刘丹宁

一、基层档案管理中信息化建设的价值

（一）控制管理成本

基层档案管理主要指的是档案的收集、统计和保管等相关活动。从档案管理工作实际内容可以知道，其本质上是非常繁琐复杂的一项工作，而且会涉及到大量的信息数据，覆盖内容也非常广泛，在不同管理环节应该具备不同的管理理念。在开展基层单位档案管理工作的过程中，必须要求工作人员具备严谨的工作态度，而由于实际面对的工作量非常巨大，因此工作人员本身的工作效率会受到严重影响。在这种情况下，基层单位的档案管理实践中往往会消耗大量人力、物力和财力资源[1]。而在基层档案管理工作中利用信息化技术能够有效控制档案管理工作的成本，让档案管理空间得到有效节约。以信息化技术为支撑形成档案管理数据库，并以数据库为支撑实现基层档案资料的信息化和电子化，使得档案资料管理中的实体空间不足的问题得到有效解决，并且在档案管理工作中人工参与更少，有效避免了不必要的人员参与，实现人力资源的优化配置，为基层单位实现可持续发展奠定了基础。

（二）提升管理效率

基层单位的档案管理过程中对信息技术进行合理应用可以有效替换当前的人工工作方式，因此基层单位应该以档案管理工作实际情况为基准进行积极转变，对信息化技术产品进行合理应用，在此基础上进一步完成档案管理的智能化目标[2]。档案管理的信息化通常情况下是以网络查询形式来实现档案信息的精准搜索和定位，与传统人工查找的方式相比较，利用网络查询方式的效率更高也更加便捷。另外，通过信息技术的利用能够让档案管理工作人员的工作负担得到缓解，进而实现工作效率的全面提升，也能有效避免在档案管理工作中因人为因素干扰而出现失误。

将信息技术应用到基层档案管理工作中能够进一步提升工作的准确性和有效性，对档案管理实现信息化建设产生深远影响。因此，在基层档案管理工作中通过应用信息技术提升管理工作效率和档案管理准确性的提升是未来档案管理工作的必然趋势。

二、基层档案管理现状分析

在传统的档案管理模式下，基层档案管理是对纸质档案文件进行简单的收纳，很多基层单位在档案管理实践中并未具备与时代发展相适应的管理思维，大部分档案管理人员对于档案管理的重要意义和内涵缺乏有效认知。档案管理思想的落后导致各基层单位的档案管理频繁出现问题，档案管理工作人员不能有效提升自身的工作效率，导致整个档案管理体系出现混乱现象。

在传统的档案管理模式下很多基层单位存在管理机制不完善的问题。在实际开展档案管理工作过程中，基层档案管理人员往往面临着无章可循的现象，档案管理机制出现过于形式化的问题。管理人员的工作开展有效性缺失，虽然大部分档案管理机构也设置了相应的档案管理条例，但是在实践中各类管理条例并未得到严格落实。与此同时，完善的奖励和惩罚机制缺失，导致在档案管理工作中经常会出现互相推诿的现象，整体管理质量和管理效果也受到了严重影响。另外，由于一些基层档案管理机构管理人员本身存在综合素质相对较低的现象，缺乏专业工作技能和责任心，在出现档案管理事故的情况下会出现互相推诿。此外，由于缺乏完善的奖惩激励机制，基层档案工作人员在实际工作中缺乏主动性，对于档案管理工作缺乏责任感，这对基层档案管理工作开展极为不利。

三、基于信息化时代下基层档案管理模式变化

在互联网信息技术快速发展的背景下，社会的不断进步使得信息技术已经成为了当今时代发展的主流，尤其是在微信等新媒体应用平台产生之后，在人们的视野和日常生活中也开始出现了大数据这些专业名词。为了能够让档案管理工作与时代发展同步，在日常档案管理工作开展过程中合理融入信息技术已经成为未来各个单位实施档案管理的关键所在，通过档案管理工作的信息化能够为日后档案资料的信息利用和研究提供便利。而档案管理价值导向在很大程度上取决于档案管理有效性，因此在大数据技术普遍应用的情况下，必须要积极转变档案管理模式才能够不断提升档案管理工作的整体能力和水平。

（一）大数据时代档案管理资源整合

档案管理工作本质上是对各类经营活动场所所有的基础信息进行全面收集，同时按照信息重要程度进行筛选和排列后实时保存。由于档案管理涉及的信息内容非常丰富，传统管理模式下在人力和物力方面的消耗非常大，而信息技术的应用能够充分保障档案管理每一个环节信息的准确性和完整性，档案管理部门只需要具备相应的软硬件设施就能够快速实现基础档案信息的归档，从而有效避免因业务能力弱导致的档案信息丢失等现象。

（二）信息化时代档案管理制度变革

信息化时代下档案管理信息的收集方式发生巨大转变，因此大数据信息技术在应用过程中也会引发档案管理制度的变革。在信息化档案管理工作中要明确档案管理工作的重要性和基本目標，并结合大数据信息的归属逻辑和对应结构制定出相应的规章制度。在实际操作的过程中，要保障各类档案信息分类合理、主从有序，这样才能够让档案管理收集工作更加有章可循，有效避免出现劳动力流失的现象，实现档案管理工作人员业务职责的明确划分，从而有效提升档案管理人员的责任意识。此外，在信息化时代下基层档案管理服务对象也发生了巨大改变。档案信息资源只需要通过指令就可以实现管理，利用者通过授权方式就可以利用网络精确地查找所需信息。

（三）特别行业档案的业务需要

一些特殊行业，如专业技术强、保密、金融等可能需要部分特殊的档案服务，凭证专享、对私业务、跨公司交换，这都需要我们档案管理工作人员在日常工作和积累中不断的去接触、认识和熟悉不同的业务方向，联系对应数据需求或对接公司，在现有的资料中寻找不同对象特殊资料需要的档案。在一些比较紧急的档案需求中，也一定要有充分的准备，选择可靠服务商，了解是否有充足资源可以调用，后期业务服务是否到位，等等。

四、基于信息化时代档案管理模式分析改进

（一）利用大数据实现档案资源整合

传统的档案管理模式下，由于基层档案信息涉及范围非常广，信息量巨大，因此在信息收集環节就存在较大困难[3]。档案管理工作开展往往需要投入大量的人力和物力，管理工作也会受到人为主观因素影响。在这种情况下无法充分保障档案管理工作的准确性和完整性，因此档案管理工作的信息化转变是一种趋势。目前大部分基层单位档案管理实践中主要是以大数据信息技术和传统纸质档案文件结合的方式为主。在档案信息的收集过程中充分利用大数据信息技术能够保障档案信息的准确性和完整性，具备相关软件和硬件设施的基础上，工作人员就可以快速的完成基础档案信息的整理和归档。但是在信息化时代下档案管理工作人员在具备档案管理技巧的同时，需要对各类信息技术的软硬件熟练掌握，这样才能有效避免因自身业务能力差而导致档案信息丢失问题。与此同时作为档案信息管理人员也需要跟随时代发展及时提升自身的新技术应用和接受能力，这样才能保障基层档案管理工作的顺利开展。

（二）信息化时代下构建完善档案管理制度

在应用信息化技术之后档案管理工作方式发生巨大转变，大数据技术在档案管理工作中的应用要求档案管理制度也相应发生转变。基层档案管理工作由于设计工作范围广、工作量大，具有一定难度，在档案信息收集过程中要对信息收集的目标和重要性进行明确，同时结合实际需求来制定出符合档案管理实践的规章制度[4]。档案管理工作涉及的海量信息具有较大基数，档案信息数据的不同也会导致其对应结构和归属逻辑存在较大差异。鉴于这个状况，在档案管理实践中为了进一步实现档案信息的有效编辑和确定，必须要制定相应的管理制度，这样才能更好的实现档案信息的有序分类，避免出现劳动力无效流失。在制定档案管理制度的过程中必须要对各工作人员职责进行清晰划分，全面提升管理人员的责任意识。

（三）信息化时代档案服务对象的变化

基于信息技术下的档案管理在实现网络化之后，为档案资源的共享和传播提供了便利。在信息化技术的支撑下可以通过指令来实现档案数据的管理，针对档案利用环节，通过授权就可以更加便捷和精准的找到所需档案信息。这种档案服务方式不仅能够让劳动力得到解放，而且也可以面向档案信息使用部门或个体提供更加精准的档案信息服务。此外，在社会不断的进步和发展过程中，各个部门对档案管理的重要性有了更加清晰的认识，因此在档案管理实践中应该充分发挥出网络技术的优势，不断创新档案管理技术，这样才能真正让档案管理服务向着多元化和平民化的方向发展。当前网络环境具有一定的复杂性，这也导致档案管理网络化受到一定限制，基层档案管理工作在进行网络化建设过程中要做好信息安全工作，深入分析网络化管理特征来制定出相应的管理标准，按照不同网络安全等级进行详细划分后有序推进档案管理的信息化技术应用。

（四）提升管理人员专业素养

信息化时代下基层档案管理工作仍然离不开具备专业素养工作人员的支撑，因此在档案管理实践中应该不断强化工作人员培训，全面提升档案管理人员的职业素养和工作积极性，同时要提升计算机技术应用能力，这样才能发挥出信息技术的优势，推动档案管理工作顺利开展。基层单位应该定期开展档案管理专业技能培训讲座等活动，邀请行业内部的专家来传授档案信息化管理技术的专业知识，这样才能实现档案资料的有效保护管理。另外，基层档案管理工作人员要结合档案管理发展的实际状况不断强化自身道德素养，在管理工作实践中要有更加积极负责的态度，这样才能做好档案服务工作。

参考文献：

[1]张科翼.基层疾病预防控制中心档案管理的信息化转型[J].兰台内外，2021（25）：28-30.

[2]王海鸥.提高基层档案管理工作实效性的方法探讨[J].黑龙江档案，2021（4）：238-239.

[3]党立萍.论基层卫生健康宣传服务档案管理工作的创新[J].黑龙江档案，2021（4）：348-349.

[4]张启军.从基层档案管理现状谈如何做好基层档案管理工作[J].兰台内外，2021（24）：40-41.

[5]魏华.基层街道办事处档案管理信息化建设[J].办公室业务，2021（16）：83-84.

作者单位：哈尔滨银行股份有限公司