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基于烟草行业档案管理信息化发展研究

2022-03-27张晓蕾

科学与生活 2022年2期
关键词:信息化发展烟草行业档案管理

张晓蕾

摘要:烟草行业在我国的经济体系中占有重要的地位,档案是反映、记录烟草企业运营与发展的重要信息资料,其内容以数据、图表、影像、图片、文字等多种形式体现,是烟草企业日常管理、运营以及未来发展等各项工作开展的基础。随着信息化技术的不断推广与革新,在大数据时代背景下,档案管理也需与时俱进,加强其信息化发展,以优化烟草行业档案的处理、保存及应用,挖掘其价值以促进烟草行业持续发展。

关键词:烟草行业;档案管理;信息化发展

引言:

档案所记录的内容非常繁杂,包括人事资料、生产活动、销售情况、日常管理等各种信息,在企业运营、发展中发挥着重要作用。大数据时代,传统的档案管理模式效率低、安全性差、信息利用率小,逐渐无法满足企业发展的需求,而信息技术操作便捷、高效安全、功能多,尤擅数据统计与分析,因此档案的信息化发展是一种必然趋势。在其信息化发展过程中,管理人员需要认识到档案管理中的问题,并结合信息技术优势提出科学的解决措施。

一、煙草行业档案管理问题

(一)缺乏专业人才

很多企业认为档案管理就是简单地将资料进行整理,因此在选择档案管理人员的时候比较随意,对其经验、工作能力等要求不高,甚至有的企业是安排其他岗位的人兼职档案管理工作,这种认知是非常片面的,这种管理更是不可取的。档案管理人员不仅要有专业的工作技能,还需要熟悉烟草行业档案管理相关规定以及国家相关法律法规,要责任心强、安全意识强,综合素质高。但是,目前烟草行业的档案管理人员大多没有经过专业学习,只是进行了临时培训,或者自己自学,因专业能力不足、对档案管理工作缺乏深刻的认知,档案管理员往往缺乏主动性、责任意识及安全意识,且工作效率低、管理质量不高。若是兼职档案管理人员,更是缺乏对这份工作的重视和尊重。档案管理专业人才匮乏,是档案管理工作信息化发展的重要阻碍因素。

(二)管理缺乏规范化、标准化

传统的档案管理中,档案载体多是光盘、照片、磁带以及纸张等,其中以纸质档案最多。在对档案进行分类、整理及归档、调阅等管理中,不仅要消耗大量的时间、人力,占据大面积的空间,而且容易对档案造成损坏,或者丢失。档案管理的信息化发展减少了对人工的依赖,在效率上更高,储存、调阅、归档等也更加便捷。但是,目前烟草行业的信息化档案管理还未完全规范化、标准化,档案管理职责不明、流程不清、要求不严谨,使档案管理难以有序、高效的开展。

(三)缺少信息化基础设施

档案管理的信息化发展过程中,构建安全、稳定、高效、多能的电子档案管理系统是关键,利用电子管理系统,不仅可以实现档案信息的快速储存、检索,还可以对信息进行整合,利用大数据分析来体现烟草公司运营情况,以有效利用数据指导企业发展,与此同时,必须要保证系统的技术性、安全性,这些都需要依靠信息化基础设施来保障。但是,目前的烟草行业在信息化基础设施的建设方面缺少投入力度,软件配置、硬件配置不足,功能性、安全性、稳定性较差,而且电子系统的各版块业务也不能有效的衔接,比较独立、分散,无法构建一个完整的电子档案管理体系,影响了档案管理信息化发展的有效进行。另外,信息化基础设置的不足,另档案信息化建设处于探索阶段难以突破,在数据的获取方面缺乏及时性,在查询方面不够便捷,对数据的利用不足,档案数据库不完善。

二、信息化发展的策略

(一)培养档案管理人才

档案管理的水平如何,这与档案管理人员的素质密不可分。目前,烟草行业缺乏专业的高素质档案管理人才,因此档案管理信息化发展的首先任务,就是在管理队伍的构建方面提高要求、加强培训,以打造专业的、高素质的档案管理队伍。首先,在档案管理的发展历程中,信息化发展是一次创新、一次变革,而很多档案管理人员在思想上、技术上远远没有跟上时代的脚步,对信息化理念、技术的了解不深入、不全面。企业除了结合市场环境积极引进专业人才外,需对现有的档案管理人员进行系统的培训,针对信息技术优势、信息化技能、数据统计分析等组织学习,提升档案管理人员的专业技能。其次,随着档案管理工作的规范化、复杂化,档案管理人员必须要成长为复合型人才,不仅要掌握专业的档案管理、信息化管理相关知识与技术,还需要有娴熟的业务能力,更要熟悉烟草行业相关法律法规以及档案管理条例。对此,企业可以制定激励方案,鼓励档案管理人员积极学习,增强其责任意识、安全意识,提升档案管理人员综合素质。

(二)加强管理的规范化、标准化

烟草行业档案管理的信息化改革能否顺利的进行,其主要决定因素是档案管理工作能否规范化、标准化,如果档案管理人员的职责不明、管理流程混乱、管理要求不严密,必然会严重阻碍信息化发展有效进行。对此,企业要完善档案管理制度,在制度中对档案管理的部门、职责等进行明确,同时对部门内各人员的工作范围、工作标准、工作要求等进行明确,使档案管理工作有章可循、有规可依。其次,企业要设置好各部门、各层级的档案管理系统权限,以保证各部门能够对档案信息进行有效使用的同时,还能够保护好档案信息的安全,并协调好各部门与档案管理部门工作上的配合。再次,档案管理部门在工作划分上,要结合数字化信息技术,对档案的保管与保护工作、利用与开发工作、统计与借阅工作、鉴定与销毁工作的相关流程、管理方法等进行优化,形成规范化、标准化管理体系。另外,对于信息化管理制度的落实情况,烟草企业需要加强审查,及时的发现不足,及时调整,保证制度执行的有效性。

(三)完善信息化基础设施,提高档案利用率

首先,烟草企业在档案管理的信息化建设中,要积极的引入先进的信息化管理设备,并强化信息安全管理,为信息化管理工作的开展奠定良好的条件基础。利用强大的基础设置支持,提高工作效率,并构建流畅、安全的电子档案管理体系,增强系统的整体性。比如,将OA业务系统及办公平台结合,使文档、档案有效对接,以增强档案管理、服务能力,更好的整合档案资源。其次,充分挖掘档案信息的价值。比如,档案中记录着烟草企业各个时期的发展情况,见证着企业的改革,利用档案可以撰写企业的大事记,可以编制企业年鉴,员工通过这些资料能够从更多角度、更多维度以及更多层次来感触企业的发展历程和前辈们的艰辛奋斗,这对传承企业优良传统、增强企业品牌影响力有重要意义。再次,企业可以适当的开放档案管理信息化平台的权限,让员工共享档案资源进行学习、分析,以更多的了解公司发展,并从中挖掘有价值的内容以优化自身的工作。此外,档案管理部门也可以通过整合档案、细分档案等,借助信息化手段将有价值的档案信息以视频、图片等生动的形式展示出来,一方面可以体现信息化技术的价值,一方面可以让档案信息以更丰富的形式为全体员工服务。

三、结束语

烟草行业的档案管理工作至关重要,其会一直伴随企业的日常经营与发展。但是,时代在变,技术在创新,工作的理念与模式在不断改革,如果档案管理工作依然延续传统的、落后的思想及形式,不能够结合时代发展的需求打破束缚、积极创新,便会严重阻碍烟草行业发展。因此,信息化时代背景下,档案管理也需要顺应形势以不断的调整发展策略,结合信息化技术与优势,提升档案管理效率与质量,深入挖掘档案价值,使其更好的为烟草行业的发展服务。

参考文献:

[1]陈嘉慎.新时代背景下大型企业档案管理水平提升点的探讨[J].建筑施工,2020,42(7):2.

[2]张立春.试论现代信息技术对企业档案管理的影响及对策[J].电子工程学院学报,2020,9(3):1.

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