文/彭皝（长沙市公路管理局城郊公路养护服务中心）

国家经济迅速发展，给公路系统许多工作的开展带来了挑战，人事档案管理工作更是面临众多的挑战和要求。怎么样才能够做好人事档案管理工作，推进公路部门的良好发展，成了国家公路发展的重中之重。现今的人事档案管理工作，可以很好地对人事档案的应用价值进行提高，不仅为公路系统的人力资源开发奠定了基础，还对人事档案管理工作制定相关政策提供了科学依据。公路部门在现今的情况下开展人事档案管理工作，不仅要有思想和概念的改进，还要有规范、标准的制度来管理，为国家的公路事业的发展打下扎实的基础。

一、人事档案管理工作的概述

人事档案管理工作是在人事、劳资和组织等相关的部门培养人才、选拔人才与使用人才的工作中产生的，记录个人的经历、学历、社会关系、道德作风、工作情况、工作功绩等情况，是为了能够详细地了解和认识，准确无误地选拔任用人才。为此，人事档案管理工作应该要有真实性、规范性、科学性和完整性。此外，人事档案管理工作是为了更好地促进人才正确的配置、正确的活动和正确的利用，不仅保证了人才的整体水平，还可以成为科学考核、真实评分和正确使用人才的重要依据。

二、人事档案管理工作的重要性

（一）人事档案管理能够更好地选拔和培养使用管理人才

人事档案管理包含了领导干部档案和全体员工的档案，是根据各个员工的基础信息、工作表现和平时的考察情况来创建的档案材料，可以反映出员工的总体水平。要及时更新和维护员工的信息，才能确保信息来源的真实。想要更好地选拔出有用的人才，人事档案管理工作就要做到有效管理。只有做好了每一位员工的真实记录，及时完善和整理员工档案，领导才能更好地了解到每位员工，才能正确培养人才，从中选拔出优秀的人才，体现出人事档案管理的重要性。

（二）人事档案管理能够利于开发和使用人才

社会上的竞争无非就是人才的竞争，公路部门要想得到好的发展，员工的工作能力体现尤为重要。人事档案不但能够对员工进行简单了解，还能充分体现员工的实力和素质，为提拔人才打下基础。人事管理不仅是对于员工，对于人力资源管理也是非常重要的。推进公路部门的发展，不仅需要有专业和有经验的团队，更少不了领导使用优秀的人才。在进行人事档案管理时，不但可以让领导合理分配人力资源，保证每个部分都能有充足的人力资源，从而能够合理地利用人才的优点，更好地促进了公路部门的发展。通过结合人才的种种优势，取长补短，共创双赢，可以防止减少多余的人才流动，确保人才的稳固和调动分配，争取每一个人才都不被淹没。

（三）人事档案管理能够激发员工的工作热情

在工作中，员工对工作的积极性和对工作的责任心，都关系到工作是否能顺利地进行。人事档案管理是对工作人员的合理监测并作出的相应记录。若是员工在工作中有违纪受罚的行为，都将被记录在档案里，并且是不能消除的。因此，又有着监督的作用，是为了让员工在工作中能够有认真的工作态度和重视自己的工作。人事档案管理工作记录员工的真实工作情况，不仅有利于领导对其进行培养，还可以提升员工的工作能力和素养，让员工在工作中有热情，展现出他们的独特性。

三、人事档案管理工作中所存在的问题

（一）人事档案内容质量较低

我国的人事档案管理工作经过多年的发展，已经获得比较丰富的经验，随着社会的不断发展，人事档案管理工作在新社会环境下面临着严峻的挑战。人事制度的深度改革体现出人事档案管理的重要性。人事档案是反映出一个人的能力水平、经验和道德素质等方面的情况，但是部门中会存在人事档案材料里内容质量比较低，还有材料空缺的问题，这让领导不能全面地了解评价员工的真实情况。随着时代的进步，档案内容也要及时地跟进，把相关的工作内容记录下来，但是必须根据实际情况来进行。

（二）人事档案重视度不够

人事档案管理工作是一项烦琐的工作，要进行长期的更新和维护，部门的员工数量越多，工作量也就会相应越大。在先前的人事档案管理工作当中，部门没有足够的重视度，相关的建设也存在残缺，管理方法也不够科学和规范，也是因为人事档案管理工作不能够直接产生经济利益，还有公路部门的人事档案管理工作存在一定的封闭性。为此，导致人事档案不能得到高效和方便的档案利用服务，不能适应现代社会人事档案管理工作的需求，不仅存在脱节问题，还失去了推动作用，妨碍了人事档案管理工作发展。

（三）人事档案管理方式落后

我国建立社会主义市场经济与人事体制的改革，使人才就业流动的机会增加了，出现了大量人才流动的情况。在公路部门，组织结构是非常复杂的，而且使用的还是传统的人事档案管理制度，传统的人事档案管理制度比较单一，没有形成自身的管理体制，导致在员工离开工作岗位之后，人事档案也不能及时更新，大大地降低了人事档案管理的效率。人事部门进行挑选和培养人才的时候，容易被不完整的人事档案误导。

（四）管理人员自身素质较低

新社会有新的档案管理模式，信息技术的应用有着重要功效。人事档案管理工作一直在跟着社会不断发展，但是管理人员没有足够的专业素质水平和专业技能水平，不能正确地运用信息技术开展管理工作，不能很好地适应现今社会的岗位要求，使人事档案管理工作效率下降，阻碍了人事档案管理工作开展。

四、人事档案管理工作的创新

（一）合理运用人事档案管理数据管理系统

（1）引入更新系统

对比传统的人事档案管理，信息化人事档案管理有较高的工作效率，不仅能及时更新数据，还能改善问题数据。但是数据管理系统存在系统不可以自主更新、保存，传输信息的过程不能保证不受外界侵略，使员工的个人信息出现泄露的问题。合理运用数据系统并及时更新数据系统，使用可以自主更新的管理系统和安全系数高的管理系统就能妥善解决上述问题，就能保证公路部门的人事档案安全性。但是研发软件的力度是不能减少的，更要及时更新软件，避免从外面购买的软件中所存在的损害。

（2）加强系统安全管理

人事档案管理系统存有全体员工的档案信息，要采取合适的安全管理方式阻止病毒和黑客的侵犯。一般可以用DES 对称加密或者RSA加密来保护。DES 加密是使用了一个56 位的密钥和8 位奇偶校验位，然后产生64 位密文，虽然这个加密方法有点烦琐，但能够防御普通的黑客攻击。RSS 加密方法比DES 加密方法的速度会慢许多，因为进行的是大数值计算，密钥更是达到了500 位长，也有很高的防御能力。

（二）加强人事档案材料质量管理

人事档案管理工作中出现问题的主要原因是人事部门和领导对人事档案管理不够重视，只有人事部门和领导对人事档案管理工作有足够的重视，就能提高人事档案管理的质量。人事档案管理的从业者不仅要加强宣传工作，还要增强领导干部对档案管理的重视意识。想要加强人事档案管理的工作质量，就必须把人事档案管理工作人员的文化素养和职业道德素质提升上来，因为档案管理人员是人事档案管理工作的根本。要增强对档案管理工作各方面的投入，加强对工作能力素质的培育，才能够满足新时期人事档案管理工作的需求。人事档案管理人员要从传统的被动工作模式转变成主动模式，要积极主动去了解人事部门的实际需要。严厉禁止各种档案作假的行为，一旦发现就要立刻进行处置。人事部门之间要建立一个联系的体制，保证档案内容否符合人员流动情况。只有做好了档案管理工作，才能确保其他工作的顺利开展。

（三）提升管理效率

在传统的档案管理工作中，管理人员需要通过实质档案，搜集和整理材料就要耗费很多的时间和精力，在查找中还要按照实际的要求选择查询的方法，有时花费了大量的人力物力还有财力，也有可能使原始档案出现残缺和破损的问题。现在信息化技术的飞速发展，档案管理也跟着与时俱进了，开始应用网络和自动化技术，比如创建档案的数据库和建立档案的共享平台，在查询资料的时候更加便捷了，还提高了管理工作的质量和效率，促进了档案管理的发展。

（四）完善人事制度

我国社会主义市场经济体制的不断改革促使了人事制度的改革，有规范有标准有制度的人事档案管理模式离不开科学完善的管理体制，这也是现在社会上人事档案管理工作的主要需求。要根据制度的要求规定，树立公路部门人事档案管理部门和员工的相关使命感，完善好制度，做好对人事管理的甄别和查询等一系列的工作。目前我国对政治经济体制下的人事制度的完善力度加强了，想要档案的内容完整，就要在其中添加岗位的聘用合同、季度年度的考核材料等。在开展档案管理的工作时，要严格遵守相关的规定，使公路部门的人事档案管理工作更加规范和完善。

（五）提高管理人员素质培养力度

公路部门档案管理工作的开展离不开优秀的人才，只有培养优秀的人才，从事档案管理的团队才会越来越优秀和专业。想要提高管理人员的专业素养，那么就要定时进行相关的培训，培育档案管理人员的业务能力和职业道德素养，使档案管理人员在工作中秉持着认真严谨的态度，才能满足档案管理工作的持续有效开展。

五、结束语

人事档案管理工作是否能够做好，取决于对员工的工作要求、管理制度的建立，取决于为管理人员创造一个好的工作环境。想要提高人事档案管理工作的效率，就必须加大对人事档案管理工作的创新和改革。