中国水利水电第八工程局有限公司 谢 旺 湖南师范大学商学院 赵军帅

1 引言

建筑施工企业乘着“十三五”及“十四五”的东风，有效应对疫情、中美贸易战、逆全球化抬头等不利影响，遵从国际国内“双循环”的大政方针，积极投身祖国基础设施建设，在短短几年间生产规模日渐壮大，产值规模迅速扩张。在跨产业、跨区域乃至跨国经营管理现状下，集团型施工企业大都采取“两级平台+一级项目”的集团型管控模式，通过系统设计权责体系，以项目管理为核心，各职能体系相互补位，高效协同实现效率最优。

据不完全统计，工程建设项目物资成本往往占比建安费用一半以上，大致在55%-60%的区间数。在建筑施工企业在规模迅速扩张的大背景下，如何做好物资管理、抓好物资成本控制，对于节约项目建设成本、保持合理的施工利润意义重大。物资管理一方面要以全过程分析为基础，明确各环节在各管理层级上的管理职责和管控标准；另一方面要在物资管理行为上形成闭环，即要以P-D-C-A为基本原理，从管理计划开始，做到计划安排有执行、有检查，执行结果参照标准进行考核，有效确保计划落实到位。

2 物资管理的全寿命管理流程

施工企业管理层级上一般以总部、二级单位及项目为划分的三级管控模式，建筑企业则明确将坚持三级管控模式不变的战略定位，不增设管理层级，减少管理链条。以三级管控为基本架构，结合采购计划开始至材料报废结束的全生命周期，笔者梳理了施工企业材料管理一般涉及的主要过程，详见图1。

图1 物资管理流程

3 物资管理涉及的职能体系

集团化管控的机制设计，要求设备物资管理需要各职能体系协同发挥作用，共同做好设备管理管控。根据以上物资管理全流程，本文梳理出物资管理涉及的职能体系如下。

二级单位编制物资策划。物资策划是做好项目物资管理的纲领性文件，是充分分析项目施工特点、进度安排，组织项目资源进场，确保施工形象进度的有效手段。二级单位经营管理部门协同履约管理部门，根据项目施工组织策划等文件，结合进度要求，编制物资策划。物资策划需根据预算金额，报总公司职能部门、治理层等机构进行分级审批。

项目部提物资需求计划。采购计划的编制以施工进度安排为前提，为满足现场施工的形象进度而进行年度、季度、月度等的物是资采买计划。采购计划编制一般以施工工区或班组为单元，汇总至项目层、上报至二级单位，进行集中采购。

二级单位进行物资采购。物资采购管理部门定期汇总各项目采购计划、实施集采。在片区式管理的项目群，可以项目群为单位在当地进行集采；当地项目较少、项目之间相离较远等无法实现集采的情况下，经过询价比价，签订项目集采协议或者框架协议。为提高采购效率、节约采购成本，应当尽量提高采购的计划性和集采程度，减少零星采购、单项目采购。

项目部组织物资进场验收。由项目部物资管理部门组织项目财务部门及技术部门等，进行采购验收，为确保内控有效，验收主体要有明确规定且严格施行。验收要关注到货物资的数量及质量是否符合合同及有关质量规范要求。验收合格后由仓库管理部门及时签认并办理入库手续、登记相应台账，在运输途中的损坏、短缺的材料，应即查明原因，分清责任。

仓储部门对物资限额领发料。施工管理部门及经营管理部门，根据材料消耗定额，共同核定某施工周期内材料消耗量，结合分包合同，对分包单位开具限额领料单。仓储部门根据限额领料单进行发料及登记。

经营管理部门组织进行材料核销。为有效控制材料使用，经营管理部门牵头进行材料核销，以评价材料使用的科学性，统计材料投入成本，并分析分包商是否存在偷工减料等情况，从经济数据上评价管理效果。分公司要建立完整的材料核销流程，要求所属项目定期开展材料核销工作，项目经营和物资管理等部门要高效协同。对于项目提交的材料核销报告，分公司物资及经营管理部门要分析各项目材料核销报告的编制情况，通过报告评价各项目材料核销工作的扎实程度，条件允许的情况下抽查部分项目实际情况。为提高项目部开展材料核销工作的积极性，材料核销工作与相关项目负责人奖惩挂钩等。

财务管理部门组织物资盘点。为提高物资库存的账实相符，财务管理部门应组织项目物资管理、经营管理等部门进行材料盘点，查找账实差异，编制盘点报告，并将盘点情况报项目部主管领导及上级单位。项目部应当建立定期盘点的机制，明确盘点周期、参与部门及盘点要求，填制盘点表，清理结存数与实际的差异并究其原因。

物资管理部门组织废旧物资处理处置。废旧物资处理是材料管理工作的最后一环。通常由物资管理部门组织项目有关职能部门、邀请有资质的物资回收商踏勘现场，对废旧材料进行公开处理。通过分析材料处理处置量的大小，可以逆向评价材料采购和使用的科学性，为改进管理决策提供参考和建议。在报经分公司物资管理部门进行内部调剂或者批准处理处置后，由设备管理部门牵头，财务、经营、技术管理部门等参与，纪检监察人员全程监督处置过程，物资处置量较大，要在规定的媒介上进行公布，为确保内控有效，处置过程要根据权限进行审批，并签订和公开处置协议。财务部门要及时进行相应账务处理。

二级单位对项目物资管理能力进行评价。二级单位物资管理部门要定期检查和评价项目部物资管理情况，结合物资账实相符程度、物资信息登记情况、现场物资保管、物资领用管控等各环节，系统、全面地评价项目物资管理水平，持续提升本单位物资管控能力。

4 基于全过程、全层级管控的审计评价体系设计

结合以上分析，以全流程评价为手段，强化平台服务为基础，可以参考表从十个环节开展审计，系统提升二级单位物资管理能力。

物资策划环节，审计要件是物资策划意见书，主责部门二级单位物资管理部门，主要审计事项策划书主要内容是否全面，策划是否经审批，是否有策划变更事项及其变更文件的审批情况，策划与实际执行的差异及原因分析；

物资采购环节，审计要件是采购申请单、采购招标书和评标报告，主责部门二级单位物资管理部门、采购管理部门，主要审计事项申请及审核主体是否符合规定，是否按分级权限进行了上报，是否按评标报告进行了定标；

物资验收环节，审计要件物资验收单，主责部门项目部物资管理部门，主要审计事项验收主体是否符合要求，是否及时进行验收签字确认，材料质量及数量是否与合同相符，验收单是否及时送交财务入账；

物资发放及领用环节，审计要件材限额领料表、物资领料单及材料限额发料台账，主责部门项目部仓储管理部门，主要审计事项项目部是否建立分包单位材料限额发料台账，是否按限额进行材料发放，是否及时记录发放情况并对分包单位等进行结算扣款；

现场管理环节，审计要件是物资库存台账和物资盘点表，主责部门项目部物资管理、财务管理部门，主要审计事项仓库地面是否夯实、平整、不积水、不塌陷，仓库是否整洁、通风、防雨、防潮、防火、防盗，物资是否分类存储、堆放并进行标识，易燃、易爆、危险物品是否按属性和规定分库隔离保管，仓库保管员是否定期保养库存物资并做好记录；

周转材料管理，周转材料使用（租赁）台账，二级单位、项目部物资管理部门，台账要素是否齐全，是否及时更新，台账与实物相符程度，材料是否发生了丢失及损毁、是否赔偿，周转材料的现场使用情况，周转材料及其它物资转让价格是否按规定确定；

不合格品处理及物资处置环节，审计要件为报损物资汇总表、不合格品处理登记台账、处置审批表、处置合同或协议及处置物资汇总表，主责部门二级单位及项目部物资管理部门，主要审计事项物资报损是否按要求上报和审批，处置工作组是否由设备管理部门牵头换季，财务、经营、技术管理部门等参与，是否按规定进行了招标处置、处置过磅单现场照片等资料是否齐全，处置款项是否及时交财务记账，纪检部门是否全程监督，二级单位是否及时汇总处置物资；

材料核销环节，审计要件为材料核销报告，主责部门二级单位及项目部经营管理部门，主要审计事项二级单位是否定期要求项目部开展材料核销工作并定期分析指导各项目材料核销工作开展，材料核销报告编制是否符合要求，二级单位是否根据报告抽查报告内容与实际情况的相符程度；

考核奖惩环节，审计要件为材料管理总结报告，主责部门项目部及二级单位物资管理部门，主要审计事项二级单位是否按要求项目部定期对材料管理的情况进行总结，并根据评价情况对相关人员进行奖惩；

管理能力建设环节，审计要件为物资管理人员接收教育培训台账和培训总结报告，主责部门二级单位物资管理部门、人力资源管理部门，主要审计事项二级单位是否建立了物资管理人才、专业技术人才的培养教育机制，是否在不断提高业务管理水平及操作技能，是否建立了教育培训台帐，是否及时总结培训效果。

5 结语

内部审计作为企业完善内控、提升管理水平、优化公司治理的制度设计，通过开展确认、咨询及建议等工作，在企业规模与日俱增的背景下，发挥着重要的不可替代的增值效用。全面梳理管理流程、明确各环节职能职责及管控要点，是系统提升管理水平的基础工作。

物资审计一方面通过对物资策划、物资现场管理、材料核销、物资盘点、废旧物资处理等关键环节的关注，确保内部控制有效执行；另一方面从经济数据维度，评价物资管理实施效果，量化了审计的增值效能。本文从管理效能提升及经济效益改进两个维度，建立了审计提升企业提高物资管理水平的路径。