内蒙古锦联铝材有限公司 刘丽娟

为了使企业档案管理工作拥有更高的质量和效率，保证企业的平稳发展，企业必须转变档案管理思路，提升档案管理信息化建设速度，保证企业的健康发展。在新形势下，提升企业档案管理信息化程度是企业优化档案管理工作的重要途径，也是对企业可持续发展的必然要求。

一、档案管理信息化的优势

首先，能够使查阅档案变得更加便捷，从而使档案管理的效率得到进一步提高，降低经营成本，实现网络共享性是档案管理信息化最显而易见的优势。档案管理信息化能够通过各种技术手段将传统的档案资料转变为信息化档案资料，从而完成档案管理数据库的建立，使档案保存与管理变得更加规范，并且将其融入企业局域网建设，结合现阶段的先进办公系统，建立文档一体化授权查阅机制和管理体系，使企业中拥有相关权限的员工自主地在档案管理系统中完成档案资料的查阅，简化工作流程，避免企业财力、物力、人力的浪费。档案管理使用一体化的目标，实现高度资源共享，强化企业内部的交流，提升企业各部门的团队合作能力，可使企业拥有更高的经营管理效率。

其次，实现档案管理信息化能够使档案损坏、遗失的情况得到改善，从而保证档案的完整性。档案管理信息化建设工作具有很强的综合性，配合科学的办公软件，能够对企业网络办公中产生的各种信息资源进行更高效的保存与整理，从而在办公的过程中完成大量电子档案信息的收集、存档工作，并且能够与资料的特性相结合，保留其修改审批流程，从而使企业档案资料更加完整，也可以由各部门完成自身档案资料的收集与上传，最后再由档案管理部门统一管理档案资料。

二、企业档案信息化管理平台建设面临的障碍

（一）管理观念滞后

在激烈的市场竞争环境下，企业重生产、轻档案管理的现象较为普遍，对企业档案信息化平台建设缺乏足够的重视。就档案管理而管理的落后的企业档案管理念较为突出，企业生产者、经营者和管理者未树立“大档案”管理理念，没有充分认识到企业档案实际上就是企业的重要资源，企业档案信息实际就是企业的重要资产，导致企业档案信息化平台建设过于重视企业档案管理的效率和便捷性，迁移保管、容灾备份、实时归档及开发利用等方面重视不够。

（二）档案管理标准与规范不统一

对于很多大中型企业来说，档案管理的标准与要求大不同，而且企业内部的档案管理标准体系也没有实现统一。另外，档案数据的格式和录入信息的内容不同，很容易使得数据发生错误甚至丢失。在档案信息化建设的过程中，除了需要更改和迁移历史数据之外，还要不断规划管理新建的数据，为此，要想尽快贯彻落实好数字化、信息化建设，就必须不断规范档案管理的标准。

（三）基础资料有流失风险存在

在不断推进市场经济发展的同时，现代企业的经营活动变得越来越复杂，十分注重过程及细节管理，的道路导致在经营管理活动中出现大量的基础性和过程性资料，并且在日常工作中有较多的应用机会，具有较高的保存价值。但是因为基础资料数量较多，需要投入大量的资源才能将其全部纳入到企业档案管理中，并且在实际调阅使用时也存在诸多不便。所以，企业应该对资料的重要程度进行准确评价，着重收集重要程度高的资料以及结果性资料，对于重要程度较低的资料可以划分到具体部门甚至由具体人员负责保管。另外，负责企业资料管理的人员缺乏相关的管理手段和能力，变动较为频繁，极易导致档案资料的流失，对企业经营发展不利。

（四）缺乏企业档案管理信息化建设技术

从企业档案管理信息化建设来讲，因为缺少相关的技术导致无法有效提升档案管理效率。企业应该将其作为一个重要的努力方向，在实现档案管理信息化的过程中，需要充分利用当前先进的科学技术，很多企业因为相关的硬件以及人员缺乏，阻碍了企业档案管理信息化进程。另外，企业实现档案管理信息化还依赖于企业信息化建设。

三、企业档案信息化建设的有效途径

（一）企业档案信息化建设必须纳入企业信息化建设总体框架内

对于企业来说，其在档案管理的过程中遇到了很多困难，要想促进档案信息化建设，就必须将其纳入单位的总体规划中，并分阶段实施，才能真正促进档案信息化建设。企业档案管理工作必须先为生产服务，然后再为企业经营服务。为此，在进行企业档案信息化管理的过程中，不能完全封闭，只有将企业档案信息化管理和企业生产决策信息化建设相结合，并找准自己的定位，才能真正发挥档案信息化的作用。要想真正确保档案信息化建设有效地推行下去，就必须将档案信息化建设融入企业信息化建设总体规划中去。对于企业来说，只有在建设实施企业信息化的过程中，从档案信息化建设的需求出发，并加大对资金的投入、引进设备、培养高素质人才，才能确保档案信息化建设的顺利开展。

（二）制定档案信息化建设的制度与方案，加强质量控制

对于档案信息化来说，其基础在于实现档案数据管理的标准化和规范化。如果没有统一的标准就不能整合与共享档案数据，实现档案信息建设。为此，企业在进行档案信息化建设的初期，就必须制定与之相关的标准和规范，才能从根本上真正解决档案数字化和信息化的缺陷。在制定档案信息化建设方案的过程中，必须严格遵守档案信息化建设的有关制度，制定好档案信息化建设方案，进一步推动企业档案信息化建设。

（三）加大系统设备投入

企业档案信息化平台建设离不开软硬件的投入，需要立足企业档案管理需要，加大企业档案信息化平台建设所需的系统设备投入力度。将档案信息化平台建设编入企业信息化规划，配备计算机、扫描仪、数码相机、装订机、打印机、存储设备、专业扫图仪等硬件设备，还要配齐相应的档案信息化管理应用软件系统，如，紫光档案管理软件BS版、OCR软件、专业档案扫描软件或档案平台集成，定期做好信息化管理系统的升级，使企业档案信息化管理始终处于先进水平。

（四）实现档案资料分类号和题名规范化

利用计算机进行档案管理最明显的优势就是能够使人们的检索需求得到满足。为了保证能够进行完整地检索，需要档案管理人员强化分类工作，与国家相关规定和企业实际情况相结合，对档案分类工作进行细化，根据档案资料的内容和所属部门等对档案进行分类。在进行分类时，还应该加强校审力度，避免分类工作出错，并且还应该组织相关人员统一标准、统一认识，努力实现所有档案资料文件标引一致化，从而更加规范、标准地开展档案管理工作。另外，实现档案资料分类号规范化，虽然能够保证检索档案资料时的查全率，但无法为查准率提供有效保障。所以，在进行档案管理信息化建设时，还应该对档案资料题名进行规范统一，避免检索档案资料时文不对题的情况的发生。

（五）强化人才队伍建设

信息化人才队伍建设是企业档案信息化平台建设的重要支撑和保障。立足企业档案信息化管理平台建设和后期管理需要，加大人才引进力度，重点是加大计算机信息技术人才引入，持续优化企业档案管理人才的年龄、知识结构。做好现有档案人员业务知识培训，重点是加强计算机信息技术、大数据，以及档案信息化管理软件应用的知识轮训。通过走出去、请进来等方式，持续加大档案队伍建设，将档案信息化纳入队伍建设重要内容，不断提升企业档案工作人员的综合业务素质。

（六）提升企业管理水平

为了实现文档一体化管理，必须利用流程再造来提升企业管理。对于企业的档案管理信息化建设来说，其具体流程在于，当各业务部门形成文件后，利用文件管理系统将其编入档案管理系统的数据库，然后由档案管理人员审核待归档的档案，审核合格并填写合格信息后，才能将其归档，对于那些未审核成功的数据资料，应当退还给有关业务部门，并由其进行修改。这样不仅使得档案管理系统和业务管理系统能有效结合，还使得文件真正实现随办随归，有效提升了档案归档的准确性和完整性。

（七）实现资源整合

对于企业来说，其发展服务的信息基础在于整合资源，收集社会中关于本行业的有关政策、制度和未来发展前景等信息，并加以整合研究，有利于促进企业的发展。为此，企业要根据自身的特点和行业特点来收集相关资料，并在档案管理系统中设立与之相关的板块，为专业人士提供便利。同时，要尽可能丰富企业相关信息资源，不仅要对企业所有的档案进行管理，还要收集很多优秀企业甚至是其他同类型企业相关信息。

四、结论

总而言之，企业的档案信息化建设具有较强的整体性，需要制度、设备、人员等全方位的支持。企业在发展的过程中离不开档案信息化工作，为此，只有采取积极的应对措施，并提前做好准备，才能建设好企业的档案信息化，从而使其更加科学规范。