郭利芳

摘 要：档案编研工作作为档案资源进行开发利用的重要手段之一，长期以来受传统档案管理模式影响，没能取得较大进展。但是，随着社会经济的发展，档案工作步入了新阶段，各级各类单位越来越重视档案工作，尤其是档案编研工作更是成了重中之重，各单位都在积极探索档案编研工作的方式方法，力求档案编研工作取得新突破，逐步走出了一条由“小编研”到“大编研”的转变之路，但是受现实条件影响，仍然存在诸多不利因素。本文旨在通过对充分发挥档案资源优势，促进档案编纂的研究与思考，找到档案编纂研究工作的新路径，从而加快档案资源的开发利用，更好地为单位、为社会服务，充分发挥存档资源的价值。

关键词：档案;编纂;问题思考

档案编纂研究是对现有档案进行深入挖掘，根据客观事实和社会需要对档案进行加工处理，并根据一定的主题，形成各种编纂材料。档案编研工作还是保护档案原件的有效措施，以编研成果提供利用可以减少对档案原件的利用，延长档案寿命。同时，档案编研也是提高档案部门社会影响的一种有效途径，档案部门向党政机关、相关领导部门和整个社会提供档案编研成果，可加深社会各界对档案工作的了解和认识，起到很好的宣传作用。

一、档案编研工作的内涵

对单位档案编研工作可以从以下四个方面去理解：

1.档案编纂与研究的目的是满足档案利用的需要

从事本单位的日常管理、生产经营、技术开发等工作和活动，经常要查阅利用本单位档案。单位档案编研工作是紧密结合日常管理、生产经营、技术开发等工作和活动所需要的档案而开展的。在一般情况下，利用者使用经过编研加工形成的档案文件汇集和档案参考资料等编研成果代替利用档案原件，能取得与利用档案原件同样的效果。

2.档案编研工作的物质基础是库藏档案

单位档案编研工作的整个过程实质是一个对档案及其内容进行加工和提炼、形成新成果的过程，所以档案资料是一个单位档案编研工作的物质基础，没有档案资料这一物质基础，单位档案编研工作就将成为“无源之水”“无本之木”。同时，这也说明档案编研成果的特殊性，它不同于一般的参考资料，是根据档案资料编制而成，具有依据和指导作用。

3.档案编研工作的成果形式是汇编档案文集和编写档案参考资料

单位档案部门通过开展编研工作形成档案文集和档案参考资料等成果，并将这些档案编研成果提供给人们使用，满足他们在实际工作中查阅利用档案的需要。如果把档案编研工作比作是一个加工过程的话，那么档案文集和档案参考资料就是档案编研加工形成的直接产品。

4.档案编研是一项专门性的工作

由于单位档案编研是以为满足日常管理、生产经营、技术开发等工作和活动的档案化使用，因此编研工作是以一种以档案保存为基础的专门工作，由编纂档案文件和准备参考资料而产生。单位档案工作部门通过主动向有关部门和利用者提供编研成果，满足他们利用档案的需求。

二、档案编研工作的特点

档案编研工作的特点主要表现在以下五个方面：

1.目的方面

在单位各项工作和活动中经常要查阅利用档案，通过利用档案借鉴以往工作的成功经验满足解决实际问题需要。整理和研究档案的目的是为现实工作提供系統完整的档案信息，更好地满足本单位各部门及有关人员利用档案的需求，为本单位现实工作服务。当然也有少数单位为了满足社会需要，使本单位所拥有的技术、史料成为全社会共同的知识财富，实现全社会共享，开展相关课题的档案编研工作。

2.选题方面

由于单位档案编研工作目的所决定，同时又由于单位库藏档案结构的局限，单位档案编研工作一般侧重于选择本单位的行政管理档案、科技档案、生产技术管理档案和经营管理档案等方面与现实日常管理、生产经营、技术开发等各项工作和活动关系密切的有关课题。只有少数历史较久远，并有一定数量历史档案的单位或部门才有条件选择有关历史档案方面的史料研究和编纂课题。

3.选材方面

由于单位档案编研工作目的和选题范围所决定，其研究工作应主要是在形成单位档案的选材上进行，这样才能使档案编纂研究工作达到预期目的，形成的结果基本反映出单位的实际情况，能够满足本单位各项工作和活动需要，产生相应的作用。

4.成果价值方面

单位档案编研工作形成的成果具有较高的实用价值，利用档案编研成果能够满足本单位各项工作和活动需要，对解决本单位各项现实工作和活动中遇到的实际问题具有直接作用，特别是由于单位档案编研工作的选题一般以日常管理、生产技术等方面为主，利用这方面选题的档案编研成果能起到减少成本投入、增加经济收益，产生良好的社会效益和经济效益作用。

5.成果使用范围方面

单位档案编研成果一般控制在本单位内部使用，特别是涉及本单位有关专利技术、专有技术和具有自主知识产权技术的档案编研成果，涉及单位合法权益以及商业秘密的保护问题，所以更要控制使用范围。但是少数为了社会利用需要，利用档案编研工作所取得的成果，可以通过公开出版发行供社会各方面的读者阅读使用，使一个单位档案中记载的有关技术、史料为全社会所共享。

三、档案编研工作的意义

档案编纂与研究工作是单位档案工作中必不可少的环节，具有十分重要的意义，主要体现在以下四个方面：

1.有利于提高档案部门工作质量

开展档案编纂研究工作有助于从多方面提高档案部门的工作质量。首先，通过开展档案编辑研究工作，将档案编辑研究成果提供给用户使用，不再需要检索、审查原始文件，有利于提高档案使用效率。其次，提供档案编纂研究成果供用户使用。它实际上是向用户提供一系列与某一主题相关的资料，或者某些相关资料能够满足用户在更大程度、更高层次上利用档案的需要，利用效果会更好。最后，通过档案的编纂和研究，特别是通过收集档案中的相关资料，对档案收集、整理和保管等情况也是一次检查，发现问题可以及时加以整改。

2.有利于提高档案工作人员业务水平

开展档案编纂研究工作也有利于从各个方面提高单位档案工作人员的业务水平。首先，通过参与档案的编辑研究工作，特别是参与档案编辑研究资料的收集工作使档案工作者对馆藏的档案情况更加熟悉，也为今后的档案检索工作奠定了基础。其次，有利于提高档案工作人员的专业知识水平。档案的编纂和研究过程也是一个知识积累的过程。通过参与档案编研工作，档案人员对档案中所记载的有关专业知识也会有更全面、深入的了解，特别是从事科技档案和有关专门档案编研的档案人员会对专业技术知识有更深了解。最后，有利于提高档案人员的文字表达水平。通过参与档案编研工作，档案人员需要经常进行材料的积累、组织和编写，在写作方面也得到相应的锻炼。

3.有利于档案资料的保护

通过档案编研工作提供档案编研成果给利用者使用，改变传统的档案提供使用方式，避免使用原始文件时经常转移、插入、浏览、复制文件，人为破坏、丢失和泄露文件的内容。

4.有利于编史修志工作的开展

通过档案编研工作，形成一批反映不同内容的档案编研成果，其中有的反映了本单位的发展历史，有的反映了本单位的日常管理、科技生产及管理、技术开发等工作和活动所取得的成果。这些档案编研成果都是以后编修单位史志所不可缺少的重要材料，有的甚至可以作为以后编写行业、地方史志的素材，所以單位档案编研工作也有利于编史修志工作的开展。

四、档案编研工作的要求

1.思想上的正确性

在档案编研工作中要用正确的立场、观点来指导实践工作，要从国家的根本利益出发，运用唯物史观来开展编研活动。

2.史料上的真实性

历史是客观存在的，档案编研工作的责任就是通过自己的工作，正确反映历史，保持历史的本来面目，不溢美、不隐恶，不能用今天的眼光去对档案内容进行修改和补充。档案编研工作要确保编研材料的真实性。

3.内容上的充实性

在档案编研工作中要使所选的材料充足，内容丰富，凡与主题有关的档案材料要尽可能收集齐全，为利用者提供完整、系统的材料。

4.体例上的系统性

在档案编研工作中对各种材料的编排要有科学性，将档案资料按其内在的联系组成一个有机整体，内容上要条理清晰，上下连贯，逻辑严密，不能前后重复。

五、档案编研工作现状

1.思想落后

改革开放的新形势为单位档案工作的开展提出了新课题。然而，一些档案工作者对此认识不足，仍然把档案管理作为档案工作的唯一重要任务。他们没有充分认识到档案信息对单位发展的潜在价值和促进作用。有的单位无编研机构，或有机构也没有投入技术骨干参加等等。另外，有的单位把编研工作只限于完成工作任务，应付了事。尤其是基层单位按档案目标考核要求搞编研，但考核结束了编研工作也就告一段落，没能延续下来，更谈不上深层次加工。

2.形式比较单一

我国单位档案编制研究工作开始较晚，起点相对较低，缺乏系统的理论指导和实践经验。很多单位档案编研工作主要引用编译工具和参考资料，缺乏深度，而且编译的多为机密数据、产品目录、项目概述和其他介绍性材料。汇编和研究结果仅限于里程碑、组织历史、文档汇编、会议介绍等。不突出单位和行业特点，并且没有提供直接、有效的服务和支持决策，对各部门工作的改革、建设和发展没有助力，编译和研究结果不畅销，工作缺乏动力。

3.选题狭窄

丰富的档案资源是编制和研究档案的主要“原材料”。只有通过对档案的深入研究才能挖掘档案的本质，进一步提高档案信息资源开发利用的能力和水平，才能产生更有价值的编纂研究成果。但是由于人们不深入理解研究档案工作、档案研究业务能力不足和其他因素的影响，长期以来在档案工作中“重技术、轻经济历史”是相对常见的现象，这使经济工作档案信息没有得到及时和有效的发展，没有产生应有的社会效益和经济效益。

4.编研水平不高

从目前掌握情况看，一些单位的编研材料还处于“汇编”状态，精品不多。有些单位只是组织编制了如组织沿革、大事记等，而对涉及单位的科研、经营领域的档案信息开发力度不够，有些成果深度也不尽如人意。有些单位档案管理者对档案编研工作的本质要求没有真正认识，对档案编研工作缺乏实施和完善工作的诚意和决心，以为档案编研工作只是“做秀”而已，纯粹是应景之事，没有真抓实干。还有些单位档案部门为达标升级应付检查，随便选几个人来编研，使编研成果层次低、质量差、实用性不大、利用价值更小。

六、提升档案编研水平的若干思考

1.更新观念，提高认识

第一，领导和档案工作人员要转变观念，增强档案编辑科研意识，重视档案编辑科研工作。单位领导应该深知学习档案工作的重要性，高度重视档案工作的编制研究，编研档案工作应该纳入单位的工作计划和部署，纳入单位档案工作战略规划的发展中。同时，档案管理人员要突破观念上固有的思维模式，从传统的旧框架、旧模式、旧思维中解放出来，转变观念，增强单位档案编纂研究意识。围绕单位工作中心确定编写研究课题、制订研究“计划”，提供编写研究成果，有效发挥档案服务保障作用。

2.立足实际，科学选题

选题是档案编辑研究的题目，是档案编辑研究的第一个环节。一般每个单位有很多科目可供选择，关键是要提出在实际工作中使用频繁的档案，使档案编辑研究成果利用率更高，充分反映档案编辑研究成果的价值和档案编制研究工作的好处。因此，所选档案编研课题应是档案数量比较多、材料比较集中、完整程度比较高，从而有足够丰富的选题。这样才能保证编研成果有丰富的内容，形成一定的篇幅，并能够独立成篇、成册。

3.端正思想，夯实基础

要树立正确的档案编研工作观，扭转编纂研究工作中的临时突发性，把编纂研究档案工作作为一种事业来对待。做好编纂研究档案资料的收集、抄写、积累、整理和提炼工作，在编纂研究基础上，掌握详细、准确的资料。比如，选材要做到内容可靠、问题典型、素材适用、形式多样、材料齐全;加工编辑要做好校勘、删节、编写、格式化处理等环节;审核工作要有一个专门的临时机构来负责，审核工作班子要有领导、有关专业人员和档案工作人员共同组成，并齐心协力完成审核任务。

4.提高素质，稳定队伍

档案编辑科研人员的素质在很大程度上决定着档案编辑科研成果的数量和质量。因此，要充实档案编撰科研实力雄厚，就应特别重视档案编撰科研人才队伍建设，人才对单位档案编撰科研工作至关重要。

第一，要做好档案人员管理工作，确保人员支持到位;第二，建立一个强大的、能力相对稳定的研究团队，选择有全面的专业知识结构和较强的写作能力、能熟练应用现代信息技术的档案研究团队，充分调动和发挥档案工作人员的积极性、创造性，确保档案编研工作的良好发展;第三，要加强档案工作人员的知识和技能培训，不断提高档案工作人员的理论知识、业务素养和操作技能，提高档案工作人员的编制和研究水平。

参考文献：

[1]张 虹.浅谈企业档案编研工作的现状与对策[J].中国档案，1999

[2]黄小蕾.浅析档案编研工作的可持续发展[J].科技视界，2016

[3]牛函娟.信息时代高校办公室档案管理工作的创新[J].科技创新与应用，2016

（作者单位：苏州市吴江区爱国卫生指导中心）