ERP系统管理在采购工作中的运用研究

2021-12-25张旭哲

科学与信息化 2021年14期

张旭哲

国能常州发电有限公司江苏常州 213033

物资采购与库存管理是企业生产管理中的关键环节，对于一些大中型企业而言，不管是对原料的采购或者是对物资的管理，在以前传统工作中都是使用手工记账或单一系统记账的方式。但是在社会发展之下，这些低效率的记账方式已经无法满足企业发展需求。在信息科学技术发展之下，将ERP使用在企业的采购与库存管理中，可以提升管理工作效率，保障企业的稳定发展。

1 ERP在企业采购与库存管理中的优势

1.1 管理精细化

经过对ERP系统的运用，能够对采购物资计划进行申报，对申报内容、采购供应商、金额以及库存管理等细节都进行精细化管理，管理人员在系统中对账务进行清楚的了解，同时也为财务工作提供了便利。ERP系统能够进行日、月以及年的账务结算，确保了账务和实际物品的统一。

1.2 降低人力成本，提升工作效率

在传统模式下，采购与库存管理要有很多管理人员，每天都需要对库房的物资进行管理，对其进行盘点与出库等相关的操作。若是仓库物资的堆放比较乱，在管理时难度就比较大。而通过对ERP系统的运用，可以很快地定位到货物具体位置，对物资进行精准管理。这样不仅降低了管理工作强度，同时也降低了人力管理成本。除此之外，经过对ERP“储备定额”功能的运用还能够进行低库存预警，对库存较为紧张的物资进行补货，保障生产系统供求物资的稳定性。而对于一些紧急物资的需求，也可以从其他已经有物资库存的兄弟单位的库房中进行调拨，保障物资的充足性，进而提升企业的生产工作效率及紧急情况下的物资保障能力。

1.3 完善的工作制度体系

通过ERP系统能够使企业自身的采购和库存管理工作得到有效的强化,对企业管理质量的提升具有积极的作用,利用ERP系统能够在采购过程当中落实精细化管理,使采购过程管理及相关库存管理都能够得到实时的跟踪和准确的记录,不仅能够降低物料成本,还能减少库存资金的占用。有助于管理水平的提高，关系到企业可持续发展。

2 ERP在企业采购管理中的运用

2.1 建设供应链

把ERP使用在企业的采购管理工作中，企业能够依据实际情况建设供应商的信息档案。并且还可以依据供应商供资源进行分类。企业还能够依据供应商的履约能力构建目录，以此对供应商进行严格的管理，进而对供应商所供产品的合格与否进行记录。ERP系统的运用能够将企业对供应商评价进行完整的保存，因此在做采购计划之前，企业可以先查看供应商的历史记录，对基本资料进行分析，对所需采购产品信息加以分析，这样才能够策划出合格科学的采购方案。

2.2 生成采购计划，合理选用供应商

对ERP物料的实际需求进行考虑，可以为企业制订有效的采购计划。尤其是在采购工作开展之前，企业要对采购商品量、存储方式以及运输方式等问题进行考虑，并且使用ERP对物料进行科学的分类与合并。若是企业购买的物料实际购买时间较长，则其中的牛鞭效应就会加强，进而导致供应商在生产、供应以及库存管理方面的稳定性下降，进而导致供应商弃单量增加。而经过对ERP系统的使用，可以对相关的数据进行分析，对物量变化进行及时的反馈，帮助企业制订出合理的采购计划。在选择供应商时经过对ERP的运用，能够对供应商的基本信息进行分类与比较，直接对供应商的不良率、价格以及滞期等指标进行了解，在此基础上选出合适的供应商。

2.3 制定采购用款，生成采购订单

在企业制订合理的采购计划之后，可以使用ERP系统对采购需要的所有费用自动生成，并且制定有效的用款计划。在这其中，企业采购部门可以经过ERP把采购用款直接上报财务部门，财务部门在确定之后直接反馈想的信息，在经过两个部门的确定之后就可以进行采购付款。ERP可以自动生成采购订单，在这其中会依据采购产品存量、时间、运输方式、用款等相关的信息，每一天订单的发送也能够依据ERP系统中最新物量功能进行及时调整，可以对库存不足情况提前管理。

2.4 采购定金跟催，验收商品与结算

将ERP使用在企业的采购管理中，还可以设置订单跟踪周期和时间，以此构成跟随计划。采购部门在工作中可以根据ERP系统生成的计划进行供应商的跟催工作，在对订单进行跟催时，ERP还可以给予采购部门供应商产品质量、生成以及运输进度等相关的信息。在对商品进行验收时，采购部门可对供应商提供发票与订单进行详细检验，并且把发票和收货单信息输入ERP系统中。ERP还可以依据企业实际流程与特点，在资材管理员手中把货物依据订单进行验收。

3 ERP在企业库存管理中的运用

3.1 及时发现呆滞物品

将ERP使用在企业的库存管理工作中，可以及时发现仓库中存在的呆滞物品，进而及时提醒管理人员处理这些物品。比如在系统库存数据表中，可以根据用户需求对一个季度、半年以及一年都未曾动过的材料进行查询。若是在其中使用了批号管理方式，则还能够查询出超出一年或是半年都没有使用的材料。因为呆滞品的不同，企业对其的定义也不一样，在系统中能够依据用户需要查询任何时间段之内的呆滞品信息。在这种情况下，用户就不必每次都要使用库存表查找资料。因为ERP系统记录信息、内容非常丰富，所以只需要管理人员的细心分析，就可以挖掘出自己所需要的信息。

3.2 做物资需求分析

在ERP整个系统中，有着多种与物品存储和使用相关的信息。依据这些信息可以对企业物资需求规律加以分析。ERP可以被当作一个数据性平台，为供应库存决策提供需要的数据，然后经过系统对供应物资分类的需要做好分析计算工作，在此基础上获得较为合理与精准的物资订购量。把这些数据输入ERP系统中，可以让仓储管理工作更加高效，进而解决企业物资供应管理中存在的问题，并且还能够提升ERP系统的补充作用，提升ERP系统的利用率。

3.3 提供快速精准的查询功能

经过对ERP系统的使用，库存管理人员可以进行准确快捷的库存查询，并且还可以进行相关的分析工作。比如高储与低储分析、积压与有效期、资金占用等相关方面的分析工作。将ERP使用在企业的库存管理中，能够让企业库存信息及时化、动态化和透明化，并且将库存的数据在整个企业中进行共享。企业各个部门的管理人员若是在工作上有一定的需要，就可以随时速递查询到自己想要知道的库存动态数据。与传统管理方式相比，ERP系统的运用能够及时查询仓库中是否有需要的物料，避免重复购买的现象出现。经过库存分析功能的运用，依据库存变化状况自动进行监督与报警。比如高低储报警，仓库存量超出最高限制或是低于安全库存水平时，都能够发出预警信号，提供管理人员及时处理，把库存物资保持在一个相对合理的状态中。

3.4 构建层次化ERP运维体系

在ITIL理念的指导下，构建起层次化的运维体系，推进ERP系统保持着健康稳定的运行状态。企业可以积极组建起现代化的信息运维技术团队，合理划分企业ERP系统运维数据，如资源、服务、数据、应用、管理以及安全方面。这些模块的良好融合，强化各个业务层面的工作开展效果，促进业务管理环节稳步开展。在管理层面主要是划分为战略管理、组织流程人员管理、运维管理以及业务连续性计划管理工作，推进各项服务、数据以及资源得到良好的结合，推进ERP系统的业务稳定有效实施。

3.5 明确ERP系统运行管理流程

强化ERP系统的运维管理活动开展效果，需要注重科学合理的设计各项工作流程，使其保持着良好的运行效果。将运维分级的概念应用在ERP系统运维管理环节之中，针对各项业务、工作环节范围进行科学划分，并根据企业生产、经营、管理活动的实际开展情况，明确工作业务流程，确保其具有较强的科学性、合理性，良好支撑企业战略发展目标的实现。

3.6 制定ERP系统运维管理制度的标准

以标准化的要求，制定出ITIL理念下ERP系统的运维管理制度，为科学有效开展管理工作提供规范依据。结合企业具体运维管理业务开展情况，不断优化和完善各项管理标准，推进ERP系统运维管理朝着标准化、规范化的方向发展。全面落实运维管理人员的具体职责，发挥ERP系统的工作优势。

3.7 构建合理可行的监督保障体系

发挥ITIL理念的优势和作用，提升ERP系统运维管理工作开展水平，需要注重结合现实工作开展效果。积极构建起切实可行的监督保障体系，制定巡检机制，明确ERP系统运维管理过程中的工作内容，通过年度检查、季度检查、周检查等方式，及时发现ERP系统运维管理环节中存在着的问题和不足，并加以良好的处理，有效消除相应的隐患，使得各项工作都取得良好实施效果[1]。

4 ERP的实际应用

4.1 集中采购中的应用

以中国某能源企业为例，该公司高度重视物资集中采购和招标管理工作，大力推行标准化采购，实现采购全过程信息化，各级物资合规运行，注重加强招标采购体系顶层设计，强化制度建设，理顺管理机制，建立了管办分离、分类分级审批、专业化操作的招标采购模式，构建了“超前计划、及时准入、集中招标、分段评标、分类建立专家库、紧急采购”的运行机制，公司整体招标意识逐步增强，管理水平稳步提升，市场机制进一步完善，采购行为更加规范，有效降低了采购成本。

4.2 货位管理中的应用

在对库存物资进行定位时，只需要在系统当中输入物资编码，系统就能够将物资的名称、存放地点以及数量信息清晰地反映出来，而且能够精确到库房的区域、层排、格号，利用该系统，不仅能够使物资的出入库信息更为准确，同时还能减少相关管理人员的工作强度，使工作效率得到有效的提升。

4.3 库存管理中的应用

管理人员利用ERP系统库存物资信息对库存实物进行盘点，然后与ERP系统数据、供应链数据以及相关财务数据进行对比，调整，确保这些数据的准确性和统一性，而企业可以根据盘点的实际情况，确保使用部门能够获得准确的库存信息。

通过ERP系统进行出库，可以在系统当中直接形成出库单，使用部门的相关人员只需要进行物资编码的填写，通过系统的信息传输获得相关领导审批之后，就可以进行出库处理，在出库以后，出库单据会直接上传至财务部门进行核算，这样不仅节省了纸质签字的烦琐过程，同时确保了及时进行账务处理和报表生成等工作[2]。

4.4 在库龄分析及定额预警方面的应用

通过对常规物资的库存限额进行核定，在ERP系统当中设置安全库存数据，在库房当中的库存低于安全库存标准时，系统就会自动进行报警，提示相关人员进行采购，减少库存资金占用，确保企业正常生产，而利用系统的库龄分析功能，可以对物资存放时长进行及时的了解，并根据企业需求对这些积压库存加以处理，使物资采购以及积压物资处理能够获得有效的支撑[3]。

4.5 在调拨管理中的应用

应用ERP系统，企业当中的工作人员可以对旗下库房及兄弟单位库房的存储情况加以了解，如果产生物资需求，可以利用该系统进行查询，并对所需物资进行调拨处理，在调拨过程中，只需要将调拨申请发送到系统当中，经过审批流程完成审批，即可进行实际操作[4]，而这样不仅能够减少调拨过程中现场物资核对过程和各项纸质版的签字流程，还能使物资调拨效率得到提高，确保生产有效运行。