孙晓冉

(南京大学信息管理学院 江苏南京 210000)

2021 年，国家“十四五规划”明确提出“加快数字化发展建设数字中国”[1]，随着数字化技术的发展，我国迈入数字转型重要阶段。在此背景下，文件档案管理面向社会需求也在实现数字转型[2]。《“十四五”全国档案事业发展规划》提出“档案工作基本实现数字转型”[3]的目标，足见数字转型已成为推动档案事业高质量发展的必由之路。档案信息化作为推动档案管理数字转型的重要力量，在标准建设方面已建立一套相关体系，然而随着档案信息化工作的发展，数字转型提出了新要求，从前的数字化相关标准已经难以全面指导实践工作。在实践运用过程中，也逐渐发现了标准的落后与缺失之处，亟须针对需求研制新标准，同时对已有标准进行更新。

1 当前档案信息化标准的概况

经过梳理，发现与档案信息化相关的现行国家标准26 条，行业标准44 条。从调研的结果来看，目前已经出台了相当数量的档案信息化标准。一是在“存量数字化”方面，包括纸质档案、录音录像档案、缩微胶片档案等多种载体档案，几乎覆盖了馆藏档案的种类。并于近年出台《DA/T 68.2-2020 档案服务外包工作规范第2部分：档案数字化服务》用以监管档案服务外包过程中的数字化工作；《DA/T 89-2022实物档案数字化规范》指导实物档案数字化加工过程的管理。二是在“增量电子化”方面卓有成效，其标准基本覆盖了电子文件和电子档案的术语、存储格式、装备、管理系统等方面，同时在制定更加完整的单套制标准规范这一重点任务上也取得成效，制定《DA/T 92-2022电子档案单套管理一般要求》。三是在国家标准的编制过程中学习国际经验，我国的档案信息化国家标准有多条等同采用或修改采用ISO 国际标准，体现了对国际成果的借鉴。四是面对档案行业丰富的数字转型应用场景，迈出与企业合作的步伐。例如：与阿里巴巴公司合作编制《GB/T 26841-2011 基于电子商务活动的交易主体企业信用档案规范》等。

但是需要关注到的是，标准规范的制定多是依据实践推动，内在结构仍较为混乱。在整体框架里还缺乏如信息化人才培育选拔标准；安全体系标准缺乏档案数据隐私标准，等等。此外，部分标准的更新周期也过长。因而下文围绕数字转型对档案信息化标准提出的新要求进行分析，提出针对性对策。

2 数字化转型背景下的新形势和对标准的新需求

2.1 数字转型时代档案数据资源意义凸显

当前数字转型的背景之下，如何将档案信息向数字化、数据化推进，以及促进电子文件、数字档案、档案数据化[4]发展，是实现档案治理现代化的新课题。

由于档案数据化的实践工作仍处于起步阶段，当前档案信息化标准的关注重点仍集中在数字化和电子文件等方面。对电子档案，由于技术较为复杂，还未能出台与实体档案相一致的电子档案库房即机房环境与基础设施建设、电子档案的组织分类、档案长期可读与格式转换，以及电子档案的质量控制[5]等标准。未来也需要开展档案数据化方面标准的探索，以及为推进数据态文档统一管理，着眼于语义层面的标准化，重点维护语义的连续性[6]。

2.2 档案信息利用服务提出更高要求

数字时代的来临，互联网的普及使得档案信息利用的需求产生了转变。数据获得越来越便捷的同时，人们对于档案信息服务的需求也日益增加。一方面在形式上，档案公共服务面对数字转型的浪潮，不可避免地要转向“线上”。对于便捷性和易获得性的要求，使得档案部门需要强化档案利用服务的平台建设，数字档案馆、档案网站、档案社交媒体等移动平台逐渐走进大众视野。除了移动端、网站，目前正在有序推进的各地一网查档、档案查询利用服务平台的建设标准也需要提上日程，目前针对共享平台构建的标准供给十分不足，无法指导档案部门和其他单位的实践和档案信息资源共享利用。另一方面，大众个性化、精细化的档案，以及档案全文查阅利用需求增长，但基于技术、制度、安全等种种原因，相关的需求仍无法被全部满足。从仅仅开放目录数据，转向尝试开放内容数据，将成为档案开放的重要尝试与变革，具体流程需要标准的研制。此外，线上展览作为极具特色的档案服务方式，也成为满足群众的社会文化需求的有效手段，档案馆更倾向利用数字化成果来进行线上展陈。

另外，各行业内部在业务过程中对于档案信息化的要求也不断提高，目前在实际应用方面有几个热点和重点关注领域。分别是关注基本民生发展的养老数据集、医疗健康档案；关乎国家机密的企业境外档案、完善数字经济发展所需的电子票据和电子会计凭证档案等。目前针对电子会计档案已于今年出台《DA/T 94-2022电子会计档案管理规范》，暂时解决了实践工作中各行业对于会计凭证档案管理的燃眉之急。但对于其他亟待解决的实践问题，仍需要研制标准来进行指导。

2.3 多元主体需要加强安全标准研制

数字时代档案治理现代化的背景下，多元主体共治给档案管理带来了更多的动力，现今的档案治理要求“多元协同，有效监管”。档案共治是档案部门分权给其他主体的过程，档案治理内容也就是档案客体变得更为多样，除了档案部门日常档案事务工作，还包括其他主体的档案活动。同时，大数据时代档案数据呈现出流动快、类型多样、来源广等特征，数据泄露和损害等安全问题防不胜防。在多元主体共治在给档案行业带来活力与可能性的同时，也使档案资源的受控性减弱，从而增加了安全方面的隐忧[7]。

首先，在档案业务外包流程中，档案部门如果缺失对外包机构的监管，那么相关数据安全极难得到有效保护。目前，由于档案服务外包业务的兴起，针对数字化外包的行业标准《DA/T 68.2-2020 档案服务外包工作规范第2 部分：档案数字化服务》已于2020 年发布实施，但是在外包过程中有关数据安全的问题，例如针对隐私保护数字化外包标准仍处于缺位状态。

大数据环境下，档案数据的安全需要更严密的防护。缺乏专门的档案数据库的系统安全、网络安全标准。我国目前档案信息系统安全的标准主要遵照国家保密法规和标准，例如《信息安全技术网络安全等级保护基本要求》（GB/T 22239-2019）等，档案部门目前多是借鉴总体的信息安全系统保护标准，专门针对档案信息系统的标准仅有《档案信息系统运行维护规范》（DA/T 56-2014），这一标准专注的是系统运维，而在对档案信息保护同样重要的系统身份认证、访问控制、加密、灾害恢复等方面都未有标准，面对错综复杂的网络环境，需要利用标准来建设和规范网络、系统的建设与管理工作。

其次，关于基础设施建设的标准数量不足。计算机、网络、操作系统、数据库管理系统等信息化外围基础设施的配备、建设方面的标准、各单位企业的电子档案库房建设标准还未见发布。

最后，数字资源安全需要重点保护。关于档案资源的风险治理、档案数据的备份、异地异质备份、迁移和检查的等事关数据安全防护标准处于缺失的状态。

3 数字转型背景下档案信息化标准建设优化策略

3.1 理念更新

面对数字转型浪潮，档案工作积极服务数字政府建设，首先，需要对档案信息化标准建设做到理念更新。在档案数字化和朝向档案数据化延展的过程中，档案工作者需要重视档案数据标准的重要性，找寻当前以及未来数据环境下档案标准的重点所在。其次，培养标准研制的前瞻性和规划性，档案信息化标准体系的构建需要在总体框架的基础上，及时根据实践结合前瞻战略，标准先行，对未来热点标准进行提前规划。

3.2 问题导向与重点问题的解决

形成需求和问题导向的标准建设新视野，以数字转型背景带来的新变化和新挑战为研究基点。在目前数字转型进入新阶段的背景下，档案信息化标准的制定也需要与时俱进，相应的重点也有了偏移。因而在该时期，需要尤其注重档案管理流程中的重点需求和发展过程中显现出的新问题。针对目前档案信息化标准缺失的部分，结合现今档案信息化事业的需求，未来档案信息化标准的研制需求可能集中在以下几个方面。

3.2.1 档案数据资源建设标准

信息资源是档案信息化建设的核心，而档案资源建设仍是未来档案事业以及档案信息化建设的重点之一，对档案资源数字转型的更高要求是继续做好“存量数字化”和大力推进“增量电子化”[8]。

目前，随着大数据时代的潮流涌起，档案形态由数字化向数据化转变，业界对于电子数据、数据文件归档、档案数据治理等课题的重视[9]，档案资源建设也需要向数据化阶段迈进。目前的档案信息化标准中涉及数据治理的标准还未成体系，也未见针对数据收集、档案数据库、数据整合的标准。缺少档案数据类标准的指导，由数字化向数据化发展的道路将困难重重。

3.2.2 档案信息利用服务标准更新升级

建立起一个完整科学的档案信息利用服务标准体系，可以保障档案利用者对档案信息的需求实现，发挥档案信息资源共享的价值。如何将档案信息更好地加以整合并进一步共享利用是今后档案信息化建设需要关注的重点之一。首先，针对档案信息服务平台标准建设的数量需要增加。目前《档案移动服务平台建设指南》（DA/T 73-2019）是唯一的服务平台建设标准，只聚焦了智能移动设备这一新型服务平台，需要增加对于档案网站平台构建、服务评价的标准。对于服务评价标准匮乏的问题，可以借鉴国际经验。英国颁布了《档案服务认证标准》，为英国档案服务的完善提供了正确方向。而为了对我国档案信息服务水平进行有效提高，颁布我国档案信息服务认证标准、数字档案馆服务评价标准是十分有必要的。其次，为了深化区域数字档案资源共享，目前国家注重“一网查档”“一网通办”平台的功能建设，为了实现更大规模的数据共享和各个地区业务平台顺利接入的可操作性，相应的平台端口接入标准亟待研制。最后，针对档案虚拟展陈的标准研制也需要引起重视，为推进整个展览流程的规范化和安全性做出指导。

3.2.3 数字化、数据化档案安全标准亟待完善

数字转型时代，仍要关注传统载体档案的保护与抢救，也要重点关注档案信息的安全性问题。首先，基础设施建设，要强化档案信息系统和数据库的基础设施建设的标准。其次，除了基础设施，系统和网络安全也是影响数字档案安全的重要因素。制定档案信息化、网络安全总体要求行业标准，为建立健全档案网络、信息系统防护体系打下制度的地基。再次，还需要制定档案资源的风险治理行业标准，在面对数据损害威胁的时候可以进行有效治理，减少损失，为了完善备份机制，具体来说要制定档案数据的备份、异地异质备份、迁移和检查行业标准，等等，同时对灾备系统的建设和管理制定相关工作标准。最后，针对新兴引进的档案信息安全保护技术，应用网络数据备份技术、网络数据隔离技术、网络加密技术[9]等，提供相应的功能、指南、评估类标准，以及时适应新兴技术的需要。

3.3 行业合作

以往档案信息化标准的编制主体多为国家档案局、各高校。数字转型时代，每个领域和行业都是数据的生产者、治理者、使用者[10]。档案部门积极应用数字化转型技术应用场景，在企业进行试点的基础上，建立起更加科学的标准研制流程。例如《DA/T 94-2022 电子会计档案管理规范》产生于纸质会计档案数量急剧增长时代背景之下，并在多轮试点工作全面铺开实施之后，相应的标准得以出台。

因而要更好地融入国家和政府数字化转型，档案部门更加关注技术应用和行业合作。主动对各行各业档案数字化转型的应用场景进行激活，在数字转型浪潮中起到引领和示范的作用；更加关注与科技公司的通力合作，重视科技公司提供的技术支持建设试点，为信息化标准的研制和落地提供技术基础和试行环境。

3.4 国际视野

实现文件档案工作的数字化转型，需要对国际标准进行研究，有效推动数字转型相关现有标准与国际领域接轨。从对国际标准建设的实践中总结学习经验，及时修订更新系列标准。2021 年10 月印发的《国家标准化发展纲要》要求2035年我国的国际采标率要达到85%，采标率是衡量标准管理水平先进与否的标志之一，我国在制定信息化标准过程中虽已考虑到与国际接轨，但是国际标准采标率过低仍然是当前需要解决的问题。

要完善数字转型背景下档案信息化标准建设，既要科学制定符合我国信息化发展、电子文件和电子档案管理实际的标准，也要加大借鉴国际标准的力度，将国际标准研制转化为符合我国档案发展实践的国家标准。

4 结语

纵观档案数字转型的历程，从完成基础的数字化任务，到努力融合智能技术，再到如今奋力融入政府数字化转型的步伐，逐步走向档案“治理”的发展方向。在当前数字转型和国家推进治理体系与治理能力现代化建设背景下，应当为地区和各个单位提供数字转型相关的统一标准，以加快推动数字转型的步伐。同时，更为重要的是推动这些信息化标准落地执行，从而发挥标准应有的指导作用，为档案事业高质量发展提供动力与支持。