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如何科学管理混凝土企业试验室技术档案的探讨

2022-03-27颜晓燕沈必文

科学与生活 2022年2期
关键词:试验室

颜晓燕 沈必文

【摘要】文章对如何科学管理混凝土企业试验室技术档案进行分析与探讨,首先对混凝土企业试验室技术档案的作用进行研究,然后对混凝土企业试验室技术档案管理的重要意义进行剖析,最后从多个方面入手,探讨混凝土企业试验室技术档案管理的关键措施与内容,希望能够引起业内人士的关注与重视。

【关键词】混凝土企业;试验室;技术档案

混凝土企业试验室技术档案是指在混凝土生产期间所形成的一系列原始记录以及技术总结。一般情况下,混凝土企业试验室技术档案资料包括进场原料检测记录文件、配合比设计方案、试验记录数据、出厂混凝土质量记录文件、以及现场浇筑记录的文件等在内,所有资料均需要在相关责任人签字核对的基础之上方可纳入档案管理范畴,作为本单位在生产过程中对产品质量的原始记录,混凝土企业试验室技术档案充分反映了生产过程中各个环节所涉及到的真实性数据,具备原始性、可追溯性的特点。与混凝土性能相关的试验室技术档案资料具备验证分析以及事故查究的功能,同时也能够作为生产质量事故分析判断的重要依据。由此可见这部分技术档案管理对混凝土企业的重要意义。但通过走访调查发现,多数混凝土企业对试验室技术档案的重视度不足,存在资料杂乱、缺乏整理,甚至瞎编胡造等一系列问题。如何预防上述问题,提升试验室技术档案的管理质量与水平,成为业内人士当前格外关注的一项课题。

1 混凝土企业试验室技术档案管理意义

混凝土企业试验室技术档案资料是商品混凝土企业技术核心内容的直观反映,针对这部分技术档案资料收集不及时、不全面,可能会对后续混凝土商品质量稳定性产生非常不良的影响,在产品发生质量纠纷的时候就会失去原本应有的有利证据。在技术档案资料的长期积累过程中,可能因第一手资料的大量缺失,而对整个企业的技术发展与进步产生影响。在实际调查走访过程中发现,企业在发现资料缺失后第一时间大多会采取补资料的处理方案。作为科技档案的基础性工作之一,技术资料的收集对后续生产工作的开展以及质量追溯无疑有着非常重要的意义,否则所形成的信息资料会无利用价值。

以“湖南拓宇混凝土有限公司生产、销售伪劣产品”案件为例,拓宇公司实验室主任,没有按照国家标准开展原材料检测和产品质量检验,仅凭个人经验调整生产配比,并在未进行试块和原材料检测的情况下,于混凝土抗压强度检验报告上编写合格数据,向湘荣公司销售混凝土用于新城国际花都五期三标C10栋建设项目。通过多轮检测,鉴定该项目C10栋12层以上部分混凝土构件强度未达设计要求。被告人湖南拓宇混凝土有限公司法人代表被判有期徒刑九年;被告人实验室主任判处有期徒刑七年。

结合该案件,相关工作人员必须充分认识到,在混凝土企业试验室技术档案管理工作的开展过程当中,资料收集是否完整,是否及时,是否真实,对技术档案质量保障有相当重要的影响,技术资料的质量更是企业管理、技术水平的重要反映,公司经营管理人员应当予以高度重视,落实一套健全且有效的管理制度,明确技术资料档案管理任务指标,将责任落实到人,以确保技术档案的完善性与准确性。

2混凝土企业试验室技术档案分类

混凝土企业技术档案根据生产过程可以分为试验室仪器设备检测、校验记录,混凝土原材料检测,混凝土配合比设计,混凝土生产过程,混凝土现场浇筑,混凝土质量回访,混凝土质量缺陷处理,内部管理文件以及外来的法律法规、期刊,科研项目档案等等。

3 混凝土企业试验室技术档案管理要点

1)混凝土企业试验室技术档案管理内容。为确保混凝土企业试验室技术档案管理的整体质量与水平,需要结合本部门的业务特点,构建一套针对性的技术档案管理工作制度,在制度体系中明确技术资料收集内容以及收集要求,并对需要进行归档整理的技术资料进行系统分类、审查、整理、编号以及立卷,纳入归档范畴中的技术资料应具备保管、借阅以及利用等一系列功能,形成技术档案标准化、规范化管理体系。档案管理工作人员需要协助技术部门做好对技术档案的形成与日常积累工作,以此种方式确保试验室技术档案管理的集中性、科学性以及统一性。

2)试验室技术档案管理的标准化。标准化管理的核心是指结合企业自身发展需求,以一定模式为依据对技术资料进行系统管理,避免管理工作中出现随意或者盲目的问题,标准化的核心内容包括两个方面,第一是对所采集信息的标准化处理,第二是对文档资料组织立卷的标准化处理。混凝土企业试验室的一大工作内容就是对工程项目建设日常所需原材料进行性能检测,这部分工作量巨大,有关原材料的性能试验数据经记录后编号立卷并形成档案,在归档过程中可以采用字母、数字混合编制的方式将档案号、检测内容、检测记录、年份、以及卷号表述出来。还需要注意的一点是,混凝土企业所订阅技术期刊一般情况下推荐以年代为依据进行保管存档,也可在特定情况下以内容为依据编制检索目录,并制作卡片,方便后续查找,除此以外也可制定专门的书刊出借制度,预防文档资料发生流失。

3)混凝土企业试验室技术档案保存时间。一般情况下,企业需要根据所归档资料的重要程度,规定保管期限为永久和定期,定期又可分为30年,10年,确定不同类别档案所对应的保存时间,到保存期需要进行集中销毁的文档中资料应当在经过试验室负责人鉴定,技术负责人批准后方可进入销毁流程,意見表上应当详细列出销毁文件名称、数量,并经负责人签字认可,销毁意见表需编号以备保存。

4)加强试验室技术档案数字化管理,应档案馆“双套制”管理要求,只是做好试验室技术纸质档案管理工作是不够的,需要加强对技术档案的数字化管理,这样才能跟上时代发展步伐,实现对技术档案内容的合理应用。在实际数字化管理中,需要相关工作人员能够及时将纸质档案内容转化为数字档案录入到计算机系统中,可以专门创建一个信息数据库,将档案内容记录到其中,实现对技术档案的有效保存。该种保存方式不仅可以避免纸质档案受潮、遗失、损毁等情况出现,而且可以实现对档案信息的永久保存,也方便查询、利用。在这一过程中,要做好试验室技术档案备份,防止意外因素影响导致档案内容丢失。除此之外,要对档案内容获取设置相应权限,不同等级工作人员设置不同权限,这样可以在一定程度上避免档案内容被篡改等情况出现。如果某等级工作人员想要获取自身权限外的档案信息内容,需要向档案管理部门申请,申请通过后才能对档案资料进行查询,使得档案资料安全性得到保障,提升档案利用率,为混凝土企业相关工作展开打下良好基础。

5)归档文件的严格整理与审查。建立一套适合部门业务特点的技术档案管理制度;确定技术资料收集的内容和质量要求;对需归档的技术资料分类、审查、整理、编号、立卷,对归档技术资料进行保管、借阅、利用,形成技术档案规范化、标准化管理体系。专职和兼职档案管理人员要协助相关人员做好技术档案的形成、积累工作,确保技术档案管理的集中,统一和科学。

6)建设试验室技术档案信息管理软硬件环境,强化工作人员综合能力。

利用信息技术管理企业技术档案信息。需要打造软硬件的环境,如畅通的网络、分层的拓扑结构,相关的硬件共享设备,如打印机、传真机、服务器端等等。同时,在软件方面,可以使用高效的管理系统软件,为技术档案管理工作提供多项服务。技术档案管理人员需要掌握基本的信息技术,做到熟练的操作档案软件管理系统,以此提高工作效率。

对保管技术档案的相关管理人员,由于其所承担的任务比较艰巨,因此,从事技术档案保管的管理人员应具备较高的业务素养,具备高度的保密意识和较强的责任心,同时具有积极严谨的工作作风,在技术档案保管过程中应严格按规定将技术档案进行电子化处理。在档案原档进行调阅前,必须经过领导审批,认真履行相关手续。在技术档案使用归还后,应及时清对检查。

4 结束语

当前技术条件支持下,绝大部分混凝土企业试验室已经组建了专门的技术档案资料室,安排专人负责对相关文档资料数据进行采集、整理,并在此基础之上编号立卷保存。在这一背景下,针对技术档案的管理不再局限于某个特定部门或某个具体责任人员,而是与企业整体技术进步、管理效率、事业发展密切相关的重大内容。从企业管理层的角度上来说,必须高度重视混凝土企业试验室技术档案管理工作的开展,以实现企业发展规模以及发展层次的飞跃。

参考文献:

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