徐 芳

(郑州工程技术学院，河南 郑州 450044)

习近平总书记指出“经过长期努力，中国特色社会主义进入了新时代，这是我国发展新的历史方位”。新时代环境中，地方应用型高校面临着转型与创新发展的机遇与挑战。2015年，《关于引导部分地方普通本科高校向应用型转变的指导意见》的出台为地方应用型高校的转型发展明确了任务和方向。经初步调查，河南省、广东省、安徽省等省份已出台了地方应用型高校转型的文件，众多地方高校在校地合作、校企合作、学校资源建设、人才培养等方面进行多方位的改革探索。地方高校的教务处、就业指导中心、实验实训中心、图书馆等部门积极进行业务创新，以适应和推进学校改革探索的形势和步伐，档案部门也不例外。作为高校信息资源的重要组成部分，高校档案是各高校在教学、科研、行政、文化传播和对外交流等工作和活动中产生的以纸质、声像、实物等为载体的记录，是全面直接反映学校与社会发展历程的重要资料。档案工作的特点和性质决定了高校档案馆的职能和业务。新形势下，数字化档案信息资源建设、档案信息整合与共享、用户导向的档案服务提升、档案文化产品推出等工作面临着诸多机遇和挑战，地方应用型高校档案业务创新是适应新的国家形势和新的学校定位与建设的重要内容。

为探索地方应用型高校档案业务创新路径，笔者借助档案馆网站，调查分析近5年来“双一流”高校档案业务开展情况，结合地方应用型高校学校定位、档案用户需求以及自身档案馆藏资源情况，探索档案业务创新路径，为地方应用型高校档案馆提升管理水平和制定发展规划提供参考和依据。“双一流”高校在师资力量、软硬件设施、文化资源等方面实力雄厚，其档案业务内容具有很强的代表性，对于全面了解现阶段我国高校档案业务开展情况及近几年的变化趋势具有重要的现实意义，对地方应用型高校档案业务开展也具有重要的参考价值。

1 高校档案业务情况调查与分析

高校档案网站的新闻动态、通知公告等栏目，在发布学校档案相关新闻报道的同时，承担着档案知识宣传和信息推广功能。对新闻动态、通知公告等信息内容的挖掘、统计和分析能在一定程度上反映出高校档案馆近年来的业务状况。

1.1 调查对象

笔者采用网络调研法，对42所“双一流”建设高校档案馆近5个学年(2015年7月—2020年6月)所呈现的档案业务类型、内容、形式等进行调查与统计，在数据统计的基础上对当前高校档案业务开展情况与发展趋势进行分析，以期对高校档案工作发展提供信息参考。信息收集范围包括通知公告、新闻动态、工作动态、业务公告等栏目，共获取数据4 133条。结合高校档案业务流程，对所获取到的数据进行初步筛选归类，获得有效数据3 477条。

1.2 总体情况分析

为了解总体数据情况，将所获取到的3 477条数据按照年度归档工作、归档培训与业务咨询、专兼职档案员队伍建设、档案管理系统与数字化建设、查档信息服务、档案征集与捐赠、档案展览、调研考察与业务交流、学术会议与科研交流、档案宣传活动、馆内行政事务、疫情防控档案工作等类别进行初步分类的统计分析。档案工作调研考察与业务交流、校史展览与管理、档案展览3个类别的发文量占据前三位。由于档案业务来访、档案交流、展览参观等业务工作的新闻性和报道性较突出，所以这3类的发文量最多，共计占全部信息的34%。

将初步分类的业务类别按照档案保管与利用、档案资源建设、行政管理、学术研究、档案宣传、档案信息资源开发进行汇总归类，档案保管与利用类的新闻公告类内容占16.71%，档案资源建设类的新闻公告类内容占21.97%，档案馆行政管理类的新闻公告发文量占23.32%，档案学术会议与科研交流的新闻发文量占比为5.78%，档案信息资源开发新闻内容占29.97%，档案宣传的新闻发文量占2.24%。可见，现阶段高校档案馆的业务内容中，档案学术研究和档案宣传占比较少，在新闻发文量中的体现不明显。档案保管与利用、资源建设、信息资源开发3个类别的新闻公告量较为均衡。

1.3 档案业务内容分析

1.3.1 档案保管与利用。 该类别的新闻公告内容包括查档信息服务、档案安全与保护、档案设施保障、档案实体修复、档案系统管理等方面。

高效档案馆根据学校管理、教学、科研、宣传、招生、就业等工作的需要以及社会组织和个人的查档需求，提供相应的档案信息，以充分实现档案的凭证价值和参考价值，实现档案信息资源的共享。查档信息服务具体涉及馆藏全宗介绍、查档须知、查档申请流程、查档时间、开馆闭馆通知、网络查档平台、档案管理系统平台运行、国家法定节假日与寒暑假的查档安排等方面的内容。为教工、学生等档案用户提供查档信息服务是高校档案馆的基础业务工作。

档案保管工作是档案文件材料提供高效利用的前提和保障，通过建立保护制度(比如档案保管制度、档案库房管理制度、档案库房出入守则、档案馆消防安全应急预案等)，采取恰当的保护措施与保护技术，实现档案存放和使用过程中的安全、完整和有序，防止档案受损，延长档案寿命。档案保管在新闻公告中的体现比较少，涉及档案库房安全检查、档案保密、库房温湿度调控系统、受损纸质修复、密集架等基础设施配置等方面。

1.3.2 档案资源体系建设。 随着档案需求领域的不断扩展，档案需求层次的不断提升，档案需求方式的逐步升级，档案信息资源建设面临着很多新需求和新挑战。从新闻公告内容上看，高校档案资源建设的发文量占21.97%的比例，具体业务方向包括：名人、校友档案的征集与捐赠，党群、行政、教学、学籍等档案年度归档工作，重大活动、重大专项等专项归档，数字档案馆建设、档案数字化与电子文化管理。档案资源建设需要高素质的档案管理人员。档案意识、岗位胜任力、档案科研水平等高低直接影响着档案资源建设的宽度和深度。归档培训与业务咨询、专兼职档案员队伍建设与管理也是资源建设的重要内容。为丰富馆藏史料与名人档案全宗，清华大学、浙江大学、南开大学、东南大学、西安交通大学等众多高校档案馆开展了丰富的征集与捐赠工作。年度归档工作是高校档案馆重要的常规业务。除党群、行政、教学、学籍、科研、设备、外事等归档材料，高校档案馆根据实际情况开展了诸多专项档案的征集与归档工作。比如哈尔滨工业大学推出的“青春的记忆”优秀毕业生档案征集归档活动等。信息化时代背景下，数字档案与电子文件的管理与研究是高校档案工作重要的组成部分。《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》要求持续推进数字档案馆建设。为提升管理效率、保护档案原件，实现信息共享，各大高校在推进电子文化管理工作的同时，也积极开展馆藏档案数字化加工工作，纸质档案数字化加工的招标采购和验收新闻在新闻公告上有所体现。

1.3.3 行政管理。 行政管理类的新闻公告发文量占23.32%的比例，包括高校档案馆际调研考察与业务交流、馆内动态、档案工作荣誉、档案工作规划与计划、档案工作考评检查等。为更好地开展档案业务，各大高校档案馆会进行实地调研交流，相互学习交流信息化建设情况、归档业务开展情况、特色档案建设等工作内容。调研考察与业务交流因其新闻性比较明显，新闻发文量较大，在行政管理工作中占61.41%。馆内动态主要涉及活动通知、工作述职评测、年度考核公示、干部任职公示、勤工助学岗位招聘等工作。工作荣誉也是新闻性较强的发文内容，档案工作先进集体和个人、教育部直属高校档案工作优秀案例等荣誉类新闻是对高校档案工作的肯定和鼓励。

1.3.4 学术研究。 学术研究在新闻公告发文中体现的比较少，占整体发文量的5.78%，在本调查中将其分为档案科研开展、学术会议与科研交流两个类别。档案科研的新闻信息主要内容是科研项目的立项与结项通知，比如国家及省档案局科技项目通知、档案科技项目成果奖励申报通知及公示等。学术会议与科研交流主要包括档案工作论坛、学术年会、青年档案工作者论坛、热点主题学术研讨会的会议通知及参会情况报道。

1.3.5 档案信息资源开发。 档案信息资源开发新闻公告发文量最多，占整体发文量的29.97%。发文信息主题集中于档案编研成果发布与宣传、档案展览(校史展览、专题展览)参观与管理、校史研究及档案文化建设。专题档案展览及校史展览是其中的主要内容。校史是储存学校发展历史、传承学校精神与校园文化的重要载体，校史展览是学校建设与发展进程及成就最集中的展示。近年来，各大高校档案馆依托馆藏档案史料，积极参与校史馆建设。校史馆成为重要来访、高校校际调研、新生入学教育、校庆宣传等活动的重要平台。高校档案馆开拓创新，利用馆藏资源，充分挖掘档案价值，围绕著名人物、重大活动、特定主题推出各类专题展览，这在新闻发文中体现得比较明显。档案编研是档案信息资源开发的主要形式，编研成果主要包括专著、汇编、大事记、图册等，在新闻发文中也常有体现。

1.3.6 档案宣传。 档案宣传新闻公告占整体发文量的2.24%。发文信息主题集中于档案知识普及、国际档案日等重大节日活动宣传、档案保密宣传活动、国家安全教育日活动、档案馆开放日活动等。

2 地方应用型高校档案业务创新路径分析

“双一流”高校开展的档案业务内容和方向可为地方应用型高校，尤其是新建应用型本科高校的档案业务开展提供参考性借鉴。地方应用型高校档案馆应以馆藏资源为基础，结合应用型定位、学校优势资源及校园文化特色，秉持以教工学生及社会公众需求为导向的原则，开拓创新，探索档案业务发展的方向与途径。

2.1 档案保管与利用

档案的收集、整理、保管与提供利用是档案馆一直以来的核心业务，也是档案馆价值得以发挥的基础性业务。新时代环境下，伴随着业务环境和数字化技术的新变化，为学校发展和师生提供档案利用服务这一核心业务并未发生迁移。“双一流”高校档案馆的档案利用服务，通过档案网站或公众号平台为档案用户提供了详细的查档时间、查档手续(预约查档、查档申请)、各类型(党政档案、基建档案、人物档案、科研档案等)档案借阅规则等信息。现阶段，档案保管和利用这一传统业务可通过精细化管理和服务予以优化。地方应用型高校通过网站和微信公众号等平台公布详细的查档须知，以方便档案用户了解并准备查档申请材料，安排查档时间。在保障传统的档案利用服务的同时，档案馆应推进改善单向的服务模式，以往年档案利用内容主题统计为基础，了解档案利用的主要方向和内容，据此推出特定的档案专题资源利用服务，比如面向职务晋升、职称评定、荣誉申报等需求提供党政文件、获奖证书的专题档案服务；面向校友会建立、校庆活动等需求提供毕业生名录、学校大事记、校史、文件汇编等专题档案服务；面向学校双创活动需求提供创新创业专题档案服务。

2.2 档案资源体系建设

我国的档案收集工作，大致经历了从收集档案、丰富馆藏到建设国家档案资源的螺旋式发展历程[1]。高校档案资源体系建设涉及归档收集、档案信息化建设、档案资源整合等内容。

在档案收集方面，除常规性的党群、行政、学籍、教学、科研、会计、基建等类别档案的归档移交业务外，地方应用型高校可从以下几个方面进行档案资源的深入征集与建设。①开展名人、校友档案的征集与捐赠。丰富馆藏资源，为校园文化建设与传承提供基础。②重视专项档案建设，比如服务双创，对在创新创业项目开展与管理工作中形成的且具有保存价值的文字、声像等不同载体的记录进行收集归档，包括创新创业项目可行性分析、项目实施方案、项目计划与总结、项目开展记录、研究报告、研发实物以及项目开展过程中的照片、视频文件等[2]。档案信息化建设和资源整合共享是一项系统化工程，可最大限度地发挥档案价值、实现资源共享。现阶段，高校档案馆主要是通过纸质档案数字化建设和电子文件管理进行档案信息化建设。地方应用型高校档案馆应在安全性原则、需求导向原则、可行性原则等指导下，有选择性地、分阶段进行档案目录和全文的数字化。在档案数字化实施的同时，积极推进电子文件归档的规范化整理，加强前端控制和全程管理，为电子文件建立完整的管理体系。

2.3 档案信息资源开发

从本次统计调查可以看到，档案展览是高校档案信息资源开发的主要方式。在校史展览建设的同时，地方应用型高校档案馆应开拓创新，面向用户需求，充分挖掘馆藏档案内容和价值，围绕著名人物、重大活动、特定主题推出各类专题展览，尤其是创新创业档案、校庆等重大活动档案的收集、开发和利用。郑州地区诸多高校是第十一届全国少数民族传统体育运动会秋千、珍珠球、民族式摔跤等竞赛项目和表演项目的比赛场地。为确保档案的齐全、完整、真实和安全，档案工作者按照《大型运动会档案管理办法》，积极收集竞赛项目和表演项目中形成的，具有保存和利用价值的各种载体的文件资料，如竞赛章程和日程安排、会议纪要和情况简报、竞赛现场照片和视频、学生志愿服务照片、运动会纪念品和吉祥物等，形成一个独立全宗进行整理和保管。在此基础上，布置主题展览，通过照片、视频和实物资料展示运动员的拼搏精神，展示学生们的志愿服务精神和团队合作精神，充分发挥档案育人作用。根据学校目前创新创业项目开展情况，收集整理创新创业项目档案，组织创新创业成果展览，编制创新创业典型案例集，从而培养学生创新创业精神，激发创新灵感，彰显创新创业档案的特殊价值，为创新创业项目和研究活动的开展提供信息参考和启发。

2.4 档案宣传活动

地方应用型高校可借助“国际档案日”宣传契机，通过举办档案知识有奖竞答、档案文化建设讲座、档案开放日等活动，提升档案意识和档案工作形象。教育部提出把深化高校创新创业教育改革作为推进高等教育综合改革的突破口。高校作为培养人才的摇篮，在创新创业的教育上起着至关重要的作用。应用型大学满足社会对毕业生培养的需求，创新创业教育符合当代社会对大学生的要求，对地方经济的发展起着推动作用[3]。在为创新创业活动提供档案资源服务的同时，高校档案馆可通过专题展览等宣传方式，为创新创业项目成果的宣传，创业活动的交流和开展提供帮助。高校档案馆虽然不直接参与学生创新创业项目培育与教学工作，但是其馆藏资源可以为创新创业项目的申报、开展以及双创素养的提升提供助力。

3 结束语

新时代、新思想、新征程呼唤着高等教育的创新发展，高校档案业务创新是高校档案部门适应新形势和新的建设发展的重要内容。“双一流”高校基于其学校文化建设、基础设施、人才队伍等方面的优势，档案资源建设日益完善，传统档案业务和新型档案业务日益丰富，这为地方应用型高校档案业务开展提供了很好的借鉴和参考。在统筹规划、全面系统、面向用户需求等原则下，档案资源体系建设是高校各项档案业务开展的基础，也是档案业务中的重要组成部分。地方应用型高校应着重在档案资源体系建设、特色档案建设与服务、档案文化活动等方面探索地方应用型高校档案创新业务开展路径，在学校建设和发展工作中充分发挥档案价值和作用，为学校的校园文化建设、教学科研工作开展和实践实训活动拓展等提供强有力的支持。