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大数据背景下的事业单位档案工作创新研究

2021-12-24孙光磊

科技信息·学术版 2021年3期
关键词:大数据背景档案工作创新模式

孙光磊

摘要:近年来,随国家信息技术高速发展,我国正步入大数据时代,这使得档案管理也进入一个新的阶段。随电子信息化档案管理逐渐普及,事业单位中传统的档案管理工作已难以适应当前发展需求。事业单位档案工作作为事业单位的一个重要组成部分,其运行情况,直接关系到事业单位的发展水平[1]。档案工作这一具有机密性、专业性及政策性特征的工作,需要单位给予高度重视。所以,为适应当前大数据时代的發展要求,事业单位应不断创新档案工作思路,更新自身工作理念,革新档案服务模式,紧跟时代步伐。笔者从大数据涵义、特征入手,针对大数据背景下的事业单位档案工作提出几点创新思路。

关键词:事业单位;大数据背景;档案工作;创新模式

随云技术、大数据技术的高速发展,人们的生活正朝智能化方向发展,其中档案管理也进入电子信息化阶段,这使得事业单位档案工作面临着新的机遇与挑战。以往常用的传统档案工作,是由档案工作人员对档案资料进行整理与分类的,通过标记资料,便于人们检索,但随大数据时代的到来,事业单位的信息数量也随之增加,给传统档案工作提供了新的工作要求,如果仍沿用以往传统的管理模式,不光难以提升档案管理效率,还不利于提升单位档案管理质量。所以,机关事业单位针对自身档案工作,也应做出适当地创新与改革,通过深入挖掘档案信息,突出档案管理的重大作用。

一、大数据涵义与特征

(一)大数据涵义

大数据时代即数据信息的新时代,是由数据数量与数据类型不断激增发展而来的,一般是指运用常规软件工具在特定时间内对数据集合进行管理、捕捉及处理,再经科学管理、合理分析,给企业事业单位做出相关决策提供重要参考依据。大数据既是一种数据集合,又是一种信息资产集合。

(二)大数据特征

大数据主要具有数据量大(Volume)、数据类型多(Variety)、时效速度快(Velocity)三大特征,部分学者还加入了复杂性(Complexity)与价值稀疏性(Value)特征。大数据具有较为巨大的存储量,可通过互联网聚集大量的自动及人工数据,从而形成海量信息;数据种类呈现多样化发展,除包括音频、图片、文本、视频等类型外,还包括模拟信号等类型。此外,数据采集与处理效率较高。

二、大数据背景下事业单位档案工作创新路径

(一)更新档案工作理念

大数据时代事业单位仍靠以往淡出的档案管理与归档,是难以满足自身事业需求的。所以,事业单位档案工作人员应从事业单位实际使用需求出发,积极转变自身工作观念,做好档案管理工作的创新,将以往被动的工作模式,逐渐转为主动管理模式。此外,由于事业单位对部分档案存在保密性要求,使得人们难以有效查阅、调取档案信息,这不利于档案工作的正常开展。在当前大数据背景下,事业单位应适当转变以往陈旧的档案工作理念。为进一步提升单位档案服务质量,针对单位内部较为基础的档案信息,应进行公开处理,发挥其工作价值;针对单位机密类信息,应进行妥善保存[2]。

(二)创新档案工作技术

当前事业单位主要面临档案信息利用率低等问题,不仅难以发挥出档案的利用价值,还极易弱化档案工作价值。为有效解决档案信息利用率低等问题,在大数据背景下,应结合大数据技术,充分发挥档案工作的重要作用,加强档案工作的技术创新。

1、借助大数据的云存储技术

事业单位应结合自身目标,借助大数据技术,形成一个统一的云档案管理系统,连接单位档案管理部门数据信息,除做好档案信息备份管理外,还应做好档案数据信息的应用与共享,这从一定程度上,便于提升事业单位的档案信息利用率。但针对单位内一些机密档案信息,需做好单独存储与保存。

2、借助云计算技术

事业单位档案工作是以存在档案资料信息为主的,其在进行相关决策前,通常经过科学整理获取所需数据,这些数据能够给事业单位决策做好有效引导。所以,为进一步提升数据利用率,建设档案管理系统时,应借助云计算技术,通过高效生成需求,获取相关数据信息,这不仅给档案信息查询提供极大便利,还能满足用户多样化需求。

(三)创新档案管理安全工作

由于事业单位中含有大量机密信息,如果未做好安全管理工作,不仅会出现信息泄露问题,还易给事业单位带来较大的负面影响。所以,事业单位在开展档案管理工作时,除做到与时俱进外,还应不断完善自身安全管理工作,有效提升档案管理工作安全性。第一,从制度层面约束档案工作人员,要求其严格执行安全管理制度,从而杜绝因内部工作人员疏忽引起的档案管理安全隐患。第二,借助当前防火墙技术,提升系统安全防护等级,配合数字证书、数字签名等安全防护技术与安全防护系统,确保单位档案管理工作安全性。第三,培养专业的档案管理人才,使其推动事业单位档案工作健康、快速发展。注意引进高素质人才,特别是档案管理专业人才,确保单位档案管理工作顺利开展。此外,加大单位内档案工作人员的培训力度,除开展一些在岗培训外,还应组织其到优秀的单位进行学习考察。

三、结语

总之,大数据背景下的事业单位,随内外部环境的变化,给档案管理工作提出了较高要求。为从多个方面满足这些要求,事业单位应明确档案管理工作创新的意义,从单位档案管理实际出发,积极更新档案工作理念,借助大数据技术,做好档案管理安全工作,给事业单位打造一个符合当前实际需求的档案管理平台。

参考文献:

[1]郑冰莹.大数据背景下事业单位档案创新管理途径分析[J].城建档案,2020(12):78-79.

[2]黄文燕.大数据背景下事业单位档案工作创新探析[J].档案天地,2020(08):59-60.

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