[日]近藤麻理惠　[美]斯科特•索南沙因　译/王岑卉

整理办公空间的时候，处理纸质文件通常是最耗时的部分。即使在今天，智能手机和平板电脑无处不在，纸质资料的数量大大减少，人们仍然喜欢拥有大量纸张。

整理纸质文件的首要原则是全部清空。当然，我不是说要彻底清除所有文件，只是希望你下定决心，只留下绝对必要的那些，其余的通通处理掉。由于纸张看起来轻飘飘的不占地方，我们常常会不假思索地把它们保留下来。更糟糕的是，我们囤积的纸张越多，查找特定文档或报告所花的时间就越多，整理起来的难度也就越大。因此，我建议你在日程表上留出一个时间段，专门用来整理纸质文件。

首先请将所有文件集中起来，然后逐一查看，浏览内容时可以顺手将文件分类。这么一来，你就能更迅速、更轻松地完成归档。你可以大致将文件分为3类：待处理的、需要保留的、想要保留的。

“待处理”类包括需要采取某些行动的文件，例如未支付的账单和需要审查的项目提案。我的建议是，在处理完毕之前，将这类文件通通装进一个立式文件匣，以免与其他类别的文件混淆。

接下来，我们来看一看“需要保留”的文件。根据法律规定，某些类型的报告、声明、合同和其他文档需要保留一段时间。将它们分门别类整理好，放进文件柜或架子上的文件夹里。如果不需要保留原件，你也可以进行扫描，以电子方式存储。与其边整理边扫描，不如将它们集中归入“稍后扫描”文件堆，一口气完成扫描，这么做效率更高。……