孟桂兰

德州职业技术学院组织部档案室 山东 德州 253000

引言

形势不断发展、科技不断进步，档案管理的信息化也逐渐成为高校档案管理的一个重要内容，信息化程度越高，也就意味着高校利用档案这一原生信息的效率越高。作为聚集了大量信息、人才以及技术等优质资源的地方，高校在国家档案信息化建设工程中担任了十分重要的角色，因此高校信息化档案室的建设不仅仅是处于有效利用高校档案的角度，也是时代发展、社会发展对高校提出的客观要求[1]。尽管目前高校信息化档案的建设工作已经取得了一定的成就，但是由于高校自身的局限性、档案信息化软件开发过程中的局限性等一些问题的存在，高校信息化档案室建设工作仍然处于不断探索、不断完善的过程中。如何能够做好信息化档案室的建设工作，让其能够在长远时间内发挥积极作用，是目前高校、信息技术部门以及档案管理部门需要齐心协力，共同解决的一个问题[2]。笔者针对信息化档案室建设的现状，就关于高校信息化档案室建设给出一些自己的思考。

1 高校信息化档案室建设的必要性

1.1 形式不断发展的客观需要

高校传统档案室主要是采取手工管理的方法，给予信息使用人员以手工服务。这种管理方法不仅在检索、利用信息时不仅会耗费大量的时间和精力，而且无法保持信息利用的准确性。对于一些电子档案，传统档案室没有充分利用起来，甚至是清洗、丢失了很多的电子档案，无法满足人们当前阶段对档案信息的需求[3]。……