浅谈干部人事档案专项审核工作的重要性

2021-11-28刘伟清宁乡市人力资源和社会保障局

品牌研究 2021年36期

文/刘伟清（宁乡市人力资源和社会保障局）

干部人事档案在干部人事工作过程中逐渐形成，里面详细记录了干部的各种基本信息，包括个人的学习经历、工作经历、思想过程以及专业能力等各方面内容，是对干部特别是领导干部多年工作经历最为客观、真实和系统的浓缩概括。强化对干部人事档案的专项审核，是完善和改进选人、用人工作的基石，对人才聘任具有指导性意义，从某种意义上来说，干部人事档案专项审核工作既是干部工作，同时也是政治工作。

一、干部人事档案概述

（一）干部人事档案

所谓“干部”是指“在一个组织机构中担任领导岗位的人”，这个组织机构可以是团体、政党或者是社会组织[1]。中共二大第一次在党章中使用“干部”一词，并将其解释为“人民公仆，即党的干部就是党的事业的骨干，是人民的公仆。”

档案是记录历史经历的资料信息，在进行资料查询和问题处理时，可以提供真实、准确的资料信息，同时也可以作为法律承认和认可的证据。

在我国的人事管理制度中，人事档案独具中国特色。我国的人事档案可以说是人一生的缩影，包括个人的基本信息、学习情况、工作情况、政治情况、思想情况都包含在内，同时，在工作中的各种表现、职称关系、工作调动、工资情况、奖励和惩戒情况等也都会记录在内，档案中的各种信息与个人的工资待遇、社保缴纳以及组织关系紧密相连，是个人成长过程的重要凭证和依据[2]。

（二）干部人事档案的内容

随着我国干部人事档案专项审核工作的开展，各级组织部和人事部门对干部人事档案工作越发重视，干部人事档案的内容不断完善，内容更加充实。在分类上也伴随着专项审核的持续深化而不断改变[1]。2018年11月，中共中央办公厅印发《干部人事档案工作条例》，对干部人事档案的内容进行了明确的规定，主要包括以下几大类：履历类；思想类；考核类；学历、职称、教学培训类；政审类；党、团类；奖励类；处罚类；工资、任免、出国及会议代表类；其他材料等。人事档案一旦确立，内容会随着时间的推移而不断增加，随着干部年龄的增长和工作履历的增加，一些最新可以反映干部能力素质的新内容材料不断被及时补充到人事材料当中，这一过程也是极为关键的[3]。

二、干部人事档案专项审核的重要性

随着我国经济体制改革的不断深化，我国的干部人事管理制度也在不断地调整和完善。人事档案管理是干部人事管理制度的基本内容，对干部人事档案进行专项审核具有十分重要的意义[4]。

在人事档案中详细记录着每个人成长、学习、工作的不同过程，真实、客观地反映了干部成长的轨迹，也是其成长过程的重要反映。这些客观存在的材料，为组织或者用人单位详细了解干部提供了重要依据[2]。从干部人事档案中可以了解到个人的基本信息、学习和工作经历、各种奖励和惩戒信息以及个人思想品德等等。

实施干部人事档案专项审核，可以实现对干部个人合法权利的保护。在干部人事档案中，详细记载了个人的学习和工作信息，是对干部个人过去历史的一种记录，如果对干部的某一段经历存在疑问，可以通过查阅档案的形式进行资料复核。所以，从某种意义上说，人事档案是个人最为重要的信息资料[5]。

干部人事档案管理和专项审查可以推动干部人事的规范性管理，使得整个管理和审查过程的效率更高，更符合标准，从而不断满足新时代人事制度改革的要求，让干部人事工作更加规范和专业。

开展干部人事档案专项审核工作是改正不正之风的现实需要。通过专项审核工作的有效实施，可以不断提高干部任用的公信度。在干部人事档案专项审核工作中，工作人员必须不断提高自身的专业能力，包括辨别真伪、审视材料准确度的能力，从而有效维护干部人事档案的权威性。近些年来，我国人力资源管理制度不断深化，尤其在干部选择和聘任方面更是严之又严，对档案的监督和审查工作也越发严格，需要全面掌握干部的各种信息资料，加大对干部“三龄二历一身份”等相关材料的审核力度，为组织干部任免提供参考依据[3]。一旦在干部人事档案专项审核过程中发现任何违反国家法律的行为，工作人员必须向有关部门进行举报，严格审核干部的各种信息，对干部贪污腐败行为坚决予以打击和整治。

三、干部人事档案的审核内容与步骤

（一）干部人事档案的审核内容

干部人事档案的审核内容主要围绕干部的“三龄二历一身份”进行展开[6]。主要指干部的出生时间（具体到月份）、入党时间（具体到日）、参加工作的时间（具体到月份）、学历（既包括全日制学历学位，同时也包含在职学历学位）、经历（主要指工作经历）以及干部身份[7]。对于出生时间的审核和认定，依据“最早最先原则”和“不重复得利原则”，主要通过笔迹、纸张、印章等进行辨别。对参加工作时间的审核通常以参加工作时形成的审批登记材料上记载的时间为准。考虑到早期参加工作的方式存在较大差别，其可以参考的材料也存在差异，因此，要结合具体情况进行判断。值得注意的是，无论采用哪种审核方式，相关材料必须完整，格式要符合要求。对于入党时间的审定通常都会以《入党志愿书》上记录的时间为准。在我党的发展过程中，有的时期是存在预备期的，但是有的时期却没有预备期，所以在对入党时间进行认定时，必须对此进行认真核对。各民主党派的入党时间主要根据对应党派的材料。对于学历学位的认定，通常分为全日制和在职学习[4]。在档案中有关学历学位的认定与教育部的说法存在一定的差异。组织对学历学位的审核主要从入学、在校学习、毕业三个方面进行认定。考核学历学位材料是否完整，主要是对学校的教学资质、信息是否真实记录、相关毕业证书和学位证书是否真实以及学历是否被国家所承认等方面进行辨别。工作经历要注意查看是否存在可以相互证明的材料，材料是否完整以及材料的记录是否与真实经历相一致，有没有违反干部任用或者履历造假的情况等。

（二）干部人事档案审核的步骤

目前，对干部人事档案进行审核主要分为三个步骤。第一步，登记。每一页对档案进行审核，经过初审、复审后，对存在问题的案卷进行再次审核，并及时对发现的问题进行登记和记录。第二步，调查核实。对于存在的问题，当事人需要就问题作出说明和解释，组织部门对该问题进行实地调研走访和取证，采用多种方式相结合的形式进行核查，根据实际调查结果，形成相关调查报告或者调查情况。第三步，组织认定。档案部门根据审核情况进行集体讨论，通过对审核情况的认定和研判，最终形成审核认定结果。

四、干部人事档案专项审核工作存在的问题

干部人事档案材料不全。干部人事档案材料不全，是专项审核工作面临的主要问题。主要表现有：用人单位、组织没有根据干部档案工作要求，对相关表格进行收集和归档[5]；尤其对一些新任的领导干部，组织管理部门没有及时对其档案材料进行记录、归档，使得相关内容存在缺失现象。干部人事档案材料不规范。在专项审核工作中，发现有些部门的干部档案材料并不规范。例如，有的信息资料填写不规范，而在填写过程中，人事管理部门并没有及时发现这些不规范行为，这些现象使得后期档案专项审查工作需要完善和补充的内容增多，影响了干部人事档案专项审核工作的顺利开展。管理意识不强。一是人事管理部门不重视干部人事档案管理工作，没有严格按照相关标准进行档案资料的收集、整理和归档工作。二是材料填写不规范。没有按照规范和要求进行材料填写，填写过程比较随意，甚至会出现填错的现象。三是从事人事档案管理工作的人员责任意识缺失，没有按照规范开展人事档案管理工作。档案审核管理机制不健全。在实际工作当中，没有建立专门的档案审核管理机制，干部人事档案管理、审核工作缺少专门的制度进行指导，造成各种问题经常发生。

五、干部人事档案专项审核工作的对策建议

（一）建立健全档案审核管理体系

当前，我国有关档案审核管理的规章制度相对比较松散，对于刚开始接触档案管理的新人来说很难从众多政策中找到政策依据，在寻找的过程中也很容易造成疏漏。鉴于以上原因，本文认为应该不断建立健全档案管理体系。

建立精确的档案收集机制。档案材料的收集是开展档案审核工作的基础。如果档案材料收集不全，材料的质量存在缺陷，将会对干部人事档案审核造成严重影响。所以要从源头开始规范档案材料收集程序。当前，我国干部流动比较频繁，造成各种考察材料比较复杂，档案中所涉及的内容更加烦琐，这给档案材料收集造成了重大影响，所以，要结合实际需要不断调整干部人事档案的归集范围，有效提升干部人事档案的利用率和利用价值[6]。与此同时，对档案归集过程进行规范，保证干部信息材料的精准性，让干部人事档案更加完整、真实和客观。

完善档案鉴定审核机制。干部人事档案的质量来自档案鉴定审核的力度。所以，必须制定更加严格的审核标准，对归档流程进行细化，使得鉴定审核机制更加完善和健全，从而确保干部人事档案的真实性和客观性。与其他国家档案材料不同，我国干部人事档案不但关注档案的内容和表现形式，而且会以全宗为边界，将全部档案串联起来。值得注意的是，对档案材料进行鉴定审核时，重点关注不同材料之间的逻辑关系和主次关系，保证鉴定审核的系统性。

建立以问题导向的整改机制。从问题入手，既要切实解决干部人事档案中发现的问题，同时也要建立长效机制，在解决问题的同时，及时进行整改，促进档案专项审核工作的同步发展。对档案材料收集和形成过程的各个工作流程设置工作规范，保证进行整改时有依据和标准。对于档案材料中缺少的部分或者重要依据，必须采用个人举证与组织取证相结合的方式，对缺少的材料进行补充完善。

（二）建立干部档案队伍

干部人事档案管理人员的专业技术能力直接影响专项审核的质量和效果。所以，组织部门要不断强化干部档案管理人员的知识素养，利用各种培训来提升干部档案管理人员的专业能力和技术水平，使管理人员可以处理和解决干部人事档案管理工作中的各种问题。一方面，要不断充实干部档案后备力量。有条件的单位可以根据实际工作需要不断扩充专职档案管理人员的数量，同时储备辅助档案管理人员。对于辅助档案管理人员而言，必须选择政治觉悟高，同时具备一定档案管理和审核专业知识和素养的人员。对于辅助形式可以采用兼职或者挂职的方式，补充到干部档案队伍当中。一旦遇到重大干部人事档案专项审核工作时，后备力量可以在较短时间内转正为全职干部人事档案专项审核工作小组成员。另一方面，提高对档案专项审核人员的绩效考核[7]。制定科学合理的绩效考核机制，从工作能力、工作态度以及工作质量等方面对工作人员进行考核和评价。加强档案审核工作荣誉设置，从物质和精神上对优秀的档案工作人员进行表彰和建立，增加档案工作人员的使命感与荣誉感，增加档案岗位工作人员的稳定性。

（三）强化干部人事档案的宣传教育工作

一方面，要提高对干部人事档案工作的重视程度。不同其他的管理工作，干部人事档案工作具有一定的延续性，组织部门作为管理单位，必须加强对干部人事档案工作的重视，摆正工作态度。加强培训力度，通过组织各单位自查和组织部抽查相结合的方式，开展干部人事档案专项检查，在专项检查过程中，既可以为干部解答各种问题，又可以对相关工作进行指导，促使干部人事档案工作朝着良好的方向发展。另一方面，不断创新工作思路，对干部人事档案工作进行改革，加大信息技术、互联网技术在干部人事档案管理中的应用，推进干部人事档案信息化建设和管理进程，进一步提高对档案材料查询与检索的效率，保证档案数据的一致性。