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文书档案管理实现数字化的措施研究

2022-03-16谢歆琳

科教导刊·电子版 2022年3期
关键词:文书管理人员档案管理

谢歆琳

(桃江县地质环境监测站 湖南·益阳 413400)

在当前的时代背景下,现代信息技术的更新换代速度,正在不断的加快,对各行各业的发展产生了巨大的影响。在进行文书档案管理时,引进更加先进的技术,可以提高综合管理水平。但当前在进行文书档案数字化管理时,各项工作的开展,还存在较多的问题。需要选用更加专业的人员开展这项工作,才能进一步提高管理的质量和效率。在进行数字化管理系统构建时,需要对系统的功能进行完善,还要定期对系统进行更新,才能对所有的文书档案进行数字化的储存,提高数据信息的利用率[1]。

1 文书档案数字化管理的应用价值

在当前的社会背景下,文书档案管理工作的重要性,正在不断的提高。因为各个单位在发展的过程中,交流渠道正在不断的扩大,信息的获取形式更加便捷,要想满足不同单位的发展要求。在进行文书档案管理时,需要采用更加高效的数字化管理模式。单位在日常运营的过程中,需要根据这项管理模式的发展需求,引进更加先进的技术,才能实现各个部门的数据共享。在进行数字化管理时,可以充分发挥数据信息的应用价值,还可以满足社会经济的发展需求。但因为不同单位在发展时,对数据信息的应用存在不同的需求。在对文书档案进行数字化管理时,需要根据自身的实际发展情况,采用针对性的管理形式。在进行数字化管理模块建设时,需要将互联网和计算机技术融合到模块的设计中,提高管理工作的科学性。在对管理形式进行创新时,还要选择更加开放的管理方法,才能促进相关单位的可持续发展[2]。

2 文书档案数字化管理工作开展现状

2.1 安全性管理水平比较低

在现代科技不断发展的过程中,一些新型的技术,已经融合到文书档案信息化管理的各个环节中,为这项工作的开展,提供了更多的便利。但在实际操作时,依然存在较多的安全隐患。因为现有的网络环境并不安全,在对文书档案数据信息进行储存和应用时,无法保证绝对的安全性和保密性。且这项工作的开展,会受到管理人员自身因素的影响。如果管理人员的综合素质比较低、专业能力不足,在开展工作时没有增强自身的安全防范意识,也没有做好保密工作,就会出现数据信息泄露和丢失等问题。管理人员在进行计算机设备操作时,没有积极学习一些新型的网络安全知识,没有严格按照规范程序进行管理,也没有做好数据资料的备份,会增加这项工作的开展风险。随着网络覆盖范围的不断扩大,在进行技术应用的过程中,会出现黑客攻击等问题,严重威胁了文书档案管理工作的操作安全[3]。

2.2 工作开展难度比较大

近阶段在对各个部门的文书档案资料进行管理时,档案形式正在不断的增加,涉及的内容更加烦琐。如果相关人员一直沿用传统的工作理念开展这项工作,就无法满足时代的发展要求以及这项工作的开展需求。在对数据档案资料进行分类管理的过程中,现有的工作流程比较复杂,无法提高工作的开展质量和效率。管理人员需要耗费大量的时间和精力,对所有的文书档案信息进行分类管理,且在操作的过程中,会出现文件丢失等现象。传统的文书档案管理工作在开展时存在较多的缺陷,需要设置专门的空间,对档案资料进行储存。如果储存环境比较恶劣,就会导致档案资料出现不同程度的损坏问题,无法为后期资料的查询,提供有效的支持[4]。

2.3 没有树立正确的工作思想

虽然当前很多单位在进行文书档案数字化管理时,已经提高了对这项工作的重视程度。但在实际建设时,并没有加大资金的投入力度,无法为这项工作的开展提供有效的支持。在进行实际管理时,单位并没有选购一些最新的设备,也没有做好技术的更新,这在一定程度上降低了管理水平。单位也没有选派专业的人员开展这项工作,没有对技术进行研发,阻碍了文书档案管理工作的开展。管理人员一直沿用传统的管理思想,管理环境比较恶劣,会制约这项工作的发展[5]。

3 文书档案数字化管理优化措施

3.1 建立健全的管理制度

在对文书档案进行数字化管理的过程中,需要制定专门的管理制度,还要在现有制度内容的基础上,对其进行优化和完善,才能为管理工作的开展,提供科学的依据。要根据这项工作的发展情况,制定针对性的管理体系,提高管理工作的开展水平。管理人员要严格按照制度要求进行标准的操作,还要积极地利用现代数字化技术,对文书档案进行高效管理。在进行实际管理时,还需要根据各个部门档案管理需求,对现有的技术进行综合应用,避免在开展工作时出现技术难题。行政机关单位在对这项工作进行管理时,需要选派专业的管理人员,还要对管理人员的综合素质和专业能力进行全面的考察。通过对其进行专门的培训和教育,制定完善的岗位培训制度,鼓励管理人员学习一些新型的数字化技术和知识。在开展岗位训练时,要保证管理人员能够掌握最新的技术,提高工作效率。在进行实际管理时,还需要促进这项工作向着规范化方向进行更好的发展,要对各项工作的开展形式进行全方位的管理,避免在进行实际管理时出现操作失误问题[6]。

3.2 建立综合管理平台

行政机关部门需要构建数字化管理网络,还要对网络环境的运行安全性进行全方位的管理。要引进更加先进的保密技术,为系统和平台的应用,提供有效的支持。在进行管理平台应用时,需要对现有的管理模式进行适当的调整,提高工作的实效性和科学性。利用这个平台促进各个部门之间的沟通和交流,对现有的资源进行实时的共享,为数据信息的查阅和使用,提供更多的便利。在对档案数据信息进行检测和转播时,还要充分利用信息化技术,对数据信息进行安全的储存,并且做好数据信息的备份。技术人员还要引进更加先进的防火墙技术,对黑客的攻击进行有效的抵御,还要定期对管理平台系统进行更新。避免系统在运行的过程中,出现安全性问题,引发数据信息的丢失现象。在进行平台建设时,还要扩大数字化管理范围,采用最新的储存方式,将所有的档案资源转化为电子的形式。可以将档案管理系统与办公系统进行有效对接,对所有的电子文书进行统一的处理。在进行综合管理平台应用时,还要做好系统参数的优化。例如在对档案的归档范围进行设置时,需要明确录入的信息,还要将权责落实到个人身上。一旦在进行系统操作时出现了安全性问题,要对负责人进行及时的查找,并且责令负责人对问题进行整改。单位在与外界进行沟通时,可以通过内网对档案数据进行高效管理,并且配置相应的储存设备,减少安全性的风险。还可以将云加密和数字加密等技术,融合到数字化档案管理中。要设置档案的访问权限,还要采用层级管理的形式,从各个角度对其进行安全性的管控。

3.3 树立正确的工作思想

行政机关单位在对文书档案进行管理时,要根据时代的发展要求,采用更加先进的管理措施。单位的领导层要从思想上提高这项工作的重视程度,营造积极愉悦的工作范围,满足这项工作的开展需求。如果单位的条件允许,在对文书档案进行数字化管理时,还需要将其纳入到单位的发展规划中。在对财务预算金额进行管理时,需要将数字化建设金额,纳入到发展费用中。还要加大资金的投入力度,在现有技术的基础上,对其进行创新和优化,才能进一步提高数字化的管理水平。可以将一些最新的科研成果,应用到数字化管理的各个环节中,对各项文档资料进行高效的处理。单位需要投入更多的人力物力资源,通过购买一些先进的设备,满足这项工作的开展需求。

4 结语

综上所述,在对行政机关的文书档案进行管理时,这项工作的开展效果,会对单位的发展水平产生直接性的影响。在数字化时代到来之后,文书档案管理工作,已经由原有的人工管理形式转化为系统管理形式。单位的管理人员要提高对这项工作的重视程度,还要根据这项工作的发展特点,制定针对性的管理体系,才能促进各项工作的顺利开展。在进行实际管理时,相关人员还需要积极的积累经验,学习一些新型的知识和技术,才能促进这项工作向着数字化方向进行可持续发展。

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