医院资产管理系统的实践探讨

2022-03-01边翠翠高佩志胡梅

医疗装备 2022年23期

边翠翠，高佩志，胡梅

宁阳县第一人民医院（山东宁阳 271400）

医院资产管理系统是应医疗器械法律法规和实际管理工作需要而研发的新型管理工具，可实现医疗设备全生命周期的信息化管理，让临床人员更方便地管理本科室资产，让设备管理工程师更高效地完成设备管理工作，为医院管理层提供更精确的数据分析。设备管理工程师是医院资产管理系统持续高效工作的执行者，通过在系统内完善设备基础信息，适时开展系统使用操作培训，定期汇总并及时解决临床科室工作人员使用中遇到的问题，能够极大地调动医院资产管理系统的运行效能。宁阳县第一人民医院上线资产管理系统后，设备科工程师及时维护全院医疗设备信息、积极探索系统潜在功能，主动优化临床人员使用流程，让系统持续发力，提升管理质量。

1 上线资产管理系统的必要性

1.1 法规监管趋严

国家对医疗器械的监管日趋严谨细致。从2014年国务院令第650号《医疗器械监督管理条例》到2017年国务院令第739号对该条例的修改；从医疗器械的68分类到2017年发布的《医疗器械分类目录》，再到2022年3月30日国家药监局对《医疗器械分类目录》的部分调整；从鼓励上报医疗器械不良事件到专业化的医疗器械风险分析等，均表明国家对医疗器械监管力度在不断加大。如涉及到设备生命周期的各环节均有全链条智能化监管，使产品生产、经营、使用的溯源将更清晰，不仅可有效避免人工记录中存在的盲区，降低管理风险，还可保障医疗安全，实现精细化管理。

1.2 评审要求更细

国家卫健委发布的《三级医院评审标准（2020 年版）实施细则》[1]中第158 条要求“根据医院功能定位和发展规划，有大型医用设备使用、功能开发、社会效益、成本效益等分析评价”且对应的评审方法建议中有“数据核查”方式，表明评审要求更加细化。如果是通过传统的手工记录表格，完成效益分析工作，需要查询多方信息（如资产值、资产损耗、人员工资支出、水电气费用、诊疗收入等），而在评审现场，短时间内把这些纸质资料呈现给评审专家较为困难，如能借助信息化手段以图表形式呈现，将可大大提高工作效率。

1.3 实际管理工作亟需

医疗设备是医院重要的资产组成，种类多、数量大，纯手工记录无法自动获取维护保养工作进程、计量时间提醒、生命支持类完好率等数据[2]，且存在效率低、易出错的弊端；也很难科学分析新设备的购置论证，进而无法为医院决策层提供有效的数据支持。

2 资产管理系统的选择

虽然医院运用资产管理系统有很多必要原因，但因各科室所关注的资产管理信息重点不同[3]。因此，资产管理系统需具备功能化强、覆盖科室面广等特点，可统筹管理医院各个科室资产，为决策层提供全面精确的数据分析。

宁阳县第一人民医院在上线资产管理系统前1年内，持续利用每周早例会，收集并分析医疗设备在验收、使用、维护保养、计量检定、效益分析、报废审计等多方面存在的问题，并积极向其他医院学习经验，实地考察资产管理系统的运行情况等。除综合分析医院自身内需外，还要严谨考察软件开发方实力。医疗设备信息化管理并非上线系统即可实现，需要长期投入、思考与实践。上线系统化软件是基础，后续的功能完善、信息维护、资源共享、质控管理同样是重点[4]。因此，应着重考虑软件开发方的实力[5]。较为有效的方式为实地考察使用同款资产管理系统的医院，关注医疗设备全生命周期的信息化管理，杜绝低水平、单独模块的花样式开发。

经过长时间对多方系统的考察，医院最终所选系统为方式上能够满足B/S 与C/S 架构，且可同时应用于微信公众号端；功能上可集医疗设备与信息设备于一体，方便临床工作人员系统管理本科室资产。

3 资产信息数据采集与录入

基础数据是信息化的关键。使用资产管理系统的前几年都是数据积累和沉淀阶段，只有将大数据利用起来，才能更好地发挥信息化作用[6]。数据采集可分为利用原系统的历史数据和盘点清资两种方式。（1）利用历史数据：即医院之前所用旧版资产管理系统或生命周期中单个环节的信息化程序中的数据信息，系统信息管理人员可先从原系统中导出备份，最大化利用原系统数据，但需保证数据准确全面，如原系统存在数据不准确，则应进行实际资产清资盘点，保证初始数据的准确可靠性。（2）清资盘点：清资盘点是一项系统化、准确性要求高的工作，需配备固定的工作人员，且盘点内容要保证设备信息数据的完整性；设备信息可以分为基础信息、类别信息、生产和供应商信息、折旧信息、保养与质量控制信息等，包括设备名称、注册证号、型号、规格、安装日期、验收日期、所属科室和放置科室等。

4 资产管理系统上线后实现资源共享，提高工作效能

资产管理系统软件应具备实现信息共享功能，杜绝出现信息孤岛，尽可能与HIS、LIS、PACS 及电子病历进行关联[7]。资产管理系统应用界面的设计需具多样性，不仅考虑医院设备管理科室和医院决策层的需求，更要考虑到设备使用科室人员的需求，这样不仅方便采集一线数据，又为临床科室掌握本科室资产状态提供便利，同时便于后期的保养、维修上报、配件使用、维修评价等。

4.1 录入便捷

实际工作过程中受设备使用时间长、记录不完整等多方面因素影响，数据采集工作较烦琐。二维码与掌上电脑（personal digital assistant，PDA）的应用实现了设备扫码清资盘点。以往清资盘点中，至少需有两人配合，一人查看实物，一人核对账目；利用 PDA 扫码技术，承担起实物与账目的核对工作，节约人力。以往人工盘点中遇到某些更换或调配频繁的设备，如电脑主机，需人工仔细核对主机的出厂编号、设备型号，不方便且耗时长；而利用 PDA 盘点时，只需扫描资产编码即可完成设备信息核对，节省时间。以往清资盘点结束后，需要工作人员制作盘点表，涉及到账目与实际盘点数量分析等数据处理工作；利用 PDA 盘点结束后，系统可自动生成盘点表，更专业。

4.2 效益分析

资产管理系统可实现按设备、科室、收入多方分类，满足多角度分析效益与需求。资产管理系统上线前，一些科室在申请购置医疗设备时，未权衡设备的经济效益和社会效益，购置前论证不足，导致设备验收安装后使用频率低，收回成本困难，资源浪费严重；但上线资产管理系统后利用系统内自有的报表分析模块，可以敏感捕捉到使用率低的设备，管理部门进而制定出量化指标，严格把控申请环节，而资产申请端可根据量化指标全面衡量预申请设备，完善论证报告。

4.3 设备档案管理

医疗设备信息化管理改变了以往设备档案管理中烦琐的工作模式，替代为“一次扫描，终身使用”。设备档案管理人员只需在初次维护设备信息时，将设备档案上传至系统，方便后续其他人员的查询和使用，实现了信息共享。

5 资产管理系统上线后的不足与改进措施

5.1 稳扎稳打，扎实筑牢设备台账信息

医院在资产管理系统上线后第1年的实际绩效分析中，发现某些设备的效益分析结果与日常工作量出入较大。经仔细分析每台设备的台账信息发现是设备基础信息匹配错误，导致结果分析偏差较大。可能原因为有的设备是由几个独立设备组成，在验收过程中未将每一台设备的信息完全录入，导致有物无账；有的设备已经达到了报废要求，设备已经处理，但在资产管理系统中未消账，导致有账无物；有的设备需要调科处理，调科过程中存在实物与账目未同时变动，导致账物混乱。为避免其他设备出现此类问题，召集多名工程师，采用头脑风暴的方式，排查原因，并针对性整改，完善台账信息。

5.2 一物一码，建好账物沟通桥梁

设备标签是设备在医院管理系统中的识别码，是实现资产全程电子化管理的桥梁。借助PDA 和资产管理系统实现对医疗设备全生命周期管理，其重要性不言而喻。但在实际管理过程中，存在标签二维码模糊或标签与实物不符的情况，究其原因可能有以下3 点：（1）外出维修设备时，标签被污染或破坏；（2）设备维修时，一旦被维修的设备符合报废要求，就可能会销毁资产标签，而调配的备用设备标签未及时更新，进而对后续报修等造成影响；（3）在医疗设备的维护保养环节中，需定期擦拭设备，以达到消毒的效果，而此过程中可能会造成标签内容磨损。为此，无论是科室使用人员，还是设备科工程师，在每次接触设备时应多留意标签信息，做到“一物一码”，避免在后续报修或清资盘点环节中出现问题[8]。

5.3 促使员工习惯养成，助力管理质量稳步提升

工作人员使用资产管理系统时需养成良好的工作习惯。以设备故障报修为例，临床科室习惯利用电话通知设备科维修班组，但这种方式会对后续配件安装、费用支出、评价维修效果等造成困难，且故障报修科室也无法获取设备维护保养进度。新上资产管理系统后，设备维修可以实现扫码报修，报修人信息对设备故障描述、拍照，并选择是否加急操作，扫码后即可显示设备所在科室，短时高效地把设备出现的问题反应给维修工程师；而维修工程师根据故障情况，带好特定工具，前往维修；完成设备维修后，报修人员还可以对工程师维修效果进行评价。

5.4 重视设备科人才培养，积蓄学科高质量发展内在驱动力

设备科的临床工程技术人员是资产管理系统上线后持续调动系统最大潜能的保障。对此，临床工程技术人员需充分熟悉系统功能，结合临床维修维护知识、计算机运用能力等更全面地改善管理质量。但设备科在多数医院属行政后勤科室，受重视程度不够。对此，有以下3条建议：（1）设备科工程师要保持学习积极性，尤其是处于信息化的大环境下，积极提高自身能力尤为重要，除学习医疗器械行业最新法规外，更要具备计算机应用能力以及修护常见网络故障的能力；（2）设备科要营造积极进取、不畏试错的氛围，打造基础知识扎实、动手能力强、善于发现问题、主动解决问题的团队。（3）医院要给予设备科相应待遇，工程师外出学习培训，不仅需要资金成本，还有时间和实践成本，只有医院更加重视设备科，才能进一步促进临床工程技术人员成长。

设备科的后期工作包括日常维护保养、故障报修、清资盘点，甚至是更为专业化的效益分析工作。设备科工程师要充分认识到各环节分工的重要性。此外，申请设备环节也应加强管理：（1）严格把关申请科室的论证报告，尤其是报告中的预计开展项目、成本回收年限，杜绝过度购置[9]；（2）设备基本信息的录入务必保证全面准确，对多合一的设备，须确保每一台独立设备信息齐全，并定期盘点；（3）工程师巡检时，除了关注设备运行状态外，要留意资产标签是否被污染或破坏，做好登记及保养维护；（4）处理报废设备的工程师要做到全流程跟踪，与系统信息管理工程师对接资产标签信息[10]。