

高校档案长期以来的安全管理方式一般是对实物档案采用人防、物防、技防，以相对封闭的环境保证实物档案的安全完整。但因大数据时代强调电子化管理，这就对档案电子管理系统的安全性与稳定性提出了要求。不仅要求电子化存储设备要按年限及时更换，同时也要求要对档案电子管理系统进行适时的维护和更新，以确保电子数据存储和利用不会受到网络攻击。

高校档案长期以来的日常使用方式通常是纸质档案提供简单查询服务，这对原始档案材料的保管存在损耗。而大数据时代，档案的查询利用可以很好地通过电脑实现，有助于保护原始数据，也更加注重对于原始数据材料的分析、追踪、传播及二次开发等多重功能。

大数据环境下的高校档案管理，需要具有更高综合素质和信息素养的专业技术人员来做好档案工作。不仅要求档案管理者掌握档案管理的知识作为前提，更需要其拥有熟练地计算机分析和运用能力。但现实人员缺口大。

近年来，由于国家有关政策法规改革的推进，尽管各大院校都相继实施了档案数字化管理，但主要手段也停留在单纯的局域网建设和单机接收较为浅层的表面信息，与大数据所能完成的深层次加工处理档案资料的目标还相差甚远。

三、大数据分析背景下高校档案管理存在的问题

（一）大数据环境下档案管理意识缺乏

近几年，大数据分析逐渐被应用于各行各业，但高校档案管理工作接触大数据时间不长，普遍对大数据技术认知不够、接触较少，对档案管理中大数据的重要作用认识不够全面、不够透彻。档案管理宣传工作、各方面配备和重视程度都停留在一个较为基础的层面。从目前来看，因档案管理工作者对大数据了解不够，对于通过大数据分析就可轻松判断用户的需求这点把握不到位，导致档案管理工作一直处于被动接受状态。此外，各高校的档案馆（室）在宣传自身档案工作方面有很多不足。学校教职工、学生及广大校友对档案馆（室）、档案的重要性、档案查询流程等相关内容了解有限，档案意识尚待提高。

（二）重保存，轻利用，不重视数据挖掘

目前，多数高校档案馆（室）依然是以一种“档案资源库”的形式存在，馆藏资料极少经过二次加工转化处理。仅重视档案资源的收集保存及数字化扫描，轻视档案利用及社会服务。各档案产生部门不做基本价值鉴定，不分类别统统归档或对档案价值理解有误延迟归档等情况，影响了价值档案的有效利用。针对具有查考价值的档案资源，未做到有效的数据挖掘和数据整合，使众多极具价值的档案资源一直处在尘封的角落状态无人问津。另外，档案信息资源无法实现集约化管理，基本达不到互联互通及资源共享等目的，不能实现更高级的多样化利用。在档案日常归档保存方面，往往是以时间、部门及档案大类别来排序和存放，而不是根据档案实际内容及内容之间的相关性等因素来进行分类索引，从而导致利用过程存在一定的困难和阻碍。

（三）档案数据资料的安全缺乏根本保障

大数据时代，信息资源多数以开放、共享的方式，存在于网络平台或是云端上。档案资料又不同于其他信息资源具有保密性的特点，许多高校档案管理部门人员配比有限，缺乏专门的信息安全员处理相关工作，对于系统的管理监督不够，许多个人学历学位档案信息存在丢失、泄露的隐患，容易被其他利用者用作不良用途，导致无法挽回的重大损失。

（四）专项资金和专业人才配备不到位

由于缺少专项资金的扶持与保障，开展高校档案信息化、数字化建设的具体工作便难以与国家相关法律法规的要求相匹配。另外，高校的专兼职档案员数量配备总体较少，从事档案、计算机工作人员更少，且兼职档案管理人员流动较大，缺乏固定和专业的档案管理团队支撑。

四、大数据背景下高校档案管理的思路

（一）挖掘资源，发挥作用

大学档案馆（室）要充分利用网络信息技术，思考在互联网+时代开展档案查询能力的有效途径。挖掘档案资源价值将是我们提高服务水平的关键所在。高校档案管理部门要以互联网为支撑，进行跨领域跨平台合作。首先，将档案工作与信息服务业融合。要进一步加强投资，有的放矢地做好档案服务产品，以满足档案用户需求为最终目的。采用网络技术二次加工档案信息资源，形成专门的档案信息资源库，建立信息知识服务平台，采集大量真实可靠的档案馆（室）资料。二是将档案馆（室）与社交媒体相结合，提升档案馆（室）的咨询、利用服务途径。一方面，充分借助新媒体（如微信、QQ、微博、移动APP 等）为公众提供档案查阅及档案增值服务；另一方面，可以借助校友平台来提供档案服务，与档案管理系统共同建立起手机微信等平台公众号，插入多种模块如业务查询服务、档案法律法规、校内相关新闻宣传等内容的介绍。校友通过实名认证拥有一定权限，便可以直接在线预约查询档案或直接提取相关档案材料，省去了资格审查等繁复的步骤并极大地节省了时间，提高了档案服务工作效率。其三，把国家档案馆（室）和其他社会服务行业如教育行业等进行了整合，如建设在线党史和校史学习、爱国主义教育基地等。档案管理人员可以根据自身大学的实际情况，或是社会大众的需要，制定相对比较有特色，种类也比较齐全的资源服务体系，达到良好的服务作用效果。

（二）加快档案数字资源总量

健全档案管理程序，建立数字化档案资源库，这便要求对已有的纸质档案首先要进行数字化的专业扫描。当前，不少高校的档案管理机构都已基本完成了对现有纸质档案的数字化，同时也形成了较为完备的档案目录与内容信息库。从另一个角度出发，可以通过大数据这种现代化分析手段，使得档案管理系统和学校的各类智能管理系统，如OA 系统、学生人事档案系统、教务系统、数字化校园等各种智能系统相对接，从而直接实现电子化归档，节省了人力物力资源，也对提高档案的收集率有更大的帮助。通过电子档案网络的建档，可以有效地改善档案的采集效率，降低档案的数字化扫描工作量，为以后的档案资源资料挖掘提供参考，从而将档案资料从“数字化”到“数据化”过渡。发掘与研究高等教育档案资源，是对提升高等教育档案保护管理的效能的有力保证，也对提升高校档案的安全保障起到重大作用。同时推动高校档案管理制度的健全发展，也可以增强中国高等学校档案的大数据转化功能，有效推动中国高校的智慧校园与信息化资源发展。为高校“十四五”期间快速发展起到大数据指导和支持作用。

（三）建立档案资料的安全可靠管理制度

配备专职档案信息安全员，对档案信息网络平台进行实时监控，及时发现安全漏洞并采取相应措施。与此同时，为用户设置访问权限，从而提升大学档案数据资料安全系数。一方面，要针对档案信息的不同以及保密级别的差异，制定相应的保密等级，实现应保尽保。另一方面，档案管理人员要严格执行数据安全保密管理制度，采用安全可靠的档案数据管理和监控系统，严防泄密和黑客攻击。

（四）加大经费及人员投入，做好基础保障

大数据时代档案信息技术更新加快，高校需要投入一定资金保证档案管理工作的革新，尽快实现档案管理一体化、科学化。档案工作能否高速有效地开展，这与专业档案管理人员的综合素质水平高低密切相关。这就首先要求要在招收岗位方面配备具有档案管理及计算机背景专业技术人员来充实档案队伍，提升档案队伍的专业性。同时，要进一步加强对现有的全体专兼职档案工作人员的继续教育，继续强化业务培训，提高个人档案管理综合能力。档案工作人员要不断强化学习，了解档案行业新动态新趋势，丰富档案知识全储备，改进和完善自我技能，提升工作能力，使新形势下的档案工作完成由单一向全面的改变。