陈 萍

(朝阳师范高等专科学校 党政办公室,辽宁 朝阳 122000)

农作物种质资源是保障国家粮食安全、生物产业发展和生态文明建设的关键性战略资源.开展农作物种质资源普查,主要目的是为了丰富国内农作物种质资源数量和多样性,防止具有重要潜在价值的种质资源灭绝[1].2021年,中央一号文件提出打好农业翻身仗的宏伟目标,国家将生物育种列入具有前瞻性、战略性的重大科技项目[2].2020年,辽宁省第三次全国农作物种质资源普查行动(以下简称“普查行动”)正式启动,主要分为普查与征集、系统调查与抢救性收集工作.在本次普查行动中发现,普查资料管理粗糙、缺失严重,无法满足普查行动的查询需要.根据《普查工作档案管理规定》及新《档案法》修订要求,亟需改变普查行动中资料管理落后的局面,将普查资料按收集、分类、编撰、归档等程序形成规范的普查档案,使普查档案贯穿于整个普查行动,真实反映普查行动全过程,从而全面掌握国家农业发展的整体实力.普查档案的优化能够提升普查行动质效,使普查档案真正服务于普查行动.本研究对普查档案建设的重点工作进行了总结与归纳.

1 强调顶层设计,明确普查档案建设责任分工

1.1 领导层面

加强对普查档案工作的重视,明确普查档案工作由党委统一领导、分管领导负责、党政办公室具体落实.定期召开普查档案专项会议,将普查档案工作纳入普查行动规划,阶段性总结普查行动中普查档案工作的成效与不足,使普查行动与普查档案工作相适应,实现普查档案建设与普查行动同部署、同管理、同验收.

1.2 机构设置

成立普查档案工作领导小组,成员为普查档案工作相关部门负责人.建立专门的普查档案室,将普查资料从综合档案室剥离出来,与行政档案区别管理.对普查档案室进行区域划分,除设立存放纸质普查档案区域外,还要设立农作物物种标本区域及普查档案阅览室等.

1.3 人员配备

由于普查行动周期较长,普查档案工作人员不应采用兼职人员或是临时人员,应选择政治素质好、责任感强、爱岗敬业的专职档案员.普查档案工作相关部门会指派专职档案员配合普查人员开展工作,因此需要档案工作人员深入普查行动中,负责普查中的档案管理工作,以保证在整个普查行动中顺利推进普查档案工作.

2 针对普查行动需求,建立普查档案制度

2.1 普查档案收集整理制度

普查档案收集整理制度中应明确农作物种质资源的收集方案、收集计划、收集方式.收集工作要求做到收集成果上报齐全;整理工作要求做到登记信息完整、来源途径清晰,具体包括归类登记、途径登记、信息登记、编目登记以及图像采集及数据整理等工作.

2.2 普查档案立卷归档制度

普查档案立卷归档制度中应详细规定归档范围、归档时间及归档要求等.一般要求在档案形成的次年第一季度末前归档完毕,跨年归档文件及会议文件等应归入上一年档案.基层普查档案要同期按时移交到同级档案行政管理部门.

2.3 普查档案借阅制度

普查档案室要建立档案借阅登记簿,借阅人员需逐一填写借阅者姓名、借阅时间、借阅目的、借阅内容等.借阅后在普查档案阅览室内进行查阅,须借出的普查档案要严格执行普查档案保密制度,要求不得随意涂抹档案、不得泄露档案内容.归还档案要有交接签字,档案人员要认真核查档案内容、保证档案原貌.

2.4 普查档案保密制度

档案工作人员要严格贯彻执行普查档案保密制度,明确保密职责,维护档案安全,不得私自或违规使用、复印、存放、销毁普查档案及保密文件等,一经发现,追责到人.要定期清查保密文件,发现问题及时上报.

3 注重普查档案工作人员培训,培养普查档案“双料人才”

普查档案工作人员既要精通农作物种质资源知识,又要具备档案知识和管理能力.普查档案不同于其他文书档案,其归档方式具有自身特点,这就需要档案管理部门聘请农业与档案管理方面的专家对档案工作人员进行辅导培训,系统讲解新《档案法》,使档案工作人员能够系统地学习专项普查档案归档整理办法,以及关于农作物种质资源普查档案相关工作标准、制度规范、管理规定等,从而逐步提高档案工作人员的知识水平和管理能力.

4 大力推进普查电子档案建设,实现普查档案信息化

随着计算机技术的普及和应用,传统纸质档案已经不能满足档案管理的实际需求,档案信息化已成为必然趋势[3].为了进一步推进档案数字化建设,真正实现普查档案信息化和标准化,需利用信息化技术,对规范化的纸质档案进行系统化的扫描处理.这就要求普查纸质档案的案卷目录、页码、标题要规范,以为普查电子档案的录入及后续校验工作提供便利,也能为电子档案关键词查询、档案检索工作奠定良好的基础.

5 做好经费保障工作,使普查档案建设工作有序进行

经费投入是做好普查档案建设工作的有利保证,只有经费充足,普查档案建设工作才能顺利进行.普查档案工作所需经费应列入普查行动专项预算,专款专用.此外,还要合理使用档案建设经费,做好普查档案建设的基础工作,如配齐档案厨柜、配备空调、电脑、复印机、扫描仪等,同时要及时报销普查档案工作人员外出学习、考察调研等相关费用.

6 结语

本文提出从组织制度、档案工作人员培训、普查档案信息化以及经费保障等方面进行农作物种质资源普查档案建设,实现了普查档案质量的提升、档案工作人员能力的提高、档案信息化水平的提升以及普查经费的整体规划.该研究形成了一定的普查档案建设方案和制度规范,丰富了普查档案建设方面的理论成果,基本解决了普查资料管理不能满足普查工作需要的实际问题.普查档案建设研究同样适用于其他系列的档案专项工作,具有一定的推广价值和实用价值.