□ 陈振宇CHEN Zhen-yu 卢岩LU Yan 阮平巧RUAN Ping-qiao

大型医院和集团化医疗机构的耗材品种数成千上万，采购使用金额少则几亿元、多则十几亿元，不仅需要进行常规的物流管理，还需进行资金成本占用管理、收费管理、证件资质管理，部分冷藏物资还要进行冷链管理。由于医用耗材的使用直接关系到患者和使用者的安全，其产品不仅要求质量可靠、使用安全，还要在采购使用过程中实现全流程的追溯管理和资质管理。实现产品信息、供应商信息、入库使用收费信息、资质信息互联互通，需要现代化的信息系统来进行精准、智能、高效的管理。为了不断提升管理能力，我院采购供应中心与各相关职能部门携手院内、院外信息人员通过优化多方面的信息化管理模式提升工作效率、降低人力成本、减少医院储备耗材的资金占用成本，并实现全程可追溯、可监管的耗材供应链管理。

耗材供应链管理系统是以医院数据库管理为基础与供应商联动运作的管理模式，由院外供应商平台系统、院内用友物流系统和HIS收费系统组成。根据耗材高值、低值和使用量等特点，结合各科室的业务需求和供应商的管理能力，采用寄存耗材寄存采购和非寄存耗材集中采购模式。耗材供应链管理系统运行图见图1。

图1 耗材供应链管理系统运行图

耗材供应链管理系统的运行需要医疗机构和各供应商的相关工作人员积极参与，操作者快速、准确识别物资信息的产品供应目录是所有工作的基础。除了对各个岗位工作人员进行医用耗材基础知识考核和岗前系统操作培训，由于医用耗材产品的多样性、相似性，信息数据要求的唯一性、共享性，还必须对产品供应目录进行数据库管理。

以数据库为基础的联动资质监管模式

产品供应目录要求满足多方、多元化的管理需求，涵盖了耗材准入、采购、存储、使用、监测、淘汰等全生命周期管理环节[1]，其命名规则要求标准化、规范化。医疗器械三证分别为医疗器械注册证、医疗器械生产企业许可证、医疗器械经营许可证，是信息数据命名的标准，也是数据库建立的基础。其中医疗器械注册证是指产品依照法定程序上市销售、使用必须持有的证件，包含了标准、规范的物资属性信息，是建立统一完善的产品数据库、注册证数据库的基础；医疗器械生产许可证是医疗器械生产企业必须持有的证件，是建立生产企业标准数据库的基础；医疗器械经营许可证是医疗器械经营企业必须具备的证件，是建立经营单位标准数据库的基础。以产品数据库的目录为主体，再将生产单位、注册证号、经营单位与之对应匹配，建立方便院内、院外系统操作者识别的产品供应目录，数据结构详见图2。

图2 数据结构图

产品数据库以产品基础信息为主体，具体数据字段包产品编码、产品名称、规格、型号、单位、单价，根据注册证编码分类在信息系统中维护产品分类目录。注册证数据库具体数据字段包括注册证编码、注册证号、需维护证件的有效期限。生产企业数据库具体数据字段包括生产企业编码、生产企业名称、简称、地址，需维护生产许可证有效期限。经营方数据库，具体数据字段包括供应商编码、供应商名称、简称、地址，需维护医疗器械经营许可证有效期限，并根据医疗器械经营许可证的经营范围在信息系统中维护经营范围分类目录。经营范围分为2002分类目录和2017年分类目录。对所有医用耗材的“三证”效期信息进行系统维护，达到证件资料效期系统化管理，实现证件效期的预警功能。若证件即将过期，系统自动弹出预警框，提醒质管员或采购员联系生产方或经营方索取新的证件资料，重新维护后系统自动消除预警，实现证件效期全周期管理。通过信息化对产品供应商的经营范围进行联动管理，若产品入库时其分类目录不在对应供应商的经营范围，耗材供应链管理系统自动提示经营范围不全，提醒管理人员重新对经营方的经营范围进行审核，避免供应商超范围违规经营。随着医疗卫生事业的改革与发展，精细化、多维度的管理需求不断增加，耗材数据的统计分析、医疗成本控制对医院的管理有积极意义，需要持续不断充实、完善产品供应目录的信息内容，以应对形势变化。

提升周转率的请购单生成模式

耗材种类繁多，人工采购计划的制订费时费力，经济效果欠佳，传统的低储、高储管理模式在提高耗材库存周转率方面发挥的作用极为有限。为了提升人员工作效率，同时降低医院库存资金占用成本，我院采购供应中心根据采购频次将医用耗材分为临时使用和长期使用两类。临时使用耗材为年度购用次数较少的特殊耗材，一般为外请专家临时手术使用，审批后临时采购。长期使用耗材为年度购用次数多的常用耗材，针对该类耗材我院推行一键智能生成请购单模式。具体操作方式是在用友系统上以耗材4天左右使用量维护存货订购点数量，以2～4天使用量结合大、中、小包装设定对应耗材的经济批量。当保管员进行系统再订购申请时，若库存耗材存量少于设定的订购点数量，系统自动选取已设定的经济批量作为耗材请购数量。该请购单管理模式，避免了人工筛选工作，将耗材仓库存量控制在2～7天的使用量，合理的存量控制既保障了医院运行的需要，也提升了仓库周转率。

供应商平台互动的运转模式

1.采购单。以往的采购模式依靠双方口头沟通或信息系统导出采购计划后经过筛选再分别传送至各供应商。由于医用耗材种类名称多、规格型号多、产品相似度高等原因，如果双方系统没有有效对接，在与多供商、大批量信息交流过程中会产生信息偏差，导致错误发货、延迟发货、多发、漏发等现象。目前采购单通过供应商平台信息化的传送模式，有效解决了这一问题。库管员根据耗材的实际消耗通过仓库信息系统向采购员提交请购单，按照系统存货档案维护的供应商，自动按供应商名称分类产生对应的采购单，采购员将采购信息审核后一键提交，系统通过供应商平台将采购单传送至对应的供应商，保证所需物资信息传递的准确性、完整性。并且供应商平台能将是否接收到订单信息反馈至院内系统，显示其是否处于响应状态，按时间分别形成未响应供应商订单报表和已响应供商订单报表，供采购员和库管员查询。

2.配送单。各供应商根据采购单的要求按照配送耗材的实际信息，由供应商工作人员在平台按照固定格式输入生产日期、有效期、批号等信息，核对保存后生成配送单并通过平台完成配送单信息的传送，打印带有条码的纸质配送单并加盖单位公章后随货发送。医院仓库管理员将收到的实物与配送单信息核对后，1秒扫码批量录入信息，将原先需要由仓库管理员完成的信息录入工作分解给各供应商，通过扫码完成，从而减少了仓库管理人员的工作量，极大提升了工作效率。

3.物资状态跟踪。不同供应商的物资配送往往由不同快递公司承担，医院为了解货物的配送状态或供应商为了解物资到货入库情况，需多次电话或微信联系确认，效率低下。供应商平台运行后，一方面，供应商发送货物配送单后，院内系统可按时间及供应商在送物资报表查询货物配送状态；另一方面，供应商可通过平台系统追踪查询已扫码入库的物资信息，了解物资入库状态，全面优化了从请购单到物资入库全过程的耗材供应链管理模式，实现了简便、精准、可追溯的信息化管理。

收费与出库联动的管理模式

寄存库的推行以降低医院的资金占用成本为目的，实现医用耗材验收入库使用再结算的成本管理模式，有效地提升了医院的现金流管理。如果在此过程中不能实现多系统、跨部门的联合协同运转，反而会增加医院的人力成本和工作人员的工作负担。比如科室耗材使用后既要负责耗材收费又要负责库存核减出库，存在项目收费次数与出库次数不匹配、管理人员无法监控科室耗材使用情况、无法监测耗材浪费情况、信息系统批次与实物批次无法一一对应、工作人员满意度降低等现象。为解决上述矛盾，减少资金被占用的同时减少人力成本支出，我院采购供应中心详细了解各方管理人员和各库管人员的需求，联合医保管理部门、财务科、信息中心制定方案。首先，信息人员将院内医用耗材系统与耗材收费系统有效连接起来，当数据管理员根据管理需要将耗材系统目录中维护信息字段由非寄存状态转变为寄存状态时，信息系统立即传送至收费管理系统，由物价员一对一匹配对应的收费目录。收费人员在耗材收费时能选择系统中对应的产品批次号，实现了寄存耗材收费和出库联动管理，使医用耗材使用收费的次数及批次与库存减少的数量及批次一一对应，达到了耗材收费与产品批次出库同步进行，避免了寄存库管理人员分两个步骤来操作耗材收费和核减出库的工作，提升其工作满意度。通过信息管理系统，耗材收费与病人信息绑定、收费与库存出库绑定，管理人员可追踪出库耗材的使用情况，有效监管耗材使用。为了防止账物不相符，对损耗进行有效的监测，寄存库每月盘点以对账物进行闭环管理。若在实际使用中有损耗或浪费，盘点后的账册数量与实际库存数量将无法对应，查找原因并纠正。确认无误后分别根据供应商耗材出库情况进行统计汇总，通知供应商开票，从而在系统上保证所有寄存物资先使用后付款，避免个别耗材采购入库后因长久未使用而导致的过期报废。

展望

耗材供应链的精细化管理，仍有很多可改进的环节，比如供应商考核。整个供应链的运行离不开供应商的有效配合，医院的耗材供应商有300多家，除了需要开展常规的工作培训外，还要对供应商进行培训考核以提升供应商的服务能力和生产企业的产品质量，达到闭环管理的要求。以往使用纸质或电子表格打分、统计汇总的传统方法占用了工作人员大量的时间，无法形成数据化、动态化、集成化的管理体系。可利用现有的工作基础，包括订单响应即时性、到货即时性、产品质量合格率、不良事件、应急物资响应等数据自动生成打分考核表，并通过供应商平台进行双向交流反馈。完善的耗材供应链中的供应商考核系统是未来医用耗材系统管理软件研发的重要方向。