王立红 张玉双

摘要：对于事业单位而言，日常产生的档案不仅类型多样，数量也较为庞大，因而急需对其进行妥善管理，才能提升工作效率。传统的档案管理工作具有效率低、模式落后及易出现漏洞等缺陷。为紧跟时代发展步伐，摒弃陈旧的档案管理理念、模式迫在眉睫，而最有效的方式莫过于合理运用信息技术。有必要将档案信息化建设作为当前档案规范化管理工作的主要方面，并坚持问题导向，厘清档案信息化建设思路，给予档案信息化建设足够的支持，推进档案信息化建设步入正轨，为事业单位各项工作开展提供强有力的档案支持。要求事业单位在融合档案管理及信息技术的过程中，必须加以创新，才能取得理想效果。

关键词：现代信息技术;黄河基层单位;档案管理;影响

中图分类号：G270      文献标识码：A

引言

当前，信息技术的应用与普及深刻地改变了基层事业单位的档案管理模式，如果依然沿用传统的纸质档案管理方法，不仅会浪费大量的人力、物力和财力，还会造成档案丢失、老化等一系列问题。因此，有必要将档案信息化建设作为当前档案规范化管理工作的主要方面，并坚持问题导向，厘清档案信息化建设思路，给予档案信息化建设足够的支持，推进档案信息化建设步入正轨，为事业单位各项工作开展提供强有力的档案支持。

1 基层事业单位档案信息化建设的意义

1.1推动事业单位档案信息化建设有助于提升事业单位档案管理水平

当前部分事业单位在档案管理工作中依然沿用传统的手工管理模式，面对大量的档案信息资源，势必会影响管理效果和管理水平。黄河基层单位在治黄工作中每年会产生大量文书档案、会计档案和科技档案，如果这些档案沿用传统管理模式，会占用大量的人力、物力和财力。而随着事业单位档案信息化建设的不断推进，可以将上述档案进行扫描等操作，将其转化成为数字档案，并存储到档案管理系统，不仅会节省大量的纸质档案存储空间，在管理方面也能够运用档案管理信息系统及先进的网络信息技术，实现对各类档案的快速分类、快速整合、快速搜索利用，大幅度提升事业单位档案管理水平和效率。同时也可以结合相关部门和广大人民群众对事业单位档案的多样化需求，为其提供有针对性的档案信息服务，进一步拓展事业单位档案服务范围，提升档案服务质量。

1.2推动事业单位档案信息化建设有助于更好地挖掘档案信息资源价值

基层事业单位有很多档案具有重要的信息开发价值。通过事业单位档案信息化建设，可以将大数据、云计算、物联网、人工智能技术融入到事业单位档案管理之中，进而为档案信息资源开发和利用提供更为完善的技术支撑。一方面，事业单位可以结合人才管理的具体需要，对事业单位所掌握的人才档案信息进行整合汇总，形成人才管理阶段性成果，为政府人力资源管理和人才引进提供档案信息，进一步提升政府人才引进政策及方案制定的科学性和针对性。另一方面，事业单位也可以结合档案管理的现实需要，对事业单位档案信息资源进行开发和利用，主动地利用事业单位信息化建设的有利契机，将纸质档案转化成为数字档案，并形成不同门类的档案管理制度机制，为档案信息资源开发奠定扎实的制度保障。

2基于信息化时代档案管理模式分析改进

2.1利用大数据实现档案资源整合

传统的档案管理模式下，由于基层档案信息涉及范围非常广，信息量巨大，因此在信息收集环节就存在较大困难。档案管理工作开展往往需要投入大量的人力和物力，管理工作也会受到人为主观因素影响。在这种情况下无法充分保障档案管理工作的准确性和完整性，因此档案管理工作的信息化转变是一种趋势。目前大部分基层单位档案管理实践中主要是以大数据信息技术和传统纸质档案文件结合的方式为主。在档案信息的收集过程中充分利用大数据信息技术能够保障档案信息的准确性和完整性，具备相关软件和硬件设施的基础上，工作人员就可以快速的完成基础档案信息的整理和归档。但是在信息化时代下档案管理工作人员在具备档案管理技巧的同时，需要对各类信息技术的软硬件熟练掌握，这样才能有效避免因自身业务能力差而导致档案信息丢失问题。与此同时作为档案信息管理人员也需要跟随时代发展及时提升自身的新技术应用和接受能力，这样才能保障基层档案管理工作的顺利开展。

2.2档案安全制度建设

建章立制，用制度来管人管事。档案室要要充分借鉴先进单位的工作经验，并根据单位实际情况建立安全组织体系，建立健全各项安全制度，并狠抓落实。默默无闻、踏实肯干是社会对档案人员的固有印象。这诚然是一种美德，但在新时期，档案室工作人员更应主动作为，充分展现档案的重要性，充分参与到单位的各项工作中，给单位中心工作予以充分支持，积极引导单位管理者重视档案安全工作，将档案工作列入单位发展计划中，将档案工作目标考核有效融入到单位年终考核指标中，并将单位内各部门负责人纳入制度体系的构成部分，要形成事前有制度、事中有跟进、事后有考核的全过程管理，这有利于制度的落实到位和档案工作的整体推进。天桥河务局为适应天桥黄河治理能力和治理体系现代化需要，推动“十四五”时期天桥黄河档案事业高质量发展，更好地服务新时代造福人民的幸福河建设，根据《“十四五”山东黄河河务局档案事业发展规划》和《“十四五”济南黄河河务局档案事业发展规划》，研究制定了《“十四五”天桥黄河河务局档案事业发展规划》，促进了天桥黄河档案规范化管理工作了提升。

2.3建设档案信息数据库

建设档案信息资源库，是事业单位应用信息技术阶段的首要任务，以此更便捷、迅速地对全部档案资源进行集成、整合。但就我国的实际状况来看，大部分事业单位都对此尤为重视，且数据库及电子系统二者都能起到维护档案资源完整性、共享性的作用。另外，事业单位在开展各项工作时，每个部门都能利用该优势，便捷、快速地获取信息，进而统一步调，共同为提升事业单位工作效率而奋斗。档案信息数据库所涉及的内容较多，具体包括：存档时间、档案类型及档案信息规格等。为使信息更加准确、全面，就必须指派专人和管理机构负责数据库，并对各类檔案信息及时更新。在信息技术快速发展的今天，可供选择以建设信息数据库的信息技术种类越来越多，事业单位应第一时间意识到此种变化，择定先进的信息技术以保障数据库建设的安全性和完善性，进而提升数据库的信息水平。

2.4为提升事业单位沟通的质量和效率，应及时对软件进行更新

信息技术若想在档案管理工作中发挥出良好效果，往往离不开相应辅助软件的支持。所以，事业单位必须意识到这点，定期维护及更新软件，为获取长远利益而专注于系统功能的改进事项。如此，事业单位内部网络系统便可在数据服务器的邮件抄送和转发下，储存、管理各类档案信息、数据，并确保其完整及准确性。例如：部分事业单位会将档案软件归纳到办公软件范畴，进而为档案管理工作的开展提供便利，再通过维护、更新等手段，更好的完成数据档案管理工作，且保障其有序性、规范性。另外，公文、档案的存储、收发等“任务”，都将在经过维护、更新的软件的影响下，更高效地完成，最终实现整合档案的目标。2018年在上级部门的支持下，天桥黄河安装了档案管理系统，实现了档案的计算机全文利用，在以后的工作中还要加强维护，及时更新，提升档案的信息化水平。

结束语

新时代，基层事业单位应充分认识档案信息化建设的重要作用，转换思想观念，紧跟时代步伐，给予档案信息化建设足够的政策支持和资金保障，强化档案信息化建设基础设施，完善档案信息化建设制度机制，针对档案信息化建设出现的各项问题提出具体解决思路，全面提升档案信息化建设水平。事业单位应将合理运用信息技术，并作为日常工作的重点，加快与档案管理的融合步伐，才能免受传统档案管理模式的困扰，体现其信息化特征。如此，事业单位的档案管理工作将更顺利、高效地开展，意义重大。

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