摘 要：医院是服务社会大众的医疗服务机构，其规模相对较大、工作量也比较多，因此医院管理工作是其稳定有序发展的根本。在医院管理中办公室档案管理又是其重要组成部分，如医院历史档案资料、会议记录资料、各科室档案材料等都需要经由办公室档案管理人员进行有序管理。办公室档案管理的质量对医院的整体管理质量具有直接的影响。在新时代背景下，医院对办公室档案管理工作提出了更高的要求，以往的管理办法无法满足当下的档案管理需要，因此需结合医院管理实际，对办公室档案管理工作加以完善和改进，提升其管理的规范性和优质性，才能够为档案的使用人员提供便利。本文对医院办公室管理工作的实际情况进行分析，探究其规范化管理的有效途径，为相关工作人员提供建议参考。

关键词：医院办公室;档案管理;规范化;建议

医院办公室档案管理工作面向医院的整体管理需求，对历史档案、会议记录、科室档案等多项信息资料进行整合与管理，将其按照不同的性质和用途分类归档，不仅方便医院管理者和相关信息使用者的使用需要，并且合理的档案管理工作对于医院的有序运转和规范发展也起到积极作用。现阶段，医院对办公室档案管理工作的重视度还不够，因此在实际工作中还缺少一定的规范性，对档案信息资料的应用产生影响。改进办公室档案管理的工作形式和工作措施，规范和完善办公室档案管理，适应新时代对医院发展提出的要求，提升医院办公室的档案管理服务质量和效率。

一、医院办公室档案管理规范化的必要性

1.满足医院医疗服务的改革需求

现阶段，在社会和经济全面发展的背景下，各行各业都面临改革需求，其中医院同样也需要顺势进行改革，以便于更好地适应社会的发展，满足人们的现代医疗需要。推进医疗服务改革中医院管理工作是改革的重点，其中档案管理是不可忽视的一部分内容。通过开展落实医院办公室档案管理工作，满足医院医疗服务的改革需求，以办公室模式综合管理医院运行过程中产生的档案资料，使其医疗服务工作得以有序进行，并有据可依。同时，有序推进医院办公室档案管理工作，不仅能够满足医疗改革内在要求，而且可以提升档案管理水平，还能够提高医院的整体管理水平，为就医患者提供更好的医疗服务。对此，医院管理层在改革发展需求下要提高对办公室档案管理工作的重视，不断优化其管理工作模式和方法，充分运用各种措施，打造高质高效的办公室管理模式，为医务人员和患者提供质量、效率更高的医疗服务。

2.提升医院医疗服务水平

提升医院医疗服务的水平是医院推进改革的主要目的，并且对于医院整体管理成效具有促进作用。当医院的医疗服务水平提升后，其社会效益，即对人们的健康保障效能也会随之提高，为社会公众提供更好的医疗服务和治疗。医院办公室档案管理是提升医院医疗服务水平的途径之一，通过对各科室档案资料的整理汇总，以及对各项会议记录的存档，可以为医疗工作积累更多的实践经验，为医疗科研工作提供真实有力的数据支撑，进一步推动医院医疗事业的研究发展，为医疗服务质量的优化奠定基础。另外，办公室档案管理也负责对医院文件流传情况的存档以及对医院历史档案资料的收集存档，合理有序的管理工作同样能够助力医院医疗服务的质量提升。比如，资料使用者需要使用某项档案时，如果已被其他人员所使用，这时办公室管理人员就可以直接查询其流传情况，方便其对文件资料的获取。

3.医院缺乏对办公室档案管理的重视

从医院目前的运行管理现状分析来看，在所有档案管理工作中，医院管理者更加侧重于对病例档案和人事档案的管理，将档案管理与具体的业务和人员职级相联系，而忽视了对医院历史档案资料、会议记录资料、科室档案资料等信息管理的重视，导致医院办公室档案管理工作的质量和效率较低，不够规范。并且，由于办公室档案管理工作的不规范，容易将其所管理的各种信息资料混杂在一起，既没有做好档案的明细归类，也没有做好档案的完整归档，当使用者调用档案遇到难题时，就会制约档案资料应用价值的发挥，也会对医院的运行发展产生不利影响。因此，探讨办公室档案管理的规范化建议是非常必要的，明确规范办公室档案的方法措施，为档案管理员提供详细的工作指导，发挥办公室档案管理工作的现实价值，提高其管理质量。

二、医院办公室档案管理中存在的问题

1.档案管理方法应用不当

医院在办公室档案管理中依然存在运用传统方式的情况，其耗时耗力，且工作效率无法满足真正的管理需要，限制了办公室档案管理工作的开展。并且，在传统管理模式下，对档案的处理方式比较松散，不够集中，在档案资料的归类、归档、立卷等环节中都存在问题，难以发挥档案应用的实际价值。虽然有的医院也引入了现代化档案管理方式，如计算机系统的运用，但工作人员对其操作性不强，缺乏智能化档案管理的专业操作技术，在实际管理工作中时常出现技术问题，影响到档案管理的有效性，不利于办公室档案管理工作的现代化发展。

2.档案资料收集缺少筛选环节

办公室档案管理工作人员负责对医院的档案资料进行收集整合，由于医院是持续运转的，因而其档案资料也是不断增多的，如会议记录方面的资料信息是随着会议开展次数而愈来愈多，但并不是所有的资料都是有价值的。如果在资料信息中存在一些以往的数据资料以及不具备使用价值的信息，这些资料就无保存意义，不需要进行归档。但实际上，在办公室档案管理工作中，由于工作人员的资料筛选意识不强，将收集的所有资料都作为处理对象，导致档案内容过于繁杂，既影响使用者的档案调取使用，也在一定程度上增加了档案管理人员的工作量，制约办公室档案管理工作效率的提升。

3.档案通讯员工作积极性较低

在醫院档案管理工作中部分档案通讯员的工作积极性较低，作为档案管理的主要负责人员，其工作态度直接影响到办公室档案管理的质量。相比于医院的其他业务工作而言，办公室档案管理工作具有一定的枯燥性和重复性，长期在办公室中处理档案资料容易造成工作人员兴趣降低，因而在工作中出现懈怠，并且随之会引发工作失误，如在档案分类和归档等工作环节中出现问题，影响办公室档案管理质量。此外，档案通讯员的专业性不足也会影响其工作积极性，如当工作人员没有掌握相应的档案管理知识和技巧时，其在工作实践中的就会遇到各种各样的问题，不断地向其他人寻求帮助，久而久之失去工作信心，致使办公室档案管理质量下降。

三、医院办公室档案管理规范化建议

1.合理选择档案归档和立卷方法

医院办公室档案管理工作中应选择合理的档案收集和归档方法，做好对档案的分类，以提升办公室档案管理的规范性。

一是应确定各项档案资料的收集时间，注重资料的日常积累。例如，以月为单位对文件资料进行定期整合收集，避免时间过长造成资料容积，确保资料收集的延续性。对日常性的资料文件，如各个科室的档案资料应随时处理收集，防止档案文件的遗漏。

二是应严格做好档案资料的登记工作，对于会议记录、各科室资料等都一一登记，包括文件名称、存档时间以及所涉及的人员等信息，方便档案的查阅。

三是对所收集的档案文件进行仔细检查，包括对文件完整性、有效性的检查，保证原文件资料全部收集完毕，并确定同一事项的文件集中在一起。

四是对所收集档案进行分类，先按照档案文件的性质进行分类，如按照医院历史、科室文件等标准划分为专门存档医院发展历史的卷宗以及专门存档科室文件的卷宗，其中科室文件再继续按照不同科室进行细分，如呼吸科、门诊科、外科等。之后，按照时间顺序将所分类的档案进行时序整理，更易于档案查阅使用。

五是完成立卷，妥善保管。将档案资料分类整理后，对完整档案进行装订和装盒处理，放入档案柜;而尚未收集完整的档案也放入文件盒中进行储存，随着文件的逐渐完整补充到文件盒中，待收集完整再进行装订处理。

信息化管理设备和软件如今已被应用于办公室档案管理中，在对纸质档案的收集和归档管理工作中，同时将所涉及的信息转化为数字形式储存在计算机系统中，按照信息技术的管理操作对各项档案资料进行记录、分类和归档。

2.有序筛选有价值的档案材料

办公室档案管理虽然是针对相关资料文件的收集归档工作，涉及的信息量较多，但并不是所有的档案文件都需要归档立卷，其中包括有保存价值和无价值的，管理人员在工作实践中应有序筛选其中有价值的档案资料，并对其进行处理。那么应该如何判断档案信息是否具有存档价值呢？通常从以下几个方面进行判断分析：首先，从档案文件的来源、内容和形式等方面评估其保存价值。例如，以医院历史档案资料为例，它是随着医院的发展建设而逐步积累形成的，其中记录了医院从最初建成直到现在规模的全过程，而历史档案资料中不仅包括文字性叙述，还包括图片和视频等形式的记录，是医院发展的历史见证。历史档案资料的归档管理可以丰富院内文化内涵，利于拓展医院对外宣传的交流渠道。其次，从不同主体对档案的使用需求评估其保存价值。比如，想了解医院呼吸科的季度工作情况和业务情况，需要浏览和查阅外科科室的档案资料，从中获取信息;又如，研究医院党委会关于医院党建工作所商讨的情况，需考查党委会的会议记录以获得信息。

3.充分调动档案通讯员工作积极性

办公室档案管理也是医院整体管理工作的重要组成部分，做好档案管理工作要从工作人员出发，提高其工作能力和专业性，更好实践于档案管理工作之中。医院领导层需积极组织档案管理人员参与专业培训，为其提供学习专业档案管理技能的机会，掌握扎实的档案管理知识，用规范化、专业化的手段执行档案管理工作，有效提升办公室档案管理质量水平。强化档案管理人员的专业性还要构建一支足够专业的档案管理队伍，由外部管理机构对其开展专业指导，整体提高管理人员的专业能力，从而保证档案管理工作的顺利推进。同时，要充分调动档案通讯员的工作积极性，最有效的方法就是创新传统管理方式，积极引用信息化档案管理系统，转变工作模式，让档案管理人员借助于智能化方式完成对档案资料的录入、整理分类以及保存工作，并与其他部门做好信息对接沟通，如在各科室中同步设置信息管理系统，实现对科室档案资料的实时记录与对接，再传输至办公室档案管理系统中，达到更精准的管理自动化，简化档案通讯员的工作量，进而调动其工作积极性。

4.科学明确各类卷宗的保存年限

对于所归档整理的各项卷宗还需加强规范管理，不同档案的保存价值不同，由此也决定了不同档案的保存年限不同。在医院办公室档案管理工作中，工作人员需科学明确各类卷宗的保存年限，及时处理失效文件，不仅可以提升其管理规范性，还能够减少档案处理工作量，让办公室档案管理更加有序。不同类别的档案卷宗保存年限有所不同，如医院党组织工作计划和工作总结的年度文件通常为永久性保存;党小组工作计划和工作总结至少保存10年;医院专项工作会议记录至少保存30年;医院重要行政会议记录和会议纪要为永久性保存;而医院历史资料则需延续性的永久保存。此外，其他类别的档案卷宗也需按照相关标准进行保存和处理。

5.发挥办公室档案管理的指导作用

为进一步提升办公室档案管理的规范性，需做到“物尽其用”，将所归档的档案文件应用在必要的方面，充分发挥办公室档案对实际工作的指导和借鉴作用。而发挥办公室档案的应用价值，要求档案管理人员必须掌握规范的档案查询和调取方法，以党委会或者办公会的会议记录为例，其一般具有机密性，特别是关于医院发展和建设方面，这些内容仅为部分人员所使用，而其他基层人员不具备获取该项档案的权利，对此应确保在有效保密的情况下查阅档案。档案管理人员认真核对查阅档案的人员信息，了解其档案应用目的，在完整登记以及信息符合的基础上再为其提供档案文件。若使用信息化档案文件，应在档案管理系统中设置加密机制，按照档案的机密等级赋予不同工作人员不同的档案查询、调用权限。此外，为更快速调取出所需档案文件，应将各个类别的档案做好标记，纸质档案柜上标明文件事由和保存时间，方便使用者直接用事件或者年份时间进行索引;电子类档案文件则可以直接通过键入搜索方式按照文件事由和年份进行索引，并且也可以将纸质档案信息与电子档案信息相结合，在电子档案之后标明纸质档案的保存位置，方便快速索引查阅。

四、结束语

综上所述，社会和经济的发展推动了医疗事业的发展，医疗服务改革是当前医院发展的重要任务之一，在医院改革进程中档案管理是不容忽视的改进要点，完善并规范医院办公室的档案管理工作，既满足医院改革的需求，也有益于提升医院服务的质量水平。从医院办公室档案管理工作的实际实行情况来看，一些突出的问题影响了其规范性，并间接影响着医院的服务水平。对此，需要从现实角度考虑积极完善办公室档案管理工作，达到规划管理的目的。合理选择档案归档和立卷方法、有序筛选有价值的档案材料、充分调动档案通讯员工作积极性、科学明确各类卷宗的保存年限、发挥办公室档案管理的指导作用，真正规范医院办公室档案管理工作，提升医疗服务质量，推动医院现代化发展。

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（作者单位：潍坊市人民医院）

作者简介：梁婷（1984-）女，汉族，山东潍坊人，研究生，档案馆员，研究方向：医院档案资料管理。