任鹏

摘 要：“单套制”是电子文件管理的一个趋势，但现阶段受到制度、技术、人员等因素影响，其归档管理仍面临许多问题。新时期构建和完善电子文件“单套制”归档制度体系，应充分认识电子文件归档的真实性和长期性，推进档案数字化建设，加大电子文件“单套制”归档管理力度，提升归档管理水平。

關键词：电子文件;“单套制”;归档管理;制度化

电子文件归档是电子档案管理的起步环节，对于后续档案管理和档案信息资源开发有重要影响。随着网络信息技术的发展，传统的“双套制”归档模式逐渐暴露出弊端，需要主动构建电子文件“单套制”归档模式，更好地适应时代发展要求，进一步提升电子文件归档效率，有效推动档案管理工作的发展。因此，有必要对电子文件“单套制”归档模式的特点、背景和存在问题进行分析，更好地推动这项工作的发展。

1 电子文件“单套制”归档模式特点及形成背景

传统档案管理在双轨制运行管理模式下形成了“双套制”归档管理模式，同一份文件在归档过程中不仅对纸质文件进行归档，也将电子文件进行归档，确保电子文件与纸质文件归档的一致性。纸质文件归档更加注重文件保存，而电子文件归档则更加注重流程管理。而随着网络信息技术的不断发展，大量电子文件的产生需要与时俱进的档案管理模式，需要对电子文件进行全程管理，形成电子文件“单套制”管理模式。这种模式有几个比较明显的特点。

1.1 对数字技术的依赖性较强

电子文件“单套制”归档需要借助数字签名和电子签章技术来保证电子文件的真实有效性，在文件办理之后由文件生成部门向档案管理部门提交归档文件[1 ]。

1.2 运行以信息化模式为主

在电子文件单套制归档模式下，文件从生成到最后销毁都只是以电子文件形式存在，在运行过程中也以信息化运行模式为主。

1.3 符合档案管理信息化趋势

电子文件“单套制”归档模式建立在单轨制收集运行管理模式的基础之上，能够提升归档效率，节省物理空间，减轻档案管理人员工作压力，符合档案管理信息化趋势。

从电子文件“单套制”归档模式的形成背景看，很长一段时间由于我国档案工作信息技术相对落后，业内信息管理标准并不完善，在推动档案信息化过程中对电子文件归档模式的创新和完善较为迟缓。其间，很多单位在传统的纸质归档模式基础上形成了“双套制”归档模式。由于当时信息技术发展还相对滞后，电子文件“双套制”归档思路符合当时经济社会发展和科技水平，实现了电子文件与纸质文件的优势互补。一方面，由于电子文件在传输和利用过程中容易遭到外部病毒或黑客攻击，造成信息失真或丢失，需要通过纸质文件管理模式保留文件上的大量真实信息。通过纸质文件与电子文件的相互对比，确保文件的真实性和可靠性。另一方面，电子文件在归档之后能够以数字化的形式存在，在资源利用和整合方面是纸质文件所无法比拟的。但随着网络信息技术的不断发展，“双套制”档案管理模式已经很难适应时代发展趋势，很多档案管理部门开始探索“单套制”档案管理体制。

实际工作中，我们应充分认识网络信息技术对电子文件档案管理产生的深刻影响，将现代信息技术应用到电子文件“单套制”归档管理中，进一步提升电子文件“单套制”归档体系及效率，切实保障电子文件档案信息安全，为后续档案信息资源的开发利用创造有利条件。

2 电子文件“单套制”归档管理存在的主要问题

一些部门和单位积极探索电子文件“单套制”归档管理方式方法，取得了重要进展，同时也存在一些亟待解决的问题，特别是电子文件的真实性保障与文件长期保存问题，制度机制和人才保障问题，都在很大程度上制约了电子文件“单套制”归档管理工作的有效推进。

2.1 电子文件真实性和长期保存问题

电子文件的真实性是电子档案真实性的重要前提。电子文件的真实性包含电子文件在形成过程中的真实性以及在形成之后的真实性，确保电子文件形成之后始终保持原始状态。网络环境下形成的电子文件本身就存在着虚拟性、开放性、隐蔽性等诸多特性。如果误操作或者被人通过技术手段篡改内容，不易被发觉，就会损害电子文件的真实性。一旦电子文件信息失真，便难以实现其电子文件原有的价值，相应地就会带来电子文件的失真问题。此外，档案管理系统与电子文件生成系统之间可能还会存在系统不兼容、格式不匹配等问题，难以确保电子文件在归档过程中完全合规，易因系统的不兼容性造成元数据失真。同时电子文件需要一定的载体作为介质才能够长期保存，如果想实现电子文件的长期保存，需要满足长期可读的格式和存储条件，但电子文件对于软件环境过分依赖，一旦软件环境发生变化，电子文件数据保存就会不稳定，进而影响后期电子档案信息资源的开发利用。

2.2 档案数字化转型与制度化建设迟缓问题

当前国家对于电子文件“单套制”归档并没有形成完善的制度机制，未结合电子文件“单套制”归档的具体问题，通过立法的形式明确电子文件“单套制”归档的权限范围、实施主体、管理细则、管理内容、实现方式等[2 ]，导致部分单位在推进电子文件“单套制”归档管理过程中由于缺少相应的制度依据，相关工作推进随意性较大，难以确保电子文件“单套制”归档质量。加之很多部门在电子文件单套制归档过程中并没有将制度建设放在突出位置，没有形成完善的制度体系，也在一定程度上延缓了电子文件“单套制”归档管理模式的落地。随着网络信息技术的不断发展，要求档案管理从传统的纸质管理模式向数字化管理模式转型，但显然部分单位在落实档案数字化转型过程中相应的技术应用相对落后，难以为电子文件“单套制”归档落地提供扎实的技术保障。

2.3 “单套制”理论研究和实践脱节问题

电子文件“单套制”归档管理是一项综合性问题，既要在实践中不断总结，也需要在理论层面进行探索和创新，有效地解决技术层面、资金层面、制度层面等的问题，才能够通过理论推动实践，在实践中验证理论，实现理论与实践的相互促进。但由于我国电子文件“单套制”理论研究还处于起步阶段，相较于传统的电子文件“双套制”归档理论研究还相对分散，在技术管理和法律层面还有很多需要填补的空白。在实践层面，虽然各级地方政府和相关部门为电子文件单套制归档管理提供了人才、政策、制度、机制、技术、资金等多方面的支持，并取得了一定的成效[3 ]，但从整体看，要想全面推进电子文件“单套制”归档管理模式，显然还有很多工作要做，电子文件“单套制”理论研究与实践脱节问题还未有效解决，影响了电子文件单套制归档管理工作的落实。

2.4 档案管理人才队伍建设滞后

电子文件“单套制”归档管理工作的落实需要扎实的人才保障，但当前一些单位在档案管理过程中并没有结合实际需要设置必要的机构，配备专业的管理人员。部分单位电子文件“单套制”归档管理工作主要由办公室相关人员负责，但办公室人员除了要负责电子文件“单套制”归档管理工作以外，还有很多业务工作需要完成，因此很难有足够的精力对电子文件“单套制”归档管理相关制度要求和技术手段进行系统学习，相应也就不具备电子文件“单套制”归档管理工作所需要的业务能力和水平，影响了电子文件“单套制”归档管理工作的开展。此外，一些单位对档案管理人员也没有进行系统的档案知识培训和信息素养培训，导致从事电子文件“单套制”归档管理工作的相关人员长期得不到知识更新和理念更新，也难以将现代信息技术运用到电子文件“单套制”归档管理工作中，既影响了电子文件“单套制”归档管理工作的具体落实，也影响了后续电子文件档案信息资源的开发和利用。

3 电子文件“单套制”归档管理的对策和建议

未来，随着网络信息技术的不断发展，电子文件“单套制”归档管理模式必然会成为主流发展趋势。之所以当前电子文件“单套制”归档模式并没有在全国范围内推广，很大程度上是因为一些单位及其档案管理人员对于“双套制”归档管理模式还过分依赖，部分领导还存在保守思想，相应制度机制和宏观层面的法律制度不健全等。因此，有必要采取有效对策，积极推进电子文件“单套制”管理模式。

3.1 单位领导应重视电子文件管理工作

新形势下，电子文件档案信息资源对于各部门和单位发展起着至关重要的作用。各部门和单位领导应充分认识档案信息资源的价值和作用，高度重视电子文件管理工作，为电子文件“单套制”归档管理工作落实提供相应的政策支持和制度保障。一方面，有关领导应经常过问电子文件“单套制”归档管理工作存在的问题，拿出时间专门研究，针对存在的问题提出合理化建议，为企业电子文件“单套制”归档管理工作顺利开展提供更为扎实的组织保障。另一方面，各部门和单位应对电子文件“单套制”归档管理工作的重要意义进行广泛宣传，让单位其他部门密切配合档案管理部门开展电子文件“单套制”归档管理工作，确保电子文件收集的系统性和全面性[4 ]。

3.2 保障电子文件的真实性和安全性

电子文件要想转化成为电子档案，首先就要确保电子文件的安全性、真实性。网络信息环境下电子文件很容易受到非传统因素的影响和威胁，因此电子文件“单套制”归档管理应时刻注重电子文件的真实性和安全性。在具体实施过程中，一方面，应根据电子文件的不同格式进行分类，将文件分别储存在合适的存储介质之中，确保电子文件收集的真实性、全面性和系统性。另一方面，应确保所存储介质的安全。为了有效回避电子文件在归档过程中的病毒和黑客等威胁，可以通过安全介质形式进行电子文件存档转移，选择最优质、高效的电子文件存档介质，并做好防磁、湿温度控制，确保存储介质安全。此外，应进一步提升网络信息安全，采取统一的电子档案登录认证系统，为不同主体提供不同的登录权限服务。同时，对于归档系统还要采取加密技术和防火墙技术，抵御外部的病毒侵袭，确保电子文件数据安全。

3.3 加强电子文件数字化转型和规范化建设

电子文件“单套制”归档模式实施必然会推动档案管理数字化转型，整个电子文件归档模式和流程就会发生深刻变化。数字化管理方式将会涵盖档案文件的整个生命周期。当前电子文件“单套制”归档模式仍处于探索阶段，在发展过程中还需要相应的政策保障和制度支持。从国家层面看，需要国家针对电子文件“单套制”归档出台更为明确具体的法规规章和业务规范。从地方层面看，基层单位和档案管理部门应在自身职权范围内结合国家的法律法规和制度机制，出台适合本地区、本部门、本单位的电子文件“单套制”归档文件和政策，进一步明确电子文件“单套制”归档范围、管理目标、实施方式、管理原则等。同时，结合电子文件单套制归档的相关工作要求，进一步明确档案管理人员的具体责任、相关考核机制、考核指标等，确保工作落实。

3.4 加强“单套制”理论研究和实践探索

新时代电子文件“单套制”归档管理模式属于新探索和新尝试，为了更好地推进电子文件“单套制”归档管理工作落地，既需要从理论层面对“单套制”管理模式的经验和做法进行总结，也要在实践层面发现新问题、新情况，把握规律性、方向性的推进路子，对电子文件“单套制”归档管理模式进行优化和创新。各单位应给予电子文件“单套制”归档管理工作足够的重视，并将其放在与纸质文件归档同等重要的位置。还应高度重视电子文件形成管理规范化建设，主动引进现代信息技术，利用电子签名技术、时间戳等技术为电子文件“单套制”归档管理提供可靠的技术支持，确保电子文件信息的真实性、可靠性、安全性和有效性。

3.5 完善机构职能和对档案管理人员的教育培训

新形势下，各部门和单位要想更好地落实电子文件“单套制”归档管理工作，就必须加大对相关档案管理人员的教育培训。一方面，应区分办公室和档案管理部门的功能和职能，必要的可专门设置档案管理部门从事电子文件“单套制”管理工作，从而为电子文件“单套制”管理工作开展提供组织保障。另一方面，应加大对档案管理人员的教育培训。应细化培训方案，优化培训内容，通过系统培训进一步提升档案管理人员的专业知识水平。应树立主动服务意识，更好地掌握现代信息技术操作方法，加大对档案管理人才队伍建设，进一步提升档案管理人才的专业能力和素养，更契合电子文件“单套制”归档管理工作需要[5 ]。

总之，随着网络信息技术的不断发展，传统的电子文件“双套制”归档模式会逐渐向“单套制”归档管理模式转型，相应地各部门和单位有关领导和干部职工也应转变档案管理意识，由原来的电子文件注重“信息管理”逐渐向“系统管理”理念转变，并为电子文件“单套制”管理模式落地生根提供扎实的制度保障、人才保障、资金保障和技术保障，进一步提升电子文件“单套制”管理水平。

参考文献：

[1]刘敏.基于“单套制”的电子档案接收探究[J].黑龍江档案，2021（04）：190—191.

[2]古丽珍.电子档案“单套制”管理模式探索[J].兰台内外，2021（21）：26—27.

[3]陈彦，江裴红，薛鹏程.电网建设项目电子档案“单套制”管理初探[J].中国档案，2021（05）：58—59.

[4]苏焕宁，陈永生.从强制“双套制”到任意“单套制”——电子文件归档中理想和现实的互动与创新[J].档案学通讯，2020（4）：8.

[5]苏焕宁，陈永生.从强制“双套制”到任意“单套制”——电子文件归档中理想和现实的互动与创新[J].中国档案，2021（1）：1.

（作者单位：江苏省南京旭洲电子科技有限公司）

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