基于内部控制的公立医院科研经费管理研究

2022-03-15李坤

行政事业资产与财务 2022年11期

李坤

首都医科大学附属北京地坛医院北京

一、引言

公立医院是由政府相关部门出资举办、全权负责的医院，与财政预算管理挂钩。公立医院在满足居民的医疗服务需求的同时，在疑难险重疾病的科技科研攻关方面同样发挥了重要作用。公立医院需要加强科研经费管理，让科研产出更加高效，这也离不开行之有效的内部控制制度。

二、基于内部控制的公立医院科研经费管理的必要性

现阶段，国家陆续出台了一系列政策文件，一方面强调优化科研经费管理服务，简政放权，优化科研经费管理模式，使得科研经费管理机制更为灵活，充分激发科研人员的积极性；另一方面，科研项目承担单位需要落实各项管理职责，比如项目申请、资金使用、组织实施、结题验收等，优化内部控制体系，实现经费支出自查自纠常态化。由此可见，在“放管服”背景下，公立医院加强科研经费管理，充分发挥内部控制的积极作用，依然十分重要。

部分公立医院在实际工作中，由于忽视了科研业务流程与工作风险点的管理工作，出现了使用不合规发票套取科研经费、预存科研会议费形成“小金库”等问题。为了有效管控各类风险问题，建立健全内部控制体系是关键，通过梳理科研业务流程，查找科研经费使用过程中的风险点，制定相应的应对措施。

比如，建立不相容岗位相分离制度，实现科研经费使用、审批、付款等岗位相互制约，避免科研经费使用、经费报销等由一人全权负责；在重点领域分级授权、分岗设权、分事行权；完善定期轮岗制度，避免重要岗位长期由固定人员负责；严格落实“三重一大”决策机制，重大事项实现集体决策和汇签，加强业务归口管理，从源头上规避各种风险。

三、公立医院科研经费管理存在的问题

1.风险意识薄弱

为了规范公立医院的经济活动及相关业务活动，降低内部运营风险，有效落实内部控制相关要求，2020年12 月31 日国家卫健委和国家中医药管理局组织制定并下发了《公立医院内部控制管理办法》。

构建内部控制规范对于公立医院来说至关重要，科研人员常常是医疗工作和科研工作“双肩挑”。由于公立医院的公益性质，部分科研人员重业务、轻管理，忽视内部控制，缺乏科研经费使用的风险意识。科研人员将大部分精力用于科研项目申报和项目实施，忽视了科研经费管理工作。

部分课题负责人由于无暇顾及，将项目经费管理工作交给科研助理负责，使得科研经费使用和科研任务进度不匹配，科研经费临近结题时集中支付，科研经费支付率低。随着各类科技专项逐步建立负面清单制度，进入负面清单或信誉等级评级低的课题负责人，不仅个人课题申报会受到影响，还会间接影响其他人员的课题申报，影响公立医院的科研工作。

2.科研经费管理程序不完善

（1）科研试剂耗材管理流程不完善。科研试剂耗材的内部管理流程不完善，现阶段的医院内部控制体系虽然将预算管理、采购管理、合同管理、收支管理、资产管理等囊括在内，但是由于科研试剂耗材种类多、规格复杂，使用量相对较少，并未完全覆盖科研试剂耗材管理环节，缺少有针对性的科研试剂耗材管理制度和流程。

比如，科研试剂耗材采购未实现归口管理，课题组自行采购也未履行采购流程，报销科研试剂耗材仅凭发票办理出入库。特别是在临近结题的时候，为了完成预算支付率，课题组集中大量采购科研试剂耗材，很难确定科研试剂采购的真实性。科研试剂耗材批量采购分散，规避招标采购流程，从而方便课题报销。同时，缺少供应商评价机制，没有落实内部控制度中关于供应商的相关要求。

（2）科研合同管理不到位。科研项目承担单位由于技术质量、工艺质量、设备质量等原因，无法完成部分测试化验工作，需要交给其他单位进行，支付相关的测试费用、检验费用、化验费用、设计费用、加工费用等。科研经费的直接经费中，测试化验加工费的金额较大，涉及双方的权利义务，需要签订测试化验加工费合同。

在合同签订流程中，需要执行事前报告、事中督查、事后评价等流程。但是在实际工作中，合同签订常常滞后，需要补申请、签合同。这种现象使得合同审批流程、评价体系、内部控制机制等形同虚设，加大了科研合同管理地风险，甚或出现编造虚假合同套取科研资金的情况。

3.科研经费管理缺少专业人才

公立医院的科研工作通常由临床医生负责，而科研经费管理工作要求相关人员同时精通科研业务内容和科研经费管理专业知识。然而，现阶段公立医院的科研管理人员不足，大多数课题经费管理工作都是由课题负责人的科研助理承担，而科研助理主要是博士研究生或硕士研究生。当学生熟悉了科研立项、科研经费使用、课题结题科研经费审计等各个环节的要点，也到了毕业时间。新的科研助理需要重新熟悉，科教处和财务处的工作人员需要重新讲解相关要求。

固定的科研助理较少，部分课题负责人使用课题经费聘请科研助理，但是由于收入水平有限，科研助理的更换频率较高，基本上是两三年一换，导致科研经费管理水平难以有效提升。同时，每年都有新增加的科研课题负责人，由于缺乏科研经费管理专业知识，常常出现科研经费管理问题，影响了科研经费管理质量。

4.科研经费管理方式落后

科研经费管理贯穿了公立医院科研业务活动的整个过程，完善的科研经费管理体系是公立医院有效运作的重要保障。随着国家对科研项目的投入逐年增长，公立医院的科研工作呈现项目数量多、周期长、资金额度大、管理难度大的特点。

一个科研项目，特别是重大专项，往往持续三四年，资金额度非常大，甚至涉及十几个合作单位。同时，公立医院的纵向科研课题与横向科研课题涉及的主体众多、种类纷杂，合作任务繁多且复杂。

目前，不少公立医院还是沿用传统的手工处理方式来管理科研经费。在科研经费管理过程中，涉及科技处、财务处、医工处、总务后勤处等众多部门，落后的科研管理方式和不断增长的数据量，造成信息采集不完整、时效性不强，导致工作效率不高。公立医院的科研管理部门及课题负责人也疲于应付，很难全面、及时地了解和掌握科研经费的使用情况。

四、公立医院科研经费管理的优化对策

1.转变思维观念，提升认识

内部控制体系的建立、科研经费管理制度的落实，关键还是在人。如果相关人员的思想认识不到位，思维观念转变不及时，那么内部控制措施和科研经费管理流程将难以落实到位。

首先，公立医院管理人员应当统一思想，深刻认识到公立医院内部控制的重要意义。内部控制体系建设不仅仅是财务人员或审计人员的工作，需要全体员工一起参与。在此过程中，管理人员需要发挥带头作用，主动落实内部控制的相关要求，从而督促其他人员不断规范工作流程。

其次，科研课题负责人是落实科研经费内部控制的主体。科研课题负责人的内部控制规范执行力，与科研经费管理水平息息相关。公立医院需要加强对科研课题负责人的培训，提升相关人员的认识，在科研工作绩效考核中设置相应的指标，激发科研课题负责人的积极性，将内部控制工作落实到位。

最后，科研管理人员、科研人员、科研助理等，需要明确职责权限、职责范围，规范地开展科研工作和使用科研经费。

2.完善科研经费内部控制程序

（1）加强科研试剂耗材管理，落实内部控制制度。科研试剂耗材管理必须严格落实归口管理。科研试剂耗材种类繁杂，管理工作的专业性强，采购数量相对较少，采购中心、医工处或总务后勤处等部门应该严格落实主体责任。

科研人员常用的试剂耗材，由采购部门遴选一批具有相应资质、供货种类全、信誉较好的供货商，由公立医院采购部门跟供货商签订供货协议，并在医院采购信息系统中公示供货商和供货品类等信息。当科研人员提出采购申请时，供货目录中的试剂耗材可以直接采购；供货商也可以针对多个课题采购试剂耗材，实行批量送货。这样不仅可以提高采购效率，节约采购成本，还能有效地规避采购风险。

（2）不断完善科研合同管理。在科研项目合同管理中过程，公立医院应该实行分事行权、分岗设权、分级授权、定期轮岗，强化内部控制体系建设，加强对内部决策流程的管控，有效防范违规现象。完善科研合同管理的内部控制措施，实现决策、执行与监管各环节相互制约，完善并细化合同管理；明确职责范围，规范合同审批权限；当涉及重大事项、大额资金使用时，必须依据“三重一大”决策机制由公立医院管理层进行集体决策。

科研合同归口管理部门对合同业务进行统一管理，积极审查合同业务程序的规范性。科研管理部门需要根据课题类型和经费支出用途，制定相应的合同文本模版，为科研人员提供参考。科研人员只需要根据合同模板更改相应内容，不需要花费大量时间和精力来逐条审核不熟悉的合同条款，既可以有效规避合同风险，也可以提高科研合同管理质量。

3.加强科研经费管理人员队伍建设

公立医院需要加强科研经费管理人员队伍建设，每个科研课题可以确定一名研究生作为科研助理，不要频繁更换科研助理。科研课题负责人对课题资金的使用监管负首要责任。

公立医院可以定期组织培训，提升科研助理的科研经费管理能力，培训内容包括各类科研经费管理办法，差旅费、会议费、培训费等各类费用管理办法和支出要点，以及公立医院的采购流程、合同管理流程和其他相关的规章制度。

公立医院也可以使用科研课题的管理费，聘请固定的科研经费管理人员，负责科研经费的使用和报销工作。科研助理熟悉课题项目的来龙去脉，能够加强对科研经费的管控。同时，还需要不断提高科研助理的薪资待遇。2021年，国务院办公厅印发了《关于改革完善中央财政科研经费管理的若干意见》，明确可以将项目聘用人员的社会保险和住房公积金纳入课题经费中的劳务费，为科研助理提供了基本保障，能够更好地留住科研助理。

4.加强信息化建设

公立医院建立科研信息管理系统，既能够满足科研课题全生命周期管理的需求，也能满足科研课题管理部门的要求。科研项目的立项审批、科研经费到账、科研合同签订、科研经费支付等各个环节，全部纳入科研信息管理系统，有助于实现科研经费无纸化报销。依托科研信息管理系统，公立医院能够全过程、动态化地监控科研课题的开展情况，并有效跟踪管理。公立医院利用先进的科研管理信息系统，能够加强精细化管理，有效管控各类风险，提高科研经费使用效率。