王桂雪

伊犁职业中专（师范）学校 新疆 伊犁 835000

照片档案是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。中职学校的照片档案其中一般包括底片、照片和说明这三部分[1]。随着科技的进步，更多的中职学校照片档案在向新型照片发展，而传统的照片保存方案在照片档案保存中出现了破损、易丢失等现象和问题，使得传统照片向新型照片方向发展的速度大大提升了。

1 基于学校照片档案中的收集问题及改进建议分析

1.1 现存的问题

1.1.1 收集方式烦琐不易保存。传统收集照片的方式烦琐，照片档案的收集主要来源于摄影、新闻收集、活动拍摄打印、档案室等方式。传统的照片收集需要将照片打印，编辑，剪辑下来，放入到相应的档案和文件中进行保存。但是随着拍摄技术的长期发展，如今的大部分照片的形式以电子存储的方式保存了，而传统的收集方式存在不易保存，难检索，容易丢失等问题。

1.1.2 照片收集者的收集意识不强烈。大部分中职学校的照片收集者的意识不强烈。从而导致一方面在部分活动时，收集照片的及时性不够，没有对活动做对应的记录和及时收集，往往在等到活动结束后在需要用到该活动的活动时照片才会想起重新收集，使得后来使用者无法清楚照片的时间、地点、人物、事情和想表达的内容[2]。所以学校应该举办一些照片收集活动和主体黑板报，来增强大家收集和保存照片的意识，并且对优秀的作品给予奖励和存档收藏。

1.1.3 照片档案没有完善的照片收集标准。由于很多中职学校对收集照片并没有一个详细的标准，导致在照片档案中很多照片并没有很好的分类，也在找寻相关资料时，很难快速找出。比如在收集学校运动会时照片时，由于没有完善的收集标准，从而导致在收集图片时，一方面收集者不知道需要收集什么内容，只能全部收集或者随机挑选，很容易导致收集的照片不够形象和具体，另一方面收集者由于不清楚收集标准，所以也不知道收集来的图片如何放置和分类，就会杂乱无章的存储，这给后续需要用到照片的人和学校档案也带来了加大的不方便。

1.1.4 收集者收集工作的不便捷性。由于目前越来越多的设备可以拍摄照片，相机、ipad、手机、电脑、单Camera等，很多时候拍摄的格式和照片大小也各不一样。这就导致在收集照片时常常出现按照一个标准来收集时会造成大量的不确定性和难以区分。

1.2 改进建议

1.2.1 充分利用学校的各职能部门。照片的收集和整理都是需要大量的时间和对活动的跟踪，照片档案的收集者或者管理者可以充分利用学校各部门的职能，一方面可以积极调动学校的团委、宣传部、教务等部门，协助照片的收集，在学校部门活动时分配部门专门的人收集照片，另一方面，可以通过班长、学生会从学生个人手中征集优秀作品，甚至可以通过学校的官方网站、公众号等平台发起征集活动的方式来收集更多的作品。这样不仅可以降低照片档案收集者的工作时间，还能通过竞选和淘汰的方式选出比较优秀的作品，确保照片的质量和真实性。还能反馈出学校生活最真实的一面，满足照片档案的真实性。

1.2.2 扩展收集照片的空间。学校的照片档案对学校的宣传和记录有着重要的作用，学校的照片收集应该不仅仅局限于学校，还可以在一些社会活动中收集，例如学校组织党委去看望老人院、做志愿活动的照片。甚至学校可以联合社会一些电视台，医院等举办一些联合活动，丰富学校照片档案的内容，也为往后宣传学校提供更多的素材，同时在一定程度上还可以锻炼学校的学生，还能在一定程度上达到宣传学校的效果，在无形中做到两全其美。

2 学校照片档案中的管理问题和改进对策

2.1 现存问题

2.1.1 教职工对照片档案的管理意识不强。中职学校中大部分的老师对学校照片的管理意识并不强烈。大部分时间对照片档案从不管理，只有在应付校领导和教育部领导视察时，将档案的前面部分整理整理，后面部分甚至置之不理，草草的应付检查，等待检查过后又将其抛出脑后。所以提高高教职工的管理意识就显得尤为重要。我们可以在宣传上，一方面通过学校得评选活动，每年的班级评优方面对学校的职工方面提升照片档案的管理意识[3]。另一方面，对于管理能力比较好的老师要给予一定的表彰，这样能够最大程度上的提高老师的积极性，同时也能提升管理的效率。

2.1.2 缺乏完整的管理制度。制定完整的管理制度，规范学校照片的管理制度是提升管理质量的有效对策，俗话说“不以规矩，不成方圆”，好的制度可以大大的提升效率和降低管理难度，因此需要建立完整的管理制度，改进管理章程。

2.2 改进建议

2.2.1 照片档案管理按照文字说明备注。国家档案局2002年制定了《照片档案管理规范》等相关文件，对照片档案的整理要求是：底片单独整理和存放，照片和文字说明一同整理存放。因此在照片档案管理的过程中，根据不同的内容做好文字备注能够更好地便于今后的查找和使用[4]。

2.2.2 引进先进的照片档案管理系统。在管理系统方面，传统的管理方式不仅老旧而且效率低下，在保存方面传统的管理方式，照片容易丢失、破损。在使用方面传统的管理方式难以检索，使用起来难以上手，效率极低，并且给使用者带来了极大的麻烦。随着现代化信息手段的应用，档案管理也逐渐从全人工转向信息化，这是一种巨大的进步，档案管理工作也因此变得更为快捷、高效。

2.2.3 提升学校职工管理照片档案的技术能力。当学校引进先进的管理系统后，最终的使用者还是老师或者管理照片档案的人。所以培训和提升老师及照片档案的管理者能力是必不可少的。在培训上，学校可以组织定期的技术能力培训。从根本上提高老师的技术能力和使用。在日常生活中，应该通过主题宣传和组织演讲，提升老师自我学习的意识，不断的自我进步。在制度上，提倡发挥技术特长，在照片档案系统管理使用和研究上有心得和想法的，学校给予表彰和金额奖励。

2.2.4 完善照片档案向信息化转型。由于先进系统管理的引进和科学技术的进步，传统照片档案由现代方式的转变工作在学校的历史传承上显得尤为重要。学校可以通过扫描仪，将传统保存的照片扫描的电脑上，再通过电子文档归纳，将照片存储到服务器数据库中[5]。一方面，要做好传统照片备份留存的问题，另一方面要培养信息化人才和基本技能使用的培训，确保传统照片档案存储到现代信息化存储的完好过渡。

3 提升照片档案利用率的路径思考

3.1 保障照片的完整性和时效性

照片档案的管理者要深度挖掘照片的作用，提升照片的利用效率，照片档案不仅仅是存储的作用。照片档案是对学校活动中点点滴滴的有效记录方式，它是对于校园文化、生活既生动又翔实的记录。一方面作为照片的管理人员，要充分肯定照片的珍贵性和历史意义，为照片添加合适的文字介绍，应用于学校的宣传中[6]。

3.2 提升照片管理者的意识

学校照片管理者，不仅仅是照片档案的管理者，更应该主动出击，有着积极、主动的意识，在学校主题建设，宣传栏建设都应该积极提供相应的照片素材。同时还可以编制一些学校历史出版手册、学校介绍、招生简章等宣传手册。并且可以举办专题展，将学校历来优秀的学生和科研成果展示出来，用于学校校风的培训和继承，提高学校照片的针对性。不仅达到学校宣传的效果，还有着深刻的纪念价值。

4 结束语

照片档案无论是对于学校的宣传还是历史传承方面，都有着重要意义，我们要充分发挥它在校园的重要角色，充分合理的运用照片和照片的文字说明。同时通过组织活动的激励和优秀人物事迹的展示充分的调动学校的老师和学生积极性，提高照片收集的广泛性和管理的完善性。使其在学校的建设和档案完善的过程中，发挥它更多的作用和意义。