办公自动化系统在高校中的推广与应用探讨

2022-02-07孙海玲

产业与科技论坛 2022年1期

□孙海玲

社会经济结构的调整下，对社会应用型人才、综合型人才的供给提出更高需求。从高校教育事业来讲，其是承接社会人才供给的重要载体，伴随着教育体制的改革，教育目标以及各类教育任务呈现出多元化特点，传统的教育管理模式以及办公机制，难以满足新时代下教育事业的发展需求。办公自动化系统的建设及应用，可为高校教育工作开展提供信息存储路径，以及通过数据指标的设定，增强信息处理能力，为后续教育管理工作的落实提供数据支撑。高校教育管理实现办公自动化推进的过程中，可将原有的机械式办公体系逐渐转变为效率型、集群型相结合的管理格局，以此来提升高校信息处理能力。本文则是针对办公自动化系统在高校中的推广与应用进行探讨，仅供参考。

一、高校中推广办公自动化系统的意义

办公自动化系统的建设可依据网络功能、存储功能等对数据信息进行一次采集、二次存储与加工，保证通过内部数据模型的数字化整合功能，为系统承接载体提供决策信息。在办公自动化的实现下，可有效将数字服务进行多元化拓展，进而提高事务处理能力。对于高校教育工作来讲，学生档案信息教育管理事务、教学工作开展等产生的大数据，将加大固有信息系统的运行压力，而通过办公自动化系统的实现，则可有效将数据信息管理模式转变为扁平化管理结构，通过数据顶层与数据底层之间的有效联动，增强信息的弹性，进而为相关业务的拓展提供基础保障。

此外，办公自动化系统在高校教育管理中进行应用及推广时，可充分发挥出数据信息的决策功能，为教育管理行政管理提供科学性的数据支撑，以避免行政管理与教育管理中产生因数据信息不对称而造成的教育管理错位问题。在综合化办公系统的实现下，也可有效简化教育管理事务的运行流程，通过数字化体系的支持，真正令各项事务可在系统平台内进行高效率处理，且系统平台所具备的数据追踪功能，可进一步将数据信息进行权责化界定，这样便可有效对相关教育管理任务的建设及落实起到约束效果。

二、高校办公自动化系统实施中存在的问题

(一)系统功能与实际应用存在权重失衡问题。办公自动化系统在高校教育管理中起到的价值不言而喻，其通过数据信息整合功能，可进一步对相关数据化业务提供解决平台，以实现信息管理功能与教育管理工作之间的精准对接。然而，从办公自动化系统的实际应用形式来看，大部分高校在普及办公自动化系统时，过于注重其功能性，这就间接削弱办公自动化系统与其他管理职能之间的联动效果。例如高效管理部门与技术部门在应用办公自动化系统时，受到两者之间的职能差异问题，在使用过程中，如果两个部门之间呈现出各自为政的工作属性，则必然导致办公自动化系统所产生的技术属性与实际应用存在缺位现象，进而丧失的部分使用功能，降低办公自动化系统的实际应用价值。

(二)人员专业能力难以支撑办公自动化系统的多功能运行需求。从技术角度来讲，办公自动化系统的组成具有复杂特点，其在具体应用过程中所呈现出的信息功能具有较大差异性，这就需要操作此类系统的人员具有相应的专业技能，确保各类技术在运行过程中可精准地按照指令完成相关操作。然而，从大多数高校办公自动化的实现进程来看，专门负责系统操作以及检测维修的人员配比度不足，一旦办公自动化系统出现问题时，学校需要对外单独招聘网络中心维护人员进行兼职处理。当操作人员的专业技能与系统功能呈现出不配比的情况，将削弱办公自动化系统的使用效能。此外，在办公自动化系统推广过程中，尽管高校已经设定相对应的规范类服务，但部分工作人员并未认识到办公系统自动化对自身岗位工作所呈现出的重要性，这就出现工作表面化、工作形式化的特点，导致推广工作与相关建设工作存在不对接的问题。高校办公自动化系统的泛性实现属于持续推进过程，当操作人员专业意识并没有从原有的办公系统中转变出来时，其资身操作能力将呈现出一定的技术滞后现象。而对于办公自动化系统而言，其内部多元性功能将即时响应信息指令，如果工作人员对系统进行误操作，必然造成整类工作程序呈现出无序现象，间接降低整体办事质量。

(三)办公自动化系统存在的问题。办公自动化系统是一个固定型产品，其通过内部模块化构件的组装，保证系统在功能实现时具有一定的规范性特点。但此类办公自动化系统在功能设定时偏向于企业数据管理，尽管部分功能具有一定的拓展性及可更改性，但在高校教育管理中应用时，其仍存在功能实现与预期目标设定不对接的问题，这就造成数据在传输过程中无法精准落实到职能部门中，令数据信息在传输过程中呈现出不同步问题，甚至部分数据参数的计算与整合需要进行人工修改，在一定程度上加大工作人员的压力。

三、高校办公自动化系统的建设策略

(一)加大岗位人员专业素质的培训力度。办公自动化系统可有效增强高校教育管理效率及质量，但在其功能实现过程中，受限于人员技能操作问题将部分功能无法实现其应有的价值。对此，为进一步增强办公自动化系统的应用质量，必须加大工作人员的培训力度，保证人员在操作过程中可依据不同功能的界定，发挥出其在相关职能部门中应有的效用。与此同时，可针对办公自动化系统的实现类别，对不同操作人员进行权限设定，这样便可有效保证人员在具体操作过程中不会产生越权的现象。同时，在逐步了解办公自动化系统的功能时，可以进一步通过信息整合，对自身工作职能进行精确定位，以此来提高人员与系统之间的对接性，提高办公自动化系统在教育管理中的价值。在操作人员进行培训时，应充分结合教育管理人员的职能效用，界定出不同培训形式，以模块类、程序类的培训机制，对工作人员进行专业技能的教导，令工作人员具备实际操作能力，进而为高校办公自动化的推广提供基础保障。

(二)软件安全问题的建设策略。办公自动化系统属于计算机软件，其在联网过程中时，依据网络传输结构对相关信息进行云端存储，以此来提高数据处理能力。随着网络结构的优化调整，办公自动化软件也面临着升级问题，此过程则需要人员具备专业能力，可正确操纵系统后台对软件进行升级处理，以有效规避升级过程中产生的数据丢失、系统故障等问题。此外，办公自动化系统在实现数据存储时，必须充分利用云端存储环境，对数据本体进行备份存储，同时应针对数据信息的安全等级设定相应的权限管理，以保证当承接办公自动化软件系统运行的物理服务器受到损坏时，可及时在云端环境中进行云存储资源调用，查证出相对应的数据，强化信息管理的安全性。

四、办公自动化系统在高校中推广的方法

(一)建构推广框架。办公自动化系统在推广过程中必须建构出一定的推广框架，然后以相关带头人为导向，对办公自动化系统的实际应用性能进行肯定，然后以顶层中层底层的理念传输，进一步提高办公自动化系统在高校教育管理中的影响力。一是承接高校教育管理的负责人，应对办公自动化系统进行应用，此过程中通过系统功能性的实现，了解到此类系统与教育管理工作之间的关联性。当管理人员可通过自动化系统对各项功能进行认同，了解到办公自动化系统在高校教育管理中所起到的实际价值，则可进一步为后续系统软件的推广提供基础保障。二是优化处理内容软件功能。办公自动化系统需对内部软件功能进行实时优化处理，当校内基本实现办公自动化体系的建设时，则应以全体人员在应用过程中呈现出的问题为切入点，了解到教职人员的操作诉求，然后对自身软件功能进行更新处理，这样便可进一步强化教职人员对软件的认可度。

(二)建立智能手机终端。办公系统软件可建立智能手机的终端，APP应用通过数据互联互通，令教职人员可在线上完成实时办公，这样便可有效突破传统校园空间与工作时间的局限，进一步提高教育管理质量。

(三)遵循由浅及深的递进原则。办公自动化系统的推广应遵循由浅及深的递进原则，整个自动化体系的实现必须对高校教育管理起到逐层功能加深的效用，例如在对没有办公自动化系统的高校来讲，则必须先以基础功能实现为主，通过简单工作令学校教育管理人员对软件产生认可行为，然后再接下来教育管理工作开展过程中，将软件本身所具备的多元功能。逐步渗透到教育管理中可通过软件在日常使用过程中出现的问题为切入点，做成详细资料下发到软件平台操作人员手中以模块化建设，对不同职能进行有效分工，岗位教职人员在潜意识中对此类软件的应用产生认同感，以此来提高办公自动化系统的推广效用。

五、高校使用办公自动化系统后的工作转变

从现有的办公自动化系统，在高校教育管理中的实现程度来看，其对教育管理工作转型发展具有较高的促进效用。

(一)可有效提高教育管理工作效率。例如通过办公自动化系统实时信息传输功能，可提高相关部门的响应效率，将任务顶层直接下发到基层，以减少传统办公的信息传输时间，这样可有效提升数据处理效率，进一步降低教育管理成本。

(二)办公自动化系统的实现，令教育管理工作开展具有一定的规范性特征。例如通过系统内相关参数指标的界定，可有效将数据信息与工作人员的操作行为进行捆绑，一旦某一类信息指令下达或者是相关教育任务操作呈现出一定的错误现象时，则可通过系统对此类信息进行全过程跟踪，以及时找到相关教育任务的负责人。其可有效对关联型部门的职能交叉现象进行分化处理，明确责任义务，提高教育管理的规范性。