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高校人事档案管理信息化建设模式探讨

2021-12-19陈怡君

海外文摘·学术 2021年20期
关键词:建设模式信息化管理

陈怡君

摘要:分析高校人事档案管理传统模式与信息化建设模式的优劣势,提出目前档案管理存在的主要问题,解决信息化建设模式的处理办法,科学探讨人事档案管理信息化是顺应时代潮流发展的必然趋势。

关键词:高校人事档案;管理;信息化;建设模式

中图分类号:G647.24 文献标识码:A  文章编号:1003-2177(2021)20-0121-02

随着事业单位改革的不断深入,高校人员的流动性越来越大,人事調动越来越频繁,在此过程中,人事档案管理在工作量、工作方式上面临着很大的压力。传统的干部人事档案管理手工分类、装订、编著目录、重复查找、经费投入少、基础设施落后等,无形之中也降低了干部人事档案管理人员的工作热情。为降低人事档案管理人员不断重复的劳动量,人事档案管理信息化是顺应时代潮流发展的必然趋势,是确保人事档案管理工作合理、科学、有效开展,提高实践效率的必然管理模式。2018年11月20日中共中央办公厅印发《干部人事档案工作条例》,人事档案材料内容涵盖十个类别,同时提及依托大数据时代信息化加强人事档案管理。2020年1月14日中共广东省委组织部印发《全省干部人事档案专项审核全覆盖工作方案》,审核工作与中央同步开展,在干部人事档案专项审核的基础上实现全覆盖,明确了工作要求。而信息技术,为整理繁琐的资料信息提供了诸多便利,使干部人事档案管理现代化、信息化、数据化有着明显的优势[1]。

1人事档案管理信息化建设面临的主要问题

1.1人事档案管理的模式落后

目前,大部分人事档案管理模式滞后,资金、设备、技术和人才资源投入不到位,致使档案管理人员需要从事大量的手工劳动和重复的脑力劳动,而且人事档案管理人员多为兼职人员,工作精力与耐心有限,逐渐形成一种“为保管而保管,重保管轻利用”的思想存在,缺乏主动快速完成收集工作,被动的坐等材料上门的局面,影响了人事档案信息的完整性。实践工作中,有一些干部本人缺乏档案材料管理意识,填写干部履历表、考核表等材料时,不按规范填写,有的人员对新形成的干部人事档案材料私自保管,导致档案材料的缺失[2]。再有就是材料形成部门意识有待加强,没有弄清楚材料具体的归档范围,或者是没有及时把应归档的材料交给干部人事档案管理部门存档,这都影响了人事档案材料归档的准确性及时效性。

1.2干部人事档案管理信息化的重要性

人事档案资料的查缺补漏、搜集查询等工作,需要较多重复的工作及不断的重复验证,涉及数据量庞大且耗费较多时间,也经常会导致漏检问题。为使滞后的人事档案管理模式变得更加简单、便利,降低日常工作难度,提升工作效率,提高存储质量、传输效率、传输质量、查询效率,加强对各类档案材料的分类处理,整理信息,以及人事档案信息的安全性,减少档案遗失的现象,实施人事档案管理信息化建设,将人事档案从纸质化转化成电子化智能方向发展,通过数据化和信息化管理,确保人事档案管理井然有序,强化人事档案管理效率,使人事档案管理人员培养专心和耐心、积极主动的思想,有更多的精力和时间应对新问题,是今后干部人事档案管理的必然发展趋势。

1.3资金投入不足, 人事档案管理信息化基础设施不够完善

目前人事档案的管理,有的虽然配备计算机、打印机、复印机、扫描仪、碎纸机等办公设备,但是只是简单的信息输入与信息储存,未能真正达到人事档案管理的信息使用及信息管理质效。一套完善的电子档案体系,人事档案管理的信息化技术,对于资料的存储质量、传输效率、传输质量方面具有较强的方便性和实用性,而较好的软硬件基础设施建设,能涵盖档案资料的统计编辑、用户管理,能使多个数据库表之间有较强的兼容性[3],在查阅相关档案数据的时候,可以快速调出自己需要的资料,与此同时还能构建安全管理体系,能有效的保护档案信息,防止档案资料泄露或丢失篡改等问题。掌握信息技术的建设动态,全面加强及完善人事档案管理的基础设施建设,才能不断提升人事档案管理质量,保障人事档案管理信息化工作的有序开展。

1.4档案管理信息化人才专业水平缺乏

人事档案管理人员习惯于传统的管理方式,管理利用上依然是耗费人力物力和时间,效率极低的手动检索,只负责收集和整理保存,查阅和登记以及档案转递等工作,观念上缺乏先进的管理意识,未能跟随时代的进步运用现代化的信息技术,未能从根本上优化管理高校人事档案管理。干部人事档案管理信息化建设,需要档案管理人员具备较高的信息化素质、相应的专项操作技术,才能规范性与深入性运用,适应新时期档案信息化建设的需求。人事档案管理人员基本上都是兼任,所接受的专业培训少,理论知识不是很丰富,信息化技能掌握的也比较少,这都严重制约新时期档案信息化建设的需求[4]。不论专职还是兼职档案管理队伍,开展多样性的专项化的培训,促进档案管理人员增强信息素养、学习能力、综合能力及操作规程,提高整理信息、查询信息、防护信息以及对建档、调档、查档等内容具备数据分析与统计的操作和管理能力。只有提高档案管理人员的计算机和网络技术的应用水平,才能促进专业化、技能化的提升,推动人事档案管理质量及效能的全面升华。

2推进人事档案管理信息化建设的对策

2.1转变观念,认识新形势下人事档案管理模式信息化趋势

传统的人事档案管理模式,采用纸质管理、手工录入、数据统计、重复翻阅等会耗费大量的人力、物力,工作效率低,保密性不强,原始纸质容易损坏或者损失,影响便捷性与时效性,而且教职工数量及人事档案信息资料越来越多,工作实绩、个人经历以及职称变更等方面的内容,存在着动态性、全面性特征,滞后的管理已经无法满足信息化时代日常工作的需求。人事档案管理信息化代替传统模式,存储量大、检索便捷,对添加档案材料的各种信息,职务变更、职称变更、查借阅等能够快速实施,是对日常工作做科学系统的统计分析,提高人事档案管理工作质量,为档案管理事业持久、健康发展的有力保证,人事档案管理信息系统的设计与实现势在必行。

2.2提高管理质量,加强对人事档案管理信息化制度体系建设

人事档案管理信息化是时代发展的趋势,在日常工作中,为使最大限度发挥人事档案信息的统筹性、采集的全面性,提高管理质量,必须完善各项有关的规范标准、档案信息储存标准、检索标准、格式標准;信息化管理制度体系建设,档案查阅权限,围绕制度进行规范化管理。完善人事档案管理制度,人事档案信息资料的收集、分析、建档、查档、调档;信息化管理制度,归档、管理、利用和服务;人事档案管理人员的职责,标准填写人事档案信息;人事档案管理涉及的相关部门相应的职责,要求部门之间相互配合。通过制度建设,缩减档案工作人员不断从事的脑力劳动,大大提升工作效率和档案管理质量。

2.3加强资金投入,完善人事档案管理信息化基础设施的建设

人事档案管理信息系统,对信息的删除、增加,还原及备份,快速增添职务、职称变更等各种信息,浏览查询,性别、部门等综合性的信息查询,数据导入导出管理都能比传统管理模式进一步优化与完善。完善并注重安全性设计的软硬件设备设施建设,及时更新维修、更换及升级相关的设备设施,能保证数据系统运行速度及储存量,保证系统稳定性与安全性,确保人事档案管理信息系统稳定有序的运行。人事档案管理借助完善的基础设施建设,有效的进行处理技术和数据分析等信息技术,获取人事档案信息,增强人事档案信息的互动性和紧密性,提高人事档案管理的现代化水平。

2.4加强业务学习,提高人事档案信息化管理水平

一套完善的电子档案安全管理体系和人事档案管理信息化建设,相比传统模式的管理方式,是一个全新的技术领域,单位要注重对人才的培育,根据档案管理人员的专业水平、信息素养,提供形式多样、内容丰富的培训教育,提高业务水平,同时优化内部环境,提升档案管理队伍的福利体系,完善晋升机制[5]。档案管理人员要适应新时代要求,懂得操作先进设备仪器,了解操作规程,具备数据分析与统计的能力,能在建档、调档、查档方面高效地完成相应的操作和管理。提高防护人事档案资料的安全性受到威胁及防止档案资料篡改、泄露或是丢失的能力。有效推进人事档案管理实现专业化、技能化、现代化、规范化进程。

3结语

人事档案管理工作在现代信息化的快速发展时代下,打破墨守成规的思想,积极转变档案管理模式,完善信息化管理制度,加强软硬件基础设施建设,提高档案管理队伍专业水平,切实做好档案管理工作,推进人事档案管理工作的有序发展。

参考文献

[1]胡珊珊.事业单位干部人事档案信息化管理研究[J].湖北成人教育学院学报,2019,25(4):66-68.

[2]俞银珍.浅谈干部人事档案的特点及科学管理[J].浙江档案,2002(12):26.

[3]杨璐.干部人事档案审核中的问题及建议[J].人力资源管理,2016(2):169.

[4]闫丽侠.数字化时代构建高校档案管理的信息化[J].黑龙江科学,2020,11(15):110-111.

[5]清泉.浅议人事档案管理工作的重要性及其发展现状[J].档案天地,2013(2):50-51.

(责编:陈静姝)

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