彭惠平

摘要：随着信息化、数字化时代的到来，档案数据规模急剧增加，传统档案资源管理已难以满足新时代对档案管理数字化转型的要求。有鉴于此，下文就档案管理及资源开发利用展开探讨，以供参考。

关键词：新时期;档案;管理;资源;开发利用

一、新时期下档案管理研究

（一）存储电子化

虽然纸质档案在当前的电子档案管理中仍不可或缺，通常作为电子档案的备份予以保留，但随着信息化时代的到来，传统纸质方式不能实现对海量信息的有效储存。随着信息技术的深入发展，当前我国已经基本具备档案信息化管理的技术条件，系统内部电子档案信息因意外事故而损失的几率已大大减少。除此之外，使用纸质媒介进行信息传递的情况也越来越少。可以说，储存信息向电子化方向发展，是新时代档案管理应用的必然。

（二）管理自动化

自动化已经广泛应用于很多领域，而随着信息技术、人工智能等领域的不断深入发展，自动化管理将延伸到社会每个领域，而档案管理实现自动化也是时代发展之需。在自动化建设的过程中，需要配套的档案处理系统，并不断完善和优化管理系统中的功能。值得注意的是，规范档案的录入工作是档案管理自动化的重要保障，也对档案管理人员的素质提出了更高的要求。只有培养高素质、熟练掌握系统操作的档案管理人员，才能保障信息被真实全面地录入系统。可以说，在自动化管理过程中抓好了档案录入工作，就能大大减少其他流程中因人工操作失误导致的问题，这样就能进一步提高档案管理工作的准确性，推进档案管理进一步优化发展。

（三）安全防控完善化

安全问题一直是新时代档案管理的重点课题，在实现档案信息化管理的精准和优化的同时，必须做好档案的防控。为此，在档案管理工作的安全防控方面，将充分发挥信息技术的优势，如对查询利用档案的用户行为实行自动化监控，实现全流程跟踪监测，及时发现试图恶意篡改、替换、毁坏档案的不合理甚至违法行为，并由系统及时发出警报，同时中断该用户的权限，从而保障档案信息的安全。当然，未来档案管理的安全防控还可以更精细化，可以将每个用户的操作历史都储存起来，方便随时调取，实现安全责任明确到个人，使电子档案管理系统的安全性得到有效提高。

（四）注重对档案管理人员综合素质的培养

大数据时代档案信息化建设得到推动，档案的价值得到深度挖掘，但也对从事档案管理的工作人员提出了更高的要求。传统的档案管理多集中在纸质档案管理方面，虽然档案信息化建设在如火如荼地进行中，档案管理人员对于档案信息化的相关操作方法有所了解，但依旧无法适应新时期对档案的使用要求。为了解决和处理好这种问题，需要做好对档案信息化人才的培养工作，各单位与高校建立合作关系，完成对优质人才的定点输送，成为新时期人才培养的主要方式。

二、档案资源开发利用措施

（一）深入挖掘档案信息资源价值

档案信息资源包含着大量的潜在价值，出于对提升资源开发利用率的考量，需要相关管理人员对其潜在价值展开深入挖掘。此时，可以结合档案内容提取其中的关键词、线索词，并将关键词一致、高度相似的档案资源进行统筹分析，确定其中的相似之处、核心内容、性质等，形成利用方案，如编制技术指导书、案例说明书等等，为相关业务工作的展开提供参考。

（二）优化调整档案管理工作与服务模式

1.着重进行资源收集。档案的形成并非将所有信息简单匯总，而是要经过一套专业化的收集与整理，在大量的原始资料中提取具有现实价值的信息资源，并依托一定的规则进行归纳总结，最终保存于安全区域，为后续的信息资源查询、利用提供支持。在收集档案资源的过程中，要着重保证材料中信息的完整性与准确性，检查核对相应技术内容的验收报告，确保技术的可用性与实效性，维护档案的现实价值，避免在后续信息资源的开发利用中提取出无效技术。2.完善档案整编工作。将零散的资料整编为规范化档案，完成有序化梳理，为后续档案保存与提取利用工作创造更好条件。实践中，可以充分发挥出计算机系统、信息技术的优势，依托专业的系统软件完成对分散无序信息的整理，并自动形成目录，方便后续存档与应用。3.优化工作环境建设。将档案开发利用工作列入年度工作计划，制定或修订有关项目管理、成果奖励等一系列办法、规定，将科技创新列入绩效考核体系中。通过这样的方式，能够达到优化档案创新工作环境的效果，推动科技创新工作氛围更好形成，提高组织内全员的档案意识。4.提供主动性服务。档案人员全程参与主要业务工作，推出现场服务项目，对生产急需的档案材料，主动上门服务，帮助基层工作人员做好科技文件的工程“节点”归档工作;根据项目改造需要想方设法提供优质服务，集中精力优先归档、整理、编目和数字化处理，提供专业对口的各类档案资源，为快捷利用创造先行条件，直到项目完成。

（三）依托“三结合”创新档案管理模式

通过“三结合”对现行的档案信息资源管理模式展开创新，即“档案人员的创新思维与技术改造相结合，探索服务机制”“档案管理工作同科技创新相结合，搭建多个平台，实现资源共享”“档案作用与项目攻关相结合，助力效益提升”的三结合创新模式。在此基础上，构建起简洁易查的档案“菜单”及新型应用平台，并对《档案利用指导书》《档案案卷目录》等二次编研目录展开优化编制。在模块化设计理念的支持下，在局域网查询档案软件中开发针对性录用控件、一键式检索菜单，此时，技术档案信息资源利用人员在本位就能迅速、准确查到所需科技信息资料的电子文件，资源获取的速度更快，且更具便捷性，推动档案信息资源高度共享。

（四）建立健全信息反馈机制

在开发利用档案信息资源的过程中，需要信息反馈机制的支持。实践中，主要在相关管理系统的支持下，对档案信息资源的实际应用情况进行反馈，并结合不同信息资源在重要程度方面的差异性，完成档案信息资源开发利用过程的优化调整，以此达到强化档案资源利用效率的目标。为了实现上述目标，可以从以下几方面入手建立健全信息反馈机制：针对档案资源设定专门的记录簿，在其中详细登记不同档案资源的类型、使用目的以及使用频率，并参照这些信息明确不同类型档案信息资源的实际利用率;对档案利用情况落实跟踪式的调查，积极与相关信息使用人员展开沟通交流，第一时间获取更为准确的信息反馈;档案管理人员要加大经验交流、沟通的频率，确定档案信息资源的利用规律，推动档案信息资源开发利用工作的升级。

三、结束语

总得来说，传统纸质档案存在占用空间大、受环境因素影响大，在机构搬迁、撤并等过程中容易丢失、损毁，查询工作量大等不足。随着社会的不断发展，存储档案的数量急剧增加，对档案管理专业性、存储安全性、查询便捷度等均提出了更高的要求，客观上要求档案资源管理进一步走向现代化、信息化。上文在通过对相关文献查阅以及自己多年工作实践经验情况下就档案管理及资源开发利用展开探讨，以供参考。

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